李占軍

摘 要 特種設(shè)備安全技術(shù)檔案指特種設(shè)備（鍋爐、壓力容器、壓力管道、電梯、起重機(jī)械、客運(yùn)索道、大型游樂設(shè)施、場地內(nèi)專用機(jī)動車輛等），從生產(chǎn)到投入使用直至報(bào)廢的整個生命周期中所涉及的相關(guān)檢驗(yàn)信息的原始記錄。特種設(shè)備與人們生產(chǎn)生活息息相關(guān)，乘坐的電梯、輸送煤氣的壓力管道、醫(yī)院里的氧氣罐、景點(diǎn)的客運(yùn)索道、工地上的起重機(jī)械、發(fā)電廠里的鍋爐等，可以說目之所及，周圍許多設(shè)備都是特種設(shè)備，形成的特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案數(shù)量相當(dāng)可觀。特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案有周期生成的特點(diǎn)，為了確保特種設(shè)備使用安全，必須按照相關(guān)特種設(shè)備檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定的檢驗(yàn)周期，進(jìn)行定期檢驗(yàn)。由于業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)功能的不完善，一部分業(yè)務(wù)電子檔案無法自動生成，同時對電子檔案本身的認(rèn)識不充分（如安全性、保存壽命、法律法規(guī)等），目前檢驗(yàn)單位普遍采取雙套制保存。筆者認(rèn)為雙套制保存是對資源的浪費(fèi)，單套制管理是可行的，也是勢在必行的。

關(guān)鍵詞 特種設(shè)備 安全技術(shù) 檔案開發(fā)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-0745（2021）04-0036-02

1 特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 特種設(shè)備安全技術(shù)檔案具有周期性生成的特點(diǎn)

特種設(shè)備安全技術(shù)檔案的形成有別于文書檔案、科技檔案。文書檔案和科技檔案都是一次性生成的檔案，即一件事情辦結(jié)、一個工程完工、一個課題結(jié)題之后，一般不再會產(chǎn)生具有保存價值的檔案。而一臺特種設(shè)備的檢驗(yàn)檔案，則是按照特種設(shè)備檢驗(yàn)規(guī)程規(guī)定的檢驗(yàn)周期，周期性地生成，直至設(shè)備銷毀。

1.2 特種設(shè)備安全技術(shù)檔案數(shù)量龐大

特種設(shè)備與我們的生產(chǎn)生活息息相關(guān)，運(yùn)用場景隨處可見，建筑工地上的起重機(jī)械和廠內(nèi)機(jī)動車，每天出行乘用的電梯，還有醫(yī)院里的氧氣瓶等，都是特種設(shè)備。隨著我國改革開放后經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，特種設(shè)備新增數(shù)量也相當(dāng)可觀。如，杭州市特種設(shè)備檢測研究院2010年和2020年安全技術(shù)檔案入庫量分別為129268件和227564件，在11年間增加了將近10萬件，年均增長率約9%，其中2020年特種設(shè)備業(yè)務(wù)檔案就占用了將近50平方米的存放空間。

1.3 特種設(shè)備業(yè)務(wù)檔案基本以傳統(tǒng)紙質(zhì)載體存檔

第一，現(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)功能不完善，缺少應(yīng)有的功能管理模塊，系統(tǒng)無法生成所需的電子檔案。如杭州市特種設(shè)備檢測研究院目前就存在下述情況：鍋爐內(nèi)檢存檔記錄包括檢驗(yàn)申請單、檢驗(yàn)記錄表、檢驗(yàn)報(bào)告、用戶意見反饋表，若設(shè)備存在事故隱患，還有檢驗(yàn)意見通知書等。一般信息系統(tǒng)內(nèi)有檢驗(yàn)報(bào)告模板，但其對應(yīng)的檔案管理模塊基本沒有開發(fā);缺少檢驗(yàn)功能模塊，相應(yīng)檢驗(yàn)類型記錄不得不打印出來，以紙質(zhì)形式存檔;系統(tǒng)不具備遠(yuǎn)程掃描件接收功能等。上述原因使得業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)無法自動生成電子檔案，不得不保存紙質(zhì)檔案。[1]

第二，對電子檔案數(shù)據(jù)的安全性、保存壽命等存有顧慮，片面地認(rèn)為電子數(shù)據(jù)容易被篡改、數(shù)據(jù)容易泄露、電子數(shù)據(jù)儲存介質(zhì)保存壽命不長等。因有這些顧慮，普遍采取紙質(zhì)存檔或紙質(zhì)電子雙套制。

第三，業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)使用不方便、存有抵觸情緒和制度不完善的問題?，F(xiàn)有的業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)尚存在使用不便的問題，如沒有WEB檢驗(yàn)端等。這樣就使得檢驗(yàn)員在現(xiàn)場進(jìn)行設(shè)備檢驗(yàn)后，無法遠(yuǎn)程實(shí)時地錄入檢驗(yàn)數(shù)據(jù)，只能回單位后進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，非常不便。另外，由于學(xué)歷、年齡等因素，有的檢驗(yàn)人員對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的使用抱有抵觸情緒，同時單位又沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行管理。

第四，對電子檔案能否作為法律上的憑證依據(jù)存有疑問。在2020年6月20日之前，國家尚未出臺關(guān)于電子檔案法律效力方面的法律條文。因沒有明確的法律可依，擔(dān)心電子檔案在生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中憑證效力不足，并帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失和不必要的法律風(fēng)險(xiǎn)，再加上檢驗(yàn)人員要對自己檢驗(yàn)的設(shè)備所生成的檢驗(yàn)數(shù)據(jù)終身負(fù)責(zé)，所以從領(lǐng)導(dǎo)到員工在心理上還是更接受紙質(zhì)檔案。

2 電子檔案單套制管理可行性探討

2.1 有國家法律法規(guī)的保駕護(hù)航

自2000年12月國家檔案局在全國檔案工作會議上正式提出檔案信息化概念之后，各級檔案管理機(jī)構(gòu)相應(yīng)出臺了許多有關(guān)電子檔案管理的法律法規(guī)條文。其中最有重量的是2020年6月20日頒布的新修訂檔案法，其中第五章第三十七條，明確指出電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。隨著這條法律的頒布，一直困擾我們的法律責(zé)任問題，也得到了徹底解決。

2.2 構(gòu)建功能齊全利用方便的業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，是可行的

在功能上，業(yè)務(wù)部門將使用需求提交信息開發(fā)部門，雙方人員進(jìn)行充分討論，確定并完善所需的功能，這樣就可以避免系統(tǒng)缺少應(yīng)有的功能。系統(tǒng)應(yīng)開發(fā)出APP、WEB訪問等使用端，設(shè)計(jì)出操作方便的交互界面，這樣使用者就可以隨時隨地訪問信息系統(tǒng)。目前，開發(fā)業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)所需的各項(xiàng)技術(shù)都已經(jīng)非常成熟。

2.3 數(shù)字檔案存儲備份有成熟穩(wěn)定的軟硬件存儲技術(shù)做保障

特種設(shè)備的檢驗(yàn)業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)有設(shè)備數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)檢測數(shù)據(jù)、單位數(shù)據(jù)、人員數(shù)據(jù)以及由基礎(chǔ)數(shù)據(jù)產(chǎn)生的各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和報(bào)表等。目前常用的存儲介質(zhì)有磁帶、光盤、HDD/SSD等，單個存儲介質(zhì)的存儲容量即可達(dá)到幾個TB以上，存儲容量上已沒有局限。在業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)中，既可以采用企業(yè)的自建數(shù)據(jù)庫，隨著云存儲的普及，也可以采用云數(shù)據(jù)庫。[2]

2.4 數(shù)據(jù)安全性

相對于紙質(zhì)檔案的易臟、易碎、易丟失等特點(diǎn)，電子檔案的安全性更高。電子數(shù)據(jù)的安全性包含兩個部分，即數(shù)據(jù)本身的安全和數(shù)據(jù)的防護(hù)安全：在數(shù)據(jù)本身安全上，可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行分級，根據(jù)等級對重要數(shù)據(jù)可采用加密算法進(jìn)行主動加密保護(hù);在數(shù)據(jù)的防護(hù)安全上，可采用多種方法來保證數(shù)據(jù)的安全性，如可采用通過磁盤陣列、數(shù)據(jù)在線/離線備份、異地容災(zāi)等手段來防止數(shù)據(jù)的丟失、損壞;在數(shù)據(jù)的存取上，可以采用身份認(rèn)證、設(shè)置防火墻、VPN等來保證數(shù)據(jù)存取方面的安全。

2.5 電子檔案維護(hù)技術(shù)力量雄厚

從國家到地方各級政府、機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對信息化數(shù)字化建設(shè)都十分重視，很多單位都設(shè)有信息中心和檔案管理部門，從職能上配備了足夠的信息專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理人員。

總之，無論是法律層面、軟硬件存儲技術(shù)的可靠性層面、數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)層面還是信息系統(tǒng)技術(shù)維護(hù)人員配備層面，電子檔案單套制保存都是可行的。

3 電子檔案單套制管理的實(shí)施

3.1 重新認(rèn)識電子檔案

在數(shù)字轉(zhuǎn)型的時代背景下，電子檔案單套制存檔是未來發(fā)展方向。電子檔案的優(yōu)點(diǎn)有節(jié)省存儲空間，節(jié)省檔案管理人力成本，不易造假，調(diào)閱不受時空限制等。另外，新修訂檔案法明確了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以將電子檔案作為憑證使用，這為電子檔案的推廣使用掃清了障礙。

3.2 構(gòu)建和完善業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)

業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)具備以下幾個方面功能：一是模塊功能。包含特種設(shè)備檢驗(yàn)業(yè)務(wù)的各項(xiàng)功能，如特種設(shè)備管理、檢驗(yàn)設(shè)備/儀器管理、定期檢驗(yàn)管理、報(bào)檢管理、統(tǒng)計(jì)、查詢管理等;二是數(shù)據(jù)的完整性。包含有業(yè)務(wù)所需的所有檔案數(shù)據(jù)，如設(shè)備信息、檢驗(yàn)單位信息、檢驗(yàn)數(shù)據(jù)等;三是安全性。充分考慮到數(shù)據(jù)的安全性，做到冗余存儲（如利用磁盤陣列等），定期進(jìn)行數(shù)據(jù)離線、異地備份。考慮到網(wǎng)絡(luò)的安全性，應(yīng)用身份認(rèn)證、VPN網(wǎng)絡(luò)等;四是便利性。考慮到使用者的方便，利用專門的APP、WEB訪問等多種形式，讓使用者隨時隨地訪問信息系統(tǒng)。

3.3 健全管理制度

遵守并貫徹檔案法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件和有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，制定檔案信息化方面的管理制度，包括電子文件歸檔制度、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、電子檔案鑒定銷毀制度、數(shù)字檔案安全保管和備份制度等。

按照統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)的原則，建立由單位領(lǐng)導(dǎo)掛帥、檔案部門歸口管理、各部門分級負(fù)責(zé)的檔案工作體系。確保檔案管理制度的實(shí)施，并將有關(guān)事項(xiàng)納入相關(guān)人員的崗位職責(zé)中。在庫房建設(shè)、現(xiàn)代化設(shè)施配備、專業(yè)人員培訓(xùn)等方面給予大力支持，將檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)列入每年年度財(cái)務(wù)報(bào)告預(yù)算。[3]

3.4 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

每年組織專（兼）職檔案人員參加檔案部門組織的檔案及計(jì)算機(jī)等方面的培訓(xùn)，或者聘請檔案專家和信息網(wǎng)絡(luò)專家來單位做專題講座，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。另外可以通過公開招聘的方式，嚴(yán)格考核，選拔具有相應(yīng)職業(yè)素養(yǎng)與道德修養(yǎng)的人員負(fù)責(zé)檔案工作。

3.5 利用現(xiàn)代信息化管理檔案工作。

通過信息技術(shù)應(yīng)用程序進(jìn)行檔案工作管理是一項(xiàng)長期發(fā)展規(guī)劃的重要途徑，對檔案管理工作的收集、錄入及整合等相關(guān)檔案資料規(guī)范管理，利用現(xiàn)代科技信息化檔案管理模式，替代老套煩瑣的檔案管理模式，能夠推進(jìn)檔案技術(shù)改革工作的不斷完善，科學(xué)技術(shù)檔案信息服務(wù)可以智能處理檔案登記錄入、歸納整理等相關(guān)檔案資料信息，采用實(shí)時監(jiān)控設(shè)備、查找服務(wù)方式，為企事業(yè)單位檔案管理提供精準(zhǔn)服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，信息檔案管理建設(shè)具備規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)、防范漏洞等優(yōu)勢，能夠有效預(yù)防企事業(yè)單位檔案管理相關(guān)問題，大大地提高了企事業(yè)單位的工作效率。

3.6 檔案人才管理是關(guān)鍵推進(jìn)

若有足夠多的檔案方面人才涌入檔案工作中來，那實(shí)現(xiàn)檔案的自動化系統(tǒng)運(yùn)營則會更加繁榮。因此，當(dāng)前要盡快領(lǐng)會到培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才的重要意義。檔案的自動化加工系統(tǒng)主要取決于專業(yè)的信息化團(tuán)隊(duì)的幫扶，他們的綜合素質(zhì)的高低程度將完全定奪檔案整理數(shù)字化系統(tǒng)的自動化程度。

對檔案自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的高端技術(shù)人員的養(yǎng)成與后期管理亦是一個亟待解決的關(guān)鍵課題，呼吁信息從小注重學(xué)生的思想品德人文教育，擴(kuò)充學(xué)生知識面及搭建學(xué)生關(guān)于世界的知識體系，從而使學(xué)生在踏入社會后會有強(qiáng)烈的責(zé)任意識和勇于奉獻(xiàn)的樂觀品質(zhì)，而不是“躺平”，使他們能夠及時地學(xué)習(xí)到先進(jìn)科學(xué)技術(shù)等新知識體系。充分了解每個學(xué)生的個性特點(diǎn)，并結(jié)合學(xué)生的性格品行使學(xué)生在學(xué)習(xí)期間就找到自己愿意從事的行業(yè)，將各類人才進(jìn)行充分利用，形成人才網(wǎng)絡(luò)，在其工作環(huán)境條件及其生活待遇上都給予親切的關(guān)心與照顧，解除其后顧之憂。在檔案專業(yè)相關(guān)方面進(jìn)行人員的深入探究，開展為社會提供有償?shù)姆?wù)，幫助檔案計(jì)算機(jī)方面從業(yè)人員找到歸屬感與方向感。

參考文獻(xiàn)：

[1] 樓冬仙.試論特種設(shè)備檢驗(yàn)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].浙江檔案，2020年增刊：73-74.

[2] 國家市場監(jiān)督管理總局.TSG Z0002—2009，特種設(shè)備信息化工作管理規(guī)則[S].2009.

[3] 國家檔案局中央檔案館.全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要[Z].2002-11-25.