強冬梅 周鳳

摘 要：在規(guī)定時間內高質量完成地鐵工程各項目檔案專項驗收工作，是地鐵檔案人員工作的重中之重。在實際歸檔與驗收過程中，部分項目工期較緊、加蓋公章流程較長、竣工圖編制滯后、參建單位資料管理人員流動等，而給歸檔工作帶來諸多挑戰(zhàn)。文章以無錫地鐵工程項目竣工文件歸檔實踐為例，探討如何提高地鐵竣工文件歸檔及時性。

關鍵詞：地鐵工程；竣工檔案；及時性；規(guī)范性

繼無錫地鐵1、2號線，1號線南延線項目竣工檔案專項驗收順利通過后，為期3年半的無錫地鐵3號線一期工程于2020年9月24日完成檔案專項驗收，2020年10月28日實現正式通車。地鐵項目竣工檔案驗收過程中，出現了一些亟待解決的問題，筆者結合無錫地鐵集團檔案管理中心實踐，基于無錫1、2、3號線地鐵項目竣工檔案移交入庫情況與4號線專項驗收計劃進行問題分析，希望為地鐵建設工程歸檔工作提供一些經驗與改進建議。

一、問題背景：歸檔的遲滯與缺欠

2014年，住房和城鄉(xiāng)建設部印發(fā)《城市軌道交通建設工程驗收管理暫行辦法》，第一章第七條規(guī)定：城市軌道交通建設工程所包含的單位工程驗收合格且通過全部專項驗收后，方可組織竣工驗收。作為一項民生工程，地鐵的正式通車時間由市政府下達，地鐵公司在收到發(fā)文后，必須在規(guī)定時間內通過包括檔案驗收在內的14項專項驗收工作，組織完成項目竣工驗收。[1]這就要求施工單位、項目承包商在項目檔案專項驗收前完成地鐵建設項目竣工文件的移交歸檔，確保地鐵項目及時完成竣工驗收，滿足通車條件。對地鐵公司內部而言，竣工檔案歸檔不及時造成的后果有以下幾個方面：

一是檔案完整性得不到保證。如果長時間不將竣工文件進行歸檔，有可能因文件資料缺失造成不可彌補的損失，特別是竣工圖流失，對企業(yè)造成的損失不可估量。曾有某項目因歸檔不及時造成竣工圖散失，最后只能請相關部門協(xié)助進行編制，不僅浪費人力物力，竣工圖的完整性也有待日后驗證；又如地下管線維護與更換時，因竣工圖缺失或編制不正確，造成道路多次挖開又回填。

二是檔案真實性得不到保證。在項目完工、技術人員撤場后，如果還有某些文件存在問題，將很難找到相關負責人整改，會出現資料員重新編制文件，并且代簽歸檔文件等不合規(guī)操作情況，導致檔案的真實性、準確性無法保證，真實責任人無法明確。華容縣永勝建筑機械租賃有限公司發(fā)生資料員代簽字案例引人深思。

三是無文件可利用。一旦無法保證竣工檔案的完整性、真實性，地鐵公司將無法為地鐵項目各專業(yè)工程師提供高質量的檔案利用服務，工程師在后續(xù)工作中也可能因找不到相關的文件支撐或參考，而給地鐵運行帶來安全隱患。

地鐵檔案專項驗收工作涉及土建、機電、裝修、弱電、電扶梯、車輛等項目的竣工文件驗收。根據《江蘇省重大建設項目檔案驗收辦法》《江蘇省重大建設項目檔案驗收內容》《建設項目檔案管理規(guī)范》等相關要求，各類檔案應收集齊全完整、準確規(guī)范，應編有項目全部檔案的案卷目錄。地鐵項目檔案專項驗收時，須提供整條線項目竣工檔案查驗。在進行檔案驗收的過程中，土建標段主體工程的前期申報、招投標、合同、勘察、初步設計、施工圖設計（含變更）等材料，在一般情況下均能按時完成入庫移交；而機電、裝修、弱電、電扶梯、車輛等項目，時常受工期緊等因素影響，無法在檔案專項驗收之前滿足竣工檔案移交條件。調查發(fā)現，從無錫地鐵1號線工程、2號線工程至3號線工程，每條線都存在部分主線項目竣工檔案未能移交入庫的情況。例如1、2號線施工項目驗收時，只有土建項目完成了檔案移交，機電、裝修等項目文件有缺失；3號線機電、裝修、軌道、供電、弱電系統(tǒng)等項目在驗收現場只能提供預立卷文件檢查，完整的檔案文件只能在整個項目結束以后再完成移交入庫（見表1）。隨著驗收標準不斷提高，對于檔案文件的檢查工作也將需要更多時間來完成，在各專業(yè)竣工檔案全部入庫后，再進行檔案專項驗收的工作方法已勢在必行。

根據無錫地鐵4號線通車計劃，檔案專項驗收計劃在2021年11月中旬推行，如果檔案人員實行竣工檔案先入庫，再進行檔案專項驗收的工作方法，那么2021年11月1日即為竣工檔案入庫的關門節(jié)點，除4號線前期管線項目外，共有180個4號線主線項目/子單位檔案需要入庫并接受檔案專項驗收檢查。根據各參建單位提交的檔案入庫計劃，具體的移交項目數量與移交時間匯總見表2。

根據表2可見，2021年10月30日前能夠完成立卷、歸檔、移交、檢查、入庫的項目數為130個，占總項目數的72%。其中，6月份前、7月份到9月份均需入庫33個項目，各占總項目數的18.3%，10月份需入庫52個項目，占總項目數的28.9%，加之10月份需要檢查的預立卷項目25個，當月檔案人員需要審核的項目案卷數量共計約8000卷，占總項目案卷數量的45%（除不能完成預立卷的項目外）。

由此可見，10月份將是檔案人員工作量劇增的1個月，大量項目文件將在10月份前后完成歸檔或預立卷。而根據表1的統(tǒng)計數，負責審查無錫地鐵建設項目竣工檔案的檔案人員共計4人。4位檔案員要在幾個月內順利完成檔案專項驗收工作，面臨不小的挑戰(zhàn)。為提升文件歸檔移交工作效率，減輕檔案人員負擔，本研究通過分析歸檔遲滯這一現象背后的原因，提出相應的解決建議。

二、原因分析：行動無序與意識淡薄

1. 檔案專項驗收時間與項目竣工驗收時間相近

根據往年地鐵通車計劃，機電、裝修等項目的檔案專項驗收時間與項目驗收時間比較接近，甚至在項目還未施工完成時，就需要組織召開檔案專項驗收會。比如無錫地鐵3號線的裝修項目歸檔文件，在子單位工程竣工驗收一天后，就需要進行檔案專項驗收，時間十分緊張。為順利組織召開檔案專項驗收會，檔案人員需要加班加點對機電、裝修等項目的歸檔文件進行審查，在審查過程中發(fā)現的歸檔問題以及缺件少件等情況，在反饋給施工單位后，留給對方整改的時間非常少。所以為保證歸檔質量，地鐵集團檔案人員需在檔案專項驗收會召開前后，對此類項目的歸檔情況以及問題整改情況進行持續(xù)跟蹤。

2. 加蓋公章流程較長

在項目驗收過程中，有時雖然部分項目已完成子單位正式驗收，但正式驗收產生的文件及整改閉合文件，還需加蓋參建單位公章才能具有效力，而參建單位又分布在全國各個城市，無論是親自去找參建單位蓋章，還是寄送文件蓋章，都需要花費一定時間，這導致資料簽字蓋章時間相對較長，影響檔案移交時間。

3. 竣工圖編制滯后

竣工圖編制滯后同樣會造成歸檔遲滯現象。據了解，竣工圖編制滯后的原因有三：一是施工現場已發(fā)生許多變更，需要申請進行設計變更，但設計變更的流程長時間處在審批環(huán)節(jié)，導致變更文件無法被收集到位，竣工圖編制只能處在停滯狀態(tài)；二是部分參建單位的工程竣工圖是在工程竣工后才完成編制，竣工圖未能實時根據施工過程中的各項變更進行完整、準確的編繪與修改，導致后期需要大量時間去收集信息補充內容；三是施工單位在竣工驗收后，就將技術人員抽調到其他項目，留守的資料員便成為竣工圖改繪的主力軍，資料員對于竣工圖所涉及的內容缺少專業(yè)性理解，大量的設計變更不能準確專業(yè)地落實在施工圖上，導致竣工圖改繪無法在短時間內按要求完成，延長了竣工圖編制的時間。以上三種竣工圖編制遲滯的情況都涉及設計變更文件。設計變更文件產生于工程施工過程中，不僅是工程施工的重要依據性文件，也是竣工檔案的重要組成部分。設計變更文件收集滯后，以及竣工圖編制滯后，會導致竣工文件無法正式組卷，影響歸檔移交時效性。

4. 參建單位資料人員流動頻繁

參建單位的歸檔移交工作主要由參建單位資料員負責，資料人員穩(wěn)定性關系到單位歸檔工作的連貫性。在實際工作中，參建單位資料員崗位時常有人員更替，這對整個歸檔過程都會造成一定影響。參建單位新上任的資料員，常常尚未參加任何專業(yè)培訓就立即上崗，接手工作時間短，對于竣工文件組卷要求及檔案規(guī)范性要求不熟悉，這為竣工文件歸檔工作開展帶來了一些阻礙。為及時完成各項歸檔工作，地鐵公司檔案人員在與參建單位資料員對接工作時，既要對竣工資料進行嚴格審查，又必須承擔起對參建單位新上任資料員進行歸檔培訓的責任。

5. 地鐵檔案人員工作量短期內大量增加

前文提到機電、裝修、弱電等項目為趕工期，會在約定日期前集中驗收，并且在檔案專項驗收會前進行竣工檔案集中移交。大量竣工檔案在短時間內涌入庫房，造成地鐵檔案人員工作量短期內激增，既要在檔案專項驗收會前完成每一卷檔案的審查，又要對檔案進行數字化加工。由于時間緊迫、檔案數量龐大，數字化加工工作有時會積壓下來，而即使能如期完成檔案數字化加工，檔案人員在極短時間內也無精力對數字化加工的質量再次檢查，導致部分竣工檔案無法在檔案專項驗收會前及時入庫。

三、改善設想：制度完善與指導細化

根據對歸檔遲滯情況的分析，筆者擬通過對檔案驗收與檔案移交計劃進行科學調整，提升檔案管理水平，確保各項工作在規(guī)定時間內高質量完成。

1. 完善制度與考核細則

（1）修訂歸檔時間

制度設計是檔案工作改進的最基本策略，對原有制度中規(guī)定的移交時間進行重新修訂，有利于對移交過程進行更規(guī)范、更科學的時間約束。根據《江蘇省重大建設項目檔案驗收辦法》[2]有關檔案驗收內容的規(guī)定，檔案專項驗收時，各類檔案應收集齊全完整，編有項目全部檔案的案卷目錄。為達到這一要求，也為緩解后期檔案審查壓力，地鐵檔案人員不應一刀切地要求主線項目施工文件在整個建設項目完工驗收后再歸檔，而是可以對這些歸檔文件進行分階段接收，并且規(guī)定竣工檔案在檔案專項驗收前的最遲日期完成移交入庫，以保證檔案人員在檔案專項驗收會前能夠有足夠時間完成對所有檔案的入庫與審查。制度修訂完成后在地鐵集團特別是建設公司進行宣貫，令其按照檔案驗收分類、數量與質量要求，對參建單位進行全方位交底，確保檔案按時并保質保量移交入庫，保證專項驗收順利進行。

（2）對內嚴格考核，對外納入信用評價

為真正有效地對參建單位檔案移交工作進行規(guī)范，除了修訂地鐵集團制度以外，還需加強對建設公司項目檔案移交時間以及質量的考核，考核結果與各項目負責人績效掛鉤，針對檔案移交時間及歸檔質量嚴格把關。同時，應當根據相關規(guī)定，如《無錫地鐵信用評價管理辦法》，將參建方檔案工作開展情況納入信用評價考核機制，對不按時移交竣工檔案的單位，檔案考核直接以0分計算，分數為0的建設單位今后將不再有資格參與地鐵其他建設項目投標。

2. 分階段開展指導檢查接收

（1）分階段指導督查

根據GB/T50328-2019《建設工程文件歸檔規(guī)范》[3]第三條規(guī)定，工程文件應隨工程建設進度同步形成，不得事后補編。工程文件應是伴隨建設進度實時產生的，建設公司應重視在施工過程中竣工文件的編制、收集與歸檔，竣工文件編制應與項目施工進度同步。地鐵檔案人員也應與參建單位保持聯(lián)系，對工程進度實時跟進，深入一線不定期督查各標段分部、分項驗收時的施工文件組卷情況以及竣工圖編制時間節(jié)點與質量，及時提出整改意見及建議，將工作量化整為零，確保歸檔規(guī)范性。待項目驗收結束，即可進行竣工文件的數字化加工歸檔，以此緩解后期集中展開歸檔工作所帶來的壓力。

（2）分階段接收竣工檔案

根據DA/T28-2018《建設項目檔案管理規(guī)范》規(guī)定，項目文件應及時歸檔，建設周期長的項目可分階段或按單位工程、分部工程歸檔。[4]即根據項目進度，可進行分階段的竣工檔案驗收。地鐵項目竣工檔案接收過程中，在子單位驗收完成后，對于除設計變更及竣工圖以外的竣工檔案，應當及時接收。待設計變更審核流程完全結束后，再進行設計變更依據及竣工圖接收入庫。分階段接收竣工檔案，可分解參建單位資料員及地鐵集團檔案員工作壓力。

3. 規(guī)范竣工檔案組卷流程

（1）優(yōu)化竣工檔案組卷順序

根據無錫地鐵1、2、3號線經驗，組卷順序是否科學，影響到歸檔程序是否合理省時。為此，地鐵檔案人員應要求參建單位完善竣工檔案組卷順序，明確組卷方式，完善圖紙會審匯總表、設計變更匯總表等表格，在著錄項中增加設計變更后的竣工圖所在案卷號，并在此類檔案的案卷盒上做出明顯標識，便于竣工檔案查找與利用。

（2）提倡項目預立卷

指導各參建單位資料員督促各責任部門、責任人簽字與蓋章流程，根據工程進度分階段收集文件進行預立卷。鑒于參建單位項目部均配備了檔案室或資料室，地鐵檔案人員指導參建單位資料員根據不同專業(yè)的組卷順序預立空檔案盒。要求參建單位資料員督促每份文件（含竣工圖）簽署用印的時間，完成后即刻裝入對應類別的檔案盒中，同時在離線客戶端中根據規(guī)范性模板著錄相關目錄信息，達到預立卷目的。

4. 幫助參建單位快速歸檔

（1）加強參建單位資料員培訓

參建單位資料員的檔案業(yè)務水平直接關系到歸檔文件質量，地鐵檔案人員應持續(xù)跟蹤參建單位資料員上崗與換崗情況，及時進行工作溝通，加強對參建單位資料員培訓，繼續(xù)做好檔案業(yè)務指導，利用集中培訓、QQ群、微信群、視頻、電話等進行指導與答疑，確保歸檔文件整理規(guī)范，并逐步加強電子、聲像、實物檔案的收集力度。

（2）制作各類竣工文件規(guī)范性歸檔模板

地鐵檔案人員針對不同專業(yè)，制作各類竣工文件歸檔模板，特別是在案卷題名、卷內文件標題著錄等方面，將制作好的模版發(fā)送給參建單位資料員參考，使資料員能夠通過模板，快速上手進行竣工文件分類整理與組卷。

5. 運用信息技術降低成本

（1）原生電子檔案歸檔

關于實行電子文件單套制歸檔的設想，近幾年來在檔案專業(yè)領域多有提及，新修訂《檔案法》規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，這將促進電子文件歸檔進一步發(fā)展。目前無錫地鐵集團將國家試點成果推廣至合同管理系統(tǒng)中，將檔案分類及著錄項要求前置于合同管理系統(tǒng)，將合同管理系統(tǒng)中產生的文件通過接口直接導入電子檔案管理系統(tǒng)，實現電子檔案歸檔無縫化。地鐵工程的部分勘察單位已經引入數字簽章系統(tǒng)，如果能引導更多參建單位引入該系統(tǒng)，對施工過程中產生的原生電子文件實行單套制歸檔，不僅能降低竣工檔案制作成本，也能提高歸檔及時性。

（2）工程建設中引入BIM技術

在地鐵建設過程中引進BIM技術這一新的管理方法和手段，對整個工程項目進行虛擬建造，能充分保證地鐵工程施工技術實施效果，降低建設管理成本，減少錯漏碰缺、浪費和重復勞動，縮短整個項目總體施工周期，從設計源頭抓起，實現地鐵建設項目全生命周期的可預測性和可控性。BIM管理系統(tǒng)平臺與電子檔案系統(tǒng)之間通過接口實現無縫對接、信息交互，不僅能提高竣工檔案歸檔的及時性，也可提高地鐵運營維護的準確性。

注釋與參考文獻

[1]住房和城鄉(xiāng)建設部.城市軌道交通建設工程驗收管理暫行辦法[EB/ OL].[2014-03-27]http：//www.gov.cn/ gongbao/content/2014/content_2717374. htm.

[2]江蘇省檔案局.江蘇省重大建設項目檔案驗收辦法[EB/OL].[2011-01-12].https：//wenku.baidu.com/view/ dad96f74f46527d3240ce032.html.

[3] 建設工程文件歸檔規(guī)范[EB/ OL].[2020-04-16]. http：//www. doc88.com/p-93273137127725.html.

[4]國家檔案局.《建設項目檔案管理規(guī)范》解讀[EB/OL].[2019-09-12]https：//www.saac.gov.cn/daj/bzhgz/201909/ f230450bcd4f4e1193a09786c9041315. shtml.