王巍

企業(yè)檔案的保管，是指按照集中統(tǒng)一管理的原則，利用必要的庫(kù)房和設(shè)備，對(duì)企業(yè)檔案實(shí)行科學(xué)保管，并采取妥善的措施，減少對(duì)企業(yè)檔案造成損毀的各種不利因素的影響，最大限度地維護(hù)企業(yè)檔案的齊全、完整與安全，延長(zhǎng)企業(yè)檔案的壽命。近年來，徐州發(fā)電有限公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億多元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。

一、企業(yè)檔案保管工作的任務(wù)和內(nèi)容

企業(yè)檔案保管是企業(yè)檔案工作的基本環(huán)節(jié)。它是貫徹落實(shí)企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理原則的重要手段，又是維護(hù)企業(yè)檔案系統(tǒng)、完整與安全，并提供有效利用的必要條件，因此，必須引起高度重視，積極做好這項(xiàng)工作。

1.企業(yè)檔案保管工作的主要任務(wù)。企業(yè)檔案保管工作的主要任務(wù)應(yīng)是：按照集中統(tǒng)一管理的原則，采取各種有效措施，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的科學(xué)保管，防止各種不良因素對(duì)企業(yè)檔案造成的破壞性影響，全面、系統(tǒng)地維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全。

2.企業(yè)檔案保管工作的基本內(nèi)容。在現(xiàn)代企業(yè)中，由于檔案工作執(zhí)行集中統(tǒng)一管理的原則，保管工作既要實(shí)現(xiàn)安全、可靠的管理，又要能夠方便、有效的利用，必須加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理工作，注意改善保管條件與保護(hù)環(huán)境，盡量減少檔案材料的損毀，延長(zhǎng)企業(yè)檔案的壽命，確保其系統(tǒng)、完整與安全。企業(yè)檔案保管工作的基本內(nèi)容如下。①庫(kù)房的日常管理工作。包括按照企業(yè)檔案的庫(kù)藏?cái)?shù)量正確合理地選擇檔案保管的設(shè)備和裝具，按照一定的原則與方法對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行存放保管，制定科學(xué)可行的庫(kù)房管理制度，開展日常的借閱工作等。②企業(yè)檔案的保護(hù)工作。包括選擇條件適宜的庫(kù)房，選購(gòu)環(huán)境保護(hù)設(shè)備，對(duì)檔案形成質(zhì)量監(jiān)測(cè)與建議。③企業(yè)檔案的修復(fù)工作。這是指對(duì)因時(shí)間因素或其他原因造成的庫(kù)藏檔案材料的破損，進(jìn)行及時(shí)檢查并采取措施予以補(bǔ)救的工作。包括定期檢查，及時(shí)修復(fù)，復(fù)制補(bǔ)救等。

二、做好企業(yè)檔案保管工作的有效措施

企業(yè)檔案保管工作，是保護(hù)企業(yè)檔案資源的重要手段，又是企業(yè)檔案有效利用的必要前提。保管好企業(yè)檔案，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供有效服務(wù)，是企業(yè)檔案工作的重要任務(wù)。因此，檔案工作人員應(yīng)樹立高度的事業(yè)心和責(zé)任感，努力做好企業(yè)檔案的保管工作。

1.分析保管工作的影響因素，把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)的質(zhì)量，為做好企業(yè)檔案的保管工作奠定良好的基礎(chǔ)。企業(yè)檔案的保管工作與企業(yè)檔案各個(gè)環(huán)節(jié)的工作密切相關(guān)，注意這些環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，可以為做好保管工作奠定良好的基礎(chǔ)。例如，在企業(yè)檔案的收集工作中，檔案部門應(yīng)在文件的載體形式和質(zhì)量上加以限制和指導(dǎo)，協(xié)助形成部門選擇便于保管、質(zhì)地優(yōu)良的載體材料和書寫方式，以延長(zhǎng)企業(yè)檔案的保管壽命;在企業(yè)檔案的整理和鑒定工作中，要按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，分別不同載體形式，進(jìn)行系統(tǒng)整理，以方便保管工作中的分類排架，選擇最有利的保管條件進(jìn)行管理;在企業(yè)檔案的利用工作中，要制定科學(xué)合理的規(guī)章制度，避免人為的有意識(shí)或無意識(shí)的破壞，確保企業(yè)檔案的安全。

2.按照“預(yù)防為主，防治并舉”的方針，開展企業(yè)檔案的保護(hù)工作。企業(yè)檔案的保管壽命，除與檔案工作各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量密切相關(guān)外，還直接受制于客觀環(huán)境條件，包括庫(kù)房的溫、濕度，光照情況，有害氣體及生物性破壞因素（蟲害、鼠害）等。這些因素直接影響到企業(yè)檔案的保存壽命?？刂撇焕蛩氐纳桑瑒?chuàng)造良好的保管條件，可以延長(zhǎng)企業(yè)檔案的保管壽命。因此，對(duì)檔案庫(kù)房的環(huán)境條件進(jìn)行及時(shí)觀測(cè)和記錄，努力做到預(yù)防為主是十分必要的。假如某些因素已經(jīng)發(fā)生，則要及時(shí)采取措施予以治理。如因時(shí)間久遠(yuǎn)而導(dǎo)致的載體材料的老化和因經(jīng)常利用而導(dǎo)致的材料磨損等問題，要及時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)后立即采取措施予以補(bǔ)救

3.積極利用新興技術(shù)與方法，做好檔案修復(fù)工作。對(duì)于已經(jīng)破損的檔案，要積極創(chuàng)造條件，及時(shí)進(jìn)行修復(fù)。企業(yè)檔案人員要主動(dòng)探索、吸取各種新的技術(shù)成就，在檔案保護(hù)工作中，實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化和科學(xué)管理，最大限度地延長(zhǎng)企業(yè)檔案的壽命。

4.建立科學(xué)有效的檔案保管制度，并監(jiān)督執(zhí)行。為確保企業(yè)檔案的完整、系統(tǒng)與安全，在企業(yè)檔案保管工作中，應(yīng)建立各項(xiàng)行之有效的規(guī)章制度，并在實(shí)際活動(dòng)中予以貫徹執(zhí)行。①定期檢查制度。針對(duì)企業(yè)檔案的保管情況，要對(duì)企業(yè)檔案的庫(kù)房及被保管的檔案定期進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目主要包括：庫(kù)房管理及防護(hù)情況、檔案的質(zhì)量、壽命與保管條件、安全保密情況等。如果遇到特殊情況或意外事件發(fā)生，比如水災(zāi)、火災(zāi)、盜竊等情況發(fā)生，要隨時(shí)進(jìn)行檢查，以維護(hù)企業(yè)檔案的安全。②保密制度。企業(yè)檔案是企業(yè)的寶貴財(cái)富，為維護(hù)企業(yè)的自身經(jīng)濟(jì)利益，應(yīng)對(duì)企業(yè)檔案采取一定范圍的保密處理。保密制度即根據(jù)本企業(yè)的客觀情況，明確規(guī)定企業(yè)檔案的保密范圍和機(jī)密等級(jí)。同時(shí)要根據(jù)需要，定期進(jìn)行保密檢查，對(duì)已不屬于保密范圍的企業(yè)檔案要及時(shí)解密，對(duì)機(jī)密等級(jí)偏高的檔案要進(jìn)行降密，以便在確保檔案安全的前提下，適當(dāng)調(diào)整其利用范圍。此外，企業(yè)還可以根據(jù)檔案工作的客觀需要，建立相應(yīng)的科學(xué)管理制度、借閱利用制度、工作責(zé)任制度等，以便全面、科學(xué)、合理、有效地做好企業(yè)檔案的保管工作。

三、企業(yè)檔案的庫(kù)房管理

庫(kù)房是保管企業(yè)檔案的主要場(chǎng)所。在企業(yè)檔案保管工作中必須加強(qiáng)庫(kù)房管理，進(jìn)行合理選址、布局及防護(hù)，以延長(zhǎng)檔案的壽命，提高庫(kù)房的有效利用率，方便企業(yè)檔案的存放和查找利用。

1.企業(yè)檔案庫(kù)房的建筑設(shè)計(jì)與防護(hù)設(shè)施。企業(yè)檔案庫(kù)房應(yīng)從地址選擇、庫(kù)房面積與布局、庫(kù)房防護(hù)設(shè)施等方面進(jìn)行綜合考慮與選擇設(shè)計(jì)。①庫(kù)房地址選擇。檔案需要長(zhǎng)期或永久保管與使用，其存放場(chǎng)所必須防火、防水、防潮、防光照、防灰塵等，庫(kù)房地址的選擇應(yīng)滿足以上基本要求。從利用方便的角度出發(fā)，檔案庫(kù)房應(yīng)在企業(yè)內(nèi)處于比較適中的位置，以節(jié)省查詢時(shí)間，提高工作效率。②庫(kù)房面積與布局。在庫(kù)房面積設(shè)計(jì)與布局方面，既要立足眼前，又要預(yù)見未來，總面積不宜過大或過小，以免造成庫(kù)房閑置或檔案無處存放。③庫(kù)房防護(hù)措施。為達(dá)到庫(kù)房建筑的防火、隔熱、防水、防潮等設(shè)計(jì)要求，在建筑材料選擇、庫(kù)房門窗結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等方面要綜合考慮、合理安排。如果沒有條件新建庫(kù)房的話，應(yīng)注意從以下幾方面考慮并選擇庫(kù)房：最好是樓房，不宜在平房或地下室，以便防潮;附近不要有強(qiáng)磁場(chǎng)或污染源，并具備防火、防蟲等條件;封閉性能好，具備防塵、防光照條件;有安置防護(hù)設(shè)備的條件，如電源、水源等。

2.庫(kù)房的合理利用和排架管理。①庫(kù)房的合理利用。柜架的正確擺放與排列，要以方便企業(yè)檔案的保管和存放為原則，有條件的單位可以設(shè)置密集架保存企業(yè)檔案，以便有效地利用空間，增加庫(kù)存檔案數(shù)量。②檔案的排架管理。企業(yè)檔案排架管理要依據(jù)企業(yè)檔案的分類方法來進(jìn)行，要與企業(yè)檔案整理、分類的方法相一致，排架序列要反映整理分類的成果。同時(shí)排架管理還要充分考慮到方便保管和查詢利用的要求，使企業(yè)檔案的排架既科學(xué)合理，又經(jīng)濟(jì)適用。

四、企業(yè)檔案的保管環(huán)境

企業(yè)檔案的保管環(huán)境應(yīng)具備延長(zhǎng)檔案保管壽命的最佳溫度和濕度、無蟲害、無污染、少光照無灰塵等基本條件。如果這些條件不具備，則應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。

1.溫度、濕度。企業(yè)檔案庫(kù)房必須具有適宜的溫度、濕度。溫度過高、過低與濕度過大、過小，均會(huì)造成對(duì)檔案的直接危害，起到一定的破壞作用。例如溫度過高、濕度過小，會(huì)使紙張變脆、強(qiáng)度降低，縮微膠片容易退色甚至自燃，磁帶帶基強(qiáng)度下降且易產(chǎn)生靜電吸附灰塵。濕度過大，會(huì)使檔案載體材料，包括紙張、膠片等發(fā)生霉變，字跡退色，影像、錄音失真。溫度過高、濕度過大，還會(huì)造成害蟲滋生與繁衍，威脅檔案的安全。因此、庫(kù)房的溫度、濕度一定要經(jīng)常監(jiān)測(cè)，使其保持在一定范圍內(nèi)。據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)推薦，比較理想的溫度是14℃—24℃，相對(duì)濕度是45%-60%。為維持庫(kù)房的最佳溫、濕度條件，一般可以采用人工控制和自動(dòng)控制兩種方法。人工控制主要是采用密封的辦法隔熱、隔濕，或采用定期通風(fēng)的辦法降溫、降濕等。自動(dòng)控制是采用自動(dòng)監(jiān)控設(shè)備，控制庫(kù)房溫度、濕度，在條件不滿足時(shí)，自動(dòng)打開降溫除濕設(shè)備，使其恢復(fù)最佳溫度、濕度環(huán)境。

2.潔凈、避免光照?；覊m、光照對(duì)企業(yè)檔案有著直接的破壞作用。如果檔案載體上粘附了灰塵，紙質(zhì)檔案會(huì)字跡不清，聲像檔案會(huì)受到污染物的腐蝕，從而改變?cè)械囊糍|(zhì)和影像。光線，包括太陽光和燈光，對(duì)檔案保管均有不利影響。這是由于光的化學(xué)作用使紙張變黃、發(fā)脆，膠片軟化或粘連，磁記錄檔案失真等。因此防塵、防光是檔案庫(kù)房的必要防護(hù)措施。除在建造庫(kù)房時(shí)，應(yīng)選擇遠(yuǎn)離污染源的潔凈環(huán)境外，還應(yīng)注意庫(kù)房的密封性。例如采用掛窗簾、安裝百葉窗、裝置密封性好的門窗及加裝燈罩和毛玻璃等方法，減少或避免灰塵與光照，延長(zhǎng)檔案的保管壽命。

3.減少火災(zāi)和蟲害隱患?；馂?zāi)和蟲害是破壞企業(yè)檔案的直接因素，但可以采取措施予以避免，因此“預(yù)防為主”應(yīng)是庫(kù)房管理的主導(dǎo)思想。例如為避免火災(zāi)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電源和火爐的管理，實(shí)行嚴(yán)禁吸煙等防護(hù)措施;為防止蟲害，應(yīng)定期打掃庫(kù)房，保持庫(kù)房清潔，并配備必要的殺蟲劑。隨著新型載體材料在檔案工作中的逐步推廣應(yīng)用，對(duì)它們的保管條件要認(rèn)真研究，盡可能為其創(chuàng)造最佳的保管環(huán)境，以延長(zhǎng)檔案壽命，確保其安全。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇公司徐州發(fā)電有限公司檔案室）