棗莊科技職業(yè)學(xué)院 胡向穎 張峰連

本文首先分析了當(dāng)下檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀，隨后分析了檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)的開(kāi)發(fā)背景，最后提出了檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)的設(shè)計(jì)方法和具體功能。

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的快速進(jìn)步與升級(jí)，我國(guó)信息化技術(shù)建設(shè)工作正在迅猛發(fā)展的過(guò)程中。在當(dāng)下，我國(guó)各行各業(yè)都處于從原本紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)向成為電子辦公的時(shí)代，而電子檔案系統(tǒng)則是其中認(rèn)證的關(guān)鍵步驟。電子檔案系統(tǒng)具體來(lái)說(shuō)是指使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)結(jié)合信息數(shù)據(jù)庫(kù)，采用軟件工程的實(shí)際思想，將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)為電子檔案信息的一個(gè)過(guò)程。在這一基礎(chǔ)上，電子檔案信息系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和保密性成為了非常關(guān)鍵和非常重要的內(nèi)容，未來(lái)需要針對(duì)于這方面來(lái)進(jìn)行加強(qiáng)。

1 目前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案管理制度依舊不夠完善，對(duì)于一些老舊檔案的管理效果不佳，很多老舊檔案丟失或者損毀的情況屢禁不止。造成這類情況的原因就是檔案管理存在漏洞，很多單位人員在管理的過(guò)程中并不專業(yè)或者缺乏相關(guān)的責(zé)任心，很多單位領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有重視這方面的工作沒(méi)有注意對(duì)文書(shū)保存系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)化的執(zhí)行與加強(qiáng)，這導(dǎo)致檔案在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中丟失、錯(cuò)誤的情況非常常見(jiàn)。

管理人員的素質(zhì)也需要進(jìn)行提升，當(dāng)下檔案管理已經(jīng)成為了一門專門的技術(shù)型工作，工作人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中不僅僅需要掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，同時(shí)也需要掌握現(xiàn)代科技手段，學(xué)會(huì)如何使用計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行檔案管理。

2 檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)開(kāi)發(fā)背景

檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)，在實(shí)際開(kāi)發(fā)的過(guò)程中使用了先進(jìn)的PHP語(yǔ)言利用模板，在B/S的基礎(chǔ)上進(jìn)行開(kāi)發(fā)，可以說(shuō)整個(gè)網(wǎng)站的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)都可以進(jìn)行靈活的自由配置以及信息發(fā)布，因此具有良好的靈活性和可擴(kuò)展性。系統(tǒng)在實(shí)際設(shè)計(jì)的過(guò)程中，服務(wù)器使用了APACHE、數(shù)據(jù)庫(kù)則是使用了MYSQL5.6，整個(gè)網(wǎng)站系統(tǒng)使用這種后臺(tái)管理系統(tǒng)相對(duì)來(lái)說(shuō)更加簡(jiǎn)單，也更加容易進(jìn)行維護(hù)。表1所示為檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)的簡(jiǎn)單功能模塊。

表1 檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)功能模塊

整個(gè)系統(tǒng)都需要使用更加人性化的操作方式進(jìn)行操作，所有的操作模塊操作方法基本相同，各類操作界面的布局以及各類按鈕的形狀位置也基本固定，用戶在這樣的情況下能夠在較短的時(shí)間內(nèi)掌握各個(gè)功能模塊的操作方式以及操作方法。

3 檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)系統(tǒng)應(yīng)用

3.1 系統(tǒng)登錄

打開(kāi)瀏覽器，此時(shí)瀏覽器并不限制版本，可以在瀏覽器的地址欄當(dāng)中輸入訪問(wèn)地址，比如說(shuō)網(wǎng)絡(luò)前綴加上服務(wù)器的IP地址，就能夠進(jìn)入網(wǎng)站的管理系統(tǒng)。如果不了解系統(tǒng)的實(shí)際訪問(wèn)地址，那么可以找到系統(tǒng)管理員來(lái)進(jìn)行咨詢。

第一步驟就是登陸系統(tǒng)，在進(jìn)入系統(tǒng)登錄界面之后，需要輸入正確的用戶名以及密碼，此時(shí)就能夠進(jìn)入系統(tǒng)當(dāng)中。系統(tǒng)擁有最初的管理員用戶名和密碼，使用這一用戶名和密碼，才能夠進(jìn)行系統(tǒng)管理，同時(shí)管理員在系統(tǒng)當(dāng)中擁有最大的使用權(quán)限。管理員進(jìn)入系統(tǒng)之后，可以根據(jù)系統(tǒng)的實(shí)際使用需求來(lái)添加不同的訪問(wèn)名和訪問(wèn)密碼，對(duì)于不同的用戶需要設(shè)置不同的使用權(quán)限，登錄成功之后，系統(tǒng)將會(huì)顯示當(dāng)下的登錄用戶名以及登錄信息，這一登錄信息會(huì)被記錄在系統(tǒng)日志當(dāng)中。

3.2 系統(tǒng)主要功能

3.2.1 管理員添加賬號(hào)

在管理員登錄成功之后，管理員就可以在系統(tǒng)的后臺(tái)添加相關(guān)賬號(hào)。具體步驟就是選擇賬號(hào)的名稱，隨后劃分賬號(hào)的所屬部門，并且點(diǎn)擊確定，此時(shí)相關(guān)部門就可以使用這一賬號(hào)。如果賬號(hào)的使用人員，也就是用戶出現(xiàn)了忘記密碼等等問(wèn)題，那么可以通過(guò)管理員賬號(hào)來(lái)將密碼重置到初始密碼。此時(shí)用戶進(jìn)入個(gè)人中心，就能夠重新重置個(gè)人密碼，管理員在這一過(guò)程中可以刪除用戶的賬號(hào)，因此管理員具有管理賬號(hào)的能力。

3.2.2 普通用戶登錄

除了管理員在后臺(tái)添加的賬號(hào)之外，還可以通過(guò)普通登錄的方式來(lái)注冊(cè)登錄賬號(hào)，用戶可以通過(guò)自己的個(gè)人信息來(lái)建立一個(gè)專屬的個(gè)人賬號(hào)，用于存儲(chǔ)檔案信息。這一賬號(hào)主要的建立依據(jù)可以是手機(jī)號(hào)、微信號(hào)、qq號(hào)等等來(lái)注冊(cè)賬號(hào)，用戶如果使用這一賬號(hào)出現(xiàn)了問(wèn)題，那么就可以后臺(tái)申請(qǐng)通過(guò)賬號(hào)恢復(fù)的方式來(lái)進(jìn)行重新設(shè)置密碼，找回賬戶。普通用戶登錄之后，可以在首頁(yè)查看當(dāng)下認(rèn)證的明細(xì)列表以及實(shí)際情況，從而更好的掌握實(shí)際狀態(tài)。

3.3 發(fā)起申請(qǐng)

普通用戶登錄之后，管理員可以在后臺(tái)進(jìn)行賬號(hào)分配，也就是引導(dǎo)用戶登錄具體方式。比如說(shuō)普通用戶可以通過(guò)賬號(hào)密碼登錄，也可以通過(guò)驗(yàn)證碼登錄。登錄之后，系統(tǒng)功能菜單分類列出當(dāng)下登錄用戶所擁有的的功能內(nèi)容，并且進(jìn)行詳細(xì)的列舉。如果用戶需要使用這一功能，那么就可以點(diǎn)擊這一功能來(lái)進(jìn)行申請(qǐng)，選擇事故原因、當(dāng)事人姓名、身份證，申請(qǐng)查詢相關(guān)信息，之后就可以選擇發(fā)送的部門。點(diǎn)擊發(fā)送按鈕，就可以將相關(guān)檔案發(fā)送到相關(guān)單位。比如說(shuō)普通用戶想要結(jié)婚，那么就可以向民政局發(fā)送申請(qǐng)，民政局同意之后，就可以前往民政局領(lǐng)取結(jié)婚證。

3.4 響應(yīng)申請(qǐng)回復(fù)

檔案局在收到用戶的申請(qǐng)之后，就可以看到申請(qǐng)的實(shí)際情況，點(diǎn)擊詳情，相關(guān)部門就可以查詢實(shí)際文件是否齊全，檢查具體的文件內(nèi)容。如果這一用戶不符合實(shí)際情況，那么就可以不予受理，可以進(jìn)行拒絕。如果當(dāng)事人符合申請(qǐng)條件，那么就可以根據(jù)事實(shí)原因這一點(diǎn)來(lái)與當(dāng)事人進(jìn)行溝通，深入了解實(shí)際情況之后，點(diǎn)擊確認(rèn)即可。

3.4.1 申請(qǐng)列表

普通用戶在點(diǎn)擊申請(qǐng)之后，能夠看到所有申請(qǐng)這一內(nèi)容的用戶列表，并且用戶還可以點(diǎn)擊用戶的實(shí)際情況來(lái)查看相關(guān)信息。當(dāng)下用戶能夠看到已經(jīng)收到認(rèn)證和沒(méi)有收到認(rèn)證的信息，用戶可以對(duì)這兩者進(jìn)行查看，了解實(shí)際情況。

3.4.2 未認(rèn)證列表

如果普通用戶沒(méi)有認(rèn)證信息，那么就需要根據(jù)部門的查詢需求來(lái)輸入相關(guān)回執(zhí)信息，點(diǎn)擊確認(rèn)，發(fā)送給申請(qǐng)方。相關(guān)附件在上傳的過(guò)程中允許多個(gè)附件一同上傳，點(diǎn)擊加號(hào)就能夠不斷的上傳附件，其中包括文本、圖片、PDF等等格式的內(nèi)容，點(diǎn)擊附件之后就能夠查詢?cè)瓐D。

3.5 系統(tǒng)框架功能

3.5.1 個(gè)人設(shè)定

普通用戶在登錄之后，可以在個(gè)人設(shè)定功能頁(yè)，也就是彈出的個(gè)人設(shè)定功能頁(yè)面，系統(tǒng)中每個(gè)用戶具體來(lái)說(shuō)可以根據(jù)自己的實(shí)際習(xí)慣，這能夠?qū)ο到y(tǒng)的顯示樣式進(jìn)行設(shè)定。個(gè)人設(shè)定功能具體來(lái)說(shuō)，包括用戶密碼、用戶名、用戶信息等等相關(guān)內(nèi)容。

3.5.2 退出系統(tǒng)

用戶可以使用個(gè)人設(shè)定功能來(lái)隨之退出系統(tǒng)菜單。退出系統(tǒng)菜單之后，用戶可以選擇安全退出的方式來(lái)保護(hù)賬號(hào)的安全水平。

3.5.3 數(shù)據(jù)維護(hù)

用戶在個(gè)人端口可以進(jìn)行文檔數(shù)據(jù)的備份以及恢復(fù)，而不用使用服務(wù)器上的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，這能夠更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)圖以及數(shù)據(jù)導(dǎo)出，同時(shí)對(duì)于文檔數(shù)據(jù)的保存提供了安全性方面的支持與幫助。這一功能可以將系統(tǒng)當(dāng)中的文檔信息備份成為文件，從而形成相關(guān)的內(nèi)容以及數(shù)據(jù)。用戶在實(shí)際需求的過(guò)程中，可以通過(guò)備份文件來(lái)恢復(fù)文檔信息，從而在用戶需求的時(shí)候通過(guò)備份文件來(lái)恢復(fù)文檔信息。

結(jié)束語(yǔ)：經(jīng)過(guò)分析之后，本文列舉了未來(lái)檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)設(shè)計(jì)過(guò)程中的開(kāi)發(fā)背景，提出未來(lái)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)需要針對(duì)于個(gè)人用戶的實(shí)際需求來(lái)進(jìn)行，從而更好的保證開(kāi)發(fā)質(zhì)量以及開(kāi)發(fā)效果。而在功能方面，其中包括系統(tǒng)登錄、系統(tǒng)主功能、申請(qǐng)功能、框架功能等幾部分?？梢哉f(shuō)未來(lái)的檔案電子信息認(rèn)證平臺(tái)當(dāng)中，主要的方向就是讓個(gè)人用戶的認(rèn)證更加簡(jiǎn)便、安全，保護(hù)用戶的電子信息檔案不會(huì)被盜取，同時(shí)也讓用戶在各個(gè)部門輾轉(zhuǎn)辦事過(guò)程中的效率實(shí)現(xiàn)了速率的提升與增長(zhǎng)，讓辦事更加簡(jiǎn)單與輕松。