DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2108-5042-3877

摘? 要：在信息化時(shí)代，信息化建設(shè)逐漸成為檔案管理發(fā)展的主流趨勢(shì)。尤其是在我國(guó)眾多檔案中占據(jù)著至關(guān)重要位置的公安檔案，更需要加快建設(shè)檔案管理信息化的步伐。但是受到多種因素的影響，比如公安檔案管理制度不健全等，使我國(guó)公安檔案管理工作陷入了諸多困境，對(duì)我國(guó)公安檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)不利影響。為此，找到公安檔案管理工作面臨著各種難題，并找出行之有效的解決策略，是現(xiàn)階段值得相關(guān)管理人員深入研究的重要課題?，F(xiàn)基于信息化時(shí)代背景，針對(duì)我國(guó)公安檔案管理信息化建設(shè)的必要性進(jìn)行了分析，結(jié)合當(dāng)前工作中存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決策略，希望能為公安檔案管理事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供一定幫助。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代? ?公安部門(mén)? ?檔案管理? ?管理模式

中圖分類號(hào)：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1672-3791（2021）06（b）-0075-03

On the Management Mode of Public Security Archives in the Information Age

ZHU Jianzhen

（Jianning Public Security Bureau， fujian province， Sanming， Fujian Province， 354500 China）

Abstract： In the information age， information construction has gradually become the mainstream trend of the development of archives management. In particular， the public security archives， which occupy a vital position in many archives in China， need to speed up the construction of archives management informatization. However， influenced by many factors， such as the imperfect public security archives management system， China's public security archives management has fallen into many difficulties， which has an adverse impact on the information construction of public security archives management in China. Therefore， finding various problems in public security archives management and effective solutions are important topics worthy of in-depth study by relevant managers at this stage. Based on the background of information age， this paper analyzes the necessity of information construction of public security archives management in China， and puts forward corresponding solutions combined with the problems existing in the current work， hoping to provide some help for the sustainable development of public security archives management.

Key Words： Information age; Police; Archives management; Management model

近年來(lái)，隨著信息技術(shù)突飛猛進(jìn)地發(fā)展，其在我國(guó)檔案管理領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用。公安檔案管理工作的信息化建設(shè)，指的是借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，使紙質(zhì)檔案實(shí)現(xiàn)向電子檔案的轉(zhuǎn)變，最終能夠通過(guò)網(wǎng)上公安檔案有效地對(duì)信息資源進(jìn)行共享。信息化技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理工作成功邁進(jìn)了新的發(fā)展階段，特別是對(duì)于公安部門(mén)來(lái)說(shuō)，由于該單位內(nèi)部涉及到大量的檔案資料，檔案管理的信息化建設(shè)是公安部門(mén)進(jìn)行改革和發(fā)展的大勢(shì)所趨。因此，在信息技術(shù)不斷發(fā)展的趨勢(shì)下，公安檔案管理應(yīng)該緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，加快信息化建設(shè)，這樣才可以做到與時(shí)俱進(jìn)，走得更高更遠(yuǎn)。

1? 公安檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 改變傳統(tǒng)檔案查詢，為群眾查詢提供便利

公安檔案管理工作主要包含兩方面內(nèi)容：一是為公眾享有知情權(quán)提供保障，便于公眾查閱相關(guān)檔案資料;二是更好地滿足內(nèi)部辦公的實(shí)際需要。由此可見(jiàn)，公安檔案管理工作的改革與發(fā)展，必須要將“為民服務(wù)”的行政理念落到實(shí)處，將“方便群眾”作為工作改革的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。例如：在進(jìn)行戶籍檔案管理時(shí)，過(guò)去群眾要想對(duì)自己的戶籍檔案局進(jìn)行調(diào)閱，必須要前往相關(guān)派出所申請(qǐng)開(kāi)具有關(guān)證明，并交由相關(guān)檔案人員到檔案室對(duì)戶籍資料進(jìn)行查找，在這個(gè)過(guò)程中需要花費(fèi)很多時(shí)間。而現(xiàn)如今僅需要進(jìn)入公安內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，調(diào)取群眾需要的戶籍資料，通過(guò)電腦即可完成資料的打印，并第一時(shí)間提供給群眾，使群眾因此獲得極大的便利^[1]。信息化管理為人民帶來(lái)的便捷服務(wù)在英國(guó)表現(xiàn)得最顯著，英國(guó)警察局針對(duì)檔案查詢建立了專門(mén)的自助查詢大廳，同時(shí)投放了各種各樣的實(shí)用性工具，包括紙、手機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、筆等，公眾只需要憑借合法、有效的手續(xù)和證明，便能通過(guò)自助服務(wù)機(jī)查詢到自己需要了解的信息。

1.2 破解紙質(zhì)存儲(chǔ)弊端，實(shí)現(xiàn)高密度信息存儲(chǔ)

在公安檔案管理工作中，信息化技術(shù)的引入，主要是以計(jì)算機(jī)為重要載體，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理各種各樣的檔案資料，并準(zhǔn)確識(shí)別其中出現(xiàn)的視頻、音頻、圖片以及文字等，并通過(guò)二進(jìn)制的方式有效存儲(chǔ)起來(lái)。這種方法與傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案存儲(chǔ)的優(yōu)越性表現(xiàn)在，可以最大限度地節(jié)省紙質(zhì)資源和存儲(chǔ)空間。由于這是一種數(shù)字化的管理方式，檔案管理人員僅僅需要將關(guān)鍵詞輸入電腦中，就可以在短暫的時(shí)間里調(diào)閱出需要的檔案，有效減少了查找時(shí)間，對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式來(lái)說(shuō)，采用信息化檔案管理模式有效彌補(bǔ)了其不足和缺陷。

1.3 充分利用信息優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量檔案管理

公安檔案管理并非是單純的儲(chǔ)存檔案，還會(huì)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行合理的分析。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助下，數(shù)字化的公安檔案管理以現(xiàn)有檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)其展開(kāi)全面、合理的分析，根據(jù)得出的分析結(jié)果，對(duì)事情發(fā)展的趨勢(shì)進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測(cè)，同時(shí)能夠?yàn)楣哺黜?xiàng)重大決策提供數(shù)據(jù)支撐。因此，在實(shí)際工作中，應(yīng)該對(duì)信息化帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分利用，通過(guò)對(duì)數(shù)據(jù)的加工與分析，為新時(shí)代警務(wù)工作效率的提升助力，從而更好地服務(wù)于群眾生活，為維護(hù)社會(huì)治安的穩(wěn)定提供保障^[2]。

2? 公安檔案信息化管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 軟件開(kāi)發(fā)深度不足，信息化檔案管理流于形式

讓群眾享受實(shí)實(shí)在在的便利是檔案信息化管理的主要目標(biāo)之一，主要集中表現(xiàn)在：提高群眾查詢的效率，最大化減少群眾跑腿的次數(shù)，追求“讓百姓少跑路、讓信息多跑腿”。在實(shí)際工作中，由于缺乏開(kāi)發(fā)軟件的足夠力度，軟件與軟件之間并未實(shí)現(xiàn)有機(jī)融合，一定程度制約了為群眾帶來(lái)便利舉措的數(shù)量的增長(zhǎng)。例如：在戶籍檔案管理中，這是一項(xiàng)群眾查詢頻率比較高的資料，但是因?yàn)椴糠植块T(mén)戶籍檔案尚未全部完成系統(tǒng)的錄入，或者是一些區(qū)域尚未完成數(shù)據(jù)共享，導(dǎo)致要想查詢戶籍檔案的群眾可能要到達(dá)多個(gè)部門(mén)，往返多次才能查到相關(guān)信息^[3]。因此，為了能為群眾提供更多便利，要加快不同軟件間的深度融合，早日實(shí)現(xiàn)部門(mén)與部門(mén)的數(shù)據(jù)共享。

2.2 操作人員意識(shí)不足，信息化檔案管理覆蓋率低

當(dāng)前階段，大多數(shù)大城市已經(jīng)擁有了相對(duì)完善的公安檔案管理信息化模式，還安排了專門(mén)的檔案操作和管理人員，但是在很多比較偏遠(yuǎn)的地級(jí)市，檔案信息化管理模式還缺乏完善性。這些區(qū)域的公安機(jī)構(gòu)中，通常來(lái)說(shuō)，檔案管理直接交由后勤人員完成，由于后勤人員一般都沒(méi)有接受過(guò)專業(yè)的學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，便錯(cuò)誤地認(rèn)為這項(xiàng)工作的信息化建設(shè)只需要將紙質(zhì)化材料的內(nèi)容錄入電子系統(tǒng)即可，這樣會(huì)直接造成兩個(gè)后果。一是檔案利用率較低。對(duì)于操作人員來(lái)說(shuō)，其在開(kāi)展這項(xiàng)工作時(shí)主要是完成“錄入”和“存儲(chǔ)”這兩項(xiàng)工作，沒(méi)有意識(shí)到數(shù)據(jù)分析的重要性。事實(shí)上，大部分兼職負(fù)責(zé)檔案管理工作的操作人員，對(duì)于信息化系統(tǒng)的應(yīng)用方法都停留于表面，這也是嚴(yán)重制約操作人員檔案管理水平提升的重要因素。二是電子檔案覆蓋面較低。由于紙質(zhì)化檔案關(guān)系到很多部門(mén)的信息，但是檔案并沒(méi)有全部實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，對(duì)于一些重要的檔案來(lái)說(shuō)，并沒(méi)有得到信息化管理。

2.3 相關(guān)制度建設(shè)不全，信息化檔案管理缺少環(huán)境

在公安檔案管理當(dāng)中，制度的建設(shè)可以為其提供方向性引導(dǎo)，從而進(jìn)一步細(xì)化每個(gè)部門(mén)的分工、職責(zé)等。比如：如果沒(méi)有對(duì)人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確，會(huì)出現(xiàn)其他部門(mén)人員負(fù)責(zé)公安檔案管理的工作現(xiàn)象，減低工作的專業(yè)性;如果沒(méi)有制定對(duì)設(shè)備設(shè)施使用的要求，很可能因?yàn)闆](méi)有對(duì)設(shè)備進(jìn)行妥善的保存和管理，進(jìn)而丟失很多重要的檔案;如果沒(méi)有明確部門(mén)分工，部門(mén)與部門(mén)之間會(huì)相互推諉，嚴(yán)重影響到公安檔案管理工作的高效率開(kāi)展。上述這些都是因?yàn)闆](méi)有對(duì)制度進(jìn)行細(xì)化，沒(méi)有制定具體的工作要求，最終嚴(yán)重影響到工作質(zhì)量的改善。

3? 信息化時(shí)代公安檔案管理模式的構(gòu)建策略

3.1 加強(qiáng)思想培訓(xùn)，全面梳理可供信息化管理的檔案

要想對(duì)公安檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，需要從思想層面入手，緊密結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需求，不斷增強(qiáng)工作人員思想認(rèn)識(shí)培訓(xùn)工作，使其對(duì)檔案管理形成深刻認(rèn)識(shí)，這也是這項(xiàng)工作改革的重要前提。具體可以關(guān)注以下方面：需要讓員工深刻意識(shí)到信息化改革是新時(shí)代背景下一股不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，是組成公安執(zhí)法模式必不可少的組成部分。公安檔案管理絕非只是簡(jiǎn)單的儲(chǔ)存數(shù)據(jù)，其還有更重要的功能就是對(duì)數(shù)據(jù)的開(kāi)發(fā)和利用，檔案管理人員需要對(duì)有價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行深入挖掘，養(yǎng)成分析數(shù)據(jù)資料的良好習(xí)慣，將檔案的重要價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，必須要摒棄過(guò)去的“重管輕用”思想，對(duì)檔案進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用，為案件的研判以及部門(mén)的決策等提供強(qiáng)勁的支撐^[4]。

3.2 做好頂層設(shè)計(jì)，分步推進(jìn)檔案管理信息化的完善

任何一項(xiàng)工作的有序開(kāi)展都離不開(kāi)頂層設(shè)計(jì)，公安檔案管理工作也不例外。雖然國(guó)家已經(jīng)有了相關(guān)的規(guī)定，但是在實(shí)際的落實(shí)過(guò)程中依舊會(huì)有“空洞”情況的發(fā)生。因此，公安部門(mén)還需要制訂細(xì)致的階段性計(jì)劃，對(duì)各個(gè)階段的具體措施進(jìn)行進(jìn)一步明確，更好地促進(jìn)檔案信息化改革發(fā)展步伐的穩(wěn)步邁進(jìn)。在制度設(shè)計(jì)方面可以從以下幾方面入手：第一，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對(duì)于涉及的檔案庫(kù)房、閱覽室以及檔案辦公用房等，都需要制定詳細(xì)的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。第二，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和管理，在人才的選拔和錄用方面，必須要保證相關(guān)人員擁有豐富的檔案管理知識(shí)，并具有較強(qiáng)的信息化操作水平，同時(shí)隊(duì)伍要盡量維持相對(duì)穩(wěn)定。第三，明確職能分工，在檔案管理信息化工作過(guò)程中，檔案管理部門(mén)是重要的牽頭部門(mén)，協(xié)同部門(mén)包括裝備部門(mén)和后勤部門(mén)，不同部門(mén)需要對(duì)分工進(jìn)行明確，各盡其職^[5]。

3.3 完善平臺(tái)開(kāi)發(fā)，打通不同平臺(tái)之間信息互通共享

在公安檔案管理信息化建設(shè)中，系統(tǒng)平臺(tái)是一項(xiàng)重要的保障，在系統(tǒng)平臺(tái)之間如果存在障礙，將會(huì)對(duì)信息數(shù)據(jù)的有效傳輸產(chǎn)生不利影響，同時(shí)還不利于提高公安檔案工作的整體效率。從當(dāng)前發(fā)展情況來(lái)看，公安機(jī)關(guān)都已經(jīng)安裝了平臺(tái)管理系統(tǒng)，但是不同的平臺(tái)之間還并未成功打通數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?sup>[6]。

鑒于此，如何實(shí)現(xiàn)平臺(tái)與平臺(tái)之間數(shù)據(jù)的有效傳輸是需要解決的首要問(wèn)題：首先，從國(guó)家層面來(lái)說(shuō)，需要加大對(duì)多功能管理平臺(tái)的研發(fā)投入，從而研發(fā)出更多的綜合性管理平臺(tái)，公安部門(mén)需要升級(jí)更新內(nèi)部的系統(tǒng)，有效介入到國(guó)家的管理平臺(tái)中，從而更好地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。公安部門(mén)應(yīng)該使用相同的管理平臺(tái)，選取現(xiàn)階段具有較強(qiáng)綜合性的平臺(tái)，并在此技術(shù)上，對(duì)平臺(tái)的功能進(jìn)行拓展，從而滿足各個(gè)部門(mén)辦公的實(shí)際需求。

4? 結(jié)語(yǔ)

綜合而言，在信息化時(shí)代，公安檔案管理工作的有效開(kāi)展，應(yīng)該與信息化建設(shè)有機(jī)結(jié)合起來(lái)，從根本上轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式，不斷加強(qiáng)對(duì)員工的思想培訓(xùn)，對(duì)可供信息化管理的檔案進(jìn)行全面梳理，做好頂層設(shè)計(jì)，對(duì)檔案管理信息化進(jìn)行階段性的完善，加強(qiáng)平臺(tái)的開(kāi)發(fā)力度，更好地實(shí)現(xiàn)不同平臺(tái)之間信息資源的共享，充分發(fā)揮出公安檔案管理工作的重要作用，為公安檔案管理模式的創(chuàng)新和改革做出更多的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：朱建珍（1980—），女，本科，館員，研究方向?yàn)楣矙n案信息化管理。