山東師范大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處 郝文靜

一、引言

“加快一流大學(xué)和一流學(xué)科建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高等教育內(nèi)涵式發(fā)展”是新時(shí)代高校建設(shè)肩負(fù)的重要使命[2]。高校實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究的重要載體，是學(xué)生實(shí)踐、創(chuàng)新能力的重要基地。但由于實(shí)驗(yàn)室傳統(tǒng)管理手段的限制，目前高校實(shí)驗(yàn)室的管理方式已難以滿足雙一流建設(shè)目標(biāo)下人才培養(yǎng)的需求。信息化管理，是高校對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行信息追蹤、溯源、監(jiān)管的一種管理模式。這種利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，整合資源，構(gòu)建先進(jìn)、高校的實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)是高校實(shí)驗(yàn)室管理的必然趨勢(shì)。

二、高校實(shí)驗(yàn)室管理現(xiàn)狀分析

現(xiàn)階段，高校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理缺乏信息的統(tǒng)一管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)耗時(shí)耗力，無(wú)法實(shí)現(xiàn)學(xué)校部門之間、學(xué)院與學(xué)校不同職能部門的信息同步，每年耗費(fèi)學(xué)院大量人力與不同部門進(jìn)行重復(fù)數(shù)據(jù)報(bào)送[3]。與此同時(shí)，實(shí)驗(yàn)室項(xiàng)目建設(shè)、評(píng)審和績(jī)效考核缺乏有效教學(xué)、成果和實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)支撐。實(shí)驗(yàn)室管理信息化程度低，每年的教育部實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)，還使用傳統(tǒng)人工統(tǒng)計(jì)方式，計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)不一、數(shù)據(jù)可信性低、耗費(fèi)大量的實(shí)驗(yàn)教學(xué)及管理人員精力。

在此形勢(shì)下，學(xué)校急需建立一個(gè)實(shí)驗(yàn)室綜合管理信息系統(tǒng)，其形成一個(gè)規(guī)范管理和引導(dǎo)相結(jié)合的實(shí)驗(yàn)環(huán)境，應(yīng)簡(jiǎn)化管理流程，降低管理難度，提高管理效率，方便管理者與教師、學(xué)生的互動(dòng)交流，變實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與實(shí)驗(yàn)教學(xué)的事后管理為過(guò)程服務(wù)，線下書(shū)面?zhèn)鬟f為線上動(dòng)態(tài)交互，真正實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室安全的動(dòng)態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化管理。

因此，梳理實(shí)驗(yàn)室管理、設(shè)備管理、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室安全等方面相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，力圖強(qiáng)化實(shí)驗(yàn)過(guò)程管理，規(guī)范實(shí)驗(yàn)室管理制度，應(yīng)建立一個(gè)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、設(shè)備資源、實(shí)驗(yàn)室安全等全方位服務(wù)一體的管理系統(tǒng)。“實(shí)驗(yàn)室綜合管理信息系統(tǒng)”，以高校實(shí)驗(yàn)室管理規(guī)范及流程為框架，以單體實(shí)驗(yàn)室的功能和實(shí)驗(yàn)設(shè)備為核心，需結(jié)合實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、實(shí)驗(yàn)室安全等基礎(chǔ)信息，以計(jì)算機(jī)編程、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)及云計(jì)算等為技術(shù)手段，建立一個(gè)實(shí)驗(yàn)室、實(shí)驗(yàn)教學(xué)、設(shè)備資源、實(shí)驗(yàn)室安全等全方位服務(wù)一體化的管理系統(tǒng)。

三、高校實(shí)驗(yàn)室綜合管理信息化系統(tǒng)功能建構(gòu)

（一）實(shí)驗(yàn)室管理系統(tǒng)

1.實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊

通過(guò)采集和對(duì)接現(xiàn)有平臺(tái)的數(shù)據(jù)，建立完善的實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)信息庫(kù)，摸清家底?？蓪?shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)驗(yàn)室基本信息、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目信息、實(shí)驗(yàn)人員信息、學(xué)院班級(jí)學(xué)生信息、專業(yè)信息、實(shí)驗(yàn)課程庫(kù)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)室建制、實(shí)驗(yàn)用房、實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi)、實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備、實(shí)驗(yàn)室安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)、化學(xué)品信息、實(shí)驗(yàn)室準(zhǔn)入、全校實(shí)驗(yàn)室分布等數(shù)據(jù)的全方位掌握。通過(guò)日常維護(hù)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)化和有效性，將實(shí)驗(yàn)室教學(xué)與管理人員從大量重復(fù)性事務(wù)工作中解脫出來(lái)。

2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理模塊

實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理系統(tǒng)的功能主要包括：實(shí)驗(yàn)教師排課、學(xué)生選課、實(shí)驗(yàn)報(bào)告提交、成績(jī)?cè)u(píng)定、調(diào)停課管理、運(yùn)行監(jiān)控、報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理信息化，將改變現(xiàn)有實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理面貌，各種類型的數(shù)據(jù)通過(guò)信息化系統(tǒng)化管理后，將呈現(xiàn)出層次化、規(guī)范化的實(shí)驗(yàn)教學(xué)體系，涵蓋各專業(yè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱，細(xì)至每一個(gè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)項(xiàng)目。將減輕教師排課手動(dòng)工作的壓力，在系統(tǒng)上線后，實(shí)驗(yàn)教師在系統(tǒng)里可以輕松完成實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目安排任務(wù)，師生可以在系統(tǒng)內(nèi)便捷查詢實(shí)驗(yàn)課表。將有助于校院兩級(jí)管理部門將充分掌握實(shí)驗(yàn)教學(xué)信息數(shù)據(jù)，實(shí)驗(yàn)教學(xué)項(xiàng)目開(kāi)出率、實(shí)驗(yàn)教師工作量、實(shí)驗(yàn)室、設(shè)備使用效率等各種數(shù)據(jù)一目了然。

3.實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送模塊

每學(xué)年度的教育部實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)上報(bào)工作，以往用excel表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且準(zhǔn)確性還難以保證。實(shí)驗(yàn)室信息統(tǒng)計(jì)報(bào)送系統(tǒng)能夠方便地完成教育部要求的七個(gè)實(shí)驗(yàn)室基礎(chǔ)表格信息采集任務(wù)，系統(tǒng)能導(dǎo)入excel歷史上報(bào)數(shù)據(jù)，學(xué)院可根據(jù)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行新學(xué)期數(shù)據(jù)采集上報(bào)，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)在線檢測(cè)查錯(cuò)，可根據(jù)提示問(wèn)題進(jìn)行數(shù)據(jù)改正。支持以校級(jí)、院級(jí)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)中心、實(shí)驗(yàn)室等多級(jí)用戶匯總數(shù)據(jù)，并能以EXCEL、DBF、TXT格式導(dǎo)出。

4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目管理模塊

建立一個(gè)與實(shí)驗(yàn)室和實(shí)驗(yàn)教學(xué)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫(kù)有機(jī)結(jié)合的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，是實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)教學(xué)類經(jīng)費(fèi)的全過(guò)程管理，其中包括各項(xiàng)實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi)的中期和短期建設(shè)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)新建實(shí)驗(yàn)室備案、資金指南發(fā)布、項(xiàng)目申請(qǐng)、項(xiàng)目評(píng)審、任務(wù)書(shū)填報(bào)、績(jī)效驗(yàn)收、成果庫(kù)管理等全流程在線管理。根據(jù)收集的數(shù)據(jù)與設(shè)置的評(píng)價(jià)系統(tǒng)，對(duì)各類項(xiàng)目進(jìn)行效益分析，對(duì)于項(xiàng)目中所涉及的實(shí)驗(yàn)室、人員、項(xiàng)目類型等基礎(chǔ)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)性綜合查詢等。(如圖1所示）

圖1 實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi)的項(xiàng)目全流程管理

（二）實(shí)驗(yàn)室安全管理系統(tǒng)

1.實(shí)驗(yàn)室安全檢查模塊

實(shí)驗(yàn)室安全檢查模塊支持實(shí)驗(yàn)室自查、日常巡查、專項(xiàng)檢查等多種檢查模式，有利于學(xué)校建立實(shí)驗(yàn)室三級(jí)安全責(zé)任體系，用“互聯(lián)網(wǎng)+”的方式支持實(shí)驗(yàn)室安全檢查工作的開(kāi)展，來(lái)實(shí)現(xiàn)線上線下的無(wú)縫整合，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室安全管理工作的精細(xì)化管理，提高工作效率，落實(shí)安全責(zé)任體系?？砂葱^(qū)、學(xué)院、樓宇、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行分類，以便有針對(duì)性地開(kāi)展實(shí)驗(yàn)室安全檢查。模塊內(nèi)置151項(xiàng)教育部制定的高等學(xué)校安全檢查指標(biāo)，學(xué)?？筛鶕?jù)不同情況、學(xué)院各實(shí)驗(yàn)室的具體情況，靈活配置主要檢查指標(biāo)。（如圖2所示）

圖2 實(shí)驗(yàn)室安全檢查流程

2.環(huán)境與氣體檢測(cè)模塊

實(shí)驗(yàn)室環(huán)境與氣體安全管理方面，可實(shí)時(shí)顯示實(shí)驗(yàn)室溫度、濕度、氧氣、氣壓、PM2.5、TVOC等基本指標(biāo)數(shù)據(jù)和相關(guān)有毒、燃爆氣體探測(cè)器的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)，能加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室用氣（鋼瓶）管理，保障實(shí)驗(yàn)室環(huán)境安全和師生人身安全。具備三級(jí)警報(bào)機(jī)制，分別是預(yù)警警報(bào)、一級(jí)警報(bào)和二級(jí)警報(bào)，不同的警報(bào)可以按照系統(tǒng)設(shè)定分發(fā)給不同的人員。

（三）固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)管理的對(duì)象涵蓋了學(xué)校各類固定資產(chǎn)，其中包括房屋及建筑物、教學(xué)科研儀器設(shè)備、辦公設(shè)備、后勤設(shè)備、圖書(shū)及文物陳列品等，并對(duì)物質(zhì)屬性不同的固定資產(chǎn)進(jìn)行多樣化管理。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)固定資產(chǎn)的動(dòng)態(tài)化、精細(xì)化管理，推進(jìn)了固定資產(chǎn)的合理配置和有效使用。

（四）試劑耗材采購(gòu)管理系統(tǒng)

試劑耗材采購(gòu)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了高校試劑耗材的采購(gòu)、審批、使用、報(bào)賬、回收等全生命周期的管理，極大的規(guī)范了試劑耗材的采購(gòu)、申購(gòu)流程和使用臺(tái)賬問(wèn)題，以全面信息化、流程化方式運(yùn)作，使實(shí)驗(yàn)室管理工作利用信息化平臺(tái)更協(xié)同、高效地開(kāi)展。

（五）進(jìn)口外貿(mào)服務(wù)系統(tǒng)

進(jìn)口設(shè)備外貿(mào)服務(wù)系統(tǒng)，主要包含項(xiàng)目接單、代理協(xié)議、中標(biāo)方錄入、外貿(mào)合同、免稅付匯、發(fā)貨清關(guān)、到貨驗(yàn)收、開(kāi)票結(jié)算等功能，加強(qiáng)了進(jìn)口設(shè)備的購(gòu)置管理。通過(guò)該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)順序和業(yè)務(wù)處理的線上辦理。能將所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和單據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)對(duì)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和資源的保護(hù)和重復(fù)利用。與此同時(shí)方便各個(gè)級(jí)別的管理者，根據(jù)各自的權(quán)限，在完成自己的工作的同時(shí)，可隨時(shí)查詢歷史記錄，監(jiān)督并掌握職責(zé)范圍內(nèi)的所有業(yè)務(wù)情況，大力提高了工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著高等教育和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展。在“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景下，實(shí)驗(yàn)室信息化建設(shè)已成為高校教學(xué)科研高效開(kāi)展的重要條件[4]。實(shí)驗(yàn)室綜合管理系統(tǒng)提升了工作人員的工作效率，其擺脫了人工統(tǒng)計(jì)信息、追溯信息、處理信息的難題；動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)管理實(shí)驗(yàn)室設(shè)備、實(shí)驗(yàn)教學(xué)及經(jīng)費(fèi)使用情況，從而為實(shí)驗(yàn)室管理的科學(xué)決策提供依據(jù)。