章三妹 宋國琴

西華師范大學(xué) 四川 南充 637009

引言

Excel 2010中最實(shí)用、最強(qiáng)大的功能就是對(duì)數(shù)據(jù)的管理與分析。利用排序、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)分類匯總、數(shù)據(jù)透視表等功能幫助用戶進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和輔助決策等，目前被廣泛應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域。

數(shù)據(jù)分類匯總是按照指定關(guān)鍵字的類別分類，把性質(zhì)相同的數(shù)據(jù)劃分為一類（排序），然后對(duì)每類數(shù)據(jù)分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算（如求和、求平均值、計(jì)數(shù)、求最大值等），并將結(jié)果顯示出來。分類匯總是一種快速統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)的有力工具，通過折疊或展開可以分級(jí)顯示匯總項(xiàng)和明細(xì)數(shù)據(jù)，便于快速地創(chuàng)建各類匯總報(bào)告[1]。

1 分類匯總在高校人事管理中的應(yīng)用

1.1 單字段分類匯總

如下圖1所示，是某高校人力資源情況表，現(xiàn)要匯總出各院系年齡平均值，步驟如下：系”，匯總方式選擇“平均值”，匯總項(xiàng)選擇“年齡”，單擊“確定”按鈕，即完成分類匯總，匯總結(jié)果如圖3所示[2]。

圖1 “某高校人力資源情況表”數(shù)據(jù)清單

圖3 匯總工資平均值結(jié)果

Step1:首先按照“院系”字段進(jìn)行排序。

Step2:單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡中分級(jí)顯示的“分類匯總”按鈕，打開如圖2所示的分類匯總對(duì)話框，設(shè)置分類字段為“院

1.2 嵌套分類匯總

分類匯總不僅可以按單個(gè)字段對(duì)數(shù)據(jù)列表進(jìn)行分類匯總，還可以按多個(gè)字段對(duì)數(shù)據(jù)列表進(jìn)行分類匯總，只需按照分類順序多次執(zhí)行分類匯總即可。

以圖1數(shù)據(jù)清單為例，現(xiàn)要匯總出各院系工資的總和，再統(tǒng)計(jì)各個(gè)院系不同職稱的平均工資，步驟如下：

Step1：首先將數(shù)據(jù)清單按照主要關(guān)鍵字“院系”和次要關(guān)鍵字“職稱”兩個(gè)字段進(jìn)行排序。

Step2：執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“分級(jí)顯示”→“分類匯總”命令，打開分類匯總對(duì)話框，按圖4所示進(jìn)行設(shè)置，得到圖5所示的按院系匯總工資的合計(jì)[3]。

圖4 分類匯總對(duì)話框

圖5 工資合計(jì)匯總結(jié)果

Step3：再次執(zhí)行“數(shù)據(jù)”→“分級(jí)顯示” →“分類匯總”命令，打開分類匯總對(duì)話框圖6，此時(shí)選擇分類字段“職稱”，匯總方式為“平均值”，匯總項(xiàng)為“工資”，將“替換當(dāng)前分類匯總”前的“√”取消，單擊“確定”按鈕，匯總出同一院系中不同職稱的工資平均值[4]。匯總結(jié)果如圖7所示。

圖6 分類匯總對(duì)話框

圖7 嵌套分類匯總結(jié)果

2 結(jié)束語

Excel是Office辦公軟件中的重要組件之一，它是辦公中不可缺少的一款電子表格制作軟件。在今天這個(gè)信息大爆炸的時(shí)代，人們必須借助相關(guān)的工具來處理信息。Excel 2010 提供的強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理與統(tǒng)計(jì)分析功能可以幫助高校人事管理人員有效地組織和管理數(shù)據(jù)，為管理人員減輕處理數(shù)據(jù)的煩惱，同時(shí)也大大地提高了管理人員的工作效率。