呂文皓

摘要：在當(dāng)今信息技術(shù)不斷發(fā)展形勢(shì)下，以信息化建設(shè)來(lái)推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型勢(shì)在必行。相關(guān)單位要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并且要明確傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足，針對(duì)這些不足之處，制定出可行的信息化建設(shè)方案，有效彌補(bǔ)檔案管理中的不足，提高檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：檔案;信息化;傳統(tǒng)檔案;影響

1 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1.1 工作意識(shí)存在問(wèn)題

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)檔案管理工作內(nèi)容以及工作形式也發(fā)生了一定的改變與創(chuàng)新，雖然大多數(shù)單位都引入了數(shù)字化信息技術(shù)與設(shè)備來(lái)開展檔案管理工作，但由于部分檔案管理人員其思想意識(shí)中還是沒(méi)有明確認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，從而導(dǎo)致在日常檔案管理工作中常常出現(xiàn)檔案信息漏填或填寫不規(guī)范的現(xiàn)象，且由于管理人員傳統(tǒng)思想的作用以及專業(yè)培訓(xùn)的缺乏，使得部分檔案管理人員只會(huì)利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案整理以及歸檔等工作，對(duì)相關(guān)單位檔案管理工作的開展與創(chuàng)新造成了嚴(yán)重影響，并在一定程度上阻礙了檔案管理工作的信息化建設(shè)。

1.2 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善

眾所周知，信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作的信息化建設(shè)需要借助各種專業(yè)的信息化技術(shù)與設(shè)備來(lái)進(jìn)行，但由于大部分單位或機(jī)構(gòu)資金有限，無(wú)法支持各種檔案管理輔助性設(shè)備的購(gòu)入，從而導(dǎo)致其日常檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化技術(shù)與設(shè)備作為支持，使得檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢。雖然部分檔案管理單位或機(jī)構(gòu)進(jìn)行了各種專業(yè)化信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)入，但由于檔案管理缺乏專業(yè)的信息化技術(shù)知識(shí)以及信息技術(shù)人員對(duì)檔案管理工作缺乏一定的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理人員無(wú)法利用信息技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，而信息技術(shù)人員所開發(fā)的檔案管理軟件也無(wú)法滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求。

2 檔案信息化對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的影響

2.1 對(duì)檔案收集工作的影響

檔案信息化對(duì)檔案收集工作的影響，主要體現(xiàn)在新型載體檔案收集方面。信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和檔案信息化工作的不斷推進(jìn)，各種新型載體檔案不斷出現(xiàn)，數(shù)量逐漸增多，比例逐年增大，而傳統(tǒng)載體檔案的占比將逐漸減少。檔案館（室）檔案載體將逐步改變紙質(zhì)檔案一統(tǒng)天下的局面，呈現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與各種新型載體檔案“百花齊放”的格局。

2.2 對(duì)檔案整理工作的影響

檔案信息化對(duì)檔案整理工作的影響，主要體現(xiàn)在檔案的分類和組卷上。傳統(tǒng)的檔案分類，是把立檔單位形成的檔案，按其來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過(guò)程。檔案分類的目的是將一個(gè)全宗內(nèi)互有聯(lián)系的歸檔文件按一定方式排列后，便于查找和提供利用。檔案組卷，即“立卷”，是將若干互有聯(lián)系的文件材料編立成案卷的過(guò)程，是文件處理和檔案管理中的一項(xiàng)重要工作。

2.3 對(duì)檔案保管工作的影響

檔案信息化條件下，新型載體檔案不斷出現(xiàn)，檔案保管工作將實(shí)現(xiàn)兩個(gè)轉(zhuǎn)變。一是由重檔案實(shí)體安全，向重檔案實(shí)體安全和檔案信息安全雙重保護(hù)轉(zhuǎn)變;二是由保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全，向保護(hù)傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案安全和新型載體檔案安全的雙重保護(hù)轉(zhuǎn)變。

2.4 對(duì)檔案檢索工作的影響

檔案信息化條件下，手工編制的各種目錄和檢索工具已不再是查找檔案的必須品和必備工具，檔案查找一般都是按文件級(jí)目錄來(lái)進(jìn)行的，并且可以通過(guò)各種條件的不同組合來(lái)精確查找檔案。

2.5 對(duì)檔案編研工作的影響

傳統(tǒng)檔案管理模式下，立檔單位通常會(huì)做一些常規(guī)性的編研工作，如發(fā)文匯集和各種文件匯編等。檔案信息化條件下，這些常規(guī)性的編研成果不再需要專門編制，通過(guò)檔案管理軟件直接查詢打印即可。

3 基于檔案信息化建設(shè)的檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

基于上述分析可知，在新時(shí)期檔案管理工作開展過(guò)程中，仍然面臨檔案管理工作方法單一、缺乏可行且有效的檔案管理制度、缺乏專業(yè)人才等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，不利于檔案管理工作水平和質(zhì)量的提高，進(jìn)而制約著檔案資源利用價(jià)值的挖掘。因此，在信息化時(shí)代，要想真正意義上提高檔案管理水平，應(yīng)從檔案管理實(shí)際入手，有機(jī)結(jié)合檔案管理和信息技術(shù)，以期發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)作用促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。因此，檔案管理部門應(yīng)在實(shí)踐中提高檔案管理工作重視度，完善檔案管理體系等，為提高檔案管理水平提供保障。

3.1 深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，重視起檔案管理

一直以來(lái)，檔案管理工作被大部分片面定位在幕后工作上，對(duì)此項(xiàng)工作缺乏關(guān)注度，外加檔案管理工作缺乏明顯的工作成績(jī)，這直接使得檔案管理工作更容易被忽視。在新形勢(shì)下，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案管理工作引起重視，將其作為一項(xiàng)長(zhǎng)期堅(jiān)持的艱巨工作，深刻認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，意識(shí)到檔案管理對(duì)工作決策的合理性和企事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展有著重要作用。

3.2 推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，豐富檔案管理方法

在檔案管理工作中，檔案資料的收集工作是基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中，信息化系統(tǒng)應(yīng)做到無(wú)縫對(duì)接，確保各項(xiàng)檔案資料能夠及時(shí)、完整且廣泛地收集起來(lái)。進(jìn)入到信息化時(shí)代，企事業(yè)單位在運(yùn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，而由于檔案資料形成部門較多，業(yè)務(wù)檔案之間存在一定的差異性，這要求檔案管理工作人員在具體的工作中，對(duì)各類業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行分類管理，才能保證后續(xù)檔案的高效利用。這種情況下，為確保業(yè)務(wù)部門檔案資料的順利接受，應(yīng)在前端控制工作中實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，將檔案管理滲透到業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，確保檔案數(shù)據(jù)能夠順利傳遞到檔案系統(tǒng)中，以大幅度提升檔案管理的規(guī)范性和工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

在當(dāng)前的信息化時(shí)代之中，各行業(yè)在開展相關(guān)工作時(shí)都引入了信息技術(shù)，這在較大程度上推動(dòng)了各行業(yè)的發(fā)展。在開展檔案管理工作時(shí)，相關(guān)單位需要做到與時(shí)俱進(jìn)，將信息技術(shù)引入到檔案管理工作之中，借此加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，改善傳統(tǒng)檔案管理模式中的不足之處，提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。需要開展檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制度體系，提高檔案工作者的信息化技術(shù)能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，更好地適應(yīng)時(shí)代需求，更好地服務(wù)于黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

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