摘要：企業(yè)未來的發(fā)展需要專業(yè)系統(tǒng)化的進(jìn)行管理，企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中也占據(jù)著重要的地位。每個環(huán)節(jié)都需要精細(xì)化的處理，然而企業(yè)檔案的管理卻存在著各種各樣的問題，這對于企業(yè)的發(fā)展是不利的，甚至在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。基于這樣的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，本文針對企業(yè)檔案管理中的存在的問題，汲取了企業(yè)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，提出了相應(yīng)的管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;創(chuàng)新途徑

在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)發(fā)展浪潮中，我國在世界經(jīng)濟(jì)中占據(jù)更重要的地位，加入WTO和民營經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都使我國企業(yè)面臨著更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，促使著產(chǎn)品升級以及品牌塑造。企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的作用往往由于不直接屬于企業(yè)生產(chǎn)和營銷范疇而忽略，這常常限制著企業(yè)檔案管理水平的提升。改善企業(yè)檔案管理的問題，對于企業(yè)健康發(fā)展是有一定幫助的。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

檔案管理在企業(yè)管理過程中作為員工重要的組成部分，其中涵蓋著多個方面的知識，但另一方面卻也是影響最基本的管理活動，企業(yè)檔案需要所有員工都參與，這也給管理產(chǎn)生了一些難度。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，企業(yè)優(yōu)化轉(zhuǎn)型和信息化建設(shè)的關(guān)鍵發(fā)展機(jī)遇，創(chuàng)新檔案管理任務(wù)，充分發(fā)揮檔案價(jià)值，不斷發(fā)展各種檔案管理。這樣，就有可能以最低的運(yùn)營成本實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益的最大化，在社會市場上立于不敗之地，不斷促進(jìn)我國社會經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展。

檔案管理可以合理維護(hù)企業(yè)在運(yùn)營中遇到的知識產(chǎn)權(quán)權(quán)益問題。企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r在知識產(chǎn)權(quán)價(jià)值中充分體現(xiàn)，知識產(chǎn)權(quán)不含企業(yè)申請的專利 在商業(yè)發(fā)展中的秘密。企業(yè)檔案在企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)的維護(hù)中能夠發(fā)揮出重要作用，它是能夠驗(yàn)證企業(yè)是否擁有知識產(chǎn)權(quán)的證明，同時(shí)也具有法律意義，企業(yè)檔案是直觀的、細(xì)致的，記錄著企業(yè)的相關(guān)信息。企業(yè)在運(yùn)營中難免會出現(xiàn)一些知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)問題，企業(yè)檔案就能在維護(hù)企業(yè)權(quán)益中發(fā)揮作用，將這樣一份直觀的并且細(xì)致的具有法律意義的檔案展現(xiàn)出來，企業(yè)能夠充分的保護(hù)自己的合法權(quán)益。某一程度而言，這是一種防患于未然的手法，企業(yè)檔案可以讓企業(yè)防范一些不必要的問題，減少不必要的資源浪費(fèi)。企業(yè)檔案的重要性需要得到企業(yè)內(nèi)部管理層的肯定，企業(yè)檔案的保存管理，甚至是遺漏都應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記錄在冊，以確保企業(yè)能夠完善的保護(hù)自身權(quán)益。

在相關(guān)資料中顯示，檔案管理是否有效往往與企業(yè)經(jīng)營狀況的好壞成正比。系統(tǒng)的檔案管理業(yè)務(wù)可以為企業(yè)管理者提供決策依據(jù)，保證決策的科學(xué)性和一致性。企業(yè)檔案可以詳細(xì)的記錄著企業(yè)的大小事宜，無論成功的事例還是失敗的教訓(xùn)，企業(yè)檔案都能回顧企業(yè)的發(fā)展史，企業(yè)作為發(fā)展主體可以從中吸取經(jīng)驗(yàn)提出創(chuàng)新方案。

二、企業(yè)檔案管理工作中的不足之處

企業(yè)的發(fā)展受企業(yè)檔案管理工作的限制，企業(yè)檔案管理工作存在很多問題。通過對公司文件管理業(yè)務(wù)中存在的問題進(jìn)行具體梳理，大致分為以下幾種問題形式：

（一）忽視檔案管理工作的重要性

企業(yè)管理層往往更重視公司的利益，而不太重視公司數(shù)據(jù)管理，忽視企業(yè)的檔案管理。造成企業(yè)檔案管理工作問題頻繁出現(xiàn)的原因。第一是削弱企業(yè)檔案管理意識，企業(yè)管理層不重視企業(yè)檔案管理，自然而已造成企業(yè)員工也忽視。其次，企業(yè)檔案管理員本身的性質(zhì)影響了文件的工作是否完善。企業(yè)檔案管理員沒有系統(tǒng)化的對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行學(xué)習(xí)，在企業(yè)不重視檔案管理的重要性大環(huán)境下，忽視自己工作的重要性，職業(yè)責(zé)任感不強(qiáng)，怕吃苦、怕吃苦，影響了企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的發(fā)展秩序。

（二）不創(chuàng)新化企業(yè)檔案管理工作方法

古板單一的企業(yè)檔案管理方法不能適應(yīng)企業(yè)的快速發(fā)展，而企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，往往讓企業(yè)管理層將工作重心放在更加盈利的地方，這導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的方法始終停在原地，得不到更新，難以適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展?，F(xiàn)代電子化信息技術(shù)的發(fā)展，促使傳統(tǒng)的手動書寫模式，轉(zhuǎn)向單機(jī)電腦數(shù)據(jù)管理模式，由紙質(zhì)化過渡到電子化，更為節(jié)省資源便捷管理。早期手寫文件的內(nèi)容必須采用電子文件的形式，并形成文件的系統(tǒng)化流程。檔案管理的后期工作方法的古板，這種文件管理方法的局限主要是由多種原因造成的。一是企業(yè)檔案管理缺少相應(yīng)的設(shè)備資源，企業(yè)在檔案管理方面投入較少，設(shè)備落后，不能滿足檔案管理工作在企業(yè)中的健康開展。二是檔案管理人員缺乏先進(jìn)設(shè)備的使用經(jīng)驗(yàn)，檔案管理系統(tǒng)無法達(dá)到應(yīng)有的效果，檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)也比較滯后。

（三）檔案管理系統(tǒng)不適用

現(xiàn)行的企業(yè)管理制度不適當(dāng)，嚴(yán)格限制了檔案管理服務(wù)的發(fā)展。企業(yè)檔案管理制度體現(xiàn)在以下三個方面：

1、不規(guī)范的檔案收集方式

檔案收集工作是強(qiáng)制性工作，公司規(guī)范性收集應(yīng)向公司內(nèi)部人員進(jìn)行。在許多公司，檔案的收集不是規(guī)范的。

2、不規(guī)范的檔案管理

現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展速度非?？?，公司人員大量增加。在這種情況下，檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)沒有系統(tǒng)化培養(yǎng)，工作能力低，沒有按照要求規(guī)范進(jìn)行工作，不按照順序收集，對后期資料查找工作的開展造成更多問題，信息和檔案搜索變得困難。

三、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與完善

（一）企業(yè)應(yīng)建立電子檔案庫

社會數(shù)據(jù)依賴于現(xiàn)代便捷的文檔管理軟件。它可以創(chuàng)建可靠的電子檔案以及與紙質(zhì)文檔同步相關(guān)的能源需求。同時(shí)，檔案室工作人員必須建立和改進(jìn)文檔工作流程，支持檔案發(fā)布，并提供各種在線文檔檢索方法，以方便訪問各種文檔信息。同時(shí)，管理層需要對更這項(xiàng)辦公事務(wù)進(jìn)行更輕松綜合評估和診斷，進(jìn)行各種統(tǒng)計(jì)報(bào)告，以便于對各種電子文件信息檔案的文件進(jìn)行整理、管理、評估。當(dāng)然，電子記錄有優(yōu)點(diǎn)也有缺點(diǎn)。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，大量的信息輸入方便，但存在網(wǎng)絡(luò)故障和數(shù)據(jù)丟失以及計(jì)算機(jī)病毒導(dǎo)致的秘密文檔信息泄漏問題等風(fēng)險(xiǎn)。公司應(yīng)當(dāng)要求檔案管理員工不斷更新其計(jì)算機(jī)知識，以靈活處理這些問題。

（二）改善企業(yè)檔案管理方法

1、企業(yè)檔案管理離不開人們的工作。因此，企業(yè)需要對企業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理理念，不斷提高企業(yè)檔案管理人員的技能。促進(jìn)高素質(zhì)檔案人才和企業(yè)檔案管理的正常發(fā)展。

2、企業(yè)檔案使用系統(tǒng)化

企業(yè)檔案電子化，公司應(yīng)積極改進(jìn)計(jì)算機(jī)化的使用。具體來說，公司應(yīng)完善電子文件處理系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)建立電子文件管理模式，使得企業(yè)內(nèi)部員工能夠更加便捷快速的查找到自己需要的企業(yè)相關(guān)檔案。

企業(yè)檔案電子化

企業(yè)應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)代電子化發(fā)展節(jié)奏，推進(jìn)企業(yè)檔案電子化，企業(yè)文檔也應(yīng)當(dāng)有合理的規(guī)避，設(shè)定可查看人員，電子文檔紙質(zhì)版等，將企業(yè)檔案歸檔并進(jìn)行高效的信息傳輸和保存。企業(yè)電子檔案管理的改進(jìn)不僅是時(shí)代進(jìn)步的需要，也是企業(yè)有效管理的平臺。因此，這是企業(yè)電子檔案管理的必要手段。

（三）創(chuàng)新企業(yè)檔案管理思路

在新的時(shí)代，我們要改變傳統(tǒng)觀念，轉(zhuǎn)向新時(shí)代發(fā)展觀念，認(rèn)識檔案管理，逐步提高企業(yè)檔案管理水平。在這個過程中，公司員工應(yīng)當(dāng)將需要做好檔案管理工作，提高檔案信息的可用性，以顯示其價(jià)值，發(fā)揮其在企業(yè)中的作用。如何有效的創(chuàng)新企業(yè)檔案管理的方法，大致有以下幾點(diǎn)：

1、規(guī)范與自發(fā)性

倡導(dǎo)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。但是，在量化檔案管理指標(biāo)的過程中，不應(yīng)嚴(yán)格量化。嚴(yán)格的指標(biāo)很容易引起歸檔管理員的歸檔。因此，公司檔案管理部門應(yīng)規(guī)范檔案制度，同時(shí)應(yīng)根據(jù)自發(fā)性原則尊重公司成員的意見。

2、找到工作重心

企業(yè)檔案管理必須突出重點(diǎn)，并將檔案管理與公司的中心業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)公司的自我發(fā)展。例如，一家公司主要是銷售商品來進(jìn)行發(fā)展公司。因此，檔案管理應(yīng)側(cè)重于建立公司財(cái)務(wù)檔案和生產(chǎn)檔案，評估公司資產(chǎn)，建立有用的信息收集檔案。通過整合有效的信息，企業(yè)外部和企業(yè)運(yùn)營商可以進(jìn)一步了解和理解公司，同時(shí)企業(yè)管理者也能更好地管理公司。這也一定程度上促使公司高管滿足于建立任何公司管理檔案的動力。

3、監(jiān)督機(jī)構(gòu)的設(shè)立

公司檔案管理應(yīng)該是開放的。企業(yè)員工和管理層可以有效地監(jiān)督企業(yè)檔案工作的發(fā)展，指出檔案管理中存在的缺陷，并隨時(shí)制定和改進(jìn)。在實(shí)際問題和隱患的檔案管理中，可以配置完善的監(jiān)督機(jī)制。

雖然企業(yè)檔案管理與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動沒有直接關(guān)系，但企業(yè)檔案工作的開展對企業(yè)的發(fā)展有著重大的影響。通過企業(yè)檔案集成，企業(yè)管理者可以總結(jié)企業(yè)過去發(fā)展的教訓(xùn)以及成功經(jīng)驗(yàn)，規(guī)劃企業(yè)發(fā)展的道路，促進(jìn)企業(yè)擴(kuò)大發(fā)展?？傮w而言，中國企業(yè)檔案管理存在一個重大缺陷，嚴(yán)重影響制約了中國企業(yè)的發(fā)展。具體來說，主要是由于企業(yè)忽視檔案管理工作的重要性，不創(chuàng)新化企業(yè)檔案管理方法，檔案管理系統(tǒng)不適用等原因引起的造成。面對這些問題，企業(yè)管理者必須通過建立電子化企業(yè)檔案管理制度，建立標(biāo)準(zhǔn)化企業(yè)檔案管理制度等手段，改進(jìn)檔案管理的方法，改革管理理念，通過檔案管理的手段，促進(jìn)企業(yè)管理的細(xì)化發(fā)展，使企業(yè)管理上一個新臺階。

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作者簡介：姓名：王新民，1971.5，男，漢族，學(xué)歷：本科籍貫：山東省陽谷縣職稱：初級研究方向：檔案管理。