曲國成

摘要：檔案管理是一項復雜而艱巨的工作，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的要求，制約著檔案局工作的發(fā)展，本文主要是針對檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作的開展情況進行了深入的研究分析，通過結(jié)合本次研究，提出了一些自己的意見和建議，以此提高我局檔案管理的現(xiàn)代化水平，提升檔案管理的服務水平。

關鍵詞：檔案局;檔案管理工作;現(xiàn)代化

引?言

檔案局檔案管理工作有著非常重要的作用和意義，隨著經(jīng)濟的發(fā)展和科學技術的進步，人們對檔案管理工作的方方面面都有了更高的要求，這就促使檔案局的檔案管理工作逐漸向著現(xiàn)代化、科技化的方向發(fā)展，未來必將發(fā)展成為一個綜合性的檔案信息管理工作，職責多樣化，不再是簡單的檔案管理。因此，為了滿足現(xiàn)代化檔案管理的要求，檔案局要與時俱進，改革創(chuàng)新，對現(xiàn)有的檔案管理方式方法進行優(yōu)化。

1.存在的問題

1.1檔案存儲制度不完善。基層檔案局的主要工作就是對本地區(qū)檔案的收錄、管理、查詢等業(yè)務，但是在實際工作中，檔案局卻存在著工作制度不完善的情況，造成這一問題的原因主要有兩個方面，一方面是我局自身在制度、工作流程等方面的問題，另一方面是其他有關部門之間不配合。有一些部門本應將檔案交由檔案局進行統(tǒng)一管理，但是他們更愿意自己管理自己的檔案，對于其他部門來說，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來就會造成檔案管理局內(nèi)部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質(zhì)。

1.2人員設置不合理。基層檔案局的檔案管理工作主要可分為兩大部分，一部分是檔案的整理、裝訂、錄入存檔及管理，另外一部分是檔案的查閱。其中，檔案查閱是檔案局的重要工作之一，也是對外開放的一個主要窗口，但是在實際工作中，我局沒有對這項工作給予更多的重視，因此在人員配備上，年齡結(jié)構(gòu)偏大，沒有配備年輕的新鮮力量，往往會選擇安排一些年紀大，業(yè)務能力相對較弱，甚至對于信息化技術了解甚少，并不能夠熟練的操作電腦的人員，他們在接待來訪群眾時，電腦操作慢、不熟練，只能進行一些簡單的查閱，而且查閱速度慢，這就給檔案管理工作造成了很大的阻礙，需要我局對檔案查閱工作給予高度的重視。

1.3檔案管理施展空間有限?；鶎訖n案管理雖然已有了初步的規(guī)模，但是現(xiàn)如今各個行業(yè)都在不斷的發(fā)展和壯大，檔案局也需要加快改革發(fā)展的步伐，進行新一輪的革命，進行全新的規(guī)劃，這樣做的目的主要是為了更加方便人們查閱檔案和調(diào)取檔案。但是在實際的規(guī)劃過程中會遇到很多問題和阻礙，一是人手不足的問題，因為檔案常年積累，數(shù)量巨大，范圍廣，在重新整理的時候必將會花費大量的時間、人力、物力、財力等，二是很多基層檔案局雖然想要改善現(xiàn)狀，卻總是因為改革耗時太大，牽扯的精力太多，涉及到方方面面，人們總是安于現(xiàn)狀。

2. 改進措施

2.1完善檔案管理制度，健全檔案管理制度化流程。完善檔案管理制度是非常重要的，完善的制度是其他業(yè)務工作開展的基礎和前提。對于我局來說，急需完善現(xiàn)代化檔案管理制度，同時加強與其他有關部門建立密切合作聯(lián)系，將現(xiàn)代化電子信息技術和檔案管理工作相結(jié)合，借助計算機技術這一載體來開展各項檔案管理工作。計算機本身有著非常高的運算速度，這一點是人工所不能相比的，另外，計算機還擁有巨大的儲存空間，不需要很大的空間就能存儲大量的檔案信息，可以有效代替以往的紙質(zhì)檔案，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，這對于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價值。檔案管理流程要涉及檔案管理工作中的方方面面，如在檔案錄入過程中，需要對檔案的信息有詳細的描述，保障檔案信息的完整性和有效性，比如相關的人名、地點、時間、事件等。加強審核力度，如果發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或遺漏的地方，立刻對其修改和補充，重復部分予以刪除，進一步提高檔案信息的準確度。其次，要對檔案進行統(tǒng)一分類分號管理，現(xiàn)代化檔案管理工作對計算機技術有著非常大的依賴性，每一份紙質(zhì)檔案資料我們都要進行電子化管理，將其逐一錄入到計算機中，為了保證日常檔案在檢索使用過程中的效率和效果，我們會按一定的規(guī)范和標準將檔案信息加以區(qū)分，進行統(tǒng)一分號。在進行檔案分類時，工作人員需要對檔案信息進行全面的整理、檢查和核對，避免因為人為等客觀因素失誤導致檔案信息出現(xiàn)混亂、雜亂現(xiàn)象。最后，需要對摘要進行規(guī)范，在檔案檢索過程中，為了進一步提高檔案檢索的效率，可以通過進一步規(guī)范和標準對檔案題名和摘要的方式，避免因為描述不清導致查找不到相關信息，失去準確性。

3.2加強工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)，培養(yǎng)現(xiàn)代化檔案管理人才。

基層檔案管理中工作人員的自身素質(zhì)是非常重要的，他們是工作在檔案管理一線的人，對工作的開展有著重要的影響，首先應該能夠熟練的操作電腦，信息化時代，各行各業(yè)飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及，熟練的操作電腦不僅可以提高工作效率，而且可以實現(xiàn)信息的實時傳輸，提高共享性。要想提高工作人員素質(zhì)，就要定期開展學習培訓，掌握最前沿的信息化工作方式和手段，培養(yǎng)出一支有著現(xiàn)代化信息技術水平的專業(yè)型人才，這為今后檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展有著十分重要的意義。其次，現(xiàn)代化檔案管理人員還需要對專業(yè)的檔案管理知識有詳細的理解和掌握，專業(yè)性要強，因為檔案工作所涉及的專業(yè)知識范圍十分廣泛，種類繁多，要同時涉及較多的檔案管理內(nèi)容，要求檔案管理人員需要對專業(yè)的知識有全面的理解和掌握，最好是專業(yè)對口，進行崗前培訓和考核，持證上崗，這才能更好的發(fā)揮出檔案管里人才的作用。最后，我局的工作人員還應該愛崗敬業(yè)，具有一定的敬業(yè)精神和無私奉獻精神，尤其是在接待群眾來訪者時，要耐心、細致，為群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務，認真的做好自己的本職工作。

3.3加強各個部門之間的交流和合作，提高檔案管理的技術和工作效率。要想從整體上更好的提升基層檔案管理局的工作，我們首先就應該加強各個部門之間的交流和溝通，不能封閉僵化，比如說，以往檔案管理局不能夠完整的、全面的收錄相關部門的檔案并不是其他部門不愿意合作，而是因為基層檔案管理局缺乏與其他部門的溝通和交流，合作性不強，所以加強各個部門之間溝通，是順利合作的一個良好開端，也為檔案局今后的規(guī)范化發(fā)展做了很好的鋪墊。

5 結(jié)語

在新時代，科學技術飛速發(fā)展的過程中互聯(lián)網(wǎng)逐漸普及，電子科技和信息技術現(xiàn)代化已經(jīng)實現(xiàn)了全覆蓋，這既給我局的檔案管理工作改革帶來了巨大的發(fā)展機遇，同時也使得我局的檔案管理工作面臨著新的巨大挑戰(zhàn)。我局要充分借助“互聯(lián)網(wǎng)+”這一信息平臺載體，順應時代發(fā)展的潮流，檔案管理工作必然要朝著現(xiàn)代化的方向去發(fā)展。在實際的檔案管理工作中，不僅要有效的利用和結(jié)合先進的計算機信息技術，同時還需要對現(xiàn)代化的檔案管理工作制度進行優(yōu)化和完善，培養(yǎng)一批具備現(xiàn)代化檔案管理知識的專業(yè)性人才，使的現(xiàn)代化檔案管理隊伍的水平和素養(yǎng)能有顯著地提高，能夠更好的完成各項檔案管理工作，使得檔案管理工作標準化、規(guī)范化，提高檔案管理的效率和效果，進一步促進我國社會經(jīng)濟的又好又快發(fā)展。

[參考文獻]

[1]劉文萍.提升電子公文歸檔與電子檔案管理——浙江省檔案局出臺《浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》[J].中國檔案，2015，03：36-37.

[2]范興化.新時期機關檔案管理存在的問題及改進措施[J].黑龍江檔案，2014

[3]馮躍龍.試論縣級檔案局現(xiàn)代化檔案管理工作 [J]. 辦公室業(yè)務，2016，03：134.

山東省棲霞市檔案局