王娟

摘要：隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來(lái)越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，在實(shí)際施工中企業(yè)需要結(jié)合實(shí)際情況做好檔案資料的管理工作，并完善資料管理體系，基于此，本文對(duì)建筑工程資料及檔案管理現(xiàn)狀以及建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用措施進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料;管理

在工程開(kāi)展中，文件與檔案管理貫穿始終，對(duì)建設(shè)成果產(chǎn)生著直接的影響。若是管理不當(dāng)，將會(huì)阻礙工程項(xiàng)目順利開(kāi)展。因此，積極探索行之有效的工程項(xiàng)目文件與檔案管理措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 建筑工程資料及檔案管理現(xiàn)狀

1.1 專(zhuān)業(yè)人才稀缺

檔案管理對(duì)從業(yè)人員的要求較為嚴(yán)格，建筑工程建設(shè)所形成檔案，其內(nèi)容往往十分專(zhuān)業(yè)，要想使資料及檔案得到科學(xué)管理，將相關(guān)工作交由專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)是前提?，F(xiàn)階段，管理人才稀缺的情況尚未得到緩解，建設(shè)單位聘請(qǐng)人員中，從未接受過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的比重較大，這部分人員既不具備堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也不具備豐富的經(jīng)驗(yàn)，只有在專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下，才能完成各項(xiàng)任務(wù)，換句話說(shuō)，如果專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有向其提供指導(dǎo)，歸檔不齊等問(wèn)題的發(fā)生頻率，將會(huì)出現(xiàn)較大幅度的提升，后續(xù)工作也會(huì)受到相應(yīng)的影響。

1.2 管理意識(shí)薄弱

在工程規(guī)模持續(xù)提升的當(dāng)下，轉(zhuǎn)變管理意識(shí)勢(shì)在必行，但仍有部分管理人員，沒(méi)有對(duì)自身觀念進(jìn)行更改，認(rèn)為對(duì)工期緊張的建筑工程而言，無(wú)論是前期準(zhǔn)備，還是施工管理，均較整理資料及管理檔案更加重要，從而選擇投入較少時(shí)間，用來(lái)搜集和管理資料，其自然無(wú)法得到充分發(fā)揮。此外，還有少數(shù)建設(shè)單位將搜集資料的時(shí)間放在施工后，由此而引發(fā)的問(wèn)題，不僅是效率難以達(dá)到預(yù)期，還包括資料不全、缺少應(yīng)有時(shí)效性等。

1.3 建筑工程檔案資料管理的信息化程度不高

目前，很多企業(yè)在建筑工程檔案管理中導(dǎo)入了信息化管理技術(shù)，但是檔案管理工作中仍然沒(méi)有做到信息管理技術(shù)的有效應(yīng)用及實(shí)現(xiàn)全面信息化管理，信息化管理程度不高。一些極為重要的檔案資料，目前還停留在紙質(zhì)管理模式中，紙質(zhì)檔案受到天氣等自然因素影響較大，在潮濕的環(huán)境中容易腐爛，嚴(yán)重的會(huì)導(dǎo)致無(wú)法修復(fù)，在一定程度上致使重要檔案信息的缺失。另外，紙質(zhì)檔案保管還面臨一個(gè)重要問(wèn)題就是在需要時(shí)，難以較快查詢，降低了建筑工程檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案管理信息化，不僅可以保存一些重要的檔案信息，還提高了檔案查詢速度。

2 建筑工程檔案資料有效管理措施的應(yīng)用措施

2.1 利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料整編

公司要緊隨社會(huì)發(fā)展的潮流，將高科技積極引入公司辦公中。傳統(tǒng)紙質(zhì)資料填寫(xiě)前期表格制作麻煩，且表格復(fù)印需要花費(fèi)資金，表格空位有限，在具體填寫(xiě)中容易出現(xiàn)字?jǐn)?shù)超出的情況，而且由于紙質(zhì)資料難以修改，最終收集資料中經(jīng)常會(huì)有涂鴉錯(cuò)字，影響整體美觀，增加審閱難度。同時(shí)，紙質(zhì)材料難以保存、運(yùn)輸困難，在人事變動(dòng)或者公司變址中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)資料丟失情況，不利于后期資料提取，在產(chǎn)生財(cái)務(wù)糾紛時(shí)，相關(guān)人員難以提供原始材料，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)損失，影響公司發(fā)展進(jìn)程。相關(guān)人員可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料收集和填寫(xiě)，該方式減少了紙張浪費(fèi)，規(guī)范了表格填寫(xiě)方式，明確了具體工程實(shí)施情況，而且可以有效避免材料丟失，也方便管理人員進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，資料保存時(shí)間變長(zhǎng)，增強(qiáng)了對(duì)已結(jié)束工程的保障時(shí)間，可以有效減少偷工減料等情況的出現(xiàn)。

2.2 完善建筑工程檔案資料管理制度

在開(kāi)展建筑工程檔案資料管理工作時(shí)，政府部門(mén)應(yīng)該牽頭建立一套科學(xué)、有效的管理制度與管理法規(guī)體系，這些規(guī)章制度應(yīng)符合當(dāng)前形勢(shì)，具有一定的可操作性，在建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中能夠提升其檔案資料管理水平。同時(shí)，建筑企業(yè)應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身情況建立、健全檔案資料管理制度，在檔案管理工作中，能夠指導(dǎo)企業(yè)向符合市場(chǎng)需求的方向發(fā)展，使建筑工程檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化。建筑工程檔案資料管理人員在工作過(guò)程中，還應(yīng)該經(jīng)常深入施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)地勘察，了解現(xiàn)場(chǎng)施工情況，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)施工需求制定科學(xué)、合理的檔案管理計(jì)劃。在建筑工程施工完成后，檔案管理人員要更加重視檔案資料管理工作，并搜集施工過(guò)程中的相關(guān)資料，進(jìn)行整理分析，做好存檔工作，將其作為寶貴財(cái)富供其他工程項(xiàng)目參考。

2.3 提高建筑工程檔案資料管理人員能力

建筑施工企業(yè)缺乏對(duì)檔案資料管理人員的綜合培養(yǎng)，致使業(yè)務(wù)能力不足，可以通過(guò)單位層面與管理人員個(gè)人層面兩個(gè)方面提高管理方面的能力。單位使用新人負(fù)責(zé)檔案資料管理業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的技能培訓(xùn)，強(qiáng)化其對(duì)檔案管理知識(shí)的了解，幫助其提高工作質(zhì)量。管理人員在工作過(guò)程中，應(yīng)不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)與積累，自身不斷學(xué)習(xí)，有利于提升綜合業(yè)務(wù)能力。在學(xué)習(xí)過(guò)程中，不斷總結(jié)，對(duì)于自身出現(xiàn)的一些消極等負(fù)面思想，應(yīng)及時(shí)糾正，為今后提高工作質(zhì)量與效率奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)充分結(jié)合工作實(shí)際需求，結(jié)合時(shí)代發(fā)展的要求，積極考取相關(guān)檔案管理方面的職業(yè)資格證書(shū)，證明自己在檔案管理行業(yè)中具備相應(yīng)能力，還可以引起建筑施工企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視，推動(dòng)檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展。

2.4 于“互聯(lián)網(wǎng)+”思維加強(qiáng)檔案信息化管理制度建設(shè)

目前，結(jié)合實(shí)際工作狀況，制定了科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制，開(kāi)發(fā)出一套為基礎(chǔ)設(shè)施“個(gè)性化定制”的工程項(xiàng)目信息化監(jiān)控平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全程電子化管理，優(yōu)化企業(yè)資源配置，降低管理成本，規(guī)范管理流程，提高管理效率，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)層做決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。此外，檔案管理人員應(yīng)不斷更新檔案利用方式，明確檔案工作的政策要求，充分認(rèn)知制度所起到的引導(dǎo)性作用，嚴(yán)格按章辦事。首先，重視檔案編研工作，提高主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。檔案利用是一項(xiàng)非常復(fù)雜的內(nèi)容，不同人員具有不同的檔案查閱權(quán)限，因此要對(duì)檔案進(jìn)行深層次的管理，不斷健全和完善網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，做好目錄編制工作。其次，豐富檔案資源。檔案的收集與整理是一項(xiàng)持久的工作，要充分認(rèn)識(shí)到檔案收集的周期性特點(diǎn)，定期主動(dòng)搜尋相關(guān)文檔，完善檔案接收機(jī)制，將分散于個(gè)人和部門(mén)人員手中的檔案及時(shí)接收過(guò)來(lái)，進(jìn)行整合。并借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，完善信息共享機(jī)制，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，消除信息孤島，提高檔案資源利用效率，盡可能收集有價(jià)值、重要性強(qiáng)的檔案，突出檔案管理的有效性。

2.5 建立完善的管理措施

建筑企業(yè)應(yīng)該重視工程檔案的管理工作，積極完善相關(guān)管理措施，使檔案管理人員可以進(jìn)一步掌握施工進(jìn)度，核實(shí)資料內(nèi)容。政府的有關(guān)部門(mén)應(yīng)該針對(duì)企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀制定部分法律法規(guī)，督促建筑企業(yè)進(jìn)行檔案管理制度的完善。政府制定的法律法規(guī)應(yīng)該符合大部分企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，并且應(yīng)該具有一定的可行性，可以幫助企業(yè)進(jìn)行管理制度的完善。企業(yè)檔案管理員工應(yīng)該充分對(duì)檔案資料進(jìn)行重視，對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)全面了解，經(jīng)?？辈飕F(xiàn)場(chǎng)，科學(xué)制定檔案管理計(jì)劃。

3 結(jié)束語(yǔ)

隨著建筑行業(yè)發(fā)展速度越來(lái)越快，建筑施工企業(yè)也面臨著較大的挑戰(zhàn)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)注意各個(gè)環(huán)節(jié)的均衡發(fā)展。建筑工程檔案資料管理在企業(yè)管理中占據(jù)重要地位，越來(lái)越多的建筑施工企業(yè)在管理過(guò)程中重視建筑工程檔案管理工作，從企業(yè)自身實(shí)際出發(fā)，運(yùn)用科學(xué)的管理方式，構(gòu)建有效的管理體系，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，推動(dòng)了建筑行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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