劉雪飛

摘要：建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜工作，為了提高項(xiàng)目建設(shè)效率，要做好相關(guān)內(nèi)容分析工作。下面就從建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)與實(shí)踐入手進(jìn)行探究，希望文中內(nèi)容對相關(guān)工作人員可以有所幫助。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;規(guī)章制度;檔案管理;圖像資料

建設(shè)項(xiàng)目個(gè)體會存在一定差異，會遇到各種不同類型問題，為了能夠更好解決遇到的各項(xiàng)不同類型問題，要在嚴(yán)格遵守相應(yīng)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，適當(dāng)結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目情況，構(gòu)建合理的檔案規(guī)章制度體系。

一、檔案管理在建設(shè)項(xiàng)目中起到的作用

檔案能夠全面、精準(zhǔn)記錄建設(shè)項(xiàng)目中各項(xiàng)信息和數(shù)據(jù)，其對于建設(shè)項(xiàng)目來說發(fā)揮著重要作用。建設(shè)項(xiàng)目檔案呈現(xiàn)不同方式，通?？梢岳梦淖?、數(shù)據(jù)表格、圖像、音頻等資料進(jìn)行記錄[1]。通過音頻、圖像檔案各項(xiàng)資料能夠生動、全面描述建設(shè)項(xiàng)目中各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)，這對于提高建筑單位檔案資料存儲來說意義重大。借助科學(xué)有效的檔案管理體系，為日后監(jiān)督檢查工作開展提供支持，也可以實(shí)現(xiàn)對建設(shè)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)。

現(xiàn)階段，檔案管理作業(yè)形成了縝密的工作體系，多數(shù)企業(yè)都制定了與實(shí)際情況相符的檔案管理作業(yè)制度，檔案管理作業(yè)對于提高檔案管理效率來說具有指導(dǎo)意義，而且能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展[2]。因此，相關(guān)管理人員要提高針對檔案管理工作的重視程度，相關(guān)人員在開展檔案管理作業(yè)時(shí)，要不斷對作業(yè)方法、方式進(jìn)行創(chuàng)新，不斷學(xué)習(xí)新知識，對自身業(yè)務(wù)能力進(jìn)行強(qiáng)化，進(jìn)而使檔案管理水平得到進(jìn)一步提高，為建設(shè)項(xiàng)目作業(yè)開展提供強(qiáng)有力的支持。

二、建設(shè)檔案管理規(guī)章制度體系需要遵循的原則

（一）符合相關(guān)法律法規(guī)

國家檔案局采用宏觀管理的方法管理檔案，而檔案館則負(fù)責(zé)在日常工作中貫徹自己的規(guī)章制度?？梢?，建設(shè)單位要根據(jù)自身情況構(gòu)建合理的規(guī)章制度，既需要符合建設(shè)項(xiàng)目本身，也要符合國家頒布的各項(xiàng)規(guī)章制度、法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。堅(jiān)持這一原則非常重要，可以進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)章制度的執(zhí)行力[3]。

（二）系統(tǒng)性

從系統(tǒng)角度出發(fā)構(gòu)建檔案工作規(guī)章制度體系，對檔案工作中涉及的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行全面分析，明確檔案作業(yè)中各個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，全面分析不同檔案的不同點(diǎn)和相同點(diǎn)，進(jìn)而形成良好的規(guī)章制度[4]。

（三）綜合性與可操作性

構(gòu)建檔案作業(yè)規(guī)章制度體系要在依據(jù)相應(yīng)法律法規(guī)基礎(chǔ)上，具有綜合性和可操作性。所謂綜合性就是完成檔案全流程管理任務(wù)，而可操作性就是依據(jù)規(guī)章條款要求，進(jìn)一步完成檔案管理工作。

三、檔案管理規(guī)章制度體系建設(shè)與實(shí)踐

（一）文件控制程序

本程序旨在確保各參與單位的文件是根據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、安全的數(shù)據(jù)傳輸而制定的，主要包括審批程序、管理職責(zé)、傳輸流程、管理方法與要求。例如，參加單位在文件控制方面需要做好具體工作，各類文件如何傳輸、流轉(zhuǎn)，以及文件形成后如何科學(xué)管理等，各項(xiàng)內(nèi)容都應(yīng)在該程序中體現(xiàn)[5]。需要注意的是，在該程序中，要注意檔案管理規(guī)定的各項(xiàng)銜接，確保各項(xiàng)文件執(zhí)行之后，能夠合理歸檔，最大程度減少重復(fù)工作。

（二）文件編碼原則

該原則是為了規(guī)范文件實(shí)體管理而制定的，主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

（1）構(gòu)成

將文件屬性合理納入編碼中。

（2）標(biāo)識

采用字母、數(shù)字，或者字母與數(shù)字相結(jié)合進(jìn)行標(biāo)識。

（3）規(guī)則

如何將各種標(biāo)識串聯(lián)起來。

文件編碼通常利用項(xiàng)目代碼、來源、單元代碼、序列代碼、文件類型代碼等多項(xiàng)內(nèi)容共同構(gòu)成，單元代碼要與WBS編碼保持一致，序列代碼通常都是文件最低一級類目流水號，編碼可以依據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)確定，不同代碼可以利用“-”連接符進(jìn)行連接。編碼規(guī)則一般都依據(jù)項(xiàng)目不同形成文件類別而定，例如項(xiàng)目管理文件、技術(shù)文件、函件等，不同類型文件的編碼規(guī)則也會存在一定差異，要依據(jù)不同類型文件規(guī)則，對編碼規(guī)則進(jìn)行確定[6]。

（三）管理檔案的具體規(guī)定

建設(shè)工程檔案管理是與建設(shè)工程其他工作相關(guān)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，制定檔案管理?xiàng)l例可以為建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的順利開展提供規(guī)則。具體工作內(nèi)容和范圍涵蓋檔案管理的全過程。制定檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定通常都依據(jù)《檔案法》、地方檔案作業(yè)條例與行業(yè)主管部門檔案管理的內(nèi)容而定。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定可以對相關(guān)法規(guī)條款進(jìn)行細(xì)化分析，完成相應(yīng)補(bǔ)充工作[7]。主要包括的內(nèi)容有總則、檔案管理職責(zé)、檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作。檔案管理規(guī)定是整個(gè)單位管理工作開展的總綱領(lǐng)，在對條款中各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行確定后，通常要依據(jù)檔案作業(yè)流程進(jìn)行制定，方便日后相關(guān)工作的開展。

（四）各項(xiàng)材料收集歸檔制度

該項(xiàng)制度是項(xiàng)目文件材料的形成、歸檔、積累和檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的各項(xiàng)內(nèi)容的保證。主要包括歸檔職責(zé)、范圍、要求、時(shí)間等多項(xiàng)內(nèi)容。針對歸檔范圍要依據(jù)相應(yīng)國家的各項(xiàng)規(guī)定，全面結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)行確定。對于文件歸檔要堅(jiān)持“誰負(fù)責(zé)、誰歸檔”原則，歸檔時(shí)間分為及時(shí)歸檔、定期歸檔等各項(xiàng)內(nèi)容。

（五）分類編號

分類編號是檔案管理中一項(xiàng)重要內(nèi)容，其對于確保檔案管理作業(yè)的有序開展來說意義重大，一旦確定，可以依據(jù)具體情況適當(dāng)擴(kuò)充，但是不得隨意對其進(jìn)行更改。進(jìn)行檔案分類編號制定時(shí)，應(yīng)當(dāng)以《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》、《檔號編制規(guī)則》和行業(yè)主管部門檔案分類的具體內(nèi)容作為核心依據(jù)，將所有檔案視作分類對象，全面結(jié)合管理特點(diǎn)和檔案內(nèi)容，讓各類不同材料之間形成有機(jī)聯(lián)系，從而為后續(xù)開發(fā)利用、科學(xué)管理提供支持。檔案分類編號規(guī)則主要包括類目設(shè)置、檔號編制等各項(xiàng)內(nèi)容。設(shè)定類目要包容建設(shè)項(xiàng)目的各項(xiàng)檔案，不得出現(xiàn)無類可歸情況，并且要對類目可擴(kuò)充性進(jìn)行充分考慮，為后續(xù)檔案管理作業(yè)開展提供支持。

分類編號需要保持驗(yàn)證，不同類之間不得相互交叉，同一層次的分類標(biāo)準(zhǔn)需要保持一致，上位類內(nèi)容需要大于下位類內(nèi)容;分類編號要保持相對穩(wěn)定，類別名稱要保持穩(wěn)定;對于難以確定屬于哪一類項(xiàng)目檔案的規(guī)定通常采取約定俗成原則，對其應(yīng)當(dāng)被歸入到哪一類目進(jìn)行確定。對于類目標(biāo)識通?？梢圆捎米帜富驍?shù)字表示，字母或數(shù)字在具體組合上可以依據(jù)特定方式表示。對于數(shù)字組合可以采取“雙位制”“八分制”，具體采用何種方式主要由同一級類目數(shù)量確定。

（六）文件材料與檔案整理規(guī)范

針對建設(shè)項(xiàng)目來說，該項(xiàng)規(guī)范主要包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：

1.歸檔要求與整理細(xì)則

建設(shè)項(xiàng)目是一項(xiàng)復(fù)雜工作，該項(xiàng)工作在具體開展過程中會涉及大量內(nèi)容，會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，項(xiàng)目檔案產(chǎn)生的形成產(chǎn)生于整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的全過程中，因此，檔案形成整體跨度時(shí)間長、涉及多個(gè)單位，文件種類多且復(fù)雜，具體管理作業(yè)開展的難度較大。國家對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容十分重視，制定了許多不同類型規(guī)范。建設(shè)單位為了更好地執(zhí)行國家制定的各項(xiàng)規(guī)范，要嚴(yán)格依據(jù)不同行業(yè)、國家的各項(xiàng)規(guī)范，全面結(jié)合自身具體情況，制定建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范。該項(xiàng)規(guī)范主要包括：項(xiàng)目文件形成積累、質(zhì)量要求、收集時(shí)間等多項(xiàng)內(nèi)容。

2.整理設(shè)備儀器文件材料細(xì)則

現(xiàn)代建筑項(xiàng)目規(guī)模不斷擴(kuò)大，項(xiàng)目也逐漸變得更加復(fù)雜，這也就會導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目中會應(yīng)用大量設(shè)備儀器，各項(xiàng)設(shè)備儀器性能會對建設(shè)項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度等各項(xiàng)內(nèi)容造成直接影響，考慮到設(shè)備儀器管理十分特殊，這在一定程度上決定了部分檔案需要采取單獨(dú)方式管理?？紤]到國家對于設(shè)備儀器檔案管理缺少針對性的管理標(biāo)準(zhǔn)，因此，建設(shè)單位在進(jìn)行此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)，要依據(jù)該類型文件形成相應(yīng)規(guī)律，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況界定哪些檔案是儀器設(shè)備檔案。部分儀器、設(shè)備、壓力容器等需要專門管理設(shè)備，相應(yīng)的文件材料要放在設(shè)備儀器檔案中，完成相應(yīng)管理工作，例如，壓縮機(jī)、機(jī)組、各類泵等材料都要?dú)w入到設(shè)備儀器檔案庫中。該項(xiàng)規(guī)范主要包括儀器、設(shè)備文件材料形成積累、編目、整理、歸檔等多項(xiàng)內(nèi)容。

3.整理作業(yè)照片細(xì)節(jié)

作業(yè)照片與一般經(jīng)營管理作業(yè)形成照片存在一定差異，其直接體現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的施工過程。針對該類型照片管理方法與經(jīng)營管理作業(yè)形成照片管理方法存在一定差異，應(yīng)當(dāng)依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目施工過程中開展管理，而對于經(jīng)營管理作業(yè)形成的照片，通常情況下要采取年度方式完成相應(yīng)管理工作。作業(yè)照片的內(nèi)容主要包括建設(shè)項(xiàng)目開展前的整體面貌情況、施工開展時(shí)重點(diǎn)部位的具體施工情況（以建筑項(xiàng)目中的隱蔽工程、重點(diǎn)控制點(diǎn)、質(zhì)量事故等各項(xiàng)內(nèi)容作為重點(diǎn)內(nèi)容）、建設(shè)項(xiàng)目開工典禮等各項(xiàng)內(nèi)容。開展整理工作時(shí)，要依據(jù)工程項(xiàng)目（或單位工程、單項(xiàng)工程、裝置單元）進(jìn)行分類整理。對于建設(shè)項(xiàng)目中的紙板照片，依據(jù)工程項(xiàng)目單獨(dú)組冊裝訂，對于數(shù)碼照片要依據(jù)工程項(xiàng)目情況，單獨(dú)建立文件夾，而且對于每個(gè)文件都要賦予一個(gè)指定的文件名稱。需要特別注意的是，照片說明要包括地點(diǎn)、時(shí)間、人物、背景等各項(xiàng)內(nèi)容。該項(xiàng)細(xì)節(jié)主要包括：建設(shè)項(xiàng)目照片積累歸檔內(nèi)容、具體整理原則、照片質(zhì)量、整理步驟方法等多項(xiàng)內(nèi)容。

四、結(jié)束語

在新時(shí)期快速發(fā)展背景下，要提高對建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作業(yè)的重視，不得松懈，要嚴(yán)格依據(jù)建設(shè)項(xiàng)目特殊性，以及整個(gè)行業(yè)發(fā)展情況，不斷探索，從而獲取到先進(jìn)的檔案工作方法、管理模式，同時(shí)，還要注重體系和制度建設(shè)，從而使建設(shè)項(xiàng)目檔案管理作業(yè)時(shí)效性能夠得到進(jìn)一步提高。

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