張文杰
摘要:當前,在信息化環(huán)境下,數(shù)據(jù)來源多、線上線下數(shù)據(jù)并存和審計人員職業(yè)判斷差異等都給信息化手段在工程項目審計中運用帶來挑戰(zhàn)。如何有效運用信息化手段開展電網(wǎng)工程項目審計工作,建立遠程在線審計和現(xiàn)場審計相結合的審計操作流程標準,實現(xiàn)標準審計流程與審計信息系統(tǒng)的有機融合,從而提高審計質(zhì)效,是當前亟待解決的問題。
關鍵詞:信息化 工程 審計
國家電網(wǎng)公司信息化建設已廣泛應用于生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各方面,內(nèi)部審計工作面臨全新的信息化環(huán)境。目前,電網(wǎng)工程審計涉及項目管理、財務管理、物資管理等多個方面,但主要以物資審計作為主線,下面以物資審計舉例。
一、信息環(huán)境下數(shù)據(jù)差異發(fā)現(xiàn)審計線索
(一)、工程項目物資采購基本情況可以通過信息環(huán)境下數(shù)據(jù)獲得,通過ERP審計業(yè)務系統(tǒng)“采購業(yè)務審計-采購人員作業(yè)分析、物資會計科目余額顯示”等查詢功能中,實現(xiàn)單位物資采購總體情況查詢結果。“采購業(yè)務審計-物資會計科目余額顯示”功能查詢中,能查詢到年度物資會計科目發(fā)生及余額情況。
物資會計科目包括:原材料、低值易耗品、工程物資、應付賬款等會計科目,根據(jù)查詢會計科目年初余額、發(fā)生額、余額等情況,可進行明細賬清單穿透查詢,并進一步穿透憑證編號查詢。本功能實現(xiàn)查詢賬面物資采購及付款情況,并進行明細賬穿透到會計憑證查詢。
(二)、通過信息環(huán)境下數(shù)據(jù),計算出工程物資招標率,從而發(fā)現(xiàn)物資計劃管理是否有效,是否存在未按計劃程序進行的申請和審批物資采購行為,發(fā)現(xiàn)應招未招的審計線索。查詢ERP審計業(yè)務系統(tǒng),從“風險點分析-應招標采購沒有招標的分析”查詢導出甄選出應招未招的物資采購清單,再針對篩選結果對照相關申請審批資料進行批次分析。將查詢數(shù)據(jù)導出進行一次篩選,再對數(shù)據(jù)從采購訂單類型進行分類查詢,查詢類別包括項目物資采購訂單、消耗類物資采購訂單、庫存物資采購、成本類項目物資采購等。通過信息環(huán)境下數(shù)據(jù)分析,可得到應招標采購未招標采購物資(違規(guī)自采);采購價格超過庫存單價或市場水平;無申請(無訂單)采購業(yè)務;問題采購(物資實際未到貨或未完全到貨);大額采購未取得增值稅票等審計線索。
(三)、電網(wǎng)工程物資采購價格異常審計,通過“采購業(yè)務審計-采購價格綜合分析”進行查詢,重點選擇浮動比例超過一定比例。將查詢數(shù)據(jù)導出進行甄別篩選,確定審計發(fā)現(xiàn),及采購價格出現(xiàn)異常的采購。在查詢結果基礎上,再根據(jù)采購訂單、物料編碼等進行穿透查詢到會計憑證、對應項目等,形成初步審計記錄進行被審計單位進行確認、解釋并取證。
二、信息環(huán)境下與紙質(zhì)數(shù)據(jù)差異發(fā)現(xiàn)審計線索
通過取得的信息環(huán)境下數(shù)據(jù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)(線下數(shù)據(jù))對比,發(fā)現(xiàn)差異,進行有效分析以發(fā)現(xiàn)審計線索。
(一)、分析物資需求計劃提交上報是否及時完整,采購訂單創(chuàng)建是否及時。通過ERP業(yè)務審計系統(tǒng),查詢采購申請、采購訂單,對比分析與設備材料清冊、物資結算差異,核實需求上報的及時性和完整性。對比分析設備材料清冊、采購申請與物資供應中心上報的批次招標需求計劃是否一致,是否存在未按規(guī)定上報需求計劃;采購信息是否及時錄入系統(tǒng)。可以通過SAP-ERP系統(tǒng)查詢項目采購申請信息。進入SAP-ERP系統(tǒng),事務代碼ME5J,輸入項目編碼,顯示項目采購申請清單信息,導出電子表格;事務代碼ME5A,輸入采購申請編號,顯示該采購申請詳細信息,導出電子表格。通過與設備材料清冊或物資結算書進行對比,分析評價物資需求計劃上報的及時性和完整性。
(二)、目前廢舊物資情況的審計,主要來源于線下數(shù)據(jù),如廢舊物資現(xiàn)場臺賬、及相關出入庫記錄和資產(chǎn)報廢、上報處置相關資料。信息環(huán)境下的數(shù)據(jù)主要是廢舊物資處置計劃、資產(chǎn)卡片變動、財務賬目處置款。通過SAP-ERP系統(tǒng)查詢廢舊物資庫存情況;通過電子商務平臺查詢競拍處置記錄、中標通知書,通過ERP業(yè)務審計系統(tǒng)查詢收入入賬憑證,核實是否上報集中處置,處置收入是否及時入賬。通過ERP業(yè)務審計系統(tǒng),查詢廢舊物資庫存清單。結合現(xiàn)場查閱資產(chǎn)報廢審批資料,中標通知書、廢舊物資出入庫單、實物移交單、處置收入憑證,核實廢舊物資處置是否合規(guī)。
三、信息化審計下取得的成果
對信息環(huán)境下線下數(shù)據(jù)的科學分析其核心是采集、轉(zhuǎn)換、整理和分析數(shù)據(jù),確定審計重點和疑點,實現(xiàn)審計目標。
(一)審計效率提高
信息化審計前全部工作通過到被審計單位現(xiàn)場審計實現(xiàn),需耗用現(xiàn)場審計時間10天。采用信息化審計后由于大量審計工作可通過線上審計實現(xiàn),只有部分工作必須到現(xiàn)場完成,現(xiàn)場審計縮短為3天。
(二)審計質(zhì)量提高
隨著工程審計信息化運用,改變了傳統(tǒng)的審計方式,審計質(zhì)量得到大幅提升,主要體現(xiàn)在以下幾個方面:
一是審計事項無遺漏。以制度為基礎,標準流程為出發(fā)點,查找數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)、發(fā)現(xiàn)線索,制度標準所要求的審計事項沒有遺漏。
二是查找線索更便捷。數(shù)據(jù)來源于不同的信息系統(tǒng),可以實現(xiàn)跨專業(yè)數(shù)據(jù)分析對比,突破專業(yè)界限,更容易發(fā)現(xiàn)線索。
三是職業(yè)判斷更科學。對數(shù)據(jù)分析不僅僅只靠經(jīng)驗判斷,采用科學的分析方法指引,使職業(yè)判斷有了科學依據(jù)。
四是收集依據(jù)更充分。審計采用的證據(jù)都自動從信息系統(tǒng)的源數(shù)據(jù)產(chǎn)生,對審計結論的支持度更高,而且容易收集。
(三)實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)與標準審計流程有效銜接。
推廣信息化環(huán)境下的審計,在信息數(shù)據(jù)與標準審計流程之間架起一座橋梁。明確完成審計事項須收集的數(shù)據(jù),明確線上數(shù)據(jù)和線下數(shù)據(jù),明確數(shù)據(jù)的收集途徑(以ERP審計系統(tǒng)為主;ERP財務、工程、物資,財務、基建管控和生產(chǎn)PMIS系統(tǒng)作為補充完善),明確收集數(shù)據(jù)的操作方法,明確如何進行數(shù)據(jù)驗證和分析,明確數(shù)據(jù)分析結果的運用。