■ 唐 婧

固定資產(chǎn)投資項目是社會固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的主要手段。社會固定資產(chǎn)再生產(chǎn)過程包括固定資產(chǎn)更新（局部和全部更新）、改建、擴建、新建等項目。固定資產(chǎn)投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指固定資產(chǎn)投資項目在論證、立項、建設(shè)和驗收過程中形成的文字、圖表、照片等各種形式載體的，具有保存價值的原始記錄。項目檔案一般包括綜合類檔案、基建工程類檔案和設(shè)備儀器類檔案，本文以設(shè)備儀器類檔案為切入點，探討企業(yè)項目檔案管理的相關(guān)問題。

一、設(shè)備儀器類檔案的常見問題

項目檔案的管理手段是否有效、管理過程是否規(guī)范、管理結(jié)果是否合格，一般可以從檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和安全性五個維度進(jìn)行考量。

（一）完整性

不同類型的設(shè)備儀器從采購到最終驗收及后期的改造調(diào)試等，會形成不同的文件，在實際工作中往往會存在收集不完整，從而導(dǎo)致歸檔不完整的現(xiàn)象。如:前期采購調(diào)研文件、單一來源說明文件、進(jìn)口報關(guān)文件、隨機資料、軟件授權(quán)文件、系統(tǒng)級的方案及驗收文件、特種設(shè)備檢測及鑒定文件、重大設(shè)備開箱驗收聲像材料收集不完整等。

（二）準(zhǔn)確性

項目檔案的準(zhǔn)確性是保證其憑證價值的重要因素，但在實際工作中常會發(fā)現(xiàn)一些影響檔案準(zhǔn)確性的現(xiàn)象。如：文件簽署不完整、文件內(nèi)容填寫不完整、歸檔復(fù)印件、文件的簽署時間或內(nèi)容自相矛盾等。

（三）系統(tǒng)性

項目檔案系統(tǒng)性的好壞決定了檔案后期開發(fā)利用的便捷與否，在實際工作中，可能存在檔案分類不科學(xué)、設(shè)備儀器類檔案未按照單臺套組卷、卷內(nèi)文件排列無序等問題。

（四）規(guī)范性

項目檔案的規(guī)范性是企業(yè)檔案管理工作水平的直接體現(xiàn)，在實際工作中，可能存在文件題名著錄不清、案卷封面及備考表等書寫不規(guī)范等現(xiàn)象。

（五）安全性

保證項目檔案實體與信息的安全是對檔案管理工作的基本要求，在實際工作中，可能存在檔案庫房不符合“八防”要求、歸檔文件制成材料不符合檔案保護要求等現(xiàn)象。

二、原因分析

（一）檔案意識缺乏，制度執(zhí)行力度不夠

國家層面有諸多的制度對項目檔案管理進(jìn)行規(guī)范，如《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》等，各單位也會根據(jù)自身的情況制定本單位的相關(guān)規(guī)定，但是制度的宣貫不到位，制度的執(zhí)行乏力，未建立良性的監(jiān)督考核機制等會導(dǎo)致大量的重項目建設(shè)、輕檔案管理，不按規(guī)矩辦事、不遵制度執(zhí)行的現(xiàn)象發(fā)生。

（二）涉及多頭管理，各部門間協(xié)同不足

設(shè)備儀器類檔案良好地產(chǎn)生、收集、整理、歸檔和保管，有賴于多方的共同努力，涉及項目管理部門、物資采購部門、設(shè)備儀器賣方單位、資產(chǎn)管理部門、設(shè)備儀器需求使用部門、計量測量部門、檔案管理部門等。如果無人牽頭檔案的全過程管理，職責(zé)劃分不明確，各方只管埋頭干好各自業(yè)務(wù)，而不注重協(xié)同合作，那么到檔案驗收階段必然是“一團亂麻”。

（三）前端控制滯后，檔案工作缺乏計劃

固定資產(chǎn)投資項目的建設(shè)周期往往較長，設(shè)備儀器采購及管理的關(guān)注點在于盡快按流程和技術(shù)指標(biāo)把東西買回來并投入使用，從而盡快產(chǎn)生經(jīng)濟效益，歸檔工作有時會被狹隘地認(rèn)為是完成項目驗收的“攔路虎”。在實際工作中往往存在設(shè)備儀器投入使用后才開始收集資料、項目檔案驗收前才開始移交資料的情況，檔案的收集、檢查和整理的時間都非常有限，導(dǎo)致了檔案缺失無法追回、檔案不規(guī)范無暇整改、檔案著錄整理粗糙隨意等現(xiàn)象。

三、解決途徑

（一）制度落地、要求落實、宣貫到位

任何工作都應(yīng)該在科學(xué)適用的制度引領(lǐng)下展開，項目檔案管理也是如此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家和相關(guān)上級單位的統(tǒng)一要求，結(jié)合地方管理規(guī)定及企業(yè)自身實際，制定項目檔案管理制度，涵蓋職責(zé)、歸檔范圍、歸檔時間、收集整理歸檔和驗收要求等各個方面。其中，項目檔案的歸檔范圍是重點，應(yīng)讓相關(guān)人員明確知悉在什么階段應(yīng)該形成哪些文件，從而應(yīng)該及時收集哪些檔案，以設(shè)備儀器類檔案為例：

（二）建立機制、明確責(zé)任、穩(wěn)定隊伍

良好的項目檔案管理機制，是保障相關(guān)工作順利開展的前提。

首先，應(yīng)該從頂層規(guī)劃開始加強資源配置，為項目檔案工作配備必要的軟硬件環(huán)境，提供人力、物力和財力上的支持。

其次，要自上而下地建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各相關(guān)方的責(zé)任和義務(wù)，并建立監(jiān)督考核機制，落實可行的獎懲措施。同時，依托管理網(wǎng)絡(luò)，建立順暢的協(xié)同模式，例如在設(shè)備儀器類檔案管理過程中，制定合同或技術(shù)協(xié)議時，應(yīng)提出檔案要求；在合同付款前，應(yīng)通過檔案管理部門或資產(chǎn)管理部門對設(shè)備儀器應(yīng)交付文件的審查等等。

最后，應(yīng)保障項目檔案人才隊伍的優(yōu)秀和穩(wěn)定，相關(guān)人員都應(yīng)定期接受培訓(xùn)，定期總結(jié)交流，統(tǒng)一工作要求。只有相關(guān)方在整個項目檔案工作中既各司其職、又協(xié)同共建，建立并維持一個穩(wěn)定的項目檔案管理隊伍，才能保障企業(yè)項目檔案工作的良性循環(huán)。

（三）前端控制、計劃先行、全程管理

前端控制簡單來說就是要將工作“做在前面”，在文件形成之初甚至形成之前就要對其全生命周期進(jìn)行規(guī)劃和管理。

首先，要將對歸檔文件的形成要求“提在前面”，如對文件制成材料、簽署、蓋章、原件份數(shù)等的要求。

第二，要將對歸檔文件的管理要求“立在前面”，如對檔案用房的安全要求、文件的著錄要求、整理要求等。

第三，要將歸檔計劃“定在前面”，項目取得立項批復(fù)時，項目管理的負(fù)責(zé)人就應(yīng)將項目立項情況、設(shè)備儀器購買批復(fù)情況及項目計劃節(jié)點等通知檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)項目實際情況制定歸檔計劃，歸檔計劃應(yīng)包括責(zé)任部門及人員、歸檔文件材料、完成節(jié)點等內(nèi)容，并到期考核。無論是依托檔案系統(tǒng)還是依靠人工開展歸檔計劃工作，都應(yīng)注重任務(wù)節(jié)點的考核，與部門任務(wù)執(zhí)行情況和個人績效掛鉤，從而推進(jìn)計劃按期執(zhí)行。

第四，要將問題“想在前面”，《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》要求“項目建設(shè)單位一般應(yīng)在竣工驗收計劃時間2 個月前做好檔案驗收準(zhǔn)備工作”，“做好檔案驗收準(zhǔn)備工作”意味著項目已按批復(fù)內(nèi)容建成，主要設(shè)備儀器已安裝調(diào)試到位并發(fā)揮應(yīng)有效用，且歸檔文件已經(jīng)過整理并完成全面自檢。一些企業(yè)往往把2個月的節(jié)點認(rèn)為是歸檔移交的節(jié)點，使得檔案管理部門“措手不及”，沒有足夠的時間整理和自檢?！白詸z”是一個非常重要的環(huán)節(jié)，可以提前發(fā)現(xiàn)問題并整改，提高正式驗收時歸檔文件質(zhì)量。在實際工作中，“整理”和“自檢”往往是并行的，此時就一定要做好時間規(guī)劃，根據(jù)項目的大小和歸檔文件的多少，為“整理”和“自檢”留出足夠時間，“自檢”后發(fā)現(xiàn)的問題需要對相關(guān)部門提出正式整改要求、明確整改時間節(jié)點，待整改完成后，再向上級單位提出檔案驗收申請。

項目檔案可以鎖定證據(jù)、監(jiān)控過程、驗證效果、規(guī)范管理、技術(shù)參考和創(chuàng)造價值?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或者通過項目竣工驗收?！币虼?，項目檔案的管理日漸受到企業(yè)重視，整體的管理水平也有所提升，但“差距”一直存在，“提升”仍有空間，隨著社會和各類信息技術(shù)的高速發(fā)展，必將對項目檔案管理提出更新更高的要求，各相關(guān)方只有同心協(xié)力，真正將“三納入、四參加、四同步”落到實處，才能真正將檔案“收好”“守好”和“用好”。