摘 要:信息時代背景下,檔案信息化是檔案管理的必然趨勢。本文以基層行政事業(yè)單位為例,從財務(wù)檔案信息化的重要性、現(xiàn)狀及存在問題等方面入手予以逐一探究,并提出解決策略及可行性路徑,以期供廣大同人參考借鑒。
關(guān)鍵詞:基層行政事業(yè)單位;財務(wù)管理;檔案信息化;策略
檔案信息化建設(shè)是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下,在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù),加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程?,F(xiàn)階段,行政事業(yè)單位財務(wù)管理信息化進程出現(xiàn)了受重視程度不足、檔案管理系統(tǒng)滯后、會計人員專業(yè)素質(zhì)不高等諸多問題,成為提升行政事業(yè)單位財務(wù)管理效能的一大瓶頸,亟待破解。基于此,本文針對這些問題進行分析,并提出相應(yīng)的策略及可行性路徑,僅供參考。
一、行政事業(yè)單位財務(wù)檔案的作用及特點
從行政事業(yè)單位的性質(zhì)來說,行政事業(yè)單位大部分是由國家成立的(也有小部分是其他社會組織成立),主要為社會提供服務(wù),承擔(dān)國家有關(guān)的事業(yè)任務(wù)。在現(xiàn)代社會的發(fā)展中行政事業(yè)單位有著不可替換的作用,它推動著社會的發(fā)展。財務(wù)管理不僅是行政事業(yè)單位的核心內(nèi)容,而且還是公共服務(wù)質(zhì)量的決定性因素。從各自的特點可以看出,兩者的地位和特點有聯(lián)系也存在一定的區(qū)別。
從財務(wù)檔案管理的職能來說,財務(wù)管理是基于單位行使職能過程中客觀存在的財務(wù)活動和財務(wù)關(guān)系而產(chǎn)生的,是行政事業(yè)單位組織財務(wù)活動、處理與各方面財務(wù)關(guān)系的一項經(jīng)濟管理工作。行政事業(yè)單位財務(wù)管理具備“以預(yù)算管理為起點和重點”“資金大多由國家提供、具有無償性”等特點;而財務(wù)信息化檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的財務(wù)核算的專業(yè)材料,是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史材料和證據(jù),它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子核算材料等。
二、行政事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化的作用
1.制度效用
財務(wù)檔案信息化是完善財務(wù)管理體系的主要工作,是行政事業(yè)單位制度建設(shè)的重要抓手,更是實現(xiàn)行政事業(yè)單位維護社會秩序、為社會提供公益服務(wù)的有力保障。
2.管理效用
通過將票據(jù)、憑證、賬簿、報表等財務(wù)數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案后,除了便于攜帶、傳輸及使用外,還能夠更好地適應(yīng)信息時代對財務(wù)檔案的客觀需求,實現(xiàn)財務(wù)檔案信息資源共享、網(wǎng)絡(luò)化查閱等,提高工作效能和服務(wù)質(zhì)量。
3.資源效用
實現(xiàn)財務(wù)檔案的信息化,能有效整合財務(wù)資源,提高管理科學(xué)化、集約化、精細(xì)化水平,并推動財務(wù)管理參與全域、全局管理。
三、行政事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化存在的主要問題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠
由于行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在思想意識層面上帶有的局限性,將財務(wù)信息化建設(shè)視為可有可無的一項工作,沒有為財務(wù)檔案信息化營造一個健康發(fā)展的環(huán)境,導(dǎo)致無法深入推進財務(wù)信息化建設(shè)等工作。
2.工作重點缺乏
由于缺乏全局統(tǒng)籌及資源綜合使用的管理能力,行政事業(yè)單位的管理呈現(xiàn)盲目性和機械化,規(guī)劃不長遠,工作沒重點,直接導(dǎo)致在具體的財務(wù)管理過程中重復(fù)出現(xiàn)一些低級問題,缺乏科學(xué)管理及發(fā)展理念,財務(wù)檔案的信息化更是無從談起。
3.風(fēng)控機制不全
在財務(wù)管理工作開展過程中總會存在一定的風(fēng)險,而財務(wù)風(fēng)險的特點是貫穿全過程、隨時會發(fā)生、后果很嚴(yán)重,建立并落實嚴(yán)格的管控措施是解決這一問題的最好良方。而建章立制主要在人,在于人的主體意識的重視、全局關(guān)注及現(xiàn)實執(zhí)行,由于人的疏忽、制度的缺失、財務(wù)管理的高風(fēng)險特性、資金管理工作的困難程度等因素,直接影響了財務(wù)檔案信息化進程。
4.人員素質(zhì)不高
行政事業(yè)單位的人員相對穩(wěn)定,工作變動性不大,工作人員普遍存在主動學(xué)習(xí)積極性不高,創(chuàng)新意識薄弱等突出問題。對于會計人員來說,除了年齡老化、財會知識儲備不足,以及觀念陳舊,缺乏財務(wù)風(fēng)險意識、理財觀念等外,還存在信息化能力不足,綜合素質(zhì)有待進一步提升。
四、行政事業(yè)單位財務(wù)檔案信息化問題對策分析
1.要完善制度
首先,要建章立制,落實主體責(zé)任,為財務(wù)檔案信息化建設(shè)提供制度保障;其次,要全面分析財務(wù)檔案信息化需求,明確基層行政事業(yè)單位具體工作目標(biāo)及現(xiàn)狀,并制定出臺詳盡檔案信息化工作計劃;第三,要成立工作專班,由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、并指定專門人員具體負(fù)責(zé),將財務(wù)檔案信息化工作與全局工作有機結(jié)合起來,齊抓共管,確保落實。
2.要突出重點
要統(tǒng)籌規(guī)劃,大膽嘗試,用好用活有限資源,全面提升財務(wù)管理水平。例如,可以通過檔案信息化在會計崗位設(shè)置、全面預(yù)算管理應(yīng)用、全面預(yù)算管理體系構(gòu)建等細(xì)分領(lǐng)域的應(yīng)用,重點發(fā)力,發(fā)揮財務(wù)檔案信息化優(yōu)勢,強化財務(wù)管理效能,提升財務(wù)管理體系層次。
3.要防控風(fēng)險
財務(wù)檔案信息化過程存在兩大風(fēng)險:一是財務(wù)管理過程中的自有風(fēng)險,可以通過明確財務(wù)風(fēng)控權(quán)責(zé)管理、全面分析財務(wù)風(fēng)險管控狀況、成立財務(wù)風(fēng)控小組、定期開展財務(wù)風(fēng)險點排查等方式,有效管控和遏制財務(wù)風(fēng)險;二是信息化過程中的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險及檔案信息化系統(tǒng)風(fēng)險,要通過安全的財務(wù)軟件及成熟的檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范使用予以實現(xiàn);三是人為操作的風(fēng)險,可以通過強化制度約束及信息化專業(yè)能力培訓(xùn)等方法,予以解決和規(guī)避。
4.要培訓(xùn)人才
財務(wù)檔案信息化的最終目的是能更好為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù),為此急需做好信息化的專業(yè)化人才培訓(xùn)工作:一是人才引進。建議引進既懂財務(wù)、又懂計算機知識的高學(xué)歷、高技能人才;二是加強人員培訓(xùn)。可以通過組織財務(wù)管理人員參加檔案信息化繼續(xù)教育,及時掌握最新的財會知識及檔案信息化相關(guān)知識,為檔案信息化提供人才儲備。三是定員定崗式培訓(xùn)。除了要求財務(wù)人員強化終身學(xué)習(xí)意識、積極參加檔案信息化方面的培訓(xùn)之外,還要結(jié)合財務(wù)管理崗位特點,予以定員定崗式的精準(zhǔn)培訓(xùn),確保能守得住崗位,做得好工作。如:要通過培訓(xùn),讓財務(wù)人員熟練掌握檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程,尤其是人員應(yīng)用端(即在職員工端)與管理人員端的應(yīng)用流程,系統(tǒng)中的多個關(guān)鍵功能模塊功能及對應(yīng)文本,以下展示員工端主要的用例,含有登錄、檔案借閱申請、檔案借閱、檔案歸還、借閱退回通知、下載檔案文檔、接收系統(tǒng)通知,涵蓋了員工從登錄系統(tǒng)到進行檔案借閱的整個流程(如圖1:在職員工端總用例圖)。
此外,還要重點把好“三關(guān)”:
一是“管理”關(guān)。主要分為數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲及數(shù)據(jù)使用三個層次。數(shù)據(jù)采集方面,主要是通過一手資料或現(xiàn)場采集、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?,提供給各級單位、部門及人員處理、使用;數(shù)據(jù)存儲方面,由于財務(wù)業(yè)務(wù)頻繁、信息量太大,單憑人工處理難以為繼,通過財務(wù)管理信息化系統(tǒng)的科學(xué)、高效、智能化處理,可以達到事半功倍效果,大大提高工作效率;數(shù)據(jù)使用方面,實行信息資源全局匹配、即時調(diào)用等“去中心化 ”數(shù)據(jù)共享及使用方案,提高財務(wù)信息及數(shù)據(jù)的資源效用。
二是把好“系統(tǒng)”關(guān)。軟件使用方面:目前本省市行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理系統(tǒng)主要采用統(tǒng)一的財政票據(jù)電子化管理系統(tǒng),(如圖2:票據(jù)軟件升級前的界面)。
經(jīng)系統(tǒng)升級后,系統(tǒng)更加科學(xué)、合理(如圖3:票據(jù)軟件升級后的界面),主要變化:
新舊軟件整合方便報表。
資產(chǎn)卡片調(diào)撥、流轉(zhuǎn)有記錄,方便資產(chǎn)管理,做到賬面、資產(chǎn)卡片、實物相符。
有利于導(dǎo)出實時數(shù)據(jù),為自建檔案信息數(shù)據(jù)庫提供極大便利。
同時,福建省非稅收入和財政票據(jù)綜合管理系統(tǒng)的使用也大大提高了財務(wù)管理工作效率,為實現(xiàn)財務(wù)檔案的信息化提供強有力的數(shù)據(jù)支撐,主要有三個方面優(yōu)勢:
(1)淘汰紙質(zhì)票據(jù),采用電子化票據(jù),直接申領(lǐng),簡化工作環(huán)節(jié)。
(2)方便繳費人員,采用網(wǎng)上支付,網(wǎng)上查收票據(jù)。
(3)操作簡單,形成電子檔案,便于永久保存。
系統(tǒng)使用方面:財務(wù)檔案信息系統(tǒng)主要分為檔案上傳管理、檔案借閱管理、檔案導(dǎo)出、檔案歸還查詢、員工信息管理、操作日志管理、系統(tǒng)配置、角色管理、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復(fù)等十個功能模塊。主要實現(xiàn)的功能是將重要文件、信息直接錄入或轉(zhuǎn)換錄入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)勞動,并確保檔案信息的規(guī)整和安全;同時,可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸、系統(tǒng)調(diào)用及查詢等功能模塊發(fā)揮財務(wù)檔案信息資源的利用空間,實現(xiàn)財務(wù)檔案由“靜態(tài)”管理到“動態(tài)”應(yīng)用的跨越。
如:系統(tǒng)的總體設(shè)計要確保界面友好、數(shù)據(jù)安全、便捷高效(如圖4:財務(wù)管理檔案信息化系統(tǒng)整體流程圖);員工、維護人員用戶登錄模塊,應(yīng)該明確人員使用范圍(財務(wù)檔案管理系統(tǒng)員工端)、級別(員工級別)、主要參與者(在職員工)、前置條件(賬號信息已錄入在職員工名單)等關(guān)鍵要素(如圖5:財務(wù)管理檔案信息化系統(tǒng)用戶、維護人員登錄模塊例圖)。
三是把好“應(yīng)用”關(guān)。在實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)上,還要做好財務(wù)管理軟件數(shù)據(jù)與財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接及數(shù)據(jù)應(yīng)用等工作,并結(jié)合單位實際,自主建立標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、工作資料等個性化數(shù)據(jù)庫,并通過標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、規(guī)范使用等方式,做好檔案信息的修正、拷貝、重置及糾錯等具體工作,確保整個財務(wù)檔案信息化系統(tǒng)為財務(wù)管理插上飛翔的翅膀。
結(jié)語
概言之,財務(wù)檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)新時代需求的客觀需求,也是推進財務(wù)管理的有效途徑,只有從制度、管理、應(yīng)用及人才等方面予以全面規(guī)范及保障,才能發(fā)揮信息化的巨大優(yōu)勢與動能,促進財務(wù)管理向更科學(xué)、更規(guī)范、更安全、更高效的高層級服務(wù)水平邁進。
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(作者單位:福建省大田生態(tài)環(huán)境局)
作者簡介: 張曉妹(1972-),女,漢族,福建省大田縣人,大專,文秘資料員,技師,研究方向:財務(wù)檔案管理