文/北京外國語大學(xué)檔案館 丁夕

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，信息化態(tài)勢涉及廣泛，檔案工作為適應(yīng)當(dāng)前的形勢，應(yīng)主動(dòng)創(chuàng)新甚至超前服務(wù)于社會(huì)，滿足更高的要求。檔案部門應(yīng)積極變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，形成檔案工作由事后搜集材料轉(zhuǎn)變?yōu)樘崆敖槿?、盡早參與的新檔案管理理念。高校承擔(dān)著高水平的教育和科研等相對(duì)重要的任務(wù)，其檔案機(jī)構(gòu)擁有促進(jìn)科學(xué)文化事業(yè)發(fā)展的信息資源。檔案工作是高?；A(chǔ)工作的重要組成部分，高校檔案部門不僅承擔(dān)著檔案收集、整理、分類和歸檔工作，更肩負(fù)著為師生和整個(gè)學(xué)校的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要職責(zé)。對(duì)于高校檔案館的管理主體即工作人員來說，在管理和服務(wù)工作中，既要熟悉相關(guān)法律法規(guī)，又要積極分析、研究工作中的難題，創(chuàng)新工作理念，進(jìn)一步完善高校檔案工作，充分發(fā)揮高校檔案館的中樞作用。創(chuàng)新現(xiàn)代高校檔案工作模式，推進(jìn)高校檔案事業(yè)發(fā)展，不僅是時(shí)代的必然要求，也是高校檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的根本動(dòng)力。高校檔案工作要保持與時(shí)代同步發(fā)展，就必須結(jié)合自身特點(diǎn)，敢于突破與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的工作模式和理念，勇于用新的思路和方法來解決工作中遇到的問題，竭力把高校檔案工作提升到更高的水平。筆者結(jié)合了關(guān)于北京地區(qū)部分高校檔案機(jī)構(gòu)工作模式的調(diào)研，采用問卷調(diào)查法，旨在了解北京地區(qū)高校檔案機(jī)構(gòu)工作業(yè)務(wù)的整體現(xiàn)狀與情況，研究高校檔案機(jī)構(gòu)的工作業(yè)務(wù)及特點(diǎn)，為優(yōu)化我校檔案館館藏結(jié)構(gòu)、工作模式、利用服務(wù)等提供現(xiàn)實(shí)依據(jù)，也為高校檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展提供理論依據(jù)。

一、檔案工作的價(jià)值及高校檔案工作的任務(wù)

（一）開展檔案工作的價(jià)值。檔案是在社會(huì)實(shí)踐中產(chǎn)生的真實(shí)記錄，也是政治、經(jīng)濟(jì)、文化甚至外交建設(shè)的重要憑證，其作用決定了檔案工作的價(jià)值所在。以往的社會(huì)現(xiàn)象和歷史事件產(chǎn)生了豐富的檔案資源，現(xiàn)代化社會(huì)建設(shè)工作中，檔案的廣泛利用已經(jīng)為各方面工作需要提供了一定的依據(jù)。隨著社會(huì)的全面進(jìn)步，檔案和檔案工作的價(jià)值更加明顯。檔案的價(jià)值是其滿足社會(huì)需求的一種表現(xiàn)：當(dāng)檔案的原始記錄性或知識(shí)信息性能夠滿足某個(gè)方面的社會(huì)需求時(shí)，就形成了檔案的價(jià)值?？茖W(xué)合理地開展檔案工作，不僅需要在觀念上轉(zhuǎn)變思想，更需要在管理實(shí)踐中推動(dòng)，開發(fā)新的方式方法，從全局出發(fā)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

1.宏觀上。檔案的完整與安全能促使檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。檔案具有保密性，只有對(duì)檔案進(jìn)行集中規(guī)范的管理，才能保證檔案的完整與安全。隨著社會(huì)需求不斷增長，只有不斷做好檔案的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案共享，才能使檔案的價(jià)值最大化。當(dāng)然，我們需要充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性和檔案工作的價(jià)值，嚴(yán)格把控檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，規(guī)范操作和監(jiān)督機(jī)制雙管齊下，在工作中不斷創(chuàng)新和完善檔案工作制度，使檔案工作更好地服務(wù)于社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。以高校檔案工作為例，高校檔案工作可以為學(xué)校管理和教育教學(xué)提供參考，為學(xué)校及老師的晉升提供憑證，甚至可以進(jìn)一步為師生起到導(dǎo)向和激勵(lì)作用。

2.微觀上。檔案工作的信息化進(jìn)程能進(jìn)一步提升社會(huì)效益。檔案工作的環(huán)節(jié)和內(nèi)容是豐富多樣的，其最終目的是為社會(huì)提供服務(wù)。只有全面、有效地利用檔案，才能提升檔案的價(jià)值和效益。隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案工作需要主動(dòng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，檔案工作人員不但需要運(yùn)用專業(yè)知識(shí)，還需要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)方法，強(qiáng)化檔案工作的手段，從而更好地促進(jìn)檔案服務(wù)利用價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。與以往的紙質(zhì)檔案工作相比，檔案新的載體形式促進(jìn)了檔案信息化工作的開展，用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，不僅能提高檔案管理的效率，也能一定程度上產(chǎn)生相應(yīng)的社會(huì)效益。

（二）高校檔案工作的任務(wù)。高校檔案工作是由各種信息整合而成的特殊形式的管理活動(dòng)。高校檔案機(jī)構(gòu)為科學(xué)研究和管理提供了所需的信息資料，包含了高校文化以及建設(shè)的各個(gè)方面，具有傳播知識(shí)與文化的作用。高校檔案機(jī)構(gòu)為了推動(dòng)學(xué)校的建設(shè)，直接或間接地提供檔案資源為各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)服務(wù)。高校檔案記錄著高校的過往和發(fā)展，也為其未來工作的開展提供了現(xiàn)實(shí)依據(jù)?？傊?，高校檔案工作不管在理論層面上還是在實(shí)際工作中，都發(fā)揮著重要的作用。

1.理論上。為學(xué)校提升了總體管理水平。在對(duì)高校的管理工作過程中，如果能夠在較短的時(shí)間內(nèi)快速并且準(zhǔn)確地搜集到所需要的信息，無疑是提升了其整體管理水平。高校檔案對(duì)于自身學(xué)校來說都是非常重要的寶庫，理論上來說，檔案的原始記錄性可以為其在利用過程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息和相關(guān)資料提供真實(shí)可靠的依據(jù)，從而提高與其相關(guān)甚至交叉工作環(huán)節(jié)的效率，進(jìn)一步加快高校管理工作的進(jìn)度，并在一定程度上完善各項(xiàng)管理工作。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)需要在具備宏觀管理戰(zhàn)略和微觀管理技術(shù)的前提下，結(jié)合高效的管理方法，確保檔案事業(yè)能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展步伐，在完善自身工作的同時(shí)，與其他各部門協(xié)同合作，為學(xué)校的整體管理貢獻(xiàn)出力量。

2.實(shí)際中。為師生提供了全面服務(wù)。高校檔案是高校教師教學(xué)和科研、學(xué)生入學(xué)、考試和實(shí)踐、學(xué)校發(fā)展和規(guī)劃等各項(xiàng)活動(dòng)的記錄和保存，對(duì)高校師生個(gè)體及學(xué)校乃至社會(huì)整體的發(fā)展都有著重要的歷史性作用。高校檔案機(jī)構(gòu)作為管理檔案的重要機(jī)構(gòu)，直接影響著師生、學(xué)校乃至社會(huì)的發(fā)展。高校檔案的利用主體主要是師生，高校檔案機(jī)構(gòu)保存了所有老師、學(xué)生教學(xué)和學(xué)習(xí)的資料信息。對(duì)于學(xué)生檔案來說，一方面為學(xué)生提供了在校期間和進(jìn)校之前的學(xué)習(xí)生活方面的信息，另一方面對(duì)其日后進(jìn)一步的學(xué)習(xí)和工作起到極大的作用。對(duì)于老師來說，他們的檔案不僅涉及其工作內(nèi)容、形式等方面的信息，還與其晉升、職稱的評(píng)定等切身利益直接相關(guān)。當(dāng)然，高校檔案工作在教學(xué)評(píng)估、決策參考、科學(xué)研究等方面都有相當(dāng)重要的作用，完善的服務(wù)為檔案事業(yè)的全面發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、北京高校檔案機(jī)構(gòu)工作現(xiàn)狀及工作模式的調(diào)研

此次調(diào)研利用了信息時(shí)代的新型媒介手段——微信，通過該平臺(tái)上北京市部分高校檔案機(jī)構(gòu)管理人員的大力支持，填寫電子版報(bào)告進(jìn)行了問卷調(diào)查，結(jié)果詳情總結(jié)如下：

（一）調(diào)研對(duì)象分析。共計(jì)有24所北京地區(qū)的高校檔案機(jī)構(gòu)填寫了問卷，對(duì)于已知具體信息的21所高校調(diào)研機(jī)構(gòu)進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，共可分為10種高校類型，包括6所985高校，13所211高校，7所教育部隸屬高校。一般而言，高校類型總共分為綜合、工科、農(nóng)業(yè)、民族、醫(yī)藥、語言、財(cái)經(jīng)、體育、政法、藝術(shù)、師范和林業(yè)共十二大類。此次調(diào)研對(duì)象除師范和林業(yè)外，共涵蓋了十種類型，因此基本上可以全面地說明基本問題。

（二）調(diào)查結(jié)果分析。此次調(diào)研從基本建設(shè)、工作模式、利用服務(wù)三個(gè)方向出發(fā)，從機(jī)構(gòu)設(shè)置、庫房建設(shè)、人員配置、工作方式、業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案利用6個(gè)方面進(jìn)行分析，具體調(diào)查結(jié)果如下：

1.基本建設(shè)。機(jī)構(gòu)設(shè)置方面，對(duì)于所調(diào)研的24所高校檔案機(jī)構(gòu)而言，大多數(shù)以檔案館的形式存在，其下設(shè)科室基本上都是1個(gè)，3個(gè)以上的占1/4。庫房建設(shè)方面，絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)配備了檔案密集架、溫濕度監(jiān)測儀、防火、防盜和報(bào)警等設(shè)備。人員配置方面，從調(diào)研結(jié)果而言，有幾乎一半高校檔案機(jī)構(gòu)的專職檔案人員在5人以內(nèi)，一半以上的機(jī)構(gòu)有非事業(yè)編制的工作人員，絕大多數(shù)機(jī)構(gòu)認(rèn)為其工作人員不需要有檔案專業(yè)背景要求。

2.工作模式。從調(diào)查結(jié)果可以看出，目前很多高校是以按卷歸檔的方式進(jìn)行歸檔，也有半數(shù)以件和卷都有的方式進(jìn)行歸檔。機(jī)構(gòu)內(nèi)電子文件的存儲(chǔ)格式以光盤和硬盤為主，有的還結(jié)合了切片服務(wù)器和虛擬機(jī)。業(yè)務(wù)內(nèi)容方面，絕大多數(shù)高校檔案機(jī)構(gòu)不管理非統(tǒng)招學(xué)生的檔案；半數(shù)以上的機(jī)構(gòu)至今為止的館藏卷（件）數(shù)在30000以上；所調(diào)研的高校機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)范圍都包括綜合檔案，半數(shù)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)包含在職干部人事檔案、離退休干部檔案和學(xué)生檔案；在調(diào)研的檔案機(jī)構(gòu)中，其館藏的綜合檔案類別包括黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基建類、會(huì)計(jì)類、聲像類、出版物類、人事類、設(shè)備類、外事類、實(shí)物類和人物類等。其中全部都包含的有黨群類、行政類和教學(xué)類。利用比較頻繁的檔案類別有行政類、教學(xué)類、基建類；從調(diào)研結(jié)果來看，檔案機(jī)構(gòu)館藏檔案的載體形式都有紙質(zhì)檔案，絕大多數(shù)也包含聲像檔案、電子檔案和實(shí)物檔案的形式。

3.利用服務(wù)。在調(diào)研的24所高校中，絕大多數(shù)學(xué)校的規(guī)模在10,000-50,000人；檔案利用服務(wù)的主要人群有在校教職工、在校生、離退休人員、畢業(yè)生和社會(huì)人士，且以在校教職工和畢業(yè)生為主要人群；檔案利用的目的有科學(xué)研究、工作查考、個(gè)人事務(wù)查詢和憑證依據(jù)，且以工作查考、個(gè)人事務(wù)查詢?yōu)橹饕康?；檔案信息利用服務(wù)的方式主要包括來館查詢和電話查詢，部分還包括來函查詢和網(wǎng)上查詢；北京地區(qū)高校檔案機(jī)構(gòu)在利用服務(wù)方面存在的問題有：數(shù)字檔案偏少，服務(wù)項(xiàng)目偏少，服務(wù)設(shè)施落后，館藏不夠豐富；北京地區(qū)高校檔案機(jī)構(gòu)提供信息服務(wù)過程中遇到的主要障礙有：查詢手段單一，檔案內(nèi)容不齊全。

當(dāng)然，此次調(diào)研也存在著一些不足之處：首先，調(diào)研之前對(duì)于可能出現(xiàn)的問題的把握、思考不夠周全，基于保密等多種因素的影響，沒能及時(shí)地對(duì)各個(gè)調(diào)研對(duì)象進(jìn)行對(duì)號(hào)入座，給調(diào)研結(jié)果的分析帶來了一定的難度；其次，調(diào)研中對(duì)于高校檔案機(jī)構(gòu)的工作模式認(rèn)識(shí)不夠透徹，由于檔案工作的特殊性和檔案本身的屬性以及各個(gè)高校自身的特點(diǎn)，對(duì)調(diào)研問題的設(shè)置沒有做到完全符合所有對(duì)象的特色，因此只能結(jié)合我校特點(diǎn)再綜合考慮大多數(shù)機(jī)構(gòu)的工作性質(zhì)來加以設(shè)置；同時(shí)，調(diào)研后對(duì)于建設(shè)性建議的提出不夠全面、檔案工作，尤其是高校檔案工作處于具有更多發(fā)展空間的階段，其工作過程中存在的問題及解決的策略依然處于不斷發(fā)掘和研究的狀態(tài)，應(yīng)當(dāng)在發(fā)展中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善工作模式，提升高校檔案機(jī)構(gòu)各項(xiàng)工作的水平。

表1

三、基于調(diào)研結(jié)果的思考

對(duì)于多數(shù)高校檔案館而言，在較為有限的條件下，完成一些基本的檔案管理工作尚顯緊迫，而當(dāng)前的服務(wù)社會(huì)化在學(xué)歷認(rèn)證、成績單翻譯等工作方面，要求檔案館面向社會(huì)需要開展更加多樣化的檔案信息服務(wù)更顯得困難重重。因此，通過此次調(diào)研，不僅對(duì)現(xiàn)在北京部分高校檔案管理工作模式有一個(gè)宏觀的了解和匯總，更是為高校檔案館各項(xiàng)工作的開展和館藏的建設(shè)提供了有利的依據(jù)。顯而易見，高校檔案館在工作經(jīng)費(fèi)、設(shè)備條件等各項(xiàng)保障條件上存在明顯的短板。與之相對(duì)的是在實(shí)際工作中，高校檔案館僅僅在收集歸檔、入庫驗(yàn)收、檢索查閱等日常管理的基本環(huán)節(jié)上承擔(dān)著巨大的工作任務(wù)。對(duì)于此次調(diào)研結(jié)果的分析，可見高校檔案機(jī)構(gòu)工作的重要性，也可見館藏建設(shè)、工作模式和利用服務(wù)對(duì)于整個(gè)機(jī)構(gòu)檔案工作的重要程度。

（一）基本建設(shè)方面：加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)。高校檔案機(jī)構(gòu)的館藏來源相對(duì)單一，檔案載體雖然多樣，但依然以紙質(zhì)文件為主，館藏資源不能全面地凸顯其利用功能。因此，調(diào)整檔案機(jī)構(gòu)館藏的外部環(huán)境的頂層設(shè)計(jì)意義重大。根據(jù)此次調(diào)研結(jié)果可以看出，檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置方面仍有待加強(qiáng)，對(duì)于庫房的基礎(chǔ)建設(shè)雖已基本滿足，但對(duì)于檔案人員的要求卻更需加強(qiáng)，需要增強(qiáng)對(duì)其專業(yè)性和創(chuàng)新性的開發(fā)。只有在機(jī)構(gòu)、庫房和人員配置方面做好宏觀建設(shè)工作，才能對(duì)各項(xiàng)微觀工作有更好的指引和優(yōu)化。

（二）工作模式方面：實(shí)現(xiàn)雙向記憶。信息技術(shù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展，為適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，使服務(wù)工作更加完善，當(dāng)今的檔案工作也應(yīng)當(dāng)借助檔案信息平臺(tái)，基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，創(chuàng)新工作模式，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與電子相結(jié)合的雙向記憶模式。據(jù)調(diào)研結(jié)果可知，在機(jī)構(gòu)工作方式上需要結(jié)合時(shí)代背景開展檔案數(shù)字化，在業(yè)務(wù)內(nèi)容上應(yīng)根據(jù)高校自身特點(diǎn)優(yōu)化檔案載體，達(dá)到在工作模式上館藏資源和信息化平臺(tái)互助互利的形式，共同促進(jìn)檔案工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

（三）利用服務(wù)方面：創(chuàng)新思路觀念。檔案管理人員的意識(shí)對(duì)于任何類型的檔案工作都有著至關(guān)重要的作用。高校檔案人員的工作觀念決定了館藏結(jié)構(gòu)及建設(shè)工作的開展。高校檔案人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的潮流，轉(zhuǎn)變思維，拓展思路，在學(xué)校和部門領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下優(yōu)化館藏，創(chuàng)新管理工作，提供更加全面和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。調(diào)查顯示，在利用服務(wù)方面存在的突出問題是數(shù)字檔案偏少，查詢手段相對(duì)單一，這些問題警示我們應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變以往完全依賴紙質(zhì)檔案和單一工作模式的習(xí)慣，創(chuàng)新開展機(jī)構(gòu)建設(shè)和各項(xiàng)工作的思路，與其他高校檔案機(jī)構(gòu)相互借鑒學(xué)習(xí)，共同改革，一起進(jìn)步。

四、改進(jìn)高校檔案工作模式的建議

檔案機(jī)構(gòu)都有其獨(dú)特的特點(diǎn)，各個(gè)高校需要根據(jù)自身的實(shí)際情況，明確其工作機(jī)構(gòu)的職責(zé)范圍和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，進(jìn)一步建立適合本校的檔案管理模式。在這樣一個(gè)新的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人類社會(huì)活動(dòng)加速發(fā)展，檔案的數(shù)量迅猛增長，科學(xué)技術(shù)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。面對(duì)以往的工作范疇和創(chuàng)建新的工作模式對(duì)于檔案工作者來說是機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，也可以毫不夸張地說迎來了更多的問題。首先，在管理方面，傳統(tǒng)的管理手段已經(jīng)無法完全滿足現(xiàn)在的工作環(huán)境，需要借助現(xiàn)代更先進(jìn)的技術(shù)手段；在思想方面，受傳統(tǒng)觀念的制約，依然寄希望于依賴以往的工作思路和方法來應(yīng)對(duì)更多的工作；在人員方面，缺乏既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。因此，改進(jìn)高校檔案工作模式需要結(jié)合實(shí)際工作，積極引導(dǎo)，努力推進(jìn)。

（一）手段的創(chuàng)新——信息化管理模式的推進(jìn)。高校檔案工作是學(xué)校建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是學(xué)校管理不可缺少的環(huán)節(jié)，也是衡量學(xué)校管理水平高低的重要標(biāo)志。高校檔案信息化是以檔案資源為核心，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化及電子文件管理為重點(diǎn)的重要建設(shè)工作。

高校檔案信息化建設(shè)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，不僅提高了檔案信息的利用率，也提高了高校檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平，使檔案工作逐漸實(shí)現(xiàn)效益更大化。其內(nèi)容通常包括基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和安全保密體系建設(shè)等多個(gè)方面。高校檔案信息化工作既是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和檔案事業(yè)發(fā)展的要求為高校建設(shè)服務(wù)，也是檔案業(yè)務(wù)工作發(fā)展和提高綜合服務(wù)能力的必然要求。高校檔案機(jī)構(gòu)需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)提供利用，還可以不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳力度，廣泛聽取各職能部門的意見，總結(jié)并制定出適合自身發(fā)展實(shí)際的管理模式。高校檔案部門在建立健全標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度的同時(shí)，也應(yīng)當(dāng)增加檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入和軟硬件設(shè)施投入，不斷提升檔案工作人員必需的信息技術(shù)和知識(shí)，在充分協(xié)調(diào)、統(tǒng)一行動(dòng)的體制下，建立起完善的高校檔案信息化安全保障體系。

（二）理念的回歸——以“服務(wù)利用”為本的工作理念的貫徹。信息時(shí)代背景下，我國檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展，以檔案資源和服務(wù)為核心的檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)成為檔案事業(yè)發(fā)展的重要任務(wù)。檔案利用是檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的先決條件。檔案工作的最終目的是有效開發(fā)檔案信息資源，最大限度地服務(wù)于社會(huì)。因此，高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)遵從檔案工作的發(fā)展趨勢，貫徹“服務(wù)利用”的工作理念，促使檔案服務(wù)工作更加積極主動(dòng)地開展。一般說來，高校檔案建設(shè)不僅可以服務(wù)于校園精神文化和物質(zhì)文化建設(shè)，還可以為制度文化建設(shè)提供服務(wù)。高校檔案不僅是校園建設(shè)的參考依據(jù)，也是對(duì)外合作交流的重要資源。它能夠多角度展現(xiàn)教學(xué)、科研、管理等方面的信息，能夠提供關(guān)系學(xué)校師生切身利益和學(xué)校各項(xiàng)建設(shè)發(fā)展的珍貴資源。高校館藏檔案的門類相對(duì)單一，載體形式也主要以紙質(zhì)為主，其他介質(zhì)的檔案雖然有，但幾乎很少，個(gè)別檔案工作者只重視傳統(tǒng)觀念下收集整理的檔案資源，沒有準(zhǔn)確地把握檔案利用需求的發(fā)展規(guī)律，高校檔案工作存在著一些問題。檔案人員是利用服務(wù)的主體，其整體素質(zhì)在一定程度上決定了高校檔案利用的綜合效益。因此檔案人員要以利用者為核心，盡最大可能滿足各方面的利用需求，更新傳統(tǒng)的、已經(jīng)無法適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展的利用服務(wù)方式，與各職能部門開展良好的協(xié)作與資源共享。在實(shí)際工作中，不僅要轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)和理念，還要提升綜合技能，并在提供利用的過程中規(guī)范自身行為，進(jìn)一步完善高校的檔案利用工作。

（三）人才的培養(yǎng)——檔案工作者的素質(zhì)提升。目前檔案工作的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，對(duì)高校的檔案管理人員的素質(zhì)要求越來越高，提高檔案管理人員的綜合水平是促進(jìn)高校檔案信息化進(jìn)程的首要之舉。高校檔案事業(yè)在注重檔案管理部門硬環(huán)境建設(shè)的同時(shí)，還要注重培養(yǎng)職工的業(yè)務(wù)素質(zhì)。高校檔案管理人員需要緊跟時(shí)代步伐，積極接受新的管理理念和工作方式，在提高自身文化修養(yǎng)的同時(shí)，也要注意思想道德修養(yǎng)的提升。只有不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)與水平，檔案管理人員才能在創(chuàng)新高校檔案工作中進(jìn)一步發(fā)揮作用。

對(duì)于檔案工作者來說，首先，在重點(diǎn)做好檔案的收集、整理、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用等主要環(huán)節(jié)工作的同時(shí)，需要結(jié)合工作實(shí)際完善工作制度，促使各個(gè)工作環(huán)節(jié)共同發(fā)展進(jìn)步；其次，在行政工作方面，以教育事業(yè)為目標(biāo)，充分利用現(xiàn)代科學(xué)的行政管理手段，培訓(xùn)和提高檔案工作人員的行政管理能力和水平，從而進(jìn)一步保存好本單位的各類載體檔案，為本校提供信息服務(wù)；再次，在宣傳工作方面，檔案工作人員可以針對(duì)學(xué)校開展的活動(dòng)，充分開發(fā)和利用現(xiàn)有的檔案信息資源，并在一定程度上有選擇地編研檔案信息，公布檔案史料，通過各種新舊媒介，舉辦展覽等形式的活動(dòng)，宣傳學(xué)校教學(xué)、科研成果和學(xué)校建設(shè)發(fā)展的成就等，為教學(xué)以及學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)的開展服務(wù)；最后，在科研工作方面，可以組織高校檔案機(jī)構(gòu)各部門人員成立團(tuán)隊(duì)，通過觀察、調(diào)查、實(shí)踐和分析等手段，對(duì)學(xué)校檔案工作的材料加以研究，創(chuàng)造出具有理性思維和廣闊發(fā)展空間的工作。