張菲

摘要：隨著我國社會(huì)的發(fā)展，城市化進(jìn)程在不斷加快，我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，檔案管理工作也隨著社會(huì)的發(fā)展出現(xiàn)了很多新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域，而受傳統(tǒng)檔案管理工作理念的束縛，現(xiàn)代檔案管理工作實(shí)踐之中新的問題與挑戰(zhàn)日益突顯。因此有效提升檔案管理水平既是社會(huì)發(fā)展的需要，更是檔案事業(yè)發(fā)展的根本保證。

關(guān)鍵詞：提高新時(shí)代;檔案管理

引言

在社會(huì)工作全面發(fā)展、社會(huì)體制深化改革的新時(shí)代背景下，檔案管理工作的重要性也日益突顯。檔案管理的現(xiàn)代現(xiàn)建設(shè)對國家檔案事業(yè)的快速發(fā)展起著不可替代的重要作用，對國家檔案事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展起著積極的促進(jìn)作用。因此，我們必須立足檔案管理工作實(shí)際，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，牢固樹立新時(shí)期檔案管理的新理念，在檔案管理的工作實(shí)踐中不斷增強(qiáng)自己的使命擔(dān)當(dāng)與責(zé)任意識(shí)，不忘工作初心、牢記管理使命，深入研究檔案管理工作的改革與創(chuàng)新，有效提高檔案管理水平。

1檔案管理信息化的必要性

在推進(jìn)全面依法治國過程中，建設(shè)檔案管理信息化體系是必要的。法治國家是契約型的社會(huì)，在現(xiàn)代企業(yè)聘用制度中體現(xiàn)得尤為明顯，對于受聘者來說，檔案則是唯一具有法律效力的證明。同時(shí)，提高檔案存儲(chǔ)的效益與檔案的利用效率是社會(huì)高速發(fā)展的必然趨勢，是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的重要條件。檔案信息化也是新時(shí)代各行各業(yè)信息化進(jìn)程的需要，在現(xiàn)代企業(yè)的人力資源方面尤甚。例如，當(dāng)企業(yè)采用檔案管理信息化的手段之后，企業(yè)內(nèi)部員工信息更加透明，更有利于通過網(wǎng)絡(luò)查詢電子檔案，因人而異地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，有效提高決策說服力與準(zhǔn)確性，對提高企業(yè)競爭力也有一定的積極作用。

2企業(yè)檔案管理存在的不足

2.1企業(yè)檔案管理工作未受重視

大部分企業(yè)對檔案管理工作不夠注重，單將檔案管理當(dāng)作是合同文件管理等;很多企業(yè)對經(jīng)營情況、社會(huì)效益格外重視，對企業(yè)基礎(chǔ)資料的管理在逐漸弱化，此時(shí)單位檔案管理工作逐漸被簡化，部分檔案和人事管理工作目前逐漸進(jìn)入到辦公室的管理部分，兼職化的檔案管理成為一種趨勢。其只是對合同文件、人事檔案等展開管理，對其余的資料信息尚未完成高效的管理。因此企業(yè)缺乏完備的檔案管理制度，將客戶信息和業(yè)務(wù)資料等都附加在工作者身上，在工作者出現(xiàn)流動(dòng)的情況下，便會(huì)直接導(dǎo)致信息的丟失，給企業(yè)帶來嚴(yán)重的危害。

2.2國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)資金投入不足

國有企業(yè)信息化建設(shè)需要資金投入，信息化建設(shè)包括硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、專業(yè)人才等，這些硬件設(shè)備與軟件是檔案信息化建設(shè)的必備條件，都需要靠資金投入來支撐，與其他工作相比，由于國有企業(yè)檔案管理工作受重視程度不夠，所以，有的國有企業(yè)對檔案管理所需資金投入相對較少，導(dǎo)致使檔案管理部門設(shè)備陳舊和配套軟件缺乏、更新滯后。

2.3信息化檔案管理人才匱乏

國企檔案信息化管理建設(shè)各項(xiàng)工作離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的努力。但當(dāng)前階段，國企檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平普遍較低，無法滿足這項(xiàng)工作對人才的高標(biāo)準(zhǔn)以及嚴(yán)要求。畢竟傳統(tǒng)意義上國企檔案管理工作簡單易懂，管理人員無須掌握各種復(fù)雜的信息技術(shù)。當(dāng)信息化檔案管理建設(shè)工作全面展開時(shí)，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進(jìn)的技能與知識(shí)進(jìn)行各項(xiàng)實(shí)踐操作。人才匱乏，使現(xiàn)階段國企檔案信息化建設(shè)工作遭遇巨大“瓶頸”。

3提高新時(shí)代檔案管理能力

3.1改進(jìn)檔案管理觀念

對企業(yè)來講，管理觀念的改進(jìn)不能只局限在企業(yè)收入、利潤獲取等有關(guān)環(huán)節(jié)，假設(shè)忽視了檔案管理觀念以及方式的優(yōu)化，那么企業(yè)便會(huì)步入錯(cuò)誤的循環(huán)中。現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理，理應(yīng)在管理思想上確認(rèn)檔案作為信息來源，改變以往的管理方式，持續(xù)進(jìn)行改進(jìn)以及優(yōu)化，科學(xué)地融進(jìn)信息手段。除此之外，企業(yè)的管理者理應(yīng)重視檔案管理工作的展開，提升自身對此工作的認(rèn)知程度，強(qiáng)化相關(guān)知識(shí)。

3.2強(qiáng)化國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)主要內(nèi)容包括：檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關(guān)系到檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量、集中體現(xiàn)了檔案信息化建設(shè)的效益和檔案信息服務(wù)的效果。為了保障國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的有效性，及時(shí)聯(lián)網(wǎng)，建立起網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)是十分必要的。做好國有企業(yè)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要做好以下幾方面：一是建立檔案信息的數(shù)字化。利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，形成有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。二是開展檔案服務(wù)接口建設(shè)。檔案服務(wù)接口是國有企業(yè)檔案部門建立的對外服務(wù)接口，是檔案管理部門與社會(huì)或國有企業(yè)聯(lián)系的重要接口，方便檔案利用和共享查找。三是積極推動(dòng)數(shù)字檔案館建設(shè)。數(shù)字檔案館是利用電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程獲取檔案文件信息的一種方式，它強(qiáng)調(diào)的是在數(shù)字化檔案館環(huán)境下用戶開發(fā)利用檔案信息資源的便利。數(shù)字檔案館與實(shí)體檔案館互為依靠，實(shí)體檔案館是數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)，數(shù)字檔案館助推實(shí)體檔案館的建設(shè)，數(shù)字檔案館為實(shí)體檔案館提供了新的管理和服務(wù)機(jī)制。

3.3積極培養(yǎng)和引進(jìn)優(yōu)秀檔案信息化管理人才

國企檔案信息化建設(shè)整個(gè)流程中，信息管理人員的操作以及實(shí)踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，國企在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強(qiáng)培訓(xùn)質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項(xiàng)專業(yè)培訓(xùn)以及指導(dǎo)環(huán)節(jié)中，國企管理層應(yīng)當(dāng)精挑細(xì)選出能力出眾且有責(zé)任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術(shù)人員，定期、定點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)化培訓(xùn)和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標(biāo)和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應(yīng)有的技能水平和工作能力。此外，在先進(jìn)人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，國企人力資源部門應(yīng)當(dāng)采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應(yīng)聘者提供一個(gè)公平、公正的競爭舞臺(tái)，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機(jī)會(huì)大展拳腳，將自己的知識(shí)水平和專業(yè)技術(shù)全面展現(xiàn)出來，為國企檔案信息化建設(shè)工作添磚加瓦。

3.4加強(qiáng)檔案部門的物理環(huán)境以及硬件環(huán)境的安全建設(shè)

在進(jìn)行電力企業(yè)的檔案管理水平提升的過程中，要注意不能夠?qū)⒁恍┤菀仔姑艿脑O(shè)備連接到檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)中，同時(shí)還要注意做好各個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)的連接工作，如：公共信息網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)，要禁止間接連接或者是直接連接，同時(shí)采取物理隔離的方式將電力企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)與外網(wǎng)之間的聯(lián)系，從而避免企業(yè)的機(jī)密性的檔案通過網(wǎng)絡(luò)連接泄露出去。

結(jié)束語

檔案管理信息化建設(shè)并不是一蹴而就的，而是要根據(jù)信息化的不斷變化及時(shí)保持更新的一項(xiàng)長久性工作。檔案工作管理者要樹立創(chuàng)新意識(shí)，能夠努力克服檔案管理向信息化轉(zhuǎn)型過程遇到的困難，及時(shí)地了解社會(huì)、時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)狀以及發(fā)展的需求，使檔案信息化管理工作能夠做到理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。

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