章外明，劉 鑫，李 祎

(中核核電運行管理有限公司，浙江 海鹽 314300)

浙江省的經(jīng)濟實力在國內(nèi)名列前茅，但是能源資源儲量相對較少，特別是一次常規(guī)能源資源匱乏。因此，發(fā)展核電十分必要。秦山核電320 MW機組自投運以來，截至2021年4月，安全穩(wěn)定運行近30年，對環(huán)境保護、應(yīng)對氣候變化等方面做出了重要貢獻。

從秦山核電320 MW機組在中國核電發(fā)展的地位來看，其運行許可證延續(xù)將是中國核電機組的首次嘗試。作為第一個考慮運行許可證延續(xù)申請的核電機組，若能成功獲得國家核安全監(jiān)管當局的批準而延長運行壽期，必將再次成為我國核電機組長期安全運行的示范機組。自此將形成我國核電廠運行許可證延續(xù)技術(shù)體系和相關(guān)核安全法規(guī)標準體系的基本架構(gòu)，對我國運行核電廠壽命管理工作和許可證延續(xù)安全監(jiān)管起到良好的示范作用，具有重要的戰(zhàn)略意義。

從檔案的價值體系分析，檔案是各單位在管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，是反映各單位各項工作的真實記錄。該項目是國內(nèi)首個運行許可證延續(xù)項目，因此對特定項目做到檔案體系的特性分析，提出有針對性的問題，發(fā)現(xiàn)其中的難點，提出相應(yīng)的對應(yīng)策略，依照策略積極實踐，最終做好項目檔案的收集、整理與利用，體現(xiàn)檔案的現(xiàn)實作用價值、經(jīng)濟價值、文化價值，對當前與后續(xù)相似的項目開展具有積極的作用。

1 運行許可證延續(xù)項目檔案管理的特點

項目檔案是指從項目的提出、可行性研究、立項、審批、勘察、設(shè)計、采購、施工、監(jiān)理、生產(chǎn)準備、生產(chǎn)試運行到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值、各種形式的歷史記錄。項目檔案不僅反映了項目實施的整體面貌，而且反映了電廠設(shè)備、設(shè)施改造維修及一系列的發(fā)展變化。

1.1 實施范圍復(fù)雜，制定歸檔計劃難度大

依照320 MW機組運行許可證延續(xù)項目(簡稱“本項目”)的實施范圍批復(fù)文件，反映出該項目包含基本理論分析工作、安全評審工作、工程改造工作、承諾項實施工作、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，還有各專項驗收工作等。

項目范圍的專業(yè)覆蓋面廣泛，需實施工作數(shù)量多，文檔人員在檔案前端控制、擬定檔案歸檔計劃階段遇到困難，針對基本理論分析工作將產(chǎn)生的最終交付成果無法準確界定；針對工程改造工作將實施的具體改造項目事項摸底不清；承諾事項實施工作中，隨著項目不斷深入推進，事項范圍逐步變化。以上幾種情況導(dǎo)致文檔前端控制難以按照以往經(jīng)驗制定具有指導(dǎo)意義的歸檔計劃。

1.2 項目跨度時間長，歸檔跟蹤難度高

本項目于2014年年底項目初步立項，計劃于2021年年中項目完成，其項目整體跨度近6年時間。具體工作子項如基本理論分析工作、最終安全分析報告升版工作等貫穿全項目周期。工程改造項目等也經(jīng)歷了Q1-OT117至Q1-OT120四次大修周期。

在項目實施初期，各子項項目檔案就開始產(chǎn)生，由于各子項工作跨度長，其檔案的生成特點是“階段性產(chǎn)生，總量上遞增”。在階段性產(chǎn)生的同時還伴隨著檔案的版本遞增，由此全面跟蹤確認檔案的最新數(shù)量與版本是較為困難的工作。

1.3 項目實施方式與傳統(tǒng)基建項目不同

通常的基本建設(shè)項目在各階段之間有較為明顯的時間界限，每個階段完成之后，可以較為容易地評估檔案收集整理的真實性、完整性、系統(tǒng)性。

本項目的具體實施過程分布于工程改造項目、承諾項相關(guān)改造項目之中。其特點是每一個工程改造項目自身包含立項至驗收的各環(huán)節(jié)。以運行許可證延續(xù)項目的全局視角觀察，該項目特點則為大項目內(nèi)嵌套各完整的子項。在此嵌套模式之下，參考以往經(jīng)驗，依照大項目時間節(jié)點劃分檔案形成階段的方法無法適用，需進一步研究項目實施的特性，制定“嵌套”模式下的檔案收集整理方法。另在項目“嵌套”模式之下，各階段可分解為并行的子項，此種情形為檔案管理工作帶來新的挑戰(zhàn)。

1.4 電子文件應(yīng)用模式下，檔案歸檔工作面臨新局面

2016年國家檔案局發(fā)布《建設(shè)項目電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》(檔發(fā)〔2016〕11號)，其目標為“推動建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理工作健康有序發(fā)展，提升建設(shè)項目電子文件和電子檔案管理效率”。

秦山核電目前使用的EAM、ECM系統(tǒng)均支持電子文件的生成與利用。在本項目中，已經(jīng)產(chǎn)生了部分電子文件，分布在行政文件、信函、會議紀要、記錄報告、設(shè)計文件等范圍中，但同時也有紙質(zhì)記錄的產(chǎn)生，如試驗記錄、質(zhì)量計劃實施記錄等，當前項目檔案的形成情況為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。由此在利用電子檔案，減少紙質(zhì)檔案歸檔的前提下，如何保持體現(xiàn)項目檔案的完整全貌成為新的挑戰(zhàn)。

2 項目檔案管理新策略的選擇

本項目文件歸檔工作面對以上新的問題與挑戰(zhàn)，需對問題進行細致分析并制定主要的管理策略，以制定可實施的具體工作方式和方法。

2.1 文件前端控制策略

依照文件形成的生命周期，在檔案產(chǎn)生階段則需要前端控制工作的介入，以全面的檔案形成范圍、完整的文件體系為文件的產(chǎn)生提供服務(wù)。

在前端控制能力中，首先需解決的是對項目檔案的范圍有清晰的認識。項目檔案是隨著項目推進不斷生成，要厘清項目檔案范圍，文檔管理人員需深入項目組織，持續(xù)且準確地依照項目前期立項檔案、項目計劃方案等形成與檔案管理工作結(jié)合的項目檔案范圍。其次，在項目文檔控制工作中，需明確文檔的管理職責，其中包括文件生成階段、移交歸檔階段的職責。通過責任確權(quán)，保證在文件生命周期全過程中均有管理歸屬，以保障最終檔案收集的完整準確。第三，文件生成的質(zhì)量、文件之間的系統(tǒng)聯(lián)系需完整的文件體系作為保障。建立與評價現(xiàn)有文件體系是否適用于該項目，并進行完善補充，以滿足文件體系能夠覆蓋項目全周期。

2.2 項目檔案持續(xù)跟蹤策略

本項目整體周期、各子項工作周期跨度多年，保持項目檔案的整體完整準確，需檔案管理體系具備長周期內(nèi)跟蹤項目檔案的能力。

建立持續(xù)跟蹤能力過程中，首先需對項目的時間節(jié)點有所掌握，項目文件歸檔工作在全局方面需依照時間節(jié)點進行，尤其是在此長周期的項目中，需依時間、分階段實施文件歸檔。其次，本項目在項目實施中具有項目“嵌套”的特點，對嵌套子項檔案仍需建立持續(xù)跟蹤能力，在此方面應(yīng)對子項目的進度計劃全面掌握，以掌握項目最底層項目進展。第三，該項目檔案產(chǎn)生于各專業(yè)領(lǐng)域、各職能部門，文件歸檔工作需與各職能部門溝通配合。需全面分析項目檔案產(chǎn)生部門來源，對于項目計劃中未明確提及的部門，應(yīng)保持長期溝通，并跟蹤相關(guān)項目檔案產(chǎn)生的最新動向。

2.3 改進項目檔案整理歸檔策略

本項目由于項目“嵌套”模式、電子文件的應(yīng)用，采用傳統(tǒng)的文檔整理策略已經(jīng)不完全適用，需依照項目檔案特點加以改進優(yōu)化。

在項目檔案歸檔整理工作中，首先應(yīng)建立以事項為中心的整理歸檔思路，在不同類型檔案中，以事項為主線，依照檔案內(nèi)容的有機聯(lián)系加以整理，避免以往同一事項分散在不同類型檔案中而不便于系統(tǒng)性查閱的問題。其次，工程改造項目檔案整理應(yīng)開辟新策略，以“子項”視角整理檔案，用大項目內(nèi)嵌小項目檔案的思路指導(dǎo)檔案整理。第三，在電子文件利用推廣前提下，考慮紙質(zhì)檔案、電子檔案的完整性和系統(tǒng)性。目前電子文件應(yīng)用之下，紙質(zhì)檔案歸檔不全面是現(xiàn)實問題，需要通過電子檔案的虛擬組卷研究，以保證項目檔案完整且具有系統(tǒng)性。

3 項目檔案管理實踐

針對本項目特點、檔案歸檔工作中的難點與挑戰(zhàn)，在項目過程中依照檔案管理策略，革新管理方式方法并加以實踐驗證，滿足項目檔案四性要求。

3.1 提高項目文檔前端控制能力

(1)繪制項目事項圖，指導(dǎo)建立歸檔范圍

依照項目主要建設(shè)內(nèi)容：運行許可證延續(xù)評估對象篩選、老化管理評估、特定對象時限老化分析、最終安全分析報告的升版、運行許可證延續(xù)環(huán)境影響評價、運行許可證延續(xù)申請報告編制、評審及運行許可證延續(xù)獲準后的承諾活動實施等；實施運行許可證延續(xù)所需的系統(tǒng)或設(shè)備改造等。結(jié)合工程改造項目細分規(guī)劃，繪制出項目歸檔范圍事項例圖(如圖1所示)。

圖1 項目歸檔范圍事項例圖

(2)明確項目檔案管理職責

2016年發(fā)布《關(guān)于調(diào)整秦山320 MW機組運行許可證延續(xù)(OLE)項目組織機構(gòu)成員的通知》(中核運行人事發(fā)﹝2016﹞112號)，文檔管理人員分別加入項目指揮部、項目執(zhí)行小組，將文檔管理納入項目計劃管理、合同管理、質(zhì)量保證體系。根據(jù)本項目的特點，建立了全面、有效的文檔管理體系，對項目文檔實施分級管理和責任歸口管理，加強文件控制和檔案的收集整理及歸檔工作，不斷創(chuàng)新文檔服務(wù)機制，積極探索提高文檔管理水平的手段和方法，為項目建設(shè)和實施提供全方位的文檔信息服務(wù)和支持。

(3)改進項目文件體系

文件體系的搭建與控制，是文檔管理工作的基石之一。秦山核電技術(shù)文件體系劃分為大綱、技術(shù)手冊、技術(shù)規(guī)程、圖紙、記錄等5大文種。在項目實施過程中，依照文件生成的需求，不斷擴展文件體系子類型，在技術(shù)改造(CM)領(lǐng)域，依照技術(shù)改造工作的實際內(nèi)容，在技術(shù)文件體系中設(shè)置了43類子類型，這些子類型涵蓋了技術(shù)改造工作的全部階段。

在文件編碼方面，為配合項目實施，專門為基礎(chǔ)理論研究相關(guān)工作報告制定了編碼號段，為技術(shù)改造文件制定了專用編碼規(guī)則。具體則為在技術(shù)改造文件編碼的最末段“文件流水碼”段將技術(shù)改造項目編號融入其中。該段編碼總長9位數(shù)字碼，前6位為技術(shù)改造項目編號，后3位為分項流水碼。如此設(shè)計該編碼格式，在文件查詢利用時清晰明了，同時也有利于在項目完工后的檔案收集整理。

3.2 提升項目檔案全程跟蹤能力

(1)重點跟蹤各工程改造項目進度計劃

工程改造項目首先為總體計劃，依照項目規(guī)模、難易程度，逐步將項目一級進度豐富遞增為項目二級、三級、四級進度計劃，并不斷滾動更新。文檔管理者需根據(jù)實際能力選擇其中一種進度計劃作為文檔跟蹤控制的依據(jù)。通?？蛇x擇項目三級進度計劃加以實施，三級計劃詳略得當，文檔人依照其中的項目里程碑、項目節(jié)點定期進行相關(guān)文檔的收集，同時控制項目階段內(nèi)的文件質(zhì)量。各工程改造子項計劃更為細致具體，對其加以跟蹤可以將文檔收集工作的階段分割得更為精準。將文檔收集的工作較為平均地分散在各工作周期內(nèi)，文檔人員則有更充足的時間對文檔的四性進行檢查控制。

(2)通過項目預(yù)算執(zhí)行跟蹤合同文件

本項目為時間跨度長的重點項目，合同文件管理是文檔管理工作中的重要部分。在以往項目合同管理中，檔案管理處于工作后端，依賴合同部門提供項目檔案數(shù)據(jù)，且不具備合同檔案完整性核查的能力。在此項目過程中，文檔管理人員打破思路，改變以往被動接收的方式，通過學(xué)習(xí)使用公司SAP系統(tǒng)，依照項目預(yù)算代碼范圍，定期查詢合同簽訂情況、合同文件的簽訂形式，作為合同檔案核查依據(jù)。并將核查結(jié)果反饋項目管理組進行二次核對，保證合同檔案的完整。

(3)通過合同文件、技術(shù)規(guī)格書收集執(zhí)行文件

合同文件的完整收集，其進一步目標是了解項目具體實施內(nèi)容，依照合同收集項目各項工作開展后產(chǎn)生的檔案。在各類合同中，例如技術(shù)服務(wù)合同、設(shè)備采購合同等，詳細描述了范圍內(nèi)的事項深度。文檔管理人員深入讀取匯總這些信息，建立完整的合同執(zhí)行文件跟蹤機制。依照合同內(nèi)約定的時間點、移交項，逐項按階段、按時限完成文檔規(guī)劃、文檔收集的工作任務(wù)。

3.3 協(xié)調(diào)收集公司內(nèi)部形成的文檔

本項目文檔形成來源分為外部文檔與內(nèi)部文檔。外部文檔可以通過合同跟蹤、合同執(zhí)行文件跟蹤加以規(guī)劃與收集，內(nèi)部形成的文檔一直是規(guī)劃收集工作中的弱項。在以往項目活動中，存在內(nèi)部形成的文檔由于收集不及時而最終移交不完整的情況。文檔管控工作深入?yún)⑴c到項目實施，達到內(nèi)部文檔完整收集的工作效果。

在本項目技術(shù)改造工作的開展中，各專項組、技術(shù)部門承擔了具體事項的開展工作，文檔管理人員依照工作節(jié)點、工作文件清單主動對接相關(guān)工作班組，及時收集、檢查、整理項目檔案。對長期實施的工作項，文檔管理人員與工作負責人員溝通協(xié)調(diào)，合理劃分工作階段，探索項目檔案分階段移交歸檔方式，通過定點跟蹤收集的方法保障項目文檔完整性、安全性整體可控。

3.4 項目檔案整理機制的改進

本項目實施方式與傳統(tǒng)基本建設(shè)項目有所不同，因此檔案整理的方式方法需遵循項目的特點進行改進，以符合并展示項目的全貌。

(1)按件收集、組卷歸檔

本項目的實施范圍中，體現(xiàn)出基本建設(shè)事項少，理論研究事項、工程改造事項占絕大部分工作。其在文件產(chǎn)生方面則表現(xiàn)為，逐個事項產(chǎn)生的單件文件多，工程建設(shè)類按卷產(chǎn)生的少。在設(shè)計環(huán)節(jié)，文件產(chǎn)生大多為設(shè)計院或本單位逐份產(chǎn)生，并不斷升版，與傳統(tǒng)基本建設(shè)項目的整卷生成有所不同。因此，文件收集積累工作是長期按件收集的過程。

工程改造項目在實施過程中，是通過工單形式開展現(xiàn)場工作，每一份工單，最終形成其對應(yīng)的工作包完工文件。在工程改造項目現(xiàn)場實施完畢之后，經(jīng)過驗收評價，產(chǎn)生項目關(guān)閉包文件，其內(nèi)容涵蓋了項目的全過程。在通常情況下，工程改造項目關(guān)閉包文件是按一件文件對待的，其優(yōu)勢在于為一個工程改造項目下的全部文件集合。但其劣勢在于所有文件集合為一個文件包，其內(nèi)部細節(jié)展示不清，詳細信息查詢不便利，在內(nèi)部文件多的情況下，則成為檔案查詢利用的瓶頸。

鑒于以上情況，本項目檔案整理工作著重考慮各工作項目檔案的完整，又需要能展現(xiàn)文件細節(jié)。在工程改造項目中，各環(huán)節(jié)的文件具備逐件生成的條件，因此具備按件收集的能力。項目檔案管理的最小基本單元為各件文件，最終通過組卷的方法，即保證項目的完整與系統(tǒng)，又能滿足詳細信息的查詢利用需求。

(2)按照事項組卷管理

依照NB-T 20042—2011《核電檔案分類準則及編碼規(guī)則》將檔案分類分為了12大類，其中將信函單獨分為了一類。但在近幾年核電項目檔案驗收工作中，行業(yè)專家提出了一些疑問。首先，專家普遍認為，信函為事項的載體，其使用目的通常分為兩種，一種是對事項的溝通交流，另一種是文件傳遞的載體。在這種情況下，信函作為一個單獨的分類，則與事項脫離，對檔案體系事項的系統(tǒng)性保持的不好，查閱事項的完整全貌產(chǎn)生不便。另一種意見是，以DA/T 28—2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》為代表的檔案行業(yè)規(guī)范中，來往函件并未單獨分列為某一分類，而是融入在各事項分類中。在其他行業(yè)的檔案整理規(guī)范中，函件也不是單獨分類，唯《核電檔案分類準則及編碼規(guī)則》將函件單獨分類管理。這種分類方法在檔案整理實際操作中是否合適，還有待商榷。

本項目檔案整理工作開展工作中，對以上專家提出的意見進行了探討與思考，DA/T 28—2018《建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》中明確了“項目文件整理應(yīng)遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，分類科學(xué)、組卷合理，便于保管利用”檔案整理基本原則。因此，在本項目檔案整理工作中，吸納專家意見，按照事項完整的方式將信函等文件拆分到各事項案卷中，是可行的操作方式。

目前信函拆分組卷的方式為：將信函依照事項進行篩選，篩選出的信函按照事項劃分檔案分類，在事項的一套案卷中增加一卷“來往信函”卷。此種方式目前能保障各工作項目檔案的系統(tǒng)性與完整性。

(3)提高電子組卷能力

本項目在實施工作中，電子文件的產(chǎn)生與使用范圍大于以往的基本建設(shè)項目。在具體的文件類型中，設(shè)計文件絕大部分均為電子文件。由此，在紙質(zhì)檔案實體中缺少這些電子文件，此特點與傳統(tǒng)基本建設(shè)檔案的組成有所不同。

檔案組卷工作的目標是展現(xiàn)項目的整體全貌，在本項目中電子文件結(jié)合紙質(zhì)檔案是展現(xiàn)全貌的最優(yōu)方案。由此在檔案整理中，基于電子文件的組卷方式需要優(yōu)化并在信息系統(tǒng)中實現(xiàn)。在ECM系統(tǒng)中，依照檔案分類建立不同的案卷，在案卷之下，將電子文件依照組卷順序，納入各案卷中，系統(tǒng)中能夠完整展現(xiàn)項目案卷的內(nèi)部全貌。對于紙質(zhì)檔案，在卷內(nèi)目錄中仍將電子文件的條目羅列其中，但不再打印紙質(zhì)組卷。

在目前的整理方式下，紙質(zhì)案卷內(nèi)容逐漸減少，電子案卷的內(nèi)容最為豐富，這也是今后電子文件推廣利用后的檔案案卷的主要變化之一。

4 結(jié)論

總之，秦山核電320 MW機組運行許可證延續(xù)項目實施范圍復(fù)雜、跨度時間長，與傳統(tǒng)基建項目有所不同，文件歸檔工作具有項目自身的特點與難點。通過對此項目文件收集歸檔等方面的研究，可以對此項目文件進行完整的收集，并進行科學(xué)系統(tǒng)地整理，滿足檔案的四性要求，方便以后項目檔案的查詢利用，并對此項目的推廣有一定的借鑒與指引作用。