張淼

摘要：供熱企業(yè)檔案管理工作受到廣泛關(guān)注，以往檔案管理形式日益不適應(yīng)信息化、智能化與大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要。還要從檔案管理技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)出發(fā)，分析以往檔案管理工作存在的弊端，著力優(yōu)化檔案管理工作體系，創(chuàng)新檔案管理的方式方法，達(dá)到全面提高檔案管理工作效率的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：供熱企業(yè);檔案管理;優(yōu)化措施

引言

供熱企業(yè)是國(guó)家機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其工作內(nèi)容相當(dāng)廣泛。供熱企業(yè)檔案是對(duì)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，對(duì)新時(shí)期供熱企業(yè)的發(fā)展有著指導(dǎo)和借鑒的作用，但是許多供熱企業(yè)并未加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視，采取的依舊是傳統(tǒng)的檔案管理模式，因而很難形成良好的管理成效。在新時(shí)期的發(fā)展中，供熱企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作對(duì)供熱企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，合理分析現(xiàn)階段檔案管理狀況，明確檔案管理存在的不足之處，采取有效措施加以?xún)?yōu)化，逐步提高檔案管理效率，促使檔案資源能夠得到充分地利用。

1檔案管理對(duì)供熱企業(yè)的重要意義

供熱企業(yè)本身是服務(wù)性質(zhì)的社會(huì)單位組織，而檔案管理則是供熱企業(yè)發(fā)展過(guò)程中必不可缺的重要內(nèi)容，不僅與供熱企業(yè)管理體系的完善有著緊密的聯(lián)系，還能夠直接影響供熱企業(yè)管理和服務(wù)質(zhì)量。供熱企業(yè)的檔案管理內(nèi)容非常完善，不僅包括供熱企業(yè)在歷史發(fā)展過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)資料內(nèi)容，還有相當(dāng)?shù)睦碚撆c文獻(xiàn)，這些資料都可以為供熱企業(yè)的決策形成重要憑證。對(duì)于供熱企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理是基礎(chǔ)工作之一。企業(yè)檔案管理主要特點(diǎn)是：一是檔案的種類(lèi)較多。隨著供熱企業(yè)的發(fā)展及創(chuàng)新，檔案的種類(lèi)也隨之增多;二是數(shù)量多。只要是單位正常的開(kāi)展服務(wù)，檔案就會(huì)產(chǎn)生，隨著日積月累，檔案的數(shù)量也較多;三是要求高。檔案記錄并不只是資料的收集，還需要進(jìn)行歸檔和管理。因此，檔案管理工作要加強(qiáng)規(guī)范性。

2檔案管理及服務(wù)效率提升措施分析

2.1重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在供熱企業(yè)檔案管理的過(guò)程中，為了能夠確保檔案信息化管理順利進(jìn)行，在檔案管理的過(guò)程中，需要相關(guān)人員采取必要的措施優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。首先，優(yōu)化檔案管理部門(mén)內(nèi)部的業(yè)務(wù)流程，使各個(gè)部門(mén)在工作的時(shí)候都能夠熟悉自己的崗位職責(zé)。其次，優(yōu)化檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，強(qiáng)化檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)之間的溝通，從檔案信息需求者角度出發(fā)優(yōu)化檔案信息檢索、利用、處理和反饋。第二，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)制度化發(fā)展。供熱企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化對(duì)檔案管理意義重大，為此，在檔案管理的時(shí)候要將檔案流程標(biāo)準(zhǔn)以制度的方式固定下來(lái)，明確檔案管理分工。第三，完善供熱企業(yè)流動(dòng)人員的檔案管理。對(duì)供熱企業(yè)的流動(dòng)人員進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果對(duì)人員管理進(jìn)行適應(yīng)性的創(chuàng)新，一方面要加大對(duì)流動(dòng)人才的檔案保留管理，另一個(gè)方面要簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定出和整個(gè)單位相適應(yīng)的流動(dòng)人員檔案管理方案，不斷提升供熱企業(yè)人員檔案管理質(zhì)量和管理效率。

2.2打造檔案管理信息化平臺(tái)

（1）檔案管理工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)整個(gè)管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級(jí)，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用及共享工作。

（2）檔案管理工作人員應(yīng)注重基礎(chǔ)性工作，嚴(yán)格按照不同檔案搜集整理及分類(lèi)要求，注重按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析研究，加強(qiáng)對(duì)整個(gè)檔案管理質(zhì)量的控制及協(xié)調(diào)，及時(shí)修訂不合格的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的有效性、科學(xué)性和嚴(yán)格性。

2.3提升檔案工作人員素質(zhì)

檔案管理是供熱企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，決定著工作的效率和質(zhì)量。供熱企業(yè)應(yīng)提高重視程度，建立檔案管理部門(mén)，安排專(zhuān)業(yè)的人員對(duì)資料進(jìn)行收集和整理。這也體現(xiàn)出檔案管理人員的重要性，其工作能力和專(zhuān)業(yè)技術(shù)對(duì)檔案管理質(zhì)量影響較大。因此，供熱企業(yè)需要高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，并做好以下工作：一是做好檢查考核，對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行知識(shí)技能考核，保證管理人員方法和技能提升;二是加強(qiáng)培訓(xùn)，保證檔案管理人員熟悉工作內(nèi)容，可以掌握先進(jìn)的管理模式和操作方式。

2.4建立科學(xué)的檔案管理機(jī)制

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，它的開(kāi)展需要有相應(yīng)的檔案管理制度作為支撐。供熱企業(yè)應(yīng)當(dāng)正確審視檔案管理工作，將其融入到日常管理工作中，并結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求構(gòu)建完善的管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性，從而使得檔案管理工作變得有序合理。在建立檔案管理機(jī)制的過(guò)程中，供熱企業(yè)要確保檔案管理工作的所有內(nèi)容都必須按照規(guī)定進(jìn)行，盡可能使得檔案管理變得合理完善，全面推動(dòng)供熱企業(yè)的科學(xué)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的供熱企業(yè)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法迎合新時(shí)期的發(fā)展需求，而檔案服務(wù)機(jī)制也存在相當(dāng)多的不足，不能迎合使用者的具體需求。為了提高檔案管理與服務(wù)效率，供熱企業(yè)有必要結(jié)合自身的發(fā)展需求優(yōu)化檔案服務(wù)流程，建立健全檔案服務(wù)機(jī)制，采用全新的檔案管理信息化實(shí)踐手段，不斷提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與道德修養(yǎng)，確保檔案服務(wù)功能能夠得到進(jìn)一步拓展和完善，為使用者帶來(lái)更多的服務(wù)內(nèi)容，充分發(fā)揮檔案資料的使用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

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