吳英

【摘? 要】為降低事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)，論文研究了事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略，闡述事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理的理論背景，總結(jié)檔案管理問題，構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略。實例分析證明，應(yīng)用了事業(yè)單位檔案管理策略后，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)降低為0.50。

【Abstract】In order to reduce the security risk index of archives management in public institutions， this paper studies the standardized and unified management strategy of paper archives and electronic archives in public institutions， expounds the theoretical background of paper archives and electronic archives management in public institutions， summarizes the problems of archives management， and constructs the standardized and unified management strategies of paper archives and electronic archives in public institutions. The case analysis shows that the security risk index of archives management in public institutions is reduced to 0.50 after the application of archives management strategy in public institutions.

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;紙質(zhì)檔案;電子檔案;規(guī)范化統(tǒng)一管理

【Keywords】public institutions; paper archives; electronic archives; standardized and unified management

【中圖分類號】G271;D630.3? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）09-0004-03

1 引言

記錄原始的實踐活動中各類主體行為數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱為檔案，由于檔案在實踐活動中直接形成，這些數(shù)據(jù)是階級產(chǎn)生過程中累積和保管的數(shù)據(jù)資料。這種性質(zhì)的累積和保管在維護個體運行時起到十分重要的作用。因此，檔案管理與促進文獻(xiàn)生成相輔相成，由此也產(chǎn)生了對檔案累積管理的部門。剖析事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)涵可以發(fā)現(xiàn)，信息檔案對于民族和國家而言是重要的，同時對于社會而言具有不可或缺的參照價值，而且檔案管理對于現(xiàn)今的社會發(fā)展意義重大。檔案管理是服務(wù)型政府職能改革的第一步，通過完善檔案管理改革舉措，可以實現(xiàn)檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的大融合，促進檔案管理與政府職能相互完善并促進，并以新公共服務(wù)理論為依據(jù)促進事業(yè)單位檔案管理的改革?；诖?，為提升事業(yè)單位檔案管理安全性，本文對事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略進行研究。

2 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理理論背景

社會生活的日新月異增加了檔案管理的信息量，同時也彰顯了事業(yè)單位檔案管理的重要地位，并對事業(yè)單位檔案管理提出了全新的要求。為實現(xiàn)其良好保存，促進社會單位平穩(wěn)度過檔案轉(zhuǎn)換初期，需要對檔案管理產(chǎn)生的物質(zhì)文化資料做合理記錄，并向社會個體提供事業(yè)單位管理記錄的珍貴檔案資料，以記錄事實為基礎(chǔ)記錄歷史上的發(fā)展內(nèi)容，作為有力的社會發(fā)展維護工具，并以此作為檔案管理的參照，還要采用數(shù)字化、信息化的方式促進事業(yè)單位檔案管理方式多元化。以信息化辦公為標(biāo)準(zhǔn)，對單位檔案管理的效率作出新的要求。而且檔案管理的規(guī)范化，也使得整個事業(yè)單位檔案管理的辦公內(nèi)容變得更加輕松，在提高檔案處理速率的同時避免辦公經(jīng)費的浪費。而且僅就工作性質(zhì)的重要程度來說，檔案管理這一管理型的工作與物質(zhì)財富的直接產(chǎn)生不發(fā)生實質(zhì)性的關(guān)系，但這并不妨礙檔案管理與其他部門建立實質(zhì)性的記錄關(guān)系，通過實踐服務(wù)記錄事業(yè)單位的資源數(shù)據(jù)，并將實際數(shù)據(jù)與公共服務(wù)相結(jié)合，以此為社會個體提供實質(zhì)性的服務(wù)。由于其本身的不盈利性，所以檔案管理的收益不能以盈利多少來衡量，而是需要通過對事業(yè)單位各方面的資料采集，在保留機密信息不外泄的同時，在合理的范圍內(nèi)為民眾個體提供信息資源服務(wù)，這才是事業(yè)單位檔案管理的意義所在。

分析檔案管理的功能可知，大部分檔案管理內(nèi)容與單位工作業(yè)績掛鉤，其中包含了事業(yè)單位的發(fā)展歷史及管理內(nèi)容，也包含單位發(fā)展歷程中取得的各項重要成果。這些重要資料甚至能夠決定一個單位未來的發(fā)展走向，所以檔案管理絕不僅是做檔案保存和收錄，而是衡量單位業(yè)績和發(fā)展方向的重要標(biāo)尺。

3 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案管理中存在的問題

現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理制度對檔案信息資源的開發(fā)利用效果并不明顯，這使得檔案管理信息資源的利用率不斷下降，保管的許多檔案的信息資源質(zhì)量參差不齊。出于對檔案信息資源采集的考慮，需要根據(jù)檔案管理制度類別作內(nèi)容總結(jié)，但受部分檔案管理信息化資源的制度限制，同期檔案的收集整理分類與立卷編目不相匹配，對于單位間信息資源的共享機制沒有明確的把控，檔案信息化資源的質(zhì)量也有待提高等問題日漸突出。由此可見，當(dāng)前建立的信息化檔案管理數(shù)據(jù)庫已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)今數(shù)據(jù)檔案存儲的需求，部分檔案管理空間還有待開發(fā)。

而且部分檔案信息內(nèi)容的安全保護措施缺失，重要機密的檔案資料與普通檔案資料混淆，使得國家機密檔案信息存在不可控的泄露風(fēng)險。對事業(yè)單位檔案管理的信息化處理不充分，缺乏足夠的檔案信息安全建設(shè)。此外，對普通的檔案資料與重要檔案的資料的區(qū)分度不夠，涉及很多機密信息的檔案管理未完全按照安全管理機制進行。對檔案的查借審閱制度把控不嚴(yán)格，在收錄、轉(zhuǎn)出、利用和銷毀時未規(guī)范操作等問題也十分明顯，亟需通過限制機密資料的審閱規(guī)制，保證在適當(dāng)?shù)那闆r下公開事業(yè)單位檔案管理資料，對事業(yè)單位的檔案進行管理與公開，確保安全。

檢索效率與檔案管理的關(guān)聯(lián)性極高，因此，部分事業(yè)單位對檢索工具十分執(zhí)著，努力研發(fā)檢索工具以期提高檔案管理的效率，殊不知檢索設(shè)備的提高能夠較大程度地提高檢索效率，且當(dāng)檢索設(shè)備上的檢索工具過于精密，可能還會導(dǎo)致檔案管理的效率降低，甚至在檔案檢索時容易出現(xiàn)檔案重疊的情況，這也會導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理陷入效率過低的困境中。

4 構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略

4.1 拓寬事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理渠道

為提高檔案管理信息資源利用率，應(yīng)當(dāng)對事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理渠道做拓寬處理。通過數(shù)字加密技術(shù)提高數(shù)字化加密技術(shù)的利用率，利用更多的檔案資料的轉(zhuǎn)換管理方式，對典型的數(shù)字化技術(shù)做升級處理。通過數(shù)字加密數(shù)據(jù)庫，提供檔案管理身份認(rèn)證掃描功能，將數(shù)字化檔案信息與完整的檔案信息資料相結(jié)合。通過創(chuàng)造有利條件建設(shè)數(shù)字化檔案管理效益統(tǒng)計機制，并引進外來相關(guān)技術(shù)實現(xiàn)事業(yè)單位檔案收集整理。

另外，需要分析事業(yè)單位檔案管理改革組成，利用數(shù)碼掃描識別技術(shù)整理事業(yè)單位紙質(zhì)檔案，并對紙質(zhì)檔案設(shè)置數(shù)碼電子標(biāo)簽，通過OCR識別推行檔案管理工作的自動化實現(xiàn)，并在購置前對檔案自動化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施作預(yù)先考量。利用自動提取的數(shù)據(jù)收集管理功能，確定篩選檢索的信息數(shù)據(jù)關(guān)鍵詞，建立批量處理檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，并根據(jù)自動化管理的方式選擇檔案管理的建設(shè)基礎(chǔ)構(gòu)成，根據(jù)檔案管理的實際運用情況對包含信息進行數(shù)據(jù)分析。利用檔案自動化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建自動化管理單位，并設(shè)計更多的檔案管理模式。

此外，需要對傳統(tǒng)的檔案管理利用機制作調(diào)整，針對事業(yè)單位檔案互動率較低的部分做檔案管理聯(lián)動，通過以多對一的互動化管理建設(shè)，對事業(yè)單位的檔案管理平臺進行改革。增加檔案管理的需求服務(wù)開發(fā)人員，并針對在線同時交流互動增加檔案借閱功能。通過開發(fā)相應(yīng)的服務(wù)軟件，提供交流互動的檔案管理服務(wù)模式，并針對交流互動率較高的文獻(xiàn)信息作整理，以提高檔案文獻(xiàn)信息的交流互動效果為主，提高公共服務(wù)檔案管理的查看功能。出于改變傳統(tǒng)檔案互動性的目的，建立互動化檔案管理建設(shè)機制，以交流互動為基礎(chǔ)做好多方同時在線檔案信息的優(yōu)化處理。

4.2 構(gòu)建事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理機制

為提高事業(yè)單位檔案管理的利用效果，需要從重保管利用的理念入手，建立起事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理機制。利用管理機制規(guī)范檔案管理工作開展的情況，對尚未歸檔的重要檔案做監(jiān)督，并對于被利用的檔案管理資料做登記，通過利用率的高低對檔案管理資料進行分類，將不同類型的檔案管理資料歸置到一起。只有檔案管理的工作機制轉(zhuǎn)變，才能重新建立檔案管理的出發(fā)點，使得檔案管理工作獲得更高的認(rèn)可度。

同時，檔案管理不僅是為了單位，同時也是為了社會和個人，保護社會個人的原始資料不被泄露。因此，檔案管理機制應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)對象，建立維護自身合法權(quán)益的憑證查詢機制。以供給管理、科研等工作服務(wù)資料為基礎(chǔ)，依托團體組織的重要等級信息總結(jié)檔案管理工作內(nèi)容。重新整理檔案統(tǒng)一管理資源的服務(wù)內(nèi)容，可以使得檔案管理資源更加豐富多樣化，能夠滿足更多利用者的實際需求。利用每年的檔案工作會議培訓(xùn)指導(dǎo)兼職檔案人員，并普及檔案法規(guī)等重要工作機制，指導(dǎo)并對業(yè)務(wù)工作中的具體問題作出及時有效的解釋。收集并保管處理完畢的檔案信息資料。統(tǒng)計缺失或存在錯誤的事業(yè)單位紙質(zhì)或電子檔案，將統(tǒng)計結(jié)果匯總并統(tǒng)一報告處理。

4.3 建立事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理制度

事業(yè)單位的檔案管理觀念與當(dāng)前單位的改革形勢不符，導(dǎo)致檔案管理制度也遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于當(dāng)前的檔案管理環(huán)境，因此，在革新舊的落后觀念的基礎(chǔ)上，利用檔案管理制度建立便民服務(wù)資源開發(fā)管理制度。在檔案管理的工作中，從本質(zhì)上加強檔案規(guī)范化管理的信念感，從新公共服務(wù)理論的角度思考社會組織管理的切實任務(wù)。不以單純地追求效率為目標(biāo)，以保存信息的完整度和收藏文獻(xiàn)資料的價值高低作為衡量檔案管理的好壞。針對保存的檔案做機密性保管處理，利用檔案管理資源開發(fā)程度建立新的檔案審核標(biāo)準(zhǔn)。

對涉及單位的具體數(shù)據(jù)進行處理，通過相關(guān)業(yè)務(wù)往來的民眾的基本信息作出數(shù)據(jù)統(tǒng)計。對于涉及的主體比較多的事業(yè)單位的檔案管理資源，反復(fù)核對涉及單位的具體數(shù)據(jù)，并與單位人員信息進行對照核實。按照檔案資料管理流程細(xì)致審核檔案內(nèi)容，同時建立檔案管理工作監(jiān)督制度。對檔案管理的程序以及流程的規(guī)范化做流程檢查。

從加強其檔案管理的工作制度入手，對事業(yè)單位的檔案管理監(jiān)督機制作修正，將具體的單位檔案管理分成2個部分進行。據(jù)此建立檔案管理監(jiān)督機構(gòu)，成立監(jiān)督隊伍。審視檔案管理的監(jiān)督的內(nèi)容，重新擬定檔案管理的監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)外部監(jiān)督制度確定人民群眾的監(jiān)督方式，并鼓勵事業(yè)單位管理監(jiān)督中多元主體參與，并對檔案管理做有效的宣傳。

5 事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略應(yīng)用實例

5.1 檔案管理概況

為驗證事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略的優(yōu)化思路，合并某區(qū)事業(yè)單位檔案管理的劃分關(guān)系，并針對本區(qū)內(nèi)的單位檔案管理作出調(diào)整，根據(jù)區(qū)內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)劃分社會保障及各項科教文衛(wèi)的資料數(shù)據(jù)，針對檔案管理的制度和方式作情況敘述，通過事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略，對涉事業(yè)單位檔案管理對象的內(nèi)容作總結(jié)。

5.2 檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略的具體內(nèi)容

在總結(jié)檔案規(guī)范化管理機制的基礎(chǔ)上，對事業(yè)單位檔案管理的功能作減法處理，合并并調(diào)整檔案管理工作內(nèi)容，以減少事業(yè)單位檔案管理的工作分散性，降低檔案管理部門對檔案管理不作為的可能性。根據(jù)檔案管理的內(nèi)容劃分檔案管理風(fēng)險的計量標(biāo)準(zhǔn)，對某區(qū)內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理風(fēng)險等級作調(diào)查，借助分析工具整理得到的部門檔案管理情況，按照從1～10的權(quán)重比對檔案管理信息作評分，據(jù)此分析單位檔案管理的安全等級對比結(jié)果，以遠(yuǎn)離標(biāo)準(zhǔn)參照線的距離為風(fēng)險值的計算標(biāo)準(zhǔn)，以9個月為安全風(fēng)險指數(shù)的計算周期，計算應(yīng)用管理策略前后的風(fēng)險指數(shù)。

5.3 結(jié)果分析

為更好地考察當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理進程以及受到時間以及空間、資源的限制，研究者選取了比較具有代表性的H區(qū)作為研究的對象。通過對H區(qū)檔案管理的信息化的研究，得出事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)統(tǒng)計圖，如圖1所示。

分析圖1中事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)統(tǒng)計可知，在應(yīng)用事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略前，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)較高，在第1月時風(fēng)險指數(shù)達(dá)到了0.75，在應(yīng)用了事業(yè)單位檔案管理策略后，事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)最高為0.50。因此，應(yīng)用事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略確實能夠有效降低事業(yè)單位檔案管理安全風(fēng)險指數(shù)。

6 結(jié)語

本文通過建立事業(yè)單位紙質(zhì)及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理制度，以期為改善事業(yè)單位檔案管理化建設(shè)投入不足的窘境，為加快事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展進程提供一定幫助。但單位檔案管理監(jiān)督機制仍然比較單一，需要社會各界融入?yún)⑴c并提出更好的建議，以此促進單位檔案管理全面化發(fā)展，因此還需進一步研究。

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