王術(shù)

【摘 要】就行政管理本身的職能而言，其管理水平會對國有企業(yè)內(nèi)部各種工作的順利開展產(chǎn)生很大的應有，所以要想加強企業(yè)各部門之間的溝通和交流，使企業(yè)的生產(chǎn)運營得以順利進行，就必須要在當下重視并做好國企行政管理工作。本文對國有企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀進行簡要說明，并對新時期國有企業(yè)行政管理提出合理建議，以促進國有企業(yè)的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】新時期;國企;行政管理

在國有企業(yè)中，管理工作是中心“樞紐”，負責上傳下達，負責各個部門之間的鏈接。同時，由于行政管理辦公室是企業(yè)面向外界的“門面”，行政管理水平對國有企業(yè)業(yè)務(wù)的順利進行有著重要的影響，也是衡量國有企業(yè)能力的重要指標。但是，國有企業(yè)的內(nèi)部管理很復雜，需要完善的管理體系來形成更好的工作方式，為國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。本文提出了一些改進國有企業(yè)行政管理的策略以期幫助國有企業(yè)的行政管理人員。

一、國有企業(yè)中行政管理的功能

管理工作主要包括企業(yè)內(nèi)外的交流，上傳下達所有類型的信息，牽頭和總結(jié)不同的任務(wù)，監(jiān)督和管理不同的部門等。具體而言，國有企業(yè)管理的主要功能可以分為以下幾個方面：

（1）協(xié)助功能。在執(zhí)行工作、安排和核驗特定工作方面，行政辦公室需要結(jié)合上級機構(gòu)的安排和領(lǐng)導的態(tài)度，對加強企業(yè)經(jīng)營、維持正常工作環(huán)境、確保工作質(zhì)量非常重要。

（2）參謀功能。作為企業(yè)整體的重要樞紐，國有企業(yè)辦公室扮演著領(lǐng)導的“左膀右臂”的重要角色。因此，行政管理工作不能簡單地理解為接待的登記、官方文件的發(fā)送接收等。為了在國有企業(yè)的行政管理中做好工作，需要把握整體的思維和戰(zhàn)略。在企業(yè)發(fā)展的過程中，需要牢牢把握工作焦點。

（3）中樞功能。辦公室在管理過程中必須履行協(xié)調(diào)的工作，要對工作環(huán)境進行維護，并且及時地發(fā)布上級領(lǐng)導的命令和指示，上行下達方面的工作要妥善完成。

（4）監(jiān)督功能。企業(yè)的發(fā)展是否得以順利施展，領(lǐng)導者的正確決策能不能得到完美執(zhí)行，都需要依靠行政管理的監(jiān)督功能。它不僅有效地促進了企業(yè)所有工作的順利發(fā)展也促進了國有企業(yè)工作方式的改善。

（5）服務(wù)功能。因為行政工作是一種“服務(wù)”，所以有必要確立服務(wù)意識。所有的行政人員都需要從日常工作做起，增強責任感。積極為領(lǐng)導決策、不同部門之間的協(xié)調(diào)與合作、基層之間的溝通與聯(lián)系做出貢獻，在各種業(yè)務(wù)中做好工作，開辟順利發(fā)展的道路。

二、新時期國有企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀

（一）需要提高行政管理人員的質(zhì)量

行政管理工作很復雜，行政管理人員必須始終保持嚴格的工作態(tài)度。作為企業(yè)“門面”的代表，行政人員必須具備良好的專業(yè)素質(zhì)和良好的服務(wù)態(tài)度。但是，在實際工作中，國有企業(yè)的行政人員卻存在工作熱情低等問題，這中態(tài)度顯然是錯誤的，它使得行政人員無法及時完成領(lǐng)導分配的任務(wù)，不僅影響了公司內(nèi)部的團結(jié)與合作，也破壞了公司的外部形象。

（二）行政人員的工作負荷過大

國有企業(yè)的行政工作通常以協(xié)調(diào)和服務(wù)為重點。擁有更多業(yè)務(wù)的大型國有企業(yè)，人員和工作內(nèi)容的構(gòu)成更加復雜，需要協(xié)調(diào)的任務(wù)也隨之增加。如果員工工作太多無法當天完成，文檔將會堆積如山。隨著時間的推移，文檔的積累會變重，會成為工作人員的負擔。此外，行政管理人員也需要在召開會議之后，完成會議的記錄。在人員有限的情況下，工作負載相對較大。

（三）檔案工作中的沖突問題

檔案工作是國有企業(yè)行政管理的重要職責之一，但是目前紙質(zhì)檔案的保管沒有標準化，檔案和資料工作很辛苦。在國有企業(yè)的行政事務(wù)處理中，文件管理是很重要的部分。許多工作內(nèi)容和文件以紙質(zhì)文件的形式分發(fā)和保存，然后放入保管管理。但是，在實際工作過程中，國有企業(yè)的文件管理存在很多問題，大部分文件都是按照檢查要求制作的，不規(guī)則的管理經(jīng)常發(fā)生。

三、新時期國有企業(yè)行政管理的可行策略

（一）進一步深化服務(wù)理念

首先，在國有企業(yè)辦公室管理的過程中，需要確立“大服務(wù)”的基本理念，將自身的工作定位于“服務(wù)型”，不斷改善員工的服務(wù)意識，充分履行他們的責任。積極擴大服務(wù)目標，不僅要服務(wù)于領(lǐng)導，還要服務(wù)于各個基層部門。為了應對員工提出的各種問題，最好遵守公平性和開放性原則，并請教專家來處理這類問題。第二，由于國有企業(yè)辦公室管理的特殊性和復雜性，工作人員必須在實際工作中保持清醒的意識，勇敢站出來，對工作錯誤負責，時刻保持嚴謹細心的工作態(tài)度，做到大小事情沒有錯誤和遺漏。

（二）靈活使用信息技術(shù)

隨著社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，在市場經(jīng)濟條件下，中國企業(yè)的競爭力越來越強，國有企業(yè)對信息技術(shù)的依賴程度逐漸提高。信息技術(shù)的發(fā)展加速了國有企業(yè)的發(fā)展速度和競爭的激烈程度。在這樣的新形勢下，國有企業(yè)辦公室管理工作的改革與以往的企業(yè)辦公室手法有所不同。為了提高行政組織構(gòu)建的效率，有必要充分利用信息技術(shù)構(gòu)建國有企業(yè)的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)。在信息技術(shù)的幫助下，決策者可以綜合了解相關(guān)信息，并根據(jù)市場需求靈活地進行更改。通過企業(yè)的內(nèi)部管理信息系統(tǒng)，可以了解旗下小公司和分店的運營情況，從而提高管理的效率和簡化辦公手續(xù)。國有企業(yè)可以建立一個檔案管理的電子數(shù)據(jù)庫，方便檔案檢索，有效提高檔案管理效率，減輕文職人員檔案管理負擔。

（三）加強辦公室團隊建設(shè)

在國有企業(yè)中，辦公室始終是具有其它部門所不能代替的地位的。不僅是企業(yè)的服務(wù)中心和信息中心，還可以協(xié)調(diào)不同部門之間的關(guān)系，為企業(yè)的決策提供建議。因此，為了提高事務(wù)的效果，建立高素質(zhì)的人才隊伍尤為重要。在組建人才團隊的過程中，國有企業(yè)需要將辦公室人才團隊的組建整合到企業(yè)開發(fā)戰(zhàn)略中。需要遵守以人為本的理念，從現(xiàn)代人力資源管理的理念中學習，實現(xiàn)人性化管理。必須遵守公正和正義的原則，平等公正地對待所有員工，加強人與人的交流，建立相互理解和信任的場所。在生活中，員工也需要相互關(guān)愛，建立良好的合作關(guān)系，充分展現(xiàn)辦公室的風格和情感，營造出充滿核心力量和親和力的辦公室氛圍。

（四）加強對行政管理的督查督辦

對于行政管理工作的監(jiān)督需要結(jié)合實際情況一步步落到實處。要辦到這一點，必須以公司的中心工作為基礎(chǔ)，在解放思想、創(chuàng)新方法、落實工作等方面，做到每一個人每一層級都負責起來，形成一個層層抓落實、一級監(jiān)督一級的工作局面，并且與此同時還要加大對行政管理工作的督查督辦之力度，具體可以從以下幾點來完成：第一點，督辦的通報考核需要強化起來。每月的月報、每季的季報以及每年的年報都要落到實處，并讓其自發(fā)成為常規(guī)機制。這樣不僅可以讓各個部門之間的各個成員清晰地看到自身的不足，還能從報表中看到其他人的優(yōu)異之處，從而展開積極的探索和學習。與此同時，還要形成人人為自己所作所為負責的機制，所負責的工作出的任何差錯都由當事人承擔;第二點，要以中心工作為重點。任何公司任何單位任何部門的工作，都有一個或多個工作重心，必須要緊緊圍繞中心工作來開展;第三點，督查督辦的方式也要做到與時俱進，不斷地進行創(chuàng)新。不僅需要根據(jù)重要性對監(jiān)管事項進行分類，設(shè)定各種評價權(quán)重，還要對復雜的日常工作進行一個優(yōu)先級評定，提高工作的有效性和科學性。此外，對于需要較長處理時間的“持續(xù)性事項”，將在限制時間完成之前設(shè)置多個周期性反饋節(jié)點，以便于有效跟蹤對象處理過程。同時，評價的焦點從過去的“按時反饋率”變成了現(xiàn)在的“按時辦結(jié)率”，強化了結(jié)果意向。此外，我們必須遵守公平公正的原則，改善評價機制，避免“辦事越多、扣分越多”，多做點事來改善部門的熱情。

（五）提高檔案管理效率

關(guān)于行政人員的檔案管理工作，其必須首先根據(jù)工作制度和工作流程的要求下執(zhí)行相關(guān)的工作。此外，還必須根據(jù)自己的工作經(jīng)驗和各種工作內(nèi)容的客觀需要，判斷是否需要立即提交文件。行政工作人員必須要具備全局的意識，積極了解各部門的責任和內(nèi)容，及時傳達和掌握不熟悉的問題，提高比對類似文件的效率。對于高度機密的重要文件，為了防止信息被泄露的風險，必須保持機密性，履行機密性義務(wù)，并將歸檔和文件保持在自己的限制范圍內(nèi)。如果文檔的內(nèi)容包含公司的職能關(guān)系，則必須在收集之前檢查文檔的內(nèi)容，必要時需要收集和整理其他部門的臨時文件。最重要的是，要掌握文檔的內(nèi)容，根據(jù)不同的客觀要求和專業(yè)性來判斷文檔的處理方式，在沒有延遲的情況下最大化文件管理的效率，避免在處理檔案工作方面浪費太多的人力物力以及時間。

（六）持續(xù)改進辦公室制度的建立

建立和完善部門規(guī)章制度，可以保證辦公室的標準化有序運營，同時，還可以對現(xiàn)有制度的有效性和適應性方面進行確認，一旦發(fā)現(xiàn)不合理之處，就可以開始著手改進，這樣就可以讓制度的有效性和一致性得到確保。并且還需要對制度本身的強制力進行不斷的改善，將實際工作與業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化緊密結(jié)合起來，然后及時地去除那些不符合實際要求的內(nèi)容，讓制度的內(nèi)容制定來源于實踐，從而達到提高工作水平的目的。另一方面，有必要持續(xù)提高辦公室職員的管理能力，在規(guī)則方面要對全體職員進行培訓，加強執(zhí)行文化的構(gòu)建和培養(yǎng)。建立行之有效的監(jiān)督機制和激勵機制，完善評價體系。及時優(yōu)化監(jiān)督和薪酬機制，獎勵績效優(yōu)異的部門和個人，懲罰績效低、培訓后不能滿足工作要求的員工。通過不斷完善部門管理機制，行政管理和公司制度將進一步優(yōu)化，從而確保辦公室協(xié)調(diào)、標準化、有序運營。

四、結(jié)束語

本文主要介紹了國有企業(yè)行政管理中的一些缺點和改善管理效率的策略內(nèi)容。分析表明，新時期，在現(xiàn)代國有企業(yè)的發(fā)展中，人們越來越關(guān)注國有企業(yè)的行政管理效率，無論國有企業(yè)的哪個部門都必須改善他們自身的工作效率。提高行政管理工作效率的關(guān)鍵是提高整個行政部門工作人員的質(zhì)量，完善管理機制，加強團隊建設(shè)。這樣才能提高行政管理部門的工作效率，提高國有企業(yè)的工作效率。在新的時代，國有企業(yè)的行政管理者可以加強政治理論的專業(yè)研究，改善全面能力，更好地完成工作。

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