夏銘

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理越來越復(fù)雜，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國企事業(yè)單位檔案管理工作不斷推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程。實(shí)際上，數(shù)字化管理是信息技術(shù)的運(yùn)用。為了提高檔案管理的質(zhì)量和效率，使檔案管理更加規(guī)范和舒適，本文分析了數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化;管理;高質(zhì)量發(fā)展

前言

隨著中國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，將對國家的整體競爭力產(chǎn)生重要影響，科技項(xiàng)目的發(fā)展也受到社會的廣泛認(rèn)可。通過創(chuàng)新信息技術(shù)，挖掘科技檔案的潛在價(jià)值，更好地為科技檔案服務(wù)，打造完善的創(chuàng)新檔案管理體系和流程，我國檔案管理信息交流的理論雖然比較復(fù)雜，在實(shí)踐中也會取得一定的成果，但與一些發(fā)達(dá)國家相比，還存在一定的差距，所涉及的理論和技術(shù)還不完善和成熟，必須加強(qiáng)這方面的研究和分析。

一、檔案管理工作相關(guān)概述

檔案管理特別是指公司內(nèi)部需要對日常生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，檔案的管理與員工的個(gè)人隱私息息相關(guān)，與公司的長遠(yuǎn)發(fā)展息息相關(guān)。因此，企業(yè)和檔案管理者應(yīng)重視檔案管理，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。對檔案處理不當(dāng)?shù)模皶r(shí)糾正，及時(shí)與有關(guān)部門溝通，確保信息正確、安全，提高工作效率;對因工傷事故造成檔案損毀的，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)與有關(guān)行政部門聯(lián)系，并將事件的過程和結(jié)果及時(shí)告知管理人員，以便盡快找到糾正方案;為了保護(hù)檔案的完整性，嚴(yán)格保守國家秘密，每個(gè)公民應(yīng)有的責(zé)任感是檔案管理的首要責(zé)任。

二、在現(xiàn)代檔案管理工作中應(yīng)用科技創(chuàng)新技術(shù)的重要作用

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案成為重要的證據(jù)和證據(jù)。為確保為未來社會發(fā)展提供穩(wěn)定的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)支持，必須對現(xiàn)有檔案采取適當(dāng)?shù)墓芾泶胧_保檔案的準(zhǔn)確收集和整理，并通過適當(dāng)?shù)墓芾泶胧┨岣邫n案利用效率，在現(xiàn)代檔案管理中，通過科技創(chuàng)新，對提高檔案管理質(zhì)量將起到重要作用。許多現(xiàn)代技術(shù)和設(shè)備將用于創(chuàng)新科技的應(yīng)用。所采用的技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、平臺技術(shù)等，對于提高檔案管理的質(zhì)量，為資料的查閱和利用創(chuàng)造有利的條件是非常有利的。

三、新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的意義

1、檔案工作服務(wù)質(zhì)量較好

檔案管理計(jì)算機(jī)化一方面利用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)了檔案信息形態(tài)的轉(zhuǎn)變，另一方面通過智能信息檢索，提高了檔案信息的檢索、傳遞和細(xì)分的效率。檔案管理的計(jì)算機(jī)化主要是在檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫，對市場數(shù)字信息進(jìn)行編號、分類和存儲。在文件信息服務(wù)過程中，可以通過主字段或編號訪問所需文件的數(shù)據(jù)。通過優(yōu)化工作形式，提高工作效率，可以提高數(shù)字檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

2、提升檔案工作的安全性

過去，檔案館只保存紙質(zhì)材料。如果保安人員在保管或管理上出現(xiàn)問題，會影響紙質(zhì)資料的完整性和安全性，破壞檔案資料。一些重要檔案甚至無法修復(fù)，給單位和工作人員造成了重大損失，數(shù)字檔案可以及時(shí)保障檔案安全，統(tǒng)一檔案的線上線下管理，保障檔案工作的安全。此外，數(shù)字歸檔還可以預(yù)防蟲蛀、火災(zāi)等自然災(zāi)害，減少檔案信息受損路徑，提高檔案工作的安全性。

四、科技創(chuàng)新對于促進(jìn)檔案管理工作質(zhì)量提高的措施

1、加強(qiáng)數(shù)字檔案管理工作的宣傳

在新時(shí)期，企事業(yè)單位必須重視數(shù)字檔案管理的重要性。因此，作為檔案管理人員，必須做到思想創(chuàng)新。檔案管理部門也要加大投入，不斷培養(yǎng)檔案管理人員的使命感。企事業(yè)單位可以利用公告欄或單位公告欄，讓全體員工都知道檔案管理的理念，營造人人都能衡量檔案管理的氛圍，并便于向有關(guān)部門的工作人員提供意見，以落實(shí)文件管理信息的標(biāo)準(zhǔn)化格式。

2、完善管理設(shè)備和管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案的管理需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)備，同時(shí)也需要一個(gè)安全可靠的信息系統(tǒng)進(jìn)行保護(hù)，一方面為檔案管理提供了更好的保障，另一方面要結(jié)合計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系。

3、提高檔案管理人員的專業(yè)能力

數(shù)字化檔案管理是一項(xiàng)比較新型的工作，企業(yè)要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，還要制定相應(yīng)的評價(jià)體系，定期或不定期地進(jìn)行評價(jià)，確保：旨在促進(jìn)檔案管理工作的順利開展，并在此背景下，將選拔制度與技術(shù)培訓(xùn)相結(jié)合，確保檔案管理工作的質(zhì)量。在招聘人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮技術(shù)過硬、能適應(yīng)公司檔案管理需要的人員，在遵守公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，明確自己的任務(wù)，管理人員也要明確分工，對所有人負(fù)責(zé)，他們還應(yīng)定期利用檔案管理專業(yè)知識進(jìn)行評估，保持自己正確的道德意識。

4、搭建檔案管理云計(jì)算信息處理平臺

數(shù)字技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)是相似的。在新時(shí)代，檔案管理要突出數(shù)字技術(shù)的優(yōu)勢，云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用也有顯著的特點(diǎn)。云計(jì)算技術(shù)主要是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和搜索引擎根據(jù)用戶指令獲取大量的信息和數(shù)據(jù)。數(shù)字技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)都有一定程度的網(wǎng)絡(luò)虛擬化，采用虛擬語言形式，為了向用戶提供檔案，檔案管理必須建立云計(jì)算平臺，使檔案數(shù)據(jù)能夠交換。搭建云平臺可以及時(shí)更新信息，還可以實(shí)現(xiàn)快速的數(shù)據(jù)共享和發(fā)布，提高文件管理的便利性。

5、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

數(shù)字檔案管理最重要的功能之一是資源自由、信息交換和網(wǎng)絡(luò)共享。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全，需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)中的軟硬件設(shè)計(jì)。因此，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)作為我國數(shù)字檔案建設(shè)的安全保障，一方面必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，通過構(gòu)建一個(gè)能夠抵御高風(fēng)險(xiǎn)的網(wǎng)絡(luò)體系，確保數(shù)據(jù)、信息、內(nèi)容和數(shù)據(jù)的保護(hù)，消除各種風(fēng)險(xiǎn)漏洞，促進(jìn)數(shù)字檔案的正常使用;另一方面，通過立法為依據(jù)，將侵犯數(shù)字檔案罪納入刑事犯罪，以達(dá)到法律保護(hù)的最后一道防線，從而更好地推進(jìn)我國數(shù)字檔案建設(shè)。

結(jié)束語

綜上所述，信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用，使企事業(yè)單位檔案管理發(fā)生了重大變化，對于檔案管理，我們需要運(yùn)用數(shù)字技術(shù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，在未來，要在企事業(yè)單位檔案管理中重新引入檔案管理制度，創(chuàng)建數(shù)字化、信息化的檔案管理模式。此外，還要加強(qiáng)檔案管理人員的思想結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使企事業(yè)單位為社會發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

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