文/上海申通地鐵集團(tuán)有限公司 沈潔

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。企業(yè)檔案隨著企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營活動的開展而持續(xù)產(chǎn)生，隨著時間的推移而不斷積累和匯聚，形成了龐大并且分散的信息資源。這些信息資源是企業(yè)的財富，也是檔案做好服務(wù)工作的立檔之本。要使檔案工作不被企業(yè)邊緣化、弱化、減少，就要豐富檔案內(nèi)容，拓展服務(wù)空間，最終目的是實現(xiàn)檔案資源的高效利用，實現(xiàn)檔案價值，為企業(yè)經(jīng)營、管理等工作提供高質(zhì)量服務(wù)。

一、企業(yè)檔案利用現(xiàn)狀分析

企業(yè)檔案利用的效率來源于檔案檢索的效率。檔案檢索是指對檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)存儲和根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作。作為檔案管理的重要組成部分，檔案檢索水平是檔案服務(wù)利用水平的重要標(biāo)志。目前在企業(yè)檔案的查詢和利用過程中主要有以下幾類檔案檢索的手段：

（一）傳統(tǒng)的檔案查詢方式——手工檢索。此類檢索方式主要依據(jù)人工建立的檔案目錄進(jìn)行，包括：案卷目錄檢索、全引目錄檢索。查詢過程需要檔案專業(yè)人員完成，效率較低，耗費(fèi)人工和時間較長。

（二）辦公自動化場景下的檔案查詢方式——計算機(jī)檢索。主要通過關(guān)鍵字對查詢目標(biāo)進(jìn)行檢索，包括：簡單檢索、位置檢索、邏輯組合檢索、漸進(jìn)檢索、歷史檢索等。用戶在檢索中可設(shè)置個性化檢索參數(shù)，機(jī)檢滿足了個性化需求，但由于關(guān)鍵字選擇不適當(dāng)或關(guān)鍵字模糊，查不到、查不全的情況時有發(fā)生。

（三）信息化場景下的檔案查詢方式——全文檢索?；谛畔⒒夹g(shù)下檔案全文電子化和檔案全文電子化系統(tǒng)的投用，檢索工具已可升級為檔案全文電子化共享查詢利用。全文檢索的方式給用戶帶來海量的查詢結(jié)果，查全率得到大幅提升。但由于“最小努力原則”和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下用戶的求便心理、路徑依賴等特征，在海量的查詢結(jié)果前，篩選無用信息和較低的查準(zhǔn)率會降低用戶的體驗滿意度。同時隨著企業(yè)檔案資源庫的日益龐大，整個資源庫的全文檢索將耗費(fèi)系統(tǒng)大量資源，查詢效率將面臨不斷遞減的窘?jīng)r。

二、標(biāo)簽理論在檔案信息化應(yīng)用中的原理

（一）標(biāo)簽理論的介紹。標(biāo)簽理論，即符號互動理論，源于20世紀(jì)30年代美國實用主義哲學(xué)和行為主義心理學(xué)傳統(tǒng)，以理論者關(guān)注個體行為的社會學(xué)理論被提出。持這一理論的學(xué)者薛深認(rèn)為，人有了“初級越軌”之后，周圍的人會以貼標(biāo)簽的形式對其行為進(jìn)行定義或標(biāo)定，將其貼上標(biāo)簽。如今，“符號互動理論”在其含義和運(yùn)用上發(fā)生了翻天覆地的變化，例如：標(biāo)簽（TAG）被運(yùn)用于抖音、火山等網(wǎng)絡(luò)視頻平臺，以提高小視頻或直播間的流量。筆者受其啟發(fā)，嘗試將此理論運(yùn)用于檔案信息化系統(tǒng)，探索對檔案信息中的各類資源賦予標(biāo)簽，通過擴(kuò)大資源之間的關(guān)聯(lián)度來提高檔案資源檢索效率。

（二）標(biāo)簽理論應(yīng)用的背景。標(biāo)簽理論的運(yùn)用是基于“檔案數(shù)據(jù)（資源）觀”的基礎(chǔ)之上的，即：將數(shù)據(jù)視為檔案的一種存在形態(tài)，長期被查閱（被利用的次數(shù)和頻率）的數(shù)據(jù)信息自然而然就是數(shù)據(jù)資源體系的重點(diǎn)內(nèi)容，成為具有保存價值的檔案資源。通過“標(biāo)簽賦予”，可以確保檔案資源長期地、更廣泛地可用可理解；而在長期的、更廣泛的利用過程中也將對檔案資源增添更多的“標(biāo)簽賦予”工作，形成檔案層面“產(chǎn)業(yè)界——資源界”和諧發(fā)展的檔案利用生態(tài)環(huán)境。

（三）“標(biāo)簽賦予”的介紹。標(biāo)簽賦予，就是在電子文件的屬性中增加“標(biāo)簽”一項。它有以下幾個特征：一是標(biāo)簽將伴隨著電子文件從生成、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔、利用直至銷毀全過程；二是電子文件可以被賦予多個不同性質(zhì)和屬性的標(biāo)簽，同一標(biāo)簽下的文件在邏輯上屬于同一類別，因而，一個電子文件因被賦予多個標(biāo)簽而在邏輯上屬于多個類別，這種方式打破了傳統(tǒng)檔案分類的概念：即物理分類（檔號）唯一，而邏輯分類不唯一。

（四）“標(biāo)簽賦予”的優(yōu)勢。由于傳統(tǒng)的數(shù)字檔案資源來源分散、結(jié)構(gòu)差異大，有些歸檔文件來自O(shè)A系統(tǒng)、門戶系統(tǒng)等綜合性管理信息系統(tǒng)，也有些歸檔文件來自質(zhì)量、人事、財務(wù)、合同等專業(yè)系統(tǒng)；當(dāng)傳統(tǒng)的數(shù)字檔案信息系統(tǒng)接收這些文件時，由于缺乏有效的資源描述對其規(guī)范，不同來源的文件歸檔成為檔案資源后常常獨(dú)立存在于檔案信息系統(tǒng)的某一分類中，形成一個個“資源孤島”。在用戶查詢時由于缺乏經(jīng)驗沒有找到合適的關(guān)鍵字，導(dǎo)致未能查到需要的資料。對數(shù)據(jù)檔案賦予“標(biāo)簽”（TAG），一方面可以提高檔案的查全率、查準(zhǔn)率；另一方面可以解決數(shù)字檔案資源之間的分散異構(gòu)的障礙，即：無論這個文件是什么格式、來源于何種系統(tǒng)，只要賦予其標(biāo)簽，既可實現(xiàn)和同一標(biāo)簽下其他文件的多方關(guān)聯(lián)，使檔案資源之間建立邏輯聯(lián)系，充分共享。

三、基于標(biāo)簽理論的檔案信息資源關(guān)聯(lián)流程

（一）“標(biāo)簽賦予”功能貫穿文件全業(yè)務(wù)流程圖

圖1 “標(biāo)簽賦予”業(yè)務(wù)流程圖

（二）“標(biāo)簽賦予”流程的解析和實例。1.在文件生成的過程中，由業(yè)務(wù)平臺的文件收發(fā)人員根據(jù)文件的標(biāo)題選取關(guān)鍵字并對文件賦予標(biāo)簽。筆者將根據(jù)實際工作中的某個文件為例做具體闡明，如：文件的發(fā)文名稱為《關(guān)于上海市軌道交通17號線工程可行性研究報告的批復(fù)》，收發(fā)人員在生成該文件時，可根據(jù)文件名關(guān)鍵字將“17號線”“可行性研究報告”兩個標(biāo)簽添加到該文件的標(biāo)簽屬性中，完成“標(biāo)簽賦予”的操作。2.文件在流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)中，由業(yè)務(wù)平臺中的批示人員、經(jīng)手人員、處理人員等在對該文件進(jìn)行辦理過程中，結(jié)合工作實際對該文件賦予標(biāo)簽。如：《關(guān)于上海市軌道交通17號線工程可行性研究報告的批復(fù)》在流轉(zhuǎn)過程中，處理人員考慮到可行性研究報告屬于軌道交通工程項目的前期證照性文件，將“前期文件”標(biāo)簽添加到該文件的標(biāo)簽屬性中。3.文件流轉(zhuǎn)完畢進(jìn)入歸檔階段時，由檔案人員綜合業(yè)務(wù)和檔案經(jīng)驗對該文件適當(dāng)賦予標(biāo)簽。如：軌道交通工程項目的可行性研究報告可取代軌道交通項目建議書，換言之，部分軌道交通工程項目是沒有項目建議書的，因此將“項目建議書”標(biāo)簽添加到該文件的標(biāo)簽屬性中，則在日后查詢項目建議書時將搜索出可行性研究報告。同時，該文件在從業(yè)務(wù)平臺通過接口導(dǎo)入檔案信息系統(tǒng)歸檔的過程中，檔案信息系統(tǒng)的“標(biāo)簽收集”功能模塊自動將文件的標(biāo)簽屬性信息更新至標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫。4.當(dāng)用戶在檔案信息系統(tǒng)中查詢文件時，用戶的檢索行為會被檔案信息系統(tǒng)的“用戶模型”功能模塊記錄下來。系統(tǒng)將這些自動收集的用戶識別、信息辨別、查詢數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性信息等形成檔案利用報告，推送給檔案人員，由檔案人員對這些信息進(jìn)行分析、識別和抽取標(biāo)簽信息，完成檔案資源的“標(biāo)簽賦予”。如：檔案人員發(fā)現(xiàn)用戶在查閱《關(guān)于上海市軌道交通17號線工程可行性研究報告的批復(fù)》時檢索使用的關(guān)鍵字是“青浦線”而非17號線（青浦線為規(guī)劃時用名，在建設(shè)階段更名為17號線），故將“青浦線”標(biāo)簽添加到該檔案的標(biāo)簽屬性中。5.檔案人員定期完善標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫，補(bǔ)充更新標(biāo)簽索引關(guān)聯(lián)。檔案人員通過建立標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫中的同義詞庫，使標(biāo)簽索引服務(wù)具備“自主學(xué)習(xí)”能力，提高不同標(biāo)簽之間的相關(guān)性。如：將17號線、十七號線、青浦線進(jìn)行索引關(guān)聯(lián)等。當(dāng)用戶輸入關(guān)鍵字17號線進(jìn)行查詢時，標(biāo)簽數(shù)據(jù)庫將完成自動關(guān)聯(lián)，將十七號線和青浦線也作為可選關(guān)鍵字進(jìn)行更廣范圍的搜索，并將相應(yīng)查詢結(jié)果向用戶呈現(xiàn)。

四、“標(biāo)簽賦予”全業(yè)務(wù)流程得以實施的前提

（一）全業(yè)務(wù)流程的全員配合。國家檔案局經(jīng)科司蔡盈芳處長在數(shù)字經(jīng)濟(jì)會給檔案公司帶來管理能力的挑戰(zhàn)中提到：檔案工作越來越依賴于外部力量。雖然企業(yè)檔案是組織在生產(chǎn)經(jīng)營實踐中形成并具有保存價值的信息資源，但是歷史的原因使得檔案之前一直處于企業(yè)信息資源的邊緣，得不到關(guān)注和開發(fā)?；跇?biāo)簽理論的數(shù)字檔案資源共享是一種合作化發(fā)展服務(wù)模式。它借助“標(biāo)簽賦予”這個契機(jī)，使得檔案資源作為一個載體突破檔案領(lǐng)域的局限，推向企業(yè)的公眾視野，本著需求合作的目的，利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)等完善檔案資源的共享服務(wù)，建立起全面覆蓋的資源體系。這就要求檔案人員轉(zhuǎn)變理念和思路，對檔案工作賦予新的內(nèi)容。檔案人員要加強(qiáng)主動性，將傳統(tǒng)的檔案工作向前延伸，正確處理與前端業(yè)務(wù)部門的關(guān)系，還要提前介入，讓前端工作融入檔案工作，成為檔案工作的一部分。比亞迪公司在介紹檔案工作融入業(yè)務(wù)生產(chǎn)的經(jīng)驗時就提到堅持檔案向工作延伸，將文件材料形成過程延伸到業(yè)務(wù)端，延伸到研發(fā)現(xiàn)場、生產(chǎn)現(xiàn)場、設(shè)計現(xiàn)場、建設(shè)現(xiàn)場四大業(yè)務(wù)現(xiàn)場，使得檔案在業(yè)務(wù)實踐中自然形成。所提及的延伸內(nèi)容就是要管好各種類型、各種載體的企業(yè)記錄，目標(biāo)還是為了做好文件的“標(biāo)簽賦予”工作。

（二）企業(yè)信息化條件背景下，標(biāo)簽理論要在檔案利用中產(chǎn)生效益、發(fā)揮作用，需要提高檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和信息化素養(yǎng)，培養(yǎng)檔案復(fù)合型人才。“標(biāo)簽賦予”與一般性著錄工作存在較大差異。“標(biāo)簽賦予”不僅應(yīng)對文件名進(jìn)行關(guān)鍵字的簡單歸納與抽取，更重要的在于建立檔案內(nèi)容的語義表達(dá)、業(yè)務(wù)描述與關(guān)聯(lián)建設(shè)等，為后續(xù)的各門類數(shù)據(jù)整合和知識性服務(wù)奠定基礎(chǔ)。同時，在企業(yè)實際運(yùn)行中，檔案部門將會收集很多新型文件材料，如果不知道業(yè)務(wù)規(guī)則，不了解技術(shù)特征，是無法做好標(biāo)簽的賦予和管理的。所以檔案人員要融入企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，掌控檔案信息資源的實時狀況，尋找不同板塊業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)，制定規(guī)則，進(jìn)而發(fā)揮“標(biāo)簽賦予”前端控制的價值，提升“標(biāo)簽賦予”的合規(guī)性和關(guān)聯(lián)質(zhì)量，提高后期利用效率。這就需要檔案人員運(yùn)用所積累的檔案知識背景、擴(kuò)大學(xué)習(xí)企業(yè)業(yè)務(wù)知識、了解信息化實現(xiàn)原理、提高信息化技術(shù)手段運(yùn)用的能力。

美國哈佛大學(xué)教授齊普夫于1949年所著的《人為與最小努力原則——人類生態(tài)學(xué)引論》一書中提出“最小努力原則”的理論，揭示了人們在進(jìn)行各種社會活動時總想以最小的代價獲得最大的效益。如今的檔案工作身處信息爆炸的數(shù)據(jù)時代，要體現(xiàn)自身為企業(yè)做出貢獻(xiàn)的最直接、最顯著的方式就是尋找一種途徑，能通過最少的搜索步驟、最簡便的關(guān)鍵字、最快地速度獲得相對更全面、更精準(zhǔn)、更有效的信息資源，進(jìn)而為企業(yè)的決策提供參考。通過“標(biāo)簽理論”開展的全業(yè)務(wù)流程“標(biāo)簽賦予”，實際上就是將檔案意識貫穿文件全過程，有助于提升企業(yè)全員檔案意識；同時，檔案人員使用“標(biāo)簽賦予”功能模塊進(jìn)一步對檔案管理系統(tǒng)的利用效率持續(xù)改進(jìn)和提優(yōu)。如其能保質(zhì)保量地實施，則高效的查詢結(jié)果和檔案利用，亦有助于改善檔案部門在企業(yè)的重要性，提升檔案工作的站位和地位。

五、結(jié)語

綜上所述，“標(biāo)簽賦予”是標(biāo)簽理論在提高檔案資源利用效率上的一個關(guān)鍵步驟，也是一個應(yīng)用上的難點(diǎn)；而“標(biāo)簽賦予”全業(yè)務(wù)流程得以實施的前提，是解決“標(biāo)簽賦予”難題的重要核心所在。如果能設(shè)法達(dá)到前置條件，則可以較好地實現(xiàn)“標(biāo)簽賦予”，從而有效應(yīng)提高企業(yè)檔案資源利用效率。