方艷

不論是紙質(zhì)版的還是電子版的地方報(bào)紙，或是其延伸出的微信公眾號(hào)等不同形式的媒介，地方報(bào)紙的本質(zhì)就是記錄當(dāng)?shù)厣鐣?huì)事件、傳播信息、反映時(shí)代的載體，而構(gòu)成報(bào)紙的圖片文字是那個(gè)時(shí)期重要事件的真實(shí)反映，更是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和歷史變遷的見證。報(bào)社如何利用自身優(yōu)勢(shì)，讓圖文資料的功能從單純的提供內(nèi)部查閱，延伸到成為社會(huì)信息不可或缺部分，科學(xué)建立和管理電子圖文資料庫是關(guān)鍵。

筆者分析自身所在單位的現(xiàn)階段電子圖文庫現(xiàn)狀，就報(bào)紙電子圖文資料庫建立和管理提出以下改造構(gòu)想，以適應(yīng)不斷增長的數(shù)據(jù)量和訪問量。

對(duì)需要查詢的電子圖文資料，筆者所在報(bào)社統(tǒng)一在“北大方正報(bào)業(yè)DAM平臺(tái)”（以下簡(jiǎn)稱“DAM平臺(tái)”）里獲取。這個(gè)平臺(tái)是報(bào)社常用的軟件之一，可以預(yù)覽和紙質(zhì)報(bào)紙完全一樣的“大樣”（即電子報(bào)紙），按日期、版面分級(jí)排列。“大樣”的來源可以總結(jié)為以下流程：

記者上傳圖文稿至“DAM平臺(tái)”——編輯初改——傳輸初改后的圖文至排版軟件——編輯結(jié)合版面要求，在排版軟件里修改內(nèi)容——完成排版生成大樣——傳輸大樣至“DAM平臺(tái)”。

如上所述，實(shí)際工作中，編輯不太可能把圖文改到終稿狀態(tài)才進(jìn)入排版環(huán)節(jié)，大部分修改是在排版軟件里完成，之后傳輸“大樣”給“DAM平臺(tái)”?！癉AM平臺(tái)”的檢索入口，只能對(duì)排版前的圖文進(jìn)行檢索，以致通過平臺(tái)檢索的圖文不符合電子圖文資料入庫標(biāo)準(zhǔn)。

想要檢索“大樣”里的電子圖文資料，就必須用類似翻找紙質(zhì)報(bào)紙的辦法，在“DAM平臺(tái)”里一張張翻“大樣”，找到目標(biāo)電子圖文后，用PDF閱讀器雙擊打開，再整版或部分復(fù)制下來。這種辦法可以滿足近期資料查閱需求，可對(duì)一些時(shí)間跨度大、內(nèi)容涵蓋多的資料而言，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，形同“海底撈針”，除消耗大量的人力外，效率低又容易出錯(cuò)。

報(bào)社圖文資料是從“DAM平臺(tái)”中“大樣”中截取，資料來源的唯一性能夠得到保證。怎樣才能快速、正確、順暢地檢索到目標(biāo)資料，是筆者所在報(bào)社電子圖文資料庫改造最應(yīng)該考慮的關(guān)鍵點(diǎn)。筆者在參照“四段式名稱結(jié)構(gòu)”的基礎(chǔ)上，根據(jù)報(bào)紙出版規(guī)律，提出適合地方報(bào)社現(xiàn)狀的電子圖文資料入庫方法。

確定圖文存儲(chǔ)位置、所在文件夾和文件名命名規(guī)則

許多人習(xí)慣以年月日或事由、人物為單位建立文件夾，夾內(nèi)放置相關(guān)電子圖文，一旦文件夾內(nèi)文件脫離該文件夾，該電子圖文很容易變成“無主文件”。為了直觀有序地收集圖文資料，一方面需要固定存儲(chǔ)地址，另一方面需要按標(biāo)準(zhǔn)的命名辦法，來對(duì)文件夾和文件名進(jìn)行統(tǒng)一命名。

存儲(chǔ)地址和文件夾命名辦法。首先，確定整個(gè)圖文資料庫的存儲(chǔ)位置，把所有圖文資料固定存放在某個(gè)數(shù)據(jù)盤的對(duì)應(yīng)目錄下。因?yàn)閳D文資料庫內(nèi)容多，占用空間大，最好單獨(dú)占用一個(gè)數(shù)據(jù)盤。比如，筆者把報(bào)社的圖文資料存放在電腦硬盤F上，方便所有的圖文資料存入“F：＼”下。其次，確定文件夾名。以“年”“月”為一、二級(jí)文件夾目錄，以“日”為三級(jí)目錄，如2020年9月30日的電子圖文資料，保存在“F：＼2020＼202009＼20200930”文件夾下，形成一棵簡(jiǎn)潔清晰的目錄樹。隨著報(bào)紙出報(bào)數(shù)量的累積，目錄樹按日期層層展開，互不重疊干擾，一目了然。

文件名和文件類型的確定。文件名的命名規(guī)則——檢索資料，關(guān)鍵詞是首要，報(bào)紙的資料檢索大多是以“新聞人物”“新聞地點(diǎn)”或“報(bào)道類型”為線索，這些線索同時(shí)也是關(guān)鍵字。因而筆者把出版日期、關(guān)鍵詞、標(biāo)題內(nèi)容等作為文件名的一部分，以分列號(hào)“–”間隔，組成一套較為完整的文件命名方法，即：報(bào)紙出版日期–所在版面和篇位及文稿屬性文或圖–關(guān)鍵詞–新聞標(biāo)題。其中：所在版面和篇位均為兩位數(shù)字，從“01”到“99”;文稿屬性若為文字則為“文”，若為圖片則為“圖”;如果文稿有附圖，則在新聞標(biāo)題后再加“–圖”和數(shù)字。如：以2020年9月30日?qǐng)?bào)紙第一版第二篇的《長福高速正式通車》一文為例來說明入庫圖文命名辦法。本篇新聞?dòng)梢粍t文稿和一張配圖組成。按上述方法，文稿名則為：20200930–0102文–龍山收費(fèi)站–長福高速正式通車.doc;所屬的圖片名則為：20200930–0102文–龍山收費(fèi)站–長福高速正式通車–圖1.jpg，如有多張圖片，編號(hào)依此類推。文件類型的確定。為了方便讀取，文件保存類型應(yīng)以通用性為原則，避免可視上的不便，電子資料庫圖片的格式保存為jpg，文字保存類型為Word文檔。

按統(tǒng)一格式命名的優(yōu)點(diǎn)。電子圖文資料庫里的圖文用統(tǒng)一格式命名，存在對(duì)應(yīng)的文件夾下，使每個(gè)文件夾下的圖文數(shù)量適中，符合讀取習(xí)慣。如每年12個(gè)月，每月21期報(bào)紙，每期目錄下約有文字資料17–25篇，圖片4–5張（組圖除外）;文件夾和其所含的文件數(shù)量適中，文件名里又有包含文件夾的名稱的字段，結(jié)構(gòu)清晰明了，符合讀取習(xí)慣，避免不小心造成“無主文件”。

及時(shí)準(zhǔn)確復(fù)制圖文資料，同步更新電子圖文庫的目錄清單

及時(shí)準(zhǔn)確復(fù)制、收集圖文資料，是完善報(bào)社電子圖文資料庫必須完成的事項(xiàng)。同時(shí)為更加快捷、準(zhǔn)確地檢索到目標(biāo)資料，以及更好地管理和維護(hù)報(bào)社電子圖文資料庫，建議用Excel電子表格軟件對(duì)入庫的圖文，建立對(duì)應(yīng)的文件目錄清單，清單內(nèi)容和每日入庫的圖文同步更新。一個(gè)年度設(shè)計(jì)一個(gè)文件，每個(gè)文件下設(shè)若干個(gè)工作表，工作表以全年各個(gè)自然月命名，另加一個(gè)“備忘”工作表，必要時(shí)給各個(gè)工作表添加顏色，方便區(qū)分。

在清單文件格式上，筆者做了一個(gè)模板，簡(jiǎn)要說明如下：

工作表中“列”的編排設(shè)計(jì)。在“列”的編排上，設(shè)計(jì)了“期號(hào)”“出版日期”“作者”“文件名”項(xiàng)目，“期號(hào)”填寫報(bào)紙的出版期數(shù)，同理“出版日期”“作者”“文件名”填寫對(duì)應(yīng)的內(nèi)容。把“文件名”設(shè)計(jì)在最后一列，是因?yàn)槲募锇皑C”分列號(hào)，方便需要時(shí)對(duì)該列的字段進(jìn)行分列處理。

用“跨列居中”代替“合并后居中”。Excel中常常會(huì)用到“合并后居中”工具，在電子圖文庫的清單中，為了方便表格的后續(xù)調(diào)整，整個(gè)表格不能使用“合并后居中”，對(duì)需要居中的標(biāo)題等內(nèi)容，用“跨列居中”代替“合并后居中”，日后對(duì)表格進(jìn)行調(diào)整時(shí)，系統(tǒng)不會(huì)提示錯(cuò)誤。

有了以上按標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)和命名的文件，以及對(duì)應(yīng)的文件目錄清單的Excel文件，對(duì)地方報(bào)社電子圖文資料庫的檢索將變得更加簡(jiǎn)單、便捷和準(zhǔn)確。

首先，在Excel中對(duì)電子圖文資料庫的清單目錄進(jìn)行檢索，把檢索對(duì)象定位在整個(gè)“工作簿”，對(duì)文件下的所有工作表進(jìn)行檢索，定位相關(guān)目標(biāo)。其次，找到各個(gè)對(duì)應(yīng)的文件夾，不打開文檔的情況下，只要鼠標(biāo)停留在該文檔上，就可以看到對(duì)應(yīng)的文件名，或是再次輸入更精確的關(guān)鍵字段進(jìn)行二次篩選，同樣能進(jìn)行精確定位。

報(bào)刊電子圖文資料庫的管理和一般單位的檔案管理對(duì)比，既有共性也有自己的特色。除了“專人管理，及時(shí)歸檔，給電腦加密碼，做好備份”這幾個(gè)常規(guī)事項(xiàng)外，還需要對(duì)文件存儲(chǔ)路徑和文件名的命名規(guī)則以及需要特別說明的事項(xiàng)做好備忘記載。一是可以加強(qiáng)規(guī)范，二是可以保證資料庫管理的延續(xù)性，方便不同時(shí)期的專人管理。

報(bào)紙圖文資料庫經(jīng)過改造后，能更加快捷、正確地獲取到所需的資料，提高了檢索效率，最大限度地節(jié)約了查找時(shí)間和人力成本，使我們的檢索變得事半功倍，更使寶貴的資料能夠得到充分利用，更有價(jià)值，更好地服務(wù)當(dāng)?shù)厣鐣?huì)。