郜妍

摘要：企業(yè)檔案具有珍貴性、獨(dú)特性和多樣性的特點(diǎn)。在當(dāng)前背景下，要想提高檔案管理效率，對檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化是保證企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵。基于此，本文就如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理進(jìn)行了探討。首先分析了檔案管理的現(xiàn)狀，然后論述了創(chuàng)新和改進(jìn)企業(yè)檔案管理的意義。在此基礎(chǔ)上，最后提出了具體的改進(jìn)策略，以促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè);發(fā)展建設(shè);創(chuàng)新;檔案管理

社會的發(fā)展進(jìn)步促使人們愈發(fā)重視檔案管理的重要性，而企業(yè)作為我國經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中非常重要的組成部分，必須對檔案相關(guān)工作加大重視程度，不斷地提升檔案管理水平，從中窺見發(fā)展痕跡并獲取前進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)，確保自身實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。當(dāng)前我國部分企業(yè)存在檔案管理理念與發(fā)展訴求矛盾的問題，因此必須注重完善企業(yè)檔案管理工作，建立符合發(fā)展需求的管理新策略。

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時代發(fā)展中，經(jīng)濟(jì)形態(tài)正經(jīng)歷著由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)逐步轉(zhuǎn)變，使得企業(yè)檔案管理工作正處于創(chuàng)新、改革、轉(zhuǎn)型的重要階段，企業(yè)檔案管理工作不再沿著傳統(tǒng)方向繼續(xù)發(fā)展，而正向新經(jīng)濟(jì)條件下的現(xiàn)代化檔案管理制度過渡。企業(yè)形式多樣化程度增強(qiáng)，企業(yè)組織形式的繁多，為企業(yè)檔案管理工作提供了更為廣闊的發(fā)展舞臺，但當(dāng)前部分企業(yè)對此缺乏關(guān)注，不僅未將檔案機(jī)構(gòu)撤銷或重組，更新速度低于經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，導(dǎo)致整體進(jìn)度緩慢甚至停滯不前[1]。

部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)過于關(guān)注企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)工作觀念沒有轉(zhuǎn)變，導(dǎo)致檔案管理工作的發(fā)展受到企業(yè)本身經(jīng)濟(jì)條件、經(jīng)濟(jì)效益的限制，且大部分檔案管理工作者文化素質(zhì)普遍偏低，使得檔案管理工作的實(shí)際效果難以充分發(fā)揮。同時當(dāng)前企業(yè)存在檔案管理監(jiān)督部門工作不到位的情況，民營企業(yè)和一些中小型企業(yè)的檔案管理監(jiān)督不夠嚴(yán)格，嚴(yán)重的阻礙了我國企業(yè)檔案管理工作的持續(xù)提升，因此需要檔案管理相關(guān)工作人員在實(shí)踐過程中善于發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)而提出具有針對性、創(chuàng)新性的具體改革方案。

二、創(chuàng)新完善企業(yè)檔案管理的意義

（一）促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)性

企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，需要科學(xué)有效的管理與規(guī)劃相應(yīng)資料，完善與優(yōu)化檔案管理工作，為企業(yè)未來發(fā)展需求而妥善保管文件。檔案管理工作不僅對檔案的留存與保管起到了至關(guān)重要的作用，且可以協(xié)助企業(yè)工作效率提升，保證企業(yè)在發(fā)展中可盡快制定發(fā)展方案，提升檔案利用率與處理率，現(xiàn)已成為檔案管理發(fā)展優(yōu)化的必然選擇。企業(yè)創(chuàng)新完善檔案管理的必要性基礎(chǔ)上，應(yīng)注意以下注意事項(xiàng)的科學(xué)踐行，以全新的思維視角定位檔案管理價值，確保檔案管理創(chuàng)新完善，科學(xué)管理檔案資料確保檔案管理工作完善創(chuàng)新。在此基礎(chǔ)上需要進(jìn)一步加大檔案管理投入，在檔案管理的投入中也不能吝嗇，如相應(yīng)的數(shù)字硬件設(shè)備上也不能馬虎，選擇穩(wěn)定且質(zhì)量上乘的服務(wù)器系統(tǒng)，以便檔案管理的數(shù)字管理環(huán)境穩(wěn)定。

（二）促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化程度

現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理也有了新的發(fā)展機(jī)會，如通過應(yīng)用相關(guān)電子檔案取代曾經(jīng)的手動檔案管理，保證存檔信息的準(zhǔn)確性以及完整性，促進(jìn)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化能夠更好地把握檔案的原件，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，在歸檔時采用相關(guān)的軟件就能夠快捷實(shí)現(xiàn)歸檔，從而有效避免損壞。以往相關(guān)的部門要查看檔案，需要經(jīng)過比較復(fù)雜的程序，而檔案管理信息化還能夠使整理和共享更加便捷，將創(chuàng)新機(jī)制融合在企業(yè)檔案管理過程中，只要借助計(jì)算機(jī)中的檢索功能就能夠?qū)崿F(xiàn)高效、準(zhǔn)確的檢索，增強(qiáng)企業(yè)的核心競爭力，加快企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)跳躍式的發(fā)展[2]。

（三）提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

經(jīng)濟(jì)全球化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大潮流，如不進(jìn)行發(fā)展創(chuàng)新就不能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化的需要，因此需要加快檔案管理轉(zhuǎn)型進(jìn)程，使其能夠融入全球化發(fā)展體系中，以此緊跟時代前進(jìn)步伐，避免企業(yè)出現(xiàn)“掉隊(duì)”的情況。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)的大背景中，完善的檔案管理體系是其平穩(wěn)健康發(fā)展的前提，因此檔案管理工作必須做到系統(tǒng)化和明了化，確保企業(yè)在人事招聘過程中的科學(xué)性和針對性，為企業(yè)之后的各方面的發(fā)展提供寶貴的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)[3]。企業(yè)通過優(yōu)化檔案管理，還能夠統(tǒng)籌全局，全方位地制定自己的經(jīng)營理念和發(fā)展思路，提高企業(yè)決策的預(yù)測性和前瞻性，為企業(yè)將來的發(fā)展提供借鑒和參考。

三、新常態(tài)下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新與完善

（一）合理制定企業(yè)檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制對于企業(yè)發(fā)展有著十分重要的作用，可根據(jù)檔案種類進(jìn)行劃分，可以將其分為資料信息檔案和資料規(guī)劃檔案。資料信息檔案記錄相關(guān)報告，是應(yīng)急救援服務(wù)工作開展的主要依據(jù)，要求通過管理反映當(dāng)前情況，為后續(xù)社會服務(wù)提供幫助。資料規(guī)劃檔案則可以理解為應(yīng)急救援服務(wù)工作的發(fā)展“動向”，從記錄到保存形成一份完整資料，包括發(fā)展建設(shè)中的問題、活動等內(nèi)容，是應(yīng)急救援服務(wù)中心的“心臟”[4]。建設(shè)信息化的檔案資源是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的核心內(nèi)容，而機(jī)制是檔案管理工作中創(chuàng)新的關(guān)鍵，檔案管理機(jī)制創(chuàng)新的重點(diǎn)在于精簡，但是信息化的檔案資源建設(shè)往往是一個非常漫長的過程，因此要跟上企業(yè)管理的步伐，擴(kuò)大檔案工作外延，建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵機(jī)制，如用人制度、分配制度、獎勵制度，并與勞動報酬、晉職掛鉤，促進(jìn)檔案工作的良性發(fā)展。還要加強(qiáng)檔案人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，要求在檔案管理的過程中將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案等轉(zhuǎn)化為電子檔案，在當(dāng)前檔案管理工作中，應(yīng)對檔案資源的利用提出新的要求，以改革被動管理理念，不斷挖掘檔案價值，分析檔案中的多項(xiàng)內(nèi)容，保證管理的有效性，同時應(yīng)借助數(shù)字技術(shù)將被動管理服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥耐扑头?wù)，進(jìn)而對應(yīng)急救援服務(wù)中心的檔案資源進(jìn)行優(yōu)化處理。而針對一些重要的檔案一定要妥善的保管，通過智能化的設(shè)備和先進(jìn)的信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案的收集、歸納、整理，從而讓檔案管理資源能夠得到有效的開發(fā)和利用，保證檔案管理工作能夠順利地開展和進(jìn)行。

（二）建立健全企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展戰(zhàn)略

檔案具有永久保存和流傳的價值，會詳細(xì)記錄相關(guān)工作的各項(xiàng)內(nèi)容，但由于種類較為豐富，通常呈現(xiàn)復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此在管理中需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行針對性分析，以此使檔案具有永久保存和流傳的價值，該目標(biāo)對于我國發(fā)展建設(shè)有著重要意義。在當(dāng)前時代背景下，企業(yè)檔案管理應(yīng)結(jié)合現(xiàn)代化手段建立健全企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展戰(zhàn)略，將評價體系不斷完善，組織優(yōu)質(zhì)的團(tuán)隊(duì)定期對不同層次的工作人員進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)，促使檔案管理人員服務(wù)的主動意識加強(qiáng)，保證檔案管理人員能夠主動對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析[5]。在此基礎(chǔ)上應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案管理規(guī)定》，要求各機(jī)構(gòu)進(jìn)行協(xié)調(diào)管理并構(gòu)建責(zé)任風(fēng)險體制，進(jìn)一步完善評價體系，在確保檔案信息安全的前提下杜絕違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)，使評價體系能夠切實(shí)發(fā)揮出其實(shí)際意義。在新時期必須積極轉(zhuǎn)變思想觀念，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，依據(jù)方便利用的原則，利用數(shù)字化管理模式建立電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展。因此在檔案信息化管理的過程中，要做好檔案信息的整合，結(jié)合實(shí)際情況建立健全企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展戰(zhàn)略，使檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)化，如在檔案編研過程中，可通過培訓(xùn)使檔案管理人員接受新的理論、新的技術(shù)，加大自身知識儲備量，努力把“檔案庫”變成“思想庫”，發(fā)揮數(shù)字化檔案的根本價值，以此進(jìn)一步加快企業(yè)的發(fā)展建設(shè)

速度。

（三）靈活運(yùn)用多種手段提升企業(yè)檔案管理信息服務(wù)質(zhì)量

在傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理中，多數(shù)采用人工的方式對檔案進(jìn)行分類整理，這樣的方式可能出現(xiàn)檔案登記與實(shí)際不符的現(xiàn)象，并且會因工作量大而處理效率減慢。而檔案發(fā)揮著非常重要的作用和價值，為了能夠靈活運(yùn)用多種手段提升企業(yè)檔案管理信息服務(wù)質(zhì)量，要推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理的形式，改善檔案管理的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)軟件、各種輔助設(shè)施等，引進(jìn)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，強(qiáng)化各種配套的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備，購置充足的打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，以此全面提升檔案管理的整體水平。為確保企業(yè)檔案管理工作的有序推進(jìn)，需要開展管理信息化建設(shè)，落實(shí)檔案過程式管理工作，使其能夠貫穿于整體執(zhí)行的全過程，實(shí)現(xiàn)技術(shù)與檔案管理之間的相輔相成。同時在發(fā)展建設(shè)過程中，需要確保所有的資源信息都能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化的記錄，并在此過程中不斷加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提升現(xiàn)有的檔案管理工作人員的能力，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一管理、規(guī)劃和控制，而企業(yè)則需要引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對檔案資源的管理，將傳統(tǒng)靜態(tài)的檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的信息管理。

（四）提高企業(yè)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案管理需要專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，招聘專業(yè)的檔案管理人才幫助企業(yè)進(jìn)行檔案管理，通過給予該管理人員更多的學(xué)習(xí)和發(fā)展空間，不斷加強(qiáng)其綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)上的專業(yè)能力，企業(yè)只有建立好專業(yè)人士的檔案管理人才團(tuán)隊(duì)，才能提高發(fā)展建設(shè)水平，為后續(xù)建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)將個人素質(zhì)提升為創(chuàng)新改革過程的重點(diǎn)工作，并將其列入當(dāng)前的個人規(guī)劃中，在此基礎(chǔ)上不斷提高檔案數(shù)字化管理意識，強(qiáng)化各類現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用。而企業(yè)則應(yīng)通過培訓(xùn)促使管理人員樹立責(zé)任意識，貫徹落實(shí)創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放的發(fā)展理念，以改革將被動管理理念徹底轉(zhuǎn)變，要求管理人員能夠主動對各部分工作情況進(jìn)行了解和分析，以自身超高的綜合素質(zhì)解決

問題。

四、結(jié)束語

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各類現(xiàn)代化信息技術(shù)日益成熟，因此當(dāng)前企業(yè)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，將各類科學(xué)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，完善當(dāng)前建設(shè)過程中的不足，對存在的問題有效整改，以此在當(dāng)前新形勢下實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。在文件與檔案管理工作實(shí)踐中，要求企業(yè)檔案管理工作者能夠結(jié)合實(shí)際，積極探索嶄新的、行之有效的管理方法，持續(xù)調(diào)整自身專業(yè)結(jié)構(gòu)，檔案管理才能夠成為企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展推動力。

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