李婷

摘 要：對于辦公室而言，其隸屬綜合性服務部門，承擔對內協調與對外溝通的工作，服務性特征顯著。也就是說，辦公室檔案信息規(guī)模較大，對行業(yè)發(fā)展意義重大。本文以辦公室工作為背景，全面介紹了辦公室文件檔案管理工作的一些問題，重點分析了存在的不足，形成了有效的解決對策，以期全面提高檔案管理水平，為辦公室工作的順利開展奠定基礎。

關鍵詞：辦公室;文件檔案管理;質量;對策

立足辦公室工作，文件檔案管理是重要項目，收入了相關部門與機構的全面資料，達到對單位發(fā)展過程的準確反饋。文件檔案是辦公室管理的重要項目。因此，要在辦公室管理工作中將其有效融入，重視以創(chuàng)新為基礎，發(fā)揮信息技術的支持作用，依托完善的檔案管理模式，促進辦公室工作的有序開展。

一、辦公室文件檔案管理工作的特點與價值

（一）辦公室文件檔案管理的特征

首先，安全性成為辦公室文件，檔案管理的基礎性要求。辦公室檔案綜合了多個部門與機構的信息，對單位發(fā)展影響巨大，這也是希安全性要求較高的根本原因，事關單位發(fā)展的各種機密。因此，立足檔案管理全過程，安全保護工作不容忽視，需要引起重視，維護信息的安全性，避免出現安全問題。其次，正確認識檔案管理的根本，正確看待其與日常工作的緊密度，防止出現任何紕漏。但管理的內容較為豐富，主要涉及檔案收集、整理、歸檔、保存與利用，系統化突出，需要構建更加明確系統的檔案資源，強化對單位發(fā)展全面反饋，在根本上服務于信息開發(fā)與利用。再次，檔案管理涉獵范圍較廣，涵蓋單位發(fā)展的各個環(huán)節(jié)與內容，實現對單位發(fā)展情況的全面記錄。

（二）辦公室文件檔案管理工作的價值

首先，辦公室文件檔管理與單位長遠發(fā)展關系緊密。對于各個部門的工作而言，為了保證順利進行，各方面參考資料不可或缺，各種資源都需要借助辦公室部門進行協調與使用。一旦檔案管理出現偏差，核心信息很可能出現丟失現象，影響各項工作開展的順利性，造成各種資源的浪費，甚至造成巨大損失。由此可見，文件檔案管理水平成為影響單位長遠發(fā)展的重要因素。其次，對于各個部門的工作，為了保證快速與高效地完成，既要制定完善的計劃，又要重視對以往的經驗進行借鑒，實現對工作模式與方法的優(yōu)化與完善。也就是說，在各項工作開展中，要善于對各項文件檔案進行查詢與調動，善于發(fā)揮信息資源的價值。從本質上講，高效的工作狀態(tài)與日常管理之間有著千絲萬縷的關系。

二、辦公室文件檔案管理中存在的不足

（一）傳統的文件檔案管理模式凸顯滯后性，威脅檔案資源查詢與使用

在辦公室文件檔案管理中，紙質保存形式仍然存在，也就是說，管理方法仍存在手工方式，查閱方式也依賴人工方式實現。這種模式凸顯較強的滯后性，效率不高，工作強度較大，錯誤率較高，很難維護資料完整性，信息系統性不強，勢必給辦公室工作帶來困擾。在部門與單位不斷發(fā)展壯大中，文件資料規(guī)模不斷擴大，管理難度加大，文件資料管理工作面臨更大的挑戰(zhàn)，傳統的檔案管理方式與新時期的信息需求不相適應，整體管理水平較低，無法較快的實現信息準確查詢，信息有效性降低，威脅資源價值的發(fā)揮。

（二）辦公室文件檔案管理尚未引起足夠重視，人員素質與能力有限

目前，檔案管理工作尚未引起高度關注，但管理的價值未得到充分體現，尤其忽略其重要性。一方面，相關的資源投入十分有限，直接威脅檔案管理工作的有序開展，威脅及時效性。另外，人員素質與能力亟待提升，專業(yè)素養(yǎng)不高，在意識上存在滯后性，無法實現對檔案管理的準確認識，其對檔案管理工作的支撐力薄弱，檔案管理質量很難增強。

（三）辦公室文件檔案資料整體利用率亟待提升

從本質上講，辦公室文件檔案管理工作的目標是提高資源利用率，更好服務于資源利用。當前，辦公室檔案資源整體利用水平較低，從兩個方面可以看出這一問題。一方面，但資源存在不完整的現象，缺失問題嚴重，文件資源的價值無法實現。究其原因，人是多方面因素，與管理人員的管理行為以及環(huán)境息息相關。另外，對于檔案文件的利用，尚未構建較高的利用思維，但利用觀念薄弱，尤其面對查詢效率較低的問題，

改善作用不顯著，威脅檔案功能的有效實現。

三、如何提高辦公室文件檔案管理工作質量水平

（一）構建更具創(chuàng)新性的文件檔案管理思維，發(fā)揮檔案服務社會的價值

對于傳統的檔案管理而言，更多依賴的是人力，檔案管理人員承擔檔案資料的全部工作，主要涉及收錄整理、分類保存以及查看利用等。任何一個環(huán)節(jié)出現紕漏，整體管理效果都會被拉低。依托科技，檔案信息管理模式實現轉變，信息化管理模式成為必然。因此，管理觀念的增強是根本，重視對思維進行拓展，以便有效發(fā)揮信息技術對文件管理的大力支持，更好的適應新的信息需求。另外，要對辦公室文件檔案的價值給予重新定位，準確認識其價值所在，做好檔案，全面管控工作，更好服務于檔案開發(fā)利，構建全員范圍內的檔案意識，在應用中充分體現檔案資源的利用價值，檔案服務社會的功能得以拓展。

（二）全面健全辦公室文件檔案管理制度，強化保障性作用的發(fā)揮

辦公室文件檔案管理工作效果與制度關系緊密。一旦機制不完善，無法發(fā)揮有效的指導功能，保障性的作用受阻。這也是重視檔案管理制度建設的根本原。首先，要積極構建文件檔案管理責任制度，保證責任落實到人，做好細節(jié)，實現精細化管理，防止管理人員出現工作疏忽，避免責任心不強，影響管理效果，在根本上威脅檔案的完整。另外，重視文件檔案管理安全制度的出臺。依托信息化環(huán)境，文件檔案資源的安全性成為焦點，諸多安全問題引發(fā)檔案丟失。為了保證檔案資源的安全性，要積極建立安全保障機制，增強安全觀念，引入先進的安全技術，構建科學高效的信息準入制度，保證全縣科學合理。

（三）重視落實文件檔案管理隊伍建設，全面提升辦案管理人員素質與能力

為了推動檔案管理工作的順利進行，高素質的團隊不可缺少，既要具備較高的能力素養(yǎng)，專業(yè)性突出，同時，積極參與辦公室文件檔案管理實踐，這一工作的開展事關整體管理效果的提升。在信息化背景下，傳統檔案管理模式，具有較強的不適應性，信息化建設勢在必行。這也是全面加強隊伍建設的根本影響因素。具體講，對現有管理團隊進行擴充，融入新思維，滲透新方法，這也是當前辦公室的重要工作任務。另外，要組織專業(yè)化的人員培訓與教育，將業(yè)務技能與職業(yè)素養(yǎng)作為主要內容，以信息化技術作為核心，大力發(fā)展數字化文件檔案處理方式，形成數字化文件檔案數據庫，提高人員整體專業(yè)素養(yǎng)，正是檔案工作的社會價值，以更加專業(yè)的姿態(tài)投入檔案管理實踐，維護辦公室文件檔案管理的長遠性與可持續(xù)性。

四、結束語

立足全新社會發(fā)展背景，文件檔案資源規(guī)模不斷擴大，辦公室文件檔案數量急劇提升。文件檔案管理是辦公室工作的重要組成部分，尤其是依托信息化發(fā)展條件，但管理更需與時代同步，以思維轉變?yōu)榛A，發(fā)揮先進技術的優(yōu)勢，創(chuàng)新管理模式，構建高素質的管理隊伍，實現管理質量的全面提高，為單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

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