高斌
摘 要:高校學(xué)生檔案是我國人事檔案管理工作的重要一部分,在現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的今天。高校學(xué)生檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。對于新形勢,企業(yè)怎樣逐步做到大學(xué)畢業(yè)生檔案保存的安全、有序、便捷,是大學(xué)生檔案管理者需要認真思考的問題。各部門要加強學(xué)校檔案管理的專業(yè)技術(shù)能力,充分利用計算機技術(shù),實現(xiàn)學(xué)校檔案管理的全面數(shù)字化,是進一步提升學(xué)校學(xué)生檔案管理水平的有效途徑。
關(guān)鍵詞:學(xué)生;檔案信息化;管理基本現(xiàn)狀
引言
高校學(xué)生檔案,就是對大學(xué)生在校時期的學(xué)業(yè)情況和各類社會經(jīng)驗的真實記載,是大學(xué)生就業(yè),以及今后各類組織招聘、錄取、考評等的依據(jù)。就是每個學(xué)生人事檔案建立的重要基礎(chǔ)。近年來,由于中國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展、高等院校學(xué)生入校數(shù)量和規(guī)模的擴大以及就業(yè)途徑的不確定性,學(xué)生檔案保存工作也日益表現(xiàn)出了其復(fù)雜化與專業(yè)化,所以,在新形勢下,對于提升高校學(xué)生檔案管理的技術(shù)水平,將具有非常重要的意義。
一、目前我國高校學(xué)生檔案管理的基本現(xiàn)狀
(一)學(xué)生檔案管理方法落后,信息化進度差較慢
由于中國高等教育向大眾化教育方向的轉(zhuǎn)變,大學(xué)擴招導(dǎo)致在校生數(shù)量激增,為高等院校學(xué)生工作增加了極大的困難。高校學(xué)生檔案具備存放信息內(nèi)容多、容量大、保管時間短、周轉(zhuǎn)迅速的優(yōu)點。目前不少院校都還停留在原始落后的手工紙質(zhì)作業(yè)模式,無法滿足現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需求,要想克服上述問題單靠簡單地增加管理人員數(shù)量是不夠?qū)嶋H的,學(xué)校還需要利用現(xiàn)代化的工具管理系統(tǒng)學(xué)生檔案,才可以促使學(xué)校檔案管理規(guī)范化、科學(xué)性、系統(tǒng)化。
(二)專業(yè)人員匱乏,檔案的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)有待提高
隨著高等教育網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與信息技術(shù)現(xiàn)代化社會的發(fā)展,高等院校學(xué)生檔案管理工作還急需一些現(xiàn)代化信息管理技能方面的人員。但目前,高校學(xué)生檔案保管的素質(zhì)能夠達到這些條件的還為數(shù)不多,且在校學(xué)生檔案保管多是兼職,而兼職學(xué)生檔案管理者由于受到專業(yè)的學(xué)生檔案保存的培養(yǎng)較少,所以學(xué)員普遍欠缺學(xué)生檔案保管的基本理論和技術(shù)、我國現(xiàn)代化管理工作的基本技能和方法、有關(guān)學(xué)生檔案保管的國家法規(guī)與行業(yè)準則以及全面的企業(yè)檔案保管專業(yè)知識,從而難以達到對學(xué)生檔案的科學(xué)化管理。檔案管理只適合于裝回口袋,鎖進書柜,而只徘徊于你查我調(diào)的簡單階段。這些傳統(tǒng)的工作方法都費時長、工程量大、效率低、管理成本極高,并不符合學(xué)生檔案管理便捷的特點。隨著大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量的增加,學(xué)校要將檔案信息化工作達到現(xiàn)代性、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)字化。但是,目前學(xué)校電子信息化的進度還只能由某些國家重點高校開啟并應(yīng)用,多數(shù)學(xué)校的信息化進程發(fā)展還是非常遲緩。
二、關(guān)于加快高校學(xué)生檔案信息化管理步伐的幾點思考
(一)更新觀念,轉(zhuǎn)變思想
現(xiàn)代檔案學(xué)指出現(xiàn)代化管理宗旨的提出是文書與檔案保管工作蓬勃發(fā)展的必需條件,該現(xiàn)代化代管宗旨將伴隨目標、管理含義和技術(shù)條件的改變而完善。在當前新形勢下企業(yè),學(xué)校必須進一步增強學(xué)生對學(xué)校檔案管理工作重要性的深刻理解,學(xué)校培養(yǎng)學(xué)生檔案保存能力有利于促進學(xué)生的全面健康發(fā)展、改善學(xué)校管理工作與教學(xué)質(zhì)量的新觀念:建立學(xué)生檔案科學(xué)化管理工作有利于學(xué)校特殊人才機制建立的新理念,建立學(xué)生檔案科學(xué)化管理工作有利于學(xué)校就業(yè)招聘和學(xué)生自由選擇管理工作進行的新理念:更有培養(yǎng)在新型科技條件下,學(xué)校檔案保管工作要網(wǎng)絡(luò)化、信息化、標準化的新理念。各類院校都必須把學(xué)校檔案管理工作當作學(xué)校行政管理大系統(tǒng)的重要一部分,必須高度重視,大力推廣,全面提高學(xué)校歸檔意識。把學(xué)生檔案管理工作和學(xué)校其他管理工作、服務(wù)等管理工作置于同樣重要的地位,同規(guī)劃、同布置、同檢查、同落實、同評價,這是保證提升學(xué)生檔案管理工作建立良好管理水平的一項關(guān)鍵前提。唯有如此,學(xué)校的檔案管理工作才能夠更加科學(xué)合理、規(guī)范性,能夠起到學(xué)校教育檔案的憑證、依據(jù)和參照功能,從而服務(wù)于學(xué)校,服務(wù)社會。
(二)改革管理模式,推進信息化管理
由于高等教育的擴招,在校生總量的大幅度增長以及全球信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展,高等學(xué)校需要變革傳統(tǒng)的教學(xué)手工模式,充分利用網(wǎng)絡(luò)新科技、信息新設(shè)備,并力爭采用以計算機為核心的現(xiàn)代信息技術(shù),有規(guī)劃地建設(shè)了學(xué)生學(xué)籍、信用、健康和貧困生檔案信息的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),通過以紙質(zhì)文檔和電子文檔共存的形式,以自動搜索為主要使用方法的現(xiàn)代管理歸檔模式,有步驟地將中小學(xué)生文檔詳細劃分、保管、傳遞,以達到學(xué)校檔案管理的現(xiàn)代化。以減少檔案管理的專兼職管理者的日常工作負荷,并大大提高了工作效率。學(xué)生檔案信息化系統(tǒng)是一個要求利用多種學(xué)科知識,多學(xué)科專業(yè)協(xié)同,多部門協(xié)調(diào),各環(huán)節(jié)配合的信息系統(tǒng),在信息系統(tǒng)建設(shè)進展迅速地目前發(fā)展階段,深入研究探索信息系統(tǒng)的協(xié)同組織建設(shè)、加強民主管理與科研決策工作,是十分必要的。學(xué)校經(jīng)過核實后納入學(xué)員個人檔案,為學(xué)生檔案材料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。全系統(tǒng)管理的學(xué)生檔案管理人員通過這份登記表,將所有的基礎(chǔ)信息全面記錄在計算機系統(tǒng)。實現(xiàn)了一次性錄入,多次使用。各系根據(jù)學(xué)員在校平時歸人的各類相關(guān)材料。及時記錄了學(xué)校各類最新的信息數(shù)據(jù),動態(tài)地記載了一個大學(xué)生發(fā)展前進的歷史。在已經(jīng)建立好基本數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,隨時記錄著學(xué)校的最新資訊,并適時地為錄人的信息系統(tǒng)進行維護和更新,這樣能便于學(xué)校學(xué)生求職,各種相關(guān)材料的自行制作和個人信息的交換。
(三)提高人員素質(zhì),重視隊伍建設(shè)
在學(xué)生檔案信息化建設(shè)管理方面,學(xué)校首先必須解決人才問題。學(xué)校可以培養(yǎng)了一批專門、服務(wù)精良的學(xué)校檔案工作信息化隊伍,是實施學(xué)生檔案信息化管理工作的根本保證。大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作有著強烈的政策性、原則性和服務(wù)性特點,這就需要歸檔保管員必須具備過硬的思想政治理論知識素質(zhì)、較高的愛崗敬業(yè)和無私奉獻,同時更需要具備比較厚的歸檔保管基礎(chǔ)理論的專業(yè)知識功底,了解和把握與歸檔學(xué)、歸檔管理理論、歸檔維護技能等領(lǐng)域相關(guān)的專業(yè)知識,并熟練掌握計算機應(yīng)用和計算機網(wǎng)絡(luò)技能。能運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù),形成一個系統(tǒng)完整的學(xué)校各種文件檔案信息系統(tǒng)資料,學(xué)員能夠非常方便地統(tǒng)計、查閱、搜索學(xué)校的各類信息資料,從而達到學(xué)校檔案管理互聯(lián)網(wǎng)、信息化、數(shù)字化。
結(jié)語
綜上所述,由于高等教育學(xué)校在校生數(shù)量和發(fā)展規(guī)模的擴大高等教育學(xué)生檔案保管工作應(yīng)當大膽開拓,主動借鑒現(xiàn)代性管理方法,進一步強化學(xué)生檔案保管工作。一方面,學(xué)校要盡力創(chuàng)造條件完成學(xué)校學(xué)生檔案保存工作由相對落后的手工操作向信息化管理的過渡,另一方面要完成學(xué)校學(xué)生檔案檢索內(nèi)容的全面數(shù)字化管理,讓學(xué)校各個部分的學(xué)生檔案與信息等資料達到共享,這不但能夠節(jié)約大量的人力,減少了學(xué)生檔案保管的成本,同時也能夠達到更為迅速、系統(tǒng)、全面、精確地提供各種學(xué)生檔案材料的目的。
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