■ 車 彥

一、檔案外包服務(wù)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀

（一）行業(yè)準入門檻低，技術(shù)性不明顯

鑒于以前的檔案多為紙質(zhì)材料，一般手寫后收納進檔案袋，行業(yè)技術(shù)性不明顯，傳統(tǒng)的檔案管理對于技術(shù)并沒有太多的要求。同時，檔案材料之間的相似程度高，同一類檔案材料的不同主體之間差異小，在材料的格式審查上也往往有統(tǒng)一制定的標準，因此，檔案外包服務(wù)行業(yè)的準入門檻較低。

（二）傳統(tǒng)企業(yè)居多，勞動密集型為主體

檔案外包服務(wù)企業(yè)以勞動密集型為主體，盡管新時代以來已經(jīng)有一些檔案服務(wù)企業(yè)嘗試檔案信息化的進程，但更多的企業(yè)仍然慣性的沿用傳統(tǒng)經(jīng)營模式。勞動密集型為主的這一現(xiàn)狀，是對于傳統(tǒng)類型的檔案外包服務(wù)企業(yè)而言的，由于在具體檔案管理工作中極少涉及新技術(shù)，傳統(tǒng)的檔案外包服務(wù)企業(yè)更偏向于人工重復勞動。

（三）企業(yè)信息化程度低，信息化改造推進遲滯

隨著新時代的到來，人工智能、機器學習、大數(shù)據(jù)平臺等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，檔案外包服務(wù)行業(yè)正處于從紙質(zhì)化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵節(jié)點。然而目前檔案外包服務(wù)企業(yè)依然存在信息化程度低的問題，并且由于檔案服務(wù)行業(yè)的集約化程度不高，信息化改造的推動遇到企業(yè)過度分散的阻礙，不利于統(tǒng)一有序的促進檔案外包數(shù)字化發(fā)展。

（四）檔案外包企業(yè)存在風險

檔案整理的外包雖然提升了經(jīng)營效率，但由于工作人員的專業(yè)化水平差異，在多人經(jīng)手的檔案整理工作中容易出現(xiàn)責任劃分不明確的現(xiàn)象，尤其是對于涉及重要機密的檔案材料，更多的人工經(jīng)手意味著信息泄露風險的加劇，以及一旦出現(xiàn)問題的追責難度增大。

二、檔案外包服務(wù)企業(yè)業(yè)務(wù)種類

（一）檔案收集

檔案收集是后續(xù)檔案管理流程的前置條件，即按照檔案整理和形成的要求，征集接收分散的檔案材料，并且將其統(tǒng)一集中。檔案收集工作是檔案外包服務(wù)企業(yè)的一項重要業(yè)務(wù)，在具體工作開展中主要有收集全面、準確的要求，在檔案收集工作中應(yīng)做到不遺漏材料、遵循檔案法規(guī)要求、檔案填寫準確這三點。

（二）檔案整理

對于檔案外包服務(wù)企業(yè)而言，在檔案收集工作后還需要進行檔案整理。檔案外包服務(wù)企業(yè)的檔案整理業(yè)務(wù)主要包括：（1）材料整合，對于檔案收集業(yè)務(wù)中采集到的材料，依照一定的順序歸類整理；（2）錯誤修正，檢查檔案中字跡不清、大面積涂改、公章或信息缺失的情況，維護檔案的準確性與全面性。

（三）檔案數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案順應(yīng)新時代發(fā)展的要求，開展這一業(yè)務(wù)有利于提高檔案管理效率、降低檔案管理人員泄密風險、方便檔案信息查詢與錯誤修正?，F(xiàn)階段的檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，已有一部分檔案外包服務(wù)企業(yè)嘗試開展，通過大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)與人工智能等技術(shù)，優(yōu)化檔案管理模式。

（四）檔案寄存托管

檔案管理權(quán)限人事單位、各地人才交流中心具有人事檔案管理權(quán)。紙質(zhì)檔案寄存到第三方檔案外包服務(wù)公司，通過購買服務(wù)的方法獲得檔案的寄存托管服務(wù)。檔案寄存托管的同時需要便于查詢，對于符合檔案查詢要求的單位和個人，應(yīng)為檔案查詢提供便利條件。

（五）檔案信息化業(yè)務(wù)

檔案外包服務(wù)企業(yè)需要綜合優(yōu)化軟硬件以方便檔案信息化業(yè)務(wù)。檔案管理的信息化發(fā)展不僅需要大數(shù)據(jù)的支撐，同時還需要配備必要的硬件設(shè)施，例如機房等。

三、新技術(shù)對檔案服務(wù)企業(yè)的沖擊

（一）新技術(shù)的涌現(xiàn)倒逼檔案服務(wù)企業(yè)革新

云技術(shù)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，倒逼檔案服務(wù)企業(yè)革新技術(shù)，新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用情況如下表所示。

表1 新技術(shù)簡介及其在檔案管理中的應(yīng)用情況

（二）信息化對檔案服務(wù)企業(yè)的定位重置

檔案信息化管理的要求，促使檔案服務(wù)企業(yè)的發(fā)展定位從勞動密集型向技術(shù)密集型轉(zhuǎn)移。這一變化也對檔案服務(wù)企業(yè)的工作人員素質(zhì)提出了更高要求，需要檔案管理者具有一定的技術(shù)操作水平，熟練操作檔案管理的信息化系統(tǒng)。

（三）數(shù)字化形勢下檔案服務(wù)企業(yè)同業(yè)競爭加強

在檔案數(shù)字化趨勢下，不同的檔案服務(wù)企業(yè)之間也在比拼革新速度。那些盡早配置軟硬件，適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求的企業(yè)，往往能夠在同業(yè)競爭中率先取得有利地位，贏得更大的市場份額。檔案數(shù)字化是提升檔案管理能力的必然趨勢，因此，檔案服務(wù)企業(yè)需要主動出擊，積極適應(yīng)檔案數(shù)字化的要求，配備高素質(zhì)人員隊伍，占得市場先機。

四、檔案服務(wù)企業(yè)的未來發(fā)展方向

（一）重新定位發(fā)展目標，強化數(shù)據(jù)思維

檔案管理需要創(chuàng)新，需要新思維。檔案服務(wù)企業(yè)需要對檔案重新認識，從固有的模式中抽離出來，主動迎接檔案數(shù)字化和信息化的潮流，重視整個檔案行業(yè)由技術(shù)進步帶來的思維改變，樹立數(shù)據(jù)思維，提升大數(shù)據(jù)存儲容量，增強大數(shù)據(jù)處理能力，以數(shù)據(jù)思維促進行業(yè)轉(zhuǎn)型。

（二）發(fā)揮新技術(shù)乘數(shù)效應(yīng)，優(yōu)化檔案服務(wù)

檔案服務(wù)企業(yè)需要提升新技術(shù)應(yīng)用能力，將人工智能、機器人的相關(guān)理論應(yīng)用于檔案管理的實際工作中，在日常實踐中發(fā)揮新技術(shù)的乘數(shù)效應(yīng)，以此提升檔案管理的效率和水平，優(yōu)化檔案管理服務(wù)質(zhì)量，減少檔案人工操作的失誤率和泄密風險。檔案服務(wù)企業(yè)應(yīng)當積極配置新技術(shù)所需要的軟硬件設(shè)施，加大技術(shù)革新方面的投入資金量，制定流程跟蹤方案保障新技術(shù)的實際應(yīng)用價值。

（三）探索新商業(yè)模式，向集約化、信息化邁進

檔案服務(wù)企業(yè)要想做大做強，最終還是要開發(fā)新商業(yè)模式。檔案服務(wù)企業(yè)的優(yōu)化路徑包括數(shù)字化平臺管理替代人工重復勞動、上下游檔案管理產(chǎn)業(yè)鏈整合、促成建設(shè)頭部檔案公司、設(shè)立集中的大型檔案數(shù)字化加工中心等。在探索檔案服務(wù)企業(yè)新型商業(yè)模式的道路上，要不斷向集約化、信息化方向邁進，兼顧檔案工作的合規(guī)性與高效性。