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        一種數(shù)字化翻譯簽審流程系統(tǒng)的研究

        2021-09-10 07:22:44姚慶豐
        科技尚品 2021年1期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)數(shù)字化

        姚慶豐

        摘 要:在傳統(tǒng)的聯(lián)絡(luò)工程工作中,外來圖紙的翻譯轉(zhuǎn)化需要經(jīng)過先打印圖紙,然后在圖紙上翻譯內(nèi)容,最后一步步簽審的過程。隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展,傳統(tǒng)方式既落后又效率低下,因此,有必要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新系統(tǒng),對(duì)從圖紙翻譯到簽審結(jié)束的整個(gè)流程進(jìn)行管理,讓聯(lián)絡(luò)工程工作跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。全流程的數(shù)字化管理節(jié)能環(huán)保,又能提高工作效率。

        關(guān)鍵詞:圖紙翻譯;簽審;數(shù)字化;管理系統(tǒng)

        中圖分類號(hào):H085 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1674-1064(2021)01-058-02

        DOI:10.12310/j.issn.1674-1064.2021.01.026

        外來圖紙的翻譯和轉(zhuǎn)化是聯(lián)絡(luò)工程工作中一項(xiàng)很重要的內(nèi)容,如今,工程圖紙的翻譯轉(zhuǎn)化尚處在原始的圖紙打印—翻譯—簽審—發(fā)放的初級(jí)階段,這種傳統(tǒng)的圖紙翻譯轉(zhuǎn)化模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代化協(xié)同辦公的需要,難以實(shí)現(xiàn)工作效率的大幅提升,更不符合國家大力倡導(dǎo)的節(jié)能、環(huán)保的要求。因此,有必要對(duì)圖紙翻譯轉(zhuǎn)化的現(xiàn)狀進(jìn)行根本性變革,徹底改變眾人腦海中聯(lián)絡(luò)工程人員趴在圖板上翻譯圖紙的固有印象,讓數(shù)字化技術(shù)的程度不斷加深[1],從而提高員工的工作效率及企業(yè)的競爭力。

        1 管理系統(tǒng)的創(chuàng)建

        在創(chuàng)建管理系統(tǒng)時(shí),需要事先全盤考慮每一個(gè)環(huán)節(jié),把每個(gè)環(huán)節(jié)的要求確定下來,為系統(tǒng)的建立做好準(zhǔn)備。本系統(tǒng)需要確立的關(guān)鍵點(diǎn)如下:

        1.1 確定數(shù)字化翻譯流程方案

        經(jīng)過調(diào)研各轉(zhuǎn)包項(xiàng)目的翻譯簽審流程,并結(jié)合流程管理實(shí)踐中一些共性問題的不斷提取和歸納[2],建立如下流程方案:雙擊系統(tǒng)軟件圖標(biāo),登錄系統(tǒng),然后選擇自己要開始的任務(wù)。此時(shí),有五種任務(wù)可供選擇,分別是翻譯、校對(duì)、二校、審核與批準(zhǔn)。當(dāng)選擇翻譯任務(wù)后,根據(jù)系統(tǒng)提示,在系統(tǒng)中完成翻譯任務(wù)。完成后選擇校對(duì)人員,點(diǎn)擊“通過”按鈕,任務(wù)會(huì)自動(dòng)發(fā)送給校對(duì)。選擇其他任務(wù)類型也類似,完成后點(diǎn)擊“通過”按鈕任務(wù)會(huì)自動(dòng)發(fā)送給下一個(gè)角色。當(dāng)選擇翻譯時(shí),無法駁回任務(wù)。當(dāng)選擇為除翻譯外角色時(shí),都可以駁回任務(wù),直至最終批準(zhǔn)發(fā)放。

        1.2 選定通用數(shù)字化文本格式

        通過對(duì)工程圖紙使用的多種數(shù)據(jù)格式比較研究,需要選出一種既便于翻譯,更改和各部門查閱,又盡最大可能保留原工程圖紙數(shù)據(jù)的通用存儲(chǔ)格式。

        目前,各項(xiàng)目所使用的工程圖紙存儲(chǔ)格式多種多樣:有矢量圖如CAT Drawing、CGM等,有像素圖如tif、jpg等。因此,解決方案包括以下目標(biāo):

        匯總圖紙存儲(chǔ)格式類型。

        逐項(xiàng)研究各種格式圖紙轉(zhuǎn)換成通用格式的可行性和最優(yōu)方案,包括使用軟件,參數(shù)設(shè)置,轉(zhuǎn)換效率等,最大限度地保留原始數(shù)據(jù)。

        經(jīng)過反復(fù)研究對(duì)比,并采納不同項(xiàng)目人員的使用反饋,最后把目標(biāo)縮小到Adobe acrobat軟件的格式,即后綴為pdf的文件格式確定為系統(tǒng)所使用的標(biāo)準(zhǔn)格式。

        1.3 制定數(shù)字化翻譯規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

        為了使數(shù)字化圖紙翻譯有統(tǒng)一的要求,特別建立如下數(shù)字化翻譯規(guī)范標(biāo)準(zhǔn):

        高頻詞每圖區(qū)至少翻譯1—2處;字體規(guī)定:黑體;譯文字號(hào)與原文字號(hào)匹配,禁止過大或過小;更改描述欄中的尺寸不轉(zhuǎn)化;弧長尺寸轉(zhuǎn)化后必須增加弧度符號(hào)標(biāo)記;理論尺寸(帶方框)保留三位小數(shù),轉(zhuǎn)化后不加方框;參考尺寸(帶括號(hào))轉(zhuǎn)化后不加括號(hào);對(duì)于圖紙上完整的句子,禁止僅翻譯其中的個(gè)別單詞,翻譯必須完整;圖紙上的關(guān)鍵詞匯,如“X PL”“TYP”等翻譯時(shí)不得遺漏;譯文表達(dá)必須準(zhǔn)確,禁止語言組織混亂,前后不一致,表達(dá)模糊;常用專業(yè)術(shù)語必須按照本項(xiàng)目的習(xí)慣進(jìn)行翻譯,與常規(guī)要求相符合;縮略語的翻譯必須與客戶提供的縮略表一致;“0”就是“0”,無正負(fù)號(hào),無小數(shù)形式;原材料表無須翻譯。

        1.4 簽審方案

        經(jīng)過認(rèn)真分析,確定如下簽審方案:

        簽審時(shí),若該尺寸或文本注釋正確,則右擊文本框,“設(shè)置狀態(tài)”—“審閱”—“已接受”。校對(duì)要在正確的尺寸旁打鉤標(biāo)記;若該尺寸或文本注釋不正確,則右擊文本框,“設(shè)置狀態(tài)”—“審閱”—“已拒絕”。使用“圖畫標(biāo)記”—“繪制橢圓形”工具,對(duì)錯(cuò)誤或有問題的文本進(jìn)行標(biāo)記;還可以通過雙擊橢圓形標(biāo)記,在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。校對(duì)發(fā)現(xiàn)問題后,需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯人員通過“注釋列表”—“篩選注釋”—“狀態(tài)”—“已拒絕”或“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”—“橢圓形”來查找問題。修改后,校對(duì)人員再次對(duì)文件進(jìn)行校對(duì)。重復(fù)以上流程,直到全部“狀態(tài)”都被標(biāo)注為“已接受”,所有“橢圓形”都確認(rèn)修改后,進(jìn)入二校環(huán)節(jié)。二校人員要在正確的尺寸旁做第二次打鉤標(biāo)記。若發(fā)現(xiàn)翻譯或校對(duì)過程中出現(xiàn)問題,則參考校對(duì)的橢圓形標(biāo)記方法,將錯(cuò)誤或有問題的文本標(biāo)記,并在注釋框中填寫正確文本或必要修改信息。二校發(fā)現(xiàn)問題后,需將問題文件駁回至翻譯人員。翻譯和校對(duì)人員根據(jù)橢圓形標(biāo)記及注釋信息進(jìn)行修改。修改并提交后,再次進(jìn)入二校環(huán)節(jié)。重復(fù)以上步驟,直到完成二校流程;審核與批準(zhǔn)過程中遇到的問題需參照校對(duì)和二校的操作方法進(jìn)行并解決。在批準(zhǔn)環(huán)節(jié)結(jié)束后,翻譯人員需確認(rèn)注釋列表中顯示的注釋類型,隱藏所有橢圓形標(biāo)記,即在“注釋列表”—“篩選注釋”—“類型”中,取消勾選“橢圓形”,自此簽審流程完畢。

        2 管理系統(tǒng)的限定性要求

        管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要[3],應(yīng)滿足如下要求:

        封裝成圖標(biāo),雙擊可進(jìn)入登錄界面。

        登錄界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容:

        說明文字

        用戶名及輸入窗口

        密碼及輸入窗口

        登錄按鈕、關(guān)閉按鈕

        軟件版本信息及版權(quán)信息等

        單擊界面的關(guān)閉按鈕,則直接退出本系統(tǒng)。

        在用戶名輸入窗口輸入登錄者的胸卡號(hào),密碼輸入窗口輸入登錄密碼。當(dāng)完成用戶名和密碼窗口的輸入后,按確定按鈕,系統(tǒng)判斷所輸入密碼正確與否,如不正確,系統(tǒng)給出登錄失敗提醒,并保持在登錄界面,如密碼正確,系統(tǒng)將進(jìn)入功能區(qū)界面。

        功能區(qū)界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容:

        1)功能區(qū)操作提示文字;2)登錄者編號(hào)和姓名;3)翻譯按鈕;4)校對(duì)按鈕;5)二校按鈕;6)審核按鈕;7)批準(zhǔn)按鈕;8)關(guān)閉按鈕;

        根據(jù)任務(wù)要求,單擊功能區(qū)上的相關(guān)按鈕。如想退出系統(tǒng),單擊退出按鈕。

        單擊3)—7)的任意按鈕,則進(jìn)入相應(yīng)的操作界面。

        操作界面應(yīng)包含但不限于如下內(nèi)容:

        1)登錄者姓名和編號(hào);2)角色;3)任務(wù)列表;4)持續(xù)時(shí)間;5)發(fā)送單號(hào);6)返回上一級(jí)按鈕;7)關(guān)閉按鈕;8)打開按鈕;9)上傳新文件按鈕;10)刪除按鈕;11)修改發(fā)送單號(hào)按鈕;12)當(dāng)前路徑提示信息;

        登錄者姓名和編號(hào)來自登錄界面用戶名;

        角色來自點(diǎn)擊功能區(qū)界面3)—7)相對(duì)應(yīng)的按鈕操作;

        持續(xù)時(shí)間用來記錄從任務(wù)產(chǎn)生到開始操作之間的時(shí)間。

        單擊返回上一級(jí)按鈕,系統(tǒng)返回功能區(qū)界面。

        單擊關(guān)閉按鈕,退出系統(tǒng)。

        任務(wù)列表來自平臺(tái)相應(yīng)文件夾內(nèi)的信息,單擊任務(wù)列表中的任務(wù)后,單擊打開按鈕,可打開任務(wù)并進(jìn)行相關(guān)操作。當(dāng)任務(wù)為翻譯時(shí),按翻譯部分的要求進(jìn)行翻譯;當(dāng)任務(wù)為除翻譯之外任務(wù)時(shí),按簽審部分的要求進(jìn)行相應(yīng)操作。

        單擊上傳新文件按鈕,出現(xiàn)文件打開對(duì)話框,這時(shí)選擇需要翻譯的文件后,單擊打開按鈕,系統(tǒng)會(huì)提示輸入發(fā)送單號(hào),發(fā)送單號(hào)輸入完畢,需要翻譯的文件的文件名加發(fā)送單號(hào)后自動(dòng)上傳至平臺(tái)指定位置。

        如果上傳文件有誤,在任務(wù)列表中單擊此文件,再單擊刪除按鈕,則文件被刪除。

        如發(fā)送單號(hào)輸入錯(cuò)誤,單擊修改發(fā)送單號(hào)按鈕,系統(tǒng)會(huì)彈出提示窗口,可以修改發(fā)送單號(hào)。

        注:上傳新文件按鈕,刪除按鈕和修改發(fā)送單號(hào)按鈕,僅在角色為“翻譯”時(shí)可用。

        打開任務(wù)后,操作界面有如下變化:

        任務(wù)列表,持續(xù)時(shí)間與發(fā)送單號(hào)被下級(jí)任務(wù)人員列表所替代;增加了通過按鈕;增加了駁回按鈕;增加了取消按鈕;

        任務(wù)操作完成后,如無問題,則簽字蓋章,保存并關(guān)閉任務(wù)窗口,從下級(jí)任務(wù)人員列表中選擇任務(wù)人員并單擊通過按鈕。如發(fā)現(xiàn)問題,則保存并關(guān)閉任務(wù)窗口,單擊駁回按鈕(任務(wù)為翻譯時(shí)除外);單擊取消按鈕則返回操作界面的任務(wù)列表狀態(tài)。

        通過按鈕和駁回按鈕的詳細(xì)說明:

        從下級(jí)任務(wù)人員列表中選擇任務(wù)人員并單擊通過按鈕(如忘記選擇下級(jí)任務(wù)人員,直接單擊通過按鈕,則彈出選擇下級(jí)任務(wù)人員提示窗,任務(wù)未批準(zhǔn)時(shí)除外),系統(tǒng)剪切文件到平臺(tái)下? ?步流程文件夾的下級(jí)任務(wù)人員文件夾內(nèi)(當(dāng)任務(wù)為批準(zhǔn)時(shí),剪切文件到發(fā)放文件夾翻譯者姓名文件夾內(nèi),并刪除歷史記錄文件夾內(nèi)相應(yīng)的文件),文件名和發(fā)送單號(hào)加本級(jí)任務(wù)操作者姓名和日期時(shí)間后綴以示區(qū)別。

        單擊駁回按鈕,系統(tǒng)剪切文件到翻譯者名字的文件夾內(nèi),并在歷史記錄文件夾內(nèi)備份,文件名和發(fā)送單號(hào)加駁回者姓名和日期時(shí)間后綴以示區(qū)別。

        至此,完成一次操作循環(huán)。

        3 管理系統(tǒng)的調(diào)試與實(shí)踐驗(yàn)證

        管理系統(tǒng)創(chuàng)建后,經(jīng)過多次設(shè)計(jì)改進(jìn),完全實(shí)現(xiàn)了預(yù)期目標(biāo)。室內(nèi)各項(xiàng)目組也多次對(duì)該系統(tǒng)實(shí)測,均未出現(xiàn)問題,這說明該系統(tǒng)可以滿足翻譯簽審流程管理需求。

        4 結(jié)語

        本圖紙翻譯申請(qǐng)系統(tǒng)的開發(fā)成功,標(biāo)志著圖紙翻譯轉(zhuǎn)化工作告別了繁重、低效階段,迎來了協(xié)同辦公的新時(shí)期,在現(xiàn)代化生產(chǎn)管理水平方面補(bǔ)齊了短板。另外,它也是聯(lián)絡(luò)工程發(fā)展中的里程碑,標(biāo)志著聯(lián)絡(luò)工程工作進(jìn)入發(fā)展新階段。本系統(tǒng)極大地減輕了翻譯人員的體力付出,也提高了工作效率,改變了聯(lián)絡(luò)工程傳統(tǒng)的工作模式,為聯(lián)絡(luò)工程的后續(xù)工作奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 武戎戎.淺談數(shù)字化在民用飛機(jī)設(shè)計(jì)與制造中的應(yīng)用[J].科技致富向?qū)В?011(23):32-34.

        [2] 王玉榮,彭輝著.流程管理[M].北京:北京大學(xué)出版社,2016.

        [3] 郭東強(qiáng),傅冬綿.現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)[M].北京:清華大學(xué)出版社,2017.

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