戚會轉

摘 要：隨著社會的進步，互聯(lián)網(wǎng)以及新興技術在各行各業(yè)的深度應用，給企業(yè)帶來了全新發(fā)展機遇的同時，與之相應地，企業(yè)也同時面臨著更加嚴峻的挑戰(zhàn)，因此，新形勢下，必然地對企業(yè)的各項管理提出了更高質量、更為嚴格的要求。眾所周知，檔案是記錄企業(yè)各個階段生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方方面面細節(jié)的一種形式，檔案的重要性不言而喻，一方面，檔案可以起到有效的參考作用，在企業(yè)進一步發(fā)展決策中提供有效的資料支持。所以，檔案管理質量的高低直接關系到企業(yè)日常管理的效率，與企業(yè)文化、安全生產(chǎn)息息相關?；跈n案管理具有范圍廣、標準要求高等特點，所以加快檔案管理規(guī)范化、法治化、信息化建設，必須要借助于先進的管理手段，這樣才能夠有效提升檔案管理質量，并且使檔案發(fā)揮出應有的作用。先進的檔案管理手段有利于檔案的提取、調閱和利用等，最大程度地利用好檔案資源，以此來更好地促進企業(yè)的可持續(xù)健康發(fā)展。

關鍵詞：檔案規(guī)范化建設;檔案管理法治化;途徑

前言

檔案資源的有效管理與利用，不僅僅關系企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的實現(xiàn)，同時關系到企業(yè)檔案資源的開發(fā)與利用，對于促進企業(yè)管理水平和技術的提升尤為重要。以下文章就從檔案規(guī)范化、法治化建設的重要意義，以及現(xiàn)階段部分企業(yè)檔案管理中存在的不足進行分析，并就加強企業(yè)檔案規(guī)范化、法治化以及信息化建設的有效策略進行簡單闡述，以供參考。

一、加強檔案規(guī)范化建設，促進檔案法治化管理的重要意義

檔案是企業(yè)一路走來的重要歷史憑證，詳盡地記錄了企業(yè)各個時期生產(chǎn)、管理的全過程，對于企業(yè)未來的發(fā)展有著十分重要的參考意義。在經(jīng)濟與科技活動始終處于高速發(fā)展的新形勢下，企業(yè)的管理項目與生產(chǎn)規(guī)模越來越多樣化，管理手段與生產(chǎn)技術水平也越來越先進，由此延伸出越來越多的檔案資源管理需求，也因此而對檔案管理的質量與效率提出了更高的要求。眾所周知，檔案管理是構筑企業(yè)信息系統(tǒng)的重要基礎，唯有采取科學化、精細化的手段加強企業(yè)檔案資源的規(guī)范化、法治化建設與管理，才能使得檔案資源在企業(yè)未來的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮出重要的作用。時代在不斷發(fā)展，但是企業(yè)與技術的進步需要不斷地積累經(jīng)驗，檔案資源可以在生產(chǎn)技術的研發(fā)與創(chuàng)新中起到很好的參考借鑒作用。所以，無論是從企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展角度，還是出于提升企業(yè)管理質量的需要，加強檔案管理規(guī)范化、法治化建設都是進一步提升企業(yè)的管理質量與技術水平的重要途徑，能為企業(yè)的加速發(fā)展奠定堅實基礎。所以說，加強檔案資源的規(guī)范化、法治化管理是促進企業(yè)管理現(xiàn)代化的重要前提，對于促進企業(yè)的進步和可持續(xù)發(fā)展具有重要的參考意義和促進作用。

二、加強檔案規(guī)范化建設，促進檔案法治化管理的具體要求

1.要實現(xiàn)檔案資料收集的精準性

要加強檔案管理的規(guī)范化建設，促進檔案法治化管理，首先要實現(xiàn)檔案資料收集的精準性，因為，企業(yè)不同階段的經(jīng)營與發(fā)展中必然會產(chǎn)生大量的檔案資料，而對這些資料進行識別、收集、分類、歸納，實現(xiàn)精準的資料是檔案管理規(guī)范化的重要前提。很顯然，當前已經(jīng)進入了信息化時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術的深度應用，使得企業(yè)檔案的管理方向更加明確化，同時也使得各種檔案信息的收集方式更為便捷，收集質量更為精準以及高效。通過利用互聯(lián)網(wǎng)以及大數(shù)據(jù)的便捷優(yōu)勢與強大的技術功能，快速且精準地識別檔案資料的數(shù)據(jù)保證檔案數(shù)據(jù)的完整性、有效性。為企業(yè)檔案的規(guī)范化管理以及后續(xù)檔案資源的利用與精準服務的進一步開展指明了方向。與此同時，將信息技術利用在檔案資源的規(guī)范化建設中，還能夠有效節(jié)省檔案使用人員的時間，快速檢索、調閱所需要的檔案，節(jié)省時間保證檔案管理的服務效率，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來。很顯然，互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的應用保證了檔案管理從量變到質變的飛躍，保證檔案管理各個環(huán)節(jié)的有效進行，使其銜接更為緊密，同時為檔案管理的規(guī)范化、法治化建設鋪平道路。

2.要加強檔案資源的優(yōu)化與整合

檔案管理規(guī)范化建設的最終目的是為了實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，從而便于后續(xù)的高效管理與利用。而信息技術以及互聯(lián)網(wǎng)的誕生與應用，顯著地加速了各種信息與資訊的高效傳播，同時也為企業(yè)檔案管理的規(guī)范化建設開辟了新路徑，拓寬了新渠道。所以，應用信息技術參與企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程已經(jīng)成為大勢所趨，顯而易見，在加強企業(yè)檔案管理規(guī)范化上也是如此，規(guī)范化管理的前提是要實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化、信息化。很顯然，在加強檔案資源的優(yōu)化與融合上就要借助信息技術的優(yōu)勢來推進整合效率與整合質量，利用信息技術為檔案資源的收集、整理、管理、利用開辟新路徑。利用信息技術，比如大數(shù)據(jù)技術建立起數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，不僅僅能夠很好地突破傳統(tǒng)人工管理模式的封閉性與滯后性，更加顯著地增強優(yōu)化檔案的利用效果，而且可快速識別用戶的檔案需求，使檔案管理更加的人性化、便捷化。同時，還能夠快速整合各種信息資源，使不同部門的員工進行檔案管理時更加的便捷，有效保證了檔案管理和使用效率的提高，降低人工成本和物力成本，使得企業(yè)的檔案管理更加優(yōu)質與高效。同時，由于傳統(tǒng)的檔案管理都是紙質文件、資料，不僅需要一定的空間，而且對于存儲環(huán)境有著十分特殊的要求，如防潮、防霉等等，而當前將信息技術應用在檔案管理中，實現(xiàn)了數(shù)字化管理，通過一些檔案管理的APP等實現(xiàn)對檔案進行云儲存，避免了檔案紙質資料的損壞，而且在傳播和調閱的過程中，更加的方便快捷，無懼檔案丟失損壞的煩惱，而且數(shù)據(jù)存儲沒有空間的煩惱。所以，通過互聯(lián)網(wǎng)和信息技術的應用實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化與整合，使檔案管理的路徑更加多樣化、立體化，顯著地提高了檔案資源規(guī)范化、法治化建設與管理的速度和質量，不僅實現(xiàn)了規(guī)范化檔案管理的基本前提，而且還大大加速了檔案管理信息化的進程。

三、檔案規(guī)范化、法治化建設與管理中存在的不足

1.相關部門缺乏對檔案管理的重視

如前文所說，檔案管理貫穿了企業(yè)的各個階段，所以必然的，檔案管理牽涉到各個領域，并且涵蓋了企業(yè)發(fā)展周期的全過程，包括文書、科技、人事、會計等內容，要將這些內容以及資料按規(guī)范要求來規(guī)范管理，顯然不是一件容易的事。除了技術層面的支持外，還需要高度的重視，調動起全體成員對檔案管理的認知，但是顯然，當前企業(yè)相關部門對于檔案管理的重要性認識不清，片面地認為檔案管理不過是些已經(jīng)過時了的資料，具體體現(xiàn)在幾個方面，首先在檔案管理隊伍上的投入不夠，沒有就檔案管理的流程進行梳理，對于檔案管理的職責沒有進行明確的分配，由于企業(yè)的發(fā)展以及管理需要，常常會產(chǎn)生很多反復更新的資料，由于檔案管理的重視度不夠，在譬如此類檔案資料的整理上往往未能即時地進行更新替換處理，這就導致后續(xù)在利用時會出現(xiàn)偏差，尤其是一些技術性質的檔案，必然會帶來困擾與阻礙;除此之外，對于檔案管理隊伍專業(yè)水平的重視度也不夠，多數(shù)企業(yè)在檔案管理人才的引進上投入不夠，多是從企業(yè)內部選拔檔案管理人員，或是一人身兼多職，這就導致了企業(yè)檔案管理的質量與效率得不到保障，具體表現(xiàn)在缺乏專業(yè)的檔案管理背景，對于檔案管理的流程與要求，以及對于檔案管理需要達到的目標不明確，尤其是在信息化管理要求下，相關的檔案管理軟件操作能力低，種種不足都無法滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需求。