何芳

摘 要：目前企業(yè)進(jìn)行檔案管理一般執(zhí)行的是雙軌制管理機(jī)制，這是對檔案采取紙質(zhì)以及電子兩種存儲方式，并分別進(jìn)行管理的機(jī)制。這是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代發(fā)展帶來的信息化管理體系的趨勢。電子檔案是新時期檔案的主要形式，資源來源廣泛，儲存方式多樣，并且有一定的形成規(guī)律。而對于電子文件和信息來說，必須要通過歸檔處理才能變成電子檔案，但是這項(xiàng)操作中存在一些問題需要解決?；诖?，本篇文章討論了電子檔案資源的種類和形成規(guī)律，并探討對其進(jìn)行鑒定與歸檔的方法，分析歸檔管理中遇到的問題，最后提出如何提高電子檔案的歸檔管理水平。

關(guān)鍵詞：電子檔案;歸檔管理

一、引言

電子檔案是當(dāng)前進(jìn)行檔案管理的主要形式，是利用計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行儲存的方式，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。隨著時代的發(fā)展，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)水平的提升，很多資料逐漸發(fā)展成電子化和數(shù)字化，而不是依靠紙質(zhì)載體進(jìn)行儲存，這促使電子檔案成為檔案管理的主流。而當(dāng)前來說，電子檔案逐漸使用云存儲的方式進(jìn)行儲存，更加方便，而且儲存時間的持續(xù)性進(jìn)一步提升。相對來說，電子檔案的優(yōu)勢更為明顯，管理起來也更加便利。歸檔操作就是對電子文件和信息轉(zhuǎn)變成電子檔案的必要操作，需要遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，按照制度進(jìn)行。但是因?yàn)楦鞣N因素的影響，在歸檔管理工作中，還存在一些問題，影響到歸檔管理工作的開展。本次研究主要是分析這方面的問題，并就問題提出科學(xué)的解決措施，致力于提升新時期電子檔案的歸檔管理水平。

二、企業(yè)電子檔案資源的種類和形成規(guī)律

企業(yè)發(fā)展過程中，電子檔案資源也不斷豐富，基本都是從生產(chǎn)活動中集中出現(xiàn)的，具體的種類很多，包括文書、合同、職工、財會等類型，其涉及的“檔案源”也比較復(fù)雜，比如照片、影像圖片等實(shí)體檔案，還有電子化的檔案信息，比如個人檔案的電子版等，另外還有數(shù)據(jù)庫文件等。企業(yè)中還擁有豐富的文書檔案，比如各個會議的記錄紀(jì)要、規(guī)章制度、督察檢查巡察和迎檢迎評的匯報材料、年度計劃、總結(jié)、中長期發(fā)展規(guī)劃、重要的請示及批復(fù)、干部人事任免和人員花名冊等內(nèi)部使用文件。

電子檔案是在特定規(guī)律下形成的，主要從來源、結(jié)構(gòu)和范圍進(jìn)行分析。從來源上說，企業(yè)的不同職能部門的不同崗位員工本身以及工作期間會產(chǎn)生各種資料，收集、整理和歸并到一起后，就形成檔案。隨著時代的發(fā)展，檔案來源不斷變化，獲取方式更加廣泛，來源途徑更加多樣，所以需要以動態(tài)化的態(tài)度面對各種來源。從結(jié)構(gòu)上說，最開始是甲骨文，之后發(fā)展出紙張，再發(fā)展出電子文件，這是檔案結(jié)構(gòu)的發(fā)展歷程，這意味著檔案是從單一到多樣，隨著檔案結(jié)構(gòu)的豐富，給檔案人員管理也提出更高要求。從范圍上說，橫向覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，縱向滲透范圍也不斷加深和擴(kuò)張。

三、企業(yè)電子文件的鑒定與歸檔方法

1.鑒定方法。這項(xiàng)操作需要在資料歸檔之前進(jìn)行，目的是明確檔案資料的價值，方便進(jìn)行電子檔案的分類管理。對于企業(yè)產(chǎn)生的電子文件中，對企業(yè)發(fā)展有利用查詢、保管等價值的文件，才有必要做成電子檔案進(jìn)行保存，其他重復(fù)性強(qiáng)、毫無意義的文件直接就可以刪除。進(jìn)行鑒定還需要判斷文件的真?zhèn)巍Ｖ饕钦J(rèn)定文件是否是當(dāng)時當(dāng)人當(dāng)事形成的，是否是原始文件。一般企業(yè)的檔案部門保管的電子檔案，都是文件原件的掃描保存或自身轉(zhuǎn)變成電子形式進(jìn)行保存，否則會失去儲存價值。歸檔時還需要區(qū)別出原件與復(fù)印件，企業(yè)需要將原件歸檔，保證電子文件的原始性，確保其可以作為憑證和依據(jù)。另外鑒定工作還需要評價具體資料的完整性，包括需要?dú)w檔的資料本身是否齊全、數(shù)據(jù)完整，且文件與電子化軟件的連接有效，以確保電子文件的完整。比如說一些需要保存的歷史記錄，或者作為憑證依據(jù)的電子單據(jù)、證書等，就要求完整性且具備檔案的應(yīng)有屬性，并可以作為檔案進(jìn)行儲存。

2.歸檔方法。對于具體的歸檔操作，要先編好文件的順序，明確具體的保管期限，之后按規(guī)定和程序進(jìn)行移交操作。就目前來說，電子文件的歸檔方法有兩種，軟盤歸檔和網(wǎng)絡(luò)置換歸檔，前者是借助打字機(jī)中的文件軟盤或沒有聯(lián)網(wǎng)的軟盤，編號之后，錄入文件信息，方便查詢。后者是提前告知管理部門做好相應(yīng)的置換工作，然后在移交操作中由文件管理部門利用網(wǎng)絡(luò)向檔案部門傳送檔案文件以及移交相應(yīng)的管理權(quán)，其間所有的電子文件歸檔需要打印出目錄進(jìn)行備份，如果是特別重要的電子文件，還要打印備份，復(fù)制到軟盤中儲存。最后交接方按規(guī)定進(jìn)行交接手續(xù)并簽字負(fù)責(zé)。

另外，對于其中的電子信息，需要進(jìn)行歸檔操作處理之后才能作為電子檔案進(jìn)行管理，否則就只是一種電子文件。歸檔操作處理流程是將每份電子信息裝訂成檔案基本單位，然后設(shè)定本質(zhì)上是元數(shù)據(jù)的電子封面，這些操作都需要按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。

四、企業(yè)電子檔案在歸檔管理中遇到的問題

1.管理制度不健全。企業(yè)在電子檔案管理中制定的歸檔管理制度并不全面，存在一些缺漏。比如對于歸檔范圍責(zé)任主體的界定不明確，這可能導(dǎo)致追責(zé)時無法確定責(zé)任人;歸檔方法標(biāo)準(zhǔn)不全面，使得獲得的電子檔案存在一些差異性，難以統(tǒng)一儲存;電子檔案形式不統(tǒng)一，同一介質(zhì)的文件有多種形式，導(dǎo)致重復(fù)歸檔處理，造成資源的浪費(fèi);當(dāng)前使用的歸檔管理制度大部分都沒有及時更新，無法適應(yīng)社會形勢的發(fā)展，難以滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展進(jìn)行電子檔案歸檔管理的需求。

2.對設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強(qiáng)。當(dāng)前多媒體技術(shù)的發(fā)展十分快速，這使得電子檔案面對的技術(shù)環(huán)境因素更加復(fù)雜。而其存儲必須借助特殊的設(shè)備進(jìn)行，包括對信息的讀取和傳輸也需要利用特定設(shè)備實(shí)現(xiàn)。因?yàn)殡娮蛹夹g(shù)的快速發(fā)展，電子檔案進(jìn)行存儲的載體也需要隨之發(fā)展，過去使用的載體在快速發(fā)展的讀取技術(shù)下，可能不長時間就沒有設(shè)備可以支持讀取功能，導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)空白和缺失。假如單純進(jìn)行文字處理，進(jìn)行電子化管理比較簡單，標(biāo)準(zhǔn)化水平也很高，技術(shù)上的要求較低，不需要特別先進(jìn)的技術(shù)就可實(shí)現(xiàn)。但多媒體化的快速發(fā)展，意味著電子文件結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜，信息來源和形式都多樣化，成為一種集合體，處理有一定難度。比如在字處理文本上，工作人員可以直接進(jìn)行簽字，或者直接聲音批示，按照不同處理方法放置到不同的數(shù)據(jù)庫或載體中。另外，技術(shù)更新速度太快，也導(dǎo)致其中的非標(biāo)準(zhǔn)信息增加，進(jìn)行歸檔處理的難度增加，這意味著需要在電子化環(huán)境中才能實(shí)現(xiàn)對電子檔案的可讀性。