敖雪峰 黃 心 田小萍

（1.北京師范大學歷史學院，北京 100875；2.北京師范大學信息網絡中心，北京 100875）

固定資產清查盤點是固定資產管理的基礎，為固定資產的平衡和調撥、維修報廢、價值核算、統(tǒng)計分析提供了條件，是資產管理工作中最重要的環(huán)節(jié)之一。資產盤點工作是一項總量大、強度高、繁瑣細碎特點強的工作，需要資產管理部門和使用人付出大量的時間和精力。

1 科研事業(yè)單位資產盤點工作面臨的困難和問題

高校等科研事業(yè)單位面臨的主要困難有三個方面。第一，資產管理人員資產管理意識薄弱，專業(yè)能力欠缺，技術能力不足，導致資產盤點工作缺乏規(guī)范性、科學性和準確性。針對固定資產盤點混亂的情況，有文章提出了提高資產管理人員專業(yè)技能，加強技能培養(yǎng)，推進信息化建設從而實現盤點工作的規(guī)范化和準確性[1]。第二，資產使用人的工作內容和性質相對特殊。由于科研事業(yè)單位的資產使用人大多為教學老師或者科學研究人員，工作時間和地點不固定，不需要坐班。資產使用人可能在辦公室、實驗室、會議室或者家里等多個地方使用固定資產進行工作。這種工作地點的不確定性給固定資產的保存地帶來了諸多變故，因此使用人對于自己名下所屬資產的自查顯得尤其關鍵。第三，資產使用人自身的資產管理意識欠缺，與資產管理人員的配合程度不夠，阻礙了資產盤點清查工作的順利開展。資產盤點不單單是資產管理者單獨能夠決定的事情，不僅需要單位領導、辦公室和財務部門的積極支持，同時對實際使用個人的資產管理意識有密切的關系。部分資產使用人沒有意識到資產管理的重要性，在實際盤點清查過程中，配合度不高，嚴重影響資產清查盤點的效率。針對此問題，有研究者提出單位應加強資產管理宣傳提升意識明確責任、制定獎懲制度，發(fā)揮優(yōu)秀模范作用，對于管理不到位的進行究責到人的方案和策略[2]。

2 信息化的解決方案

針對科研事業(yè)單位資產盤點工作面臨的困難和問題，除了從制度保障，人員意識強化和人員業(yè)務素質提升上下功夫，在具體流程操作上，引入信息技術手段是最有力的措施。由于盤點清查工作涉及使用人統(tǒng)計、資產使用人核實、保存地點核實、當前狀況核實等內容，由于資產總量大，同時需要針對每件資產進行細致嚴謹的查詢其具體情況，工作較大，尤其對資產數據處理的要求較高，如果僅靠人工處理，其繁瑣細碎的程度會導致效率極其低下。 目前，許多單位都在資產或者物料的盤點工作中引入信息技術手段，借助Excel工具，輔助解決盤點工作中繁瑣的數據處理問題。比如，有研究者介紹了如何利用Excel強大的統(tǒng)計分析能力，對企業(yè)閱讀物料盤點過程中的原料入庫、數據匯總、庫存物料盤點等流程進行簡便高效的操作[3]。還有研究者利用Excel VBA設計門診藥房輔助庫存盤點程序，極大地提高了門診藥房庫存盤點效率[4]。

借助Excel工具強大的數據處理和統(tǒng)計分析能力，能夠在較短時間內，大批量處理非常復雜的數據，特別是結合VBA變成語言，可以針對科研單位的具體需求，開發(fā)出定制化的功能，實現部分流程的自動化解決方案。VBA具有簡單易學，批量處理能力強，能夠實現快速編程而又能夠高效處理重復工作的能力[6]，可以極大程度地提升科研事業(yè)單位資產盤點過程中的一些繁瑣重復工作的效率。

3 編制VBA程序輔助資產盤點工作

在科研事業(yè)單位資產盤點工作中，由于資產使用人工作地點的不確定性，資產使用人對于自己名下所屬資產的自查是非常關鍵的環(huán)節(jié)。在自查之前，需要資產管理員實施三個步驟的重要操作，第一步，針對資產數據總表， 根據“使用人”關鍵列（用該列數據分類數據）建立不同的工作表，并以使用人姓名命名；第二步，將資產數據總表根據“使用人”關鍵列自動分類，并分配到各自的工作表中；第三步，將每個工作表保存為單獨文件，并以使用人姓名命名。完成這三步之后，就可以將使用人名下所屬資產文件發(fā)配個相應的資產使用人，讓其結合文件中所記錄的資產條目進行資產自查工作。

針對以上三個步驟，均可以通過EXCEL VBA程序實現批量化處理，極大提升盤點工作的高效性、準確性和完整性。

3.1 運用Excel中的VBA批量新建多個“使用人”工作表

首先，新建“批量使用人表單.xlsm”文件，注意，此時的Excel保存格式為.xlsm,這不是普通的工作表格式，而是可以啟用宏的工作表格式。在該文件中，可以正常啟用VBA。

在該文件中，在數據源表中填寫“使用人姓名”作為表名，如圖1所示。

圖1

利用快捷鍵 Alt+F11，進入VBA編輯器。由于宏命令是在模塊中進行編輯的，所以需要新建一個模塊。右鍵點擊“Microsoft Excel 對象”，在彈出的菜單中選擇“插入－模塊”，即可進入代碼編輯窗口。

在代碼編輯窗口輸入以下代碼：

運行以上代碼，則可批量新建所有“使用人”工作表，并以使用人姓名作為表名。其中st.Range(“H1”).Resize(2, 12).Copy ActiveSheet.Range(“A1”) 是將以下標題復制到每個表的表頭位置。

圖2

3.2 運用 Excel VBA將資產總表數據按使用人自動分類

在V BA編輯器中新增一個模塊，調出代碼編輯窗口，輸入以下代碼：

運行以上代碼，查看某個使用人表單，得到的結果如下圖3所示。

圖3

3.3 運用Excel VBA將使用人工作表批量保存為單獨文件

在VB A編輯器中繼續(xù)新增一個模塊，調出代碼編輯窗口，輸入以下代碼：

運行以上代碼，就可以獲得我們新建的文件夾以及生成的獨立的文件。

4 結語

針對高校等科研事業(yè)單位固定資產盤點工作的特點和困難，提出引進信息化技術手段，借助Excel VBA程序設計語言，輔助固定資產盤點工作中的自查關鍵環(huán)節(jié)，批量新建使用人表單，根據使用人關鍵詞進行資產分類以及根據每個使用人表單建構單獨的文件。Excel VBA強大的自動化批處理能力，極大地規(guī)避了重復繁瑣的數據處理工作，提升了資產盤點工作的效率。