周格彤
(暨南大學(xué),廣東 廣州 510000)
新中國(guó)成立以來,黨政機(jī)關(guān)先后頒布了10 部公文法規(guī),從1950 年12月30 日,中央人民政府秘書廳發(fā)布的《公文處理暫行辦法(草案)》,到2012 年4 月16 日,中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》,黨政機(jī)關(guān)在規(guī)范公文寫作與處理所做的努力,已經(jīng)有了62 年的歷史。由于文種的使用情況和社會(huì)發(fā)展的前進(jìn),條例和辦法里規(guī)定的公文文種也在逐漸發(fā)生著變化,文種在政務(wù)信息的傳遞中扮演著重要作用,這就對(duì)秘書工作人員在新的社會(huì)背景下,對(duì)于文種選取、撰寫、使用提出了新的要求,那么他們應(yīng)該用何種思維,來進(jìn)行公文寫作呢?
2012 年4 月16 日,由中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》(中辦發(fā)〔2012〕14 號(hào))(以下簡(jiǎn)稱《條例》)正式發(fā)布,2012 年7 月1 日起施行。同時(shí),現(xiàn)行的 1996 年5 月3 日中共中央辦公廳印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》(以下簡(jiǎn)稱原《條例》)和 2000 年8 月24 日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱原《辦法》)停止執(zhí)行。在上述三種辦法和條例中,都對(duì)本文的研究對(duì)象——意見、請(qǐng)示和報(bào)告的定義做出了變化,總結(jié)之后,通過下表展示:
表格1:1996 年—2012 年三種文種的定義演變
由上表可以看出,意見與請(qǐng)示的定義和適用情況都沒有發(fā)生變化,只有報(bào)告這一文種有所改動(dòng),在之后出臺(tái)的原《辦法》和新《條例》中,都去除掉“提出建議”這一功能,因?yàn)椤疤岢鼋ㄗh”都是用于上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)工作的指導(dǎo),因此除去“提出建議”這一功能之后,反而規(guī)范了報(bào)告的行文方向,確定了報(bào)告的作為上行的文種,出現(xiàn)在現(xiàn)行的《條例》中。
本文之所以選取意見、請(qǐng)示和報(bào)告作為研究對(duì)象,也是考慮了意見作為行文方向最為靈活的文種,與同為上行文的請(qǐng)示和報(bào)告的聯(lián)系,來研究其寫作思維。因此,之后提到的意見,都是基于上行的行文方向,與請(qǐng)示和報(bào)告相比較的。
因?yàn)橐庖姷男形木哂徐`活性,可上行下行和平行,所以在對(duì)三種文種展開對(duì)比之前,要先確立作為上行文的意見的適用范圍,然后輪流與報(bào)告和請(qǐng)示進(jìn)行比較,最后再進(jìn)行這三種公文的寫作思維探究。
根據(jù)《條例》的規(guī)定,意見“適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法?!倍?qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)?!眻?bào)告則“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問?!本C上,請(qǐng)示和報(bào)告都在適用范圍中給出了明確的行文方向,即發(fā)文對(duì)象是上級(jí)機(jī)關(guān),是上行文。但意見這一文種,《條例》中沒有給出明確的行文方向,在實(shí)際使用中,意見廣泛適用于各級(jí)行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和人民團(tuán)體,它對(duì)行文機(jī)關(guān)沒有限制,因此意見是十五種公文中最具有靈活性的文種,上行文和平行文的意見具有參考和協(xié)商的功能,下行文的意見具有指示、指揮、指導(dǎo)的性質(zhì)和功能。本文主要探討的就是意見作為上行文的寫作思維,與同為上行文的請(qǐng)示和報(bào)告兩個(gè)文種寫作思維的異同。
上行文的意見是下級(jí)機(jī)關(guān)就工作中的重要問題提出見解和處理辦法而向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,其內(nèi)容具有建議性特點(diǎn)。其使用有兩種情況:一是就工作中遇到的重要問題提出建議性意見而主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,向上級(jí)匯報(bào)本單位的設(shè)想與措施,供上級(jí)機(jī)關(guān)決策參考。一般內(nèi)容簡(jiǎn)單,行文迅速,影響面只限于本單位,一般不用上級(jí)機(jī)關(guān)行文答復(fù)。二是對(duì)超出本部門職權(quán)范圍的重要問題提出見解和處理辦法,作為主辦部門可以向上級(jí)行文,請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給所涉及的其他下級(jí)機(jī)關(guān)。往往涉及的單位較多,影響面較大,必須慮事周全,一般需要上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)做出答復(fù)。
《條例》指出,報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況,回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問?!毙枰霞?jí)機(jī)關(guān)回復(fù)的意見和報(bào)告有相似之處。但是,從內(nèi)容重點(diǎn)看,報(bào)告?zhèn)戎赜趨R報(bào)本部門工作、反映本部門情況。而作為上行文的呈報(bào)性意見以反映情況作為緣由,側(cè)重于對(duì)某項(xiàng)工作的開展提出意見或建議。所以,從內(nèi)容重點(diǎn)來區(qū)分的話報(bào)告偏重于本部門的工作情況,意見注重于對(duì)工作提出意見,并不局限于本部門,還可以根據(jù)實(shí)際需要展開跨部門的匯報(bào)。
從文種特點(diǎn)看,報(bào)告具有實(shí)踐性和概括性,談主要做法、主要成績(jī),常在事后行文,如果在工作中遇到問題,需要向上級(jí)機(jī)關(guān)反映和匯報(bào),偶爾也可事中行文。而意見具有指導(dǎo)性和計(jì)劃性,具有預(yù)見性、預(yù)想性,常在事前行文。
上行文的意見是下級(jí)機(jī)關(guān)主動(dòng)地或者在上級(jí)機(jī)關(guān)要求下,就做好本部門職能范圍內(nèi)的又事關(guān)全局的某項(xiàng)重要工作提出若干建議,供上級(jí)機(jī)關(guān)做決策時(shí)參考。它的作用主要體現(xiàn)為上級(jí)機(jī)關(guān)在本意見內(nèi)容基礎(chǔ)上進(jìn)行加工、整合、優(yōu)化后,形成自己的決定和意志,并以下行意見的形式發(fā)送給相關(guān)下級(jí)機(jī)關(guān)。雖然不需要答復(fù),但上行意見的作用卻不容忽視,也就是說,在公文效力方面,意見的反饋?zhàn)饔檬菑?qiáng)于報(bào)告的。
結(jié)合意見(作為上行文)與報(bào)告的對(duì)比結(jié)果,可以從內(nèi)容重點(diǎn)、文種特點(diǎn)、發(fā)文時(shí)機(jī)三個(gè)方面進(jìn)行比較,并用下表來總結(jié):
表格2:意見與報(bào)告的比較
如果進(jìn)行公文寫作的時(shí)候,已經(jīng)確定了所用到的文種,就要從思維上進(jìn)行探究,公文作為應(yīng)用文種,不能包含主觀成分,尤其是上行文要實(shí)事求是,匯報(bào)情況,提出問題。由表2 可見:首先意見和報(bào)告兩個(gè)文種都是注重反映情況,匯報(bào)工作進(jìn)度以及遇到的問題,因此在進(jìn)行撰寫的時(shí)候,首先具備問題思維,即公文的目的,是要解決什么問題;其次,從文種的特點(diǎn)和發(fā)文時(shí)機(jī)來看,意見更注重預(yù)見性和事前行文,報(bào)告則是追求能夠概括現(xiàn)階段的工作情況,在事后行文。這樣看來,在撰寫意見的時(shí)候,要具備問題思維和前瞻思維,而撰寫報(bào)告的時(shí)候,不僅要具備問題思維,還要有概括思維。
上行文的意見是下級(jí)機(jī)關(guān)就工作中的重要問題提出見解和處理辦法而向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,其內(nèi)容具有建議性特點(diǎn)。當(dāng)就工作中遇到的重要問題提出建議性意見而主動(dòng)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文,向上級(jí)匯報(bào)本單位的設(shè)想與措施,供上級(jí)機(jī)關(guān)決策參考。一般內(nèi)容簡(jiǎn)單,行文迅速,影響面只限于本單位,一般不用上級(jí)機(jī)關(guān)行文答復(fù);當(dāng)對(duì)超出本部門職權(quán)范圍的問題提出見解時(shí),就需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)。
《條例》指出,請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。上行文的意見,如果對(duì)超出本部門職權(quán)范圍的重要問題提出見解和處理辦法,作為主辦部門可以向上級(jí)行文,請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)給所涉及的其他下級(jí)機(jī)關(guān)。往往涉及的單位較多,影響面較大,必須慮事周全,一般需要上級(jí)機(jī)關(guān)及時(shí)做出答復(fù):需要上級(jí)答復(fù)的意見與請(qǐng)示在行文方向與目的上比較接近,都是要求上級(jí)對(duì)自己所提的問題給予回復(fù)。但二者所提的事項(xiàng)與內(nèi)容又有所不同。請(qǐng)示的內(nèi)容較多涉及的是“人、財(cái)、物”以及工作中遇到需要上級(jí)做出決定的重大問題,或應(yīng)由上級(jí)加以審批的具體事項(xiàng)等。
在發(fā)文時(shí)機(jī)上來講,意見和請(qǐng)示同為事前需要批準(zhǔn)、商議,所以都是事前行文,只不過請(qǐng)示一文一事,所涉及的事項(xiàng)都很具體,而意見里提出的問題,既可以具體,也可以抽象。
表格3:意見和請(qǐng)示的比較
起草公文的過程中,為了區(qū)分一些不具有行文指向性的公文,要謹(jǐn)慎地進(jìn)行文種選取,而在進(jìn)行已選定的公文文種的寫作的時(shí)候,也要根據(jù)行文特點(diǎn),確立寫作思維。
意見與請(qǐng)示的內(nèi)容都是圍繞特定的工作問題而展開的,首先要具備問題思維;意見的具有概括性和廣泛性的,不像請(qǐng)示那么具體,因此請(qǐng)示要有具象思維;意見的寫作沒有特定的模板要求,而請(qǐng)示不僅要一文一事,還有收束語(yǔ)的要求,因此請(qǐng)示還要具有程式思維。
公文是應(yīng)用性很強(qiáng)的文種,在實(shí)際使用的過程中要經(jīng)歷文種選取,材料收集,公文寫作三個(gè)過程,每個(gè)文種在其寫作的過程中,都要具備不同的思維,來進(jìn)行寫作,只有當(dāng)固定的公文文種進(jìn)行比較的時(shí)候,才會(huì)有共性和個(gè)性之分。希望對(duì)于秘書工作者在公文的文種選取和寫作有所助益。