陳紹芳，洪惠琪，徐妙容，潘綺玲

（南方醫(yī)科大學(xué)順德醫(yī)院，順德第一人民醫(yī)院，廣東 528300）

近年來(lái)，醫(yī)院通過(guò)引進(jìn)辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工作的全面信息化。OA系統(tǒng)是將計(jì)算機(jī)、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到傳統(tǒng)辦公方式，進(jìn)而形成的一種新型辦公方式，該系統(tǒng)集溝通交流、協(xié)同工作、文檔管理、通知公告、日程管理、行政管理等功能于一體，提高日常辦公效率，降低辦公成本，信息、數(shù)據(jù)共享，實(shí)現(xiàn)辦公無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化、信息電子化［1-5］。

藥品臨時(shí)采購(gòu)，是臨時(shí)采購(gòu)醫(yī)院現(xiàn)有藥品目錄中沒(méi)有或同類(lèi)品種無(wú)法替代的、在治療中必須使用的藥品。由于治療指南的更新、新藥的上市等種種不可控因素及醫(yī)院藥品目錄品種限制等原因，醫(yī)院藥物目錄不可能及時(shí)涵蓋所有臨床需要的藥物［6］。為規(guī)范本院藥品臨時(shí)采購(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“藥品臨購(gòu)”）管理，提高本院藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批效率，保證臨時(shí)采購(gòu)藥品的及時(shí)性和合理性，本院將藥品臨購(gòu)工作流程納入到OA辦公系統(tǒng)中，從而實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。通過(guò)原來(lái)藥品臨購(gòu)流程與利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程無(wú)紙化后進(jìn)行對(duì)比，評(píng)價(jià)其應(yīng)用效果及影響。

1 本院原藥品臨購(gòu)審批模式分析

根據(jù)粵衛(wèi)辦（〔2012〕1號(hào)）《關(guān)于印發(fā)廣東省醫(yī)療機(jī)構(gòu)基本用藥供應(yīng)目錄管理指南的通知》和南方醫(yī)科大學(xué)順德醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱本院）《醫(yī)院藥品臨時(shí)采購(gòu)管理規(guī)定》要求，臨時(shí)采購(gòu)的藥品實(shí)行“專藥專人專用”，每一次臨時(shí)采購(gòu)只能批準(zhǔn)一位患者一個(gè)療程的用藥量，并且均要嚴(yán)格遵照目錄外藥品臨時(shí)采購(gòu)流程執(zhí)行，見(jiàn)圖1。

本院原藥品臨購(gòu)全流程多年來(lái)一直采用紙質(zhì)申請(qǐng)、手工信息登記、批量審批、紙質(zhì)原件存檔的模式。該模式存在以下弊端：①臨床溝通成本高。根據(jù)圖1可以看出，藥品臨購(gòu)涉及多個(gè)部門(mén)：臨床科室、臨床藥學(xué)科、藥庫(kù)、藥學(xué)部主任、分管院長(zhǎng)、住院藥房/西藥房。藥房、臨床科室等臨時(shí)需了解相關(guān)患者的藥品臨購(gòu)、使用情況，追蹤查詢難度大。審批過(guò)程較煩瑣，極大耗費(fèi)臨床醫(yī)生時(shí)間，患者不能及時(shí)用上藥，影響臨床治療工作。②信息登記工作復(fù)雜化。臨床申請(qǐng)人需要登記內(nèi)容較煩瑣，包括采購(gòu)科室、申請(qǐng)人、采購(gòu)藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。申請(qǐng)單內(nèi)容規(guī)范性難以實(shí)現(xiàn)，因字跡潦草難以辨認(rèn)、登記信息錯(cuò)誤、不完整，申請(qǐng)理由不充分等情況，需申請(qǐng)者多次修改，增加初步審核工作量與工作難度，同時(shí)增加臨床醫(yī)生對(duì)臨購(gòu)工作抵觸情緒。③上層審批工作響應(yīng)時(shí)間長(zhǎng)。藥學(xué)部主任、分管院長(zhǎng)在辦公時(shí)間、辦公區(qū)域才能對(duì)紙質(zhì)申購(gòu)單進(jìn)行審批。如果上層審批者外出、開(kāi)會(huì)或出差等情況，申購(gòu)單因不能及時(shí)審批導(dǎo)致采購(gòu)延誤，影響臨床用藥，或出現(xiàn)先口頭同意再補(bǔ)簽字這種不規(guī)范的情況。④事后追蹤查詢難。完成申請(qǐng)采購(gòu)流程后，紙質(zhì)版申請(qǐng)單交由藥學(xué)部主任留檔保存，藥房、臨床科室等臨時(shí)需了解相關(guān)患者的藥品臨購(gòu)、使用情況，增加事后追蹤查詢難度。⑤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難以實(shí)現(xiàn)。按照醫(yī)院監(jiān)察科要求，近3年藥品臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表均需要原件存檔，以便接受飛行檢查。每份申請(qǐng)表均含《藥品臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)表》、《臨床科室申購(gòu)立項(xiàng)廉潔承諾書(shū)》、《臨購(gòu)藥品會(huì)議討論記錄表》合計(jì)3張表格，原始紙質(zhì)申請(qǐng)表存檔占用儲(chǔ)存空間，信息溯源效率低，回顧性數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)難以實(shí)現(xiàn)。

2015年10月，我國(guó)建立了國(guó)家藥品價(jià)格談判部門(mén)，啟動(dòng)國(guó)家藥品價(jià)格談判機(jī)制。2016年5月，首批藥品談判結(jié)果公布，為廣大患者帶來(lái)臨床價(jià)值高、創(chuàng)新且病人獲益高的藥品。靶向藥大幅度降價(jià)對(duì)于減輕患者與醫(yī)保負(fù)擔(dān)效用巨大［7］，提高了民眾的醫(yī)改獲得感。尤其2020年國(guó)家新增了97種國(guó)家談判藥品，人民群眾用藥可及性和可負(fù)擔(dān)性明顯提高［8］。但由于國(guó)家談判藥品政策實(shí)施時(shí)間與醫(yī)院新藥引進(jìn)進(jìn)度存在時(shí)間差，為滿足患者用藥需求，暫未進(jìn)入本院藥品目錄的國(guó)家談判藥品可通過(guò)臨購(gòu)進(jìn)入醫(yī)院使用。因藥品臨購(gòu)數(shù)量迅速激增，原模式弊端逐漸突出，亟需改進(jìn)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)審批流程，提高工作效率。

2 在OA系統(tǒng)中建立藥品臨購(gòu)審批流程

2.1 藥品臨購(gòu)審批流程 通過(guò)預(yù)先定制設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)出符合管理要求的工作流程。在OA系統(tǒng)中，預(yù)先設(shè)計(jì)好工作流程，相關(guān)人員按制定的步驟執(zhí)行，所有步驟完成后流程結(jié)束并歸檔。具體流程如下：首先，由臨床科室主管醫(yī)生提交藥品臨購(gòu)申請(qǐng)單保存并提交，下一步轉(zhuǎn)臨床科室管理小組成員添加意見(jiàn)，科室管理小組全部成員添加意見(jiàn)后自動(dòng)轉(zhuǎn)臨床藥學(xué)科干事接收，臨床藥學(xué)科干事審核申請(qǐng)單填寫(xiě)內(nèi)容是否完整，申請(qǐng)理由是否充分，如審核不通過(guò)，則退回主管醫(yī)生修改，審核通過(guò)，添加專業(yè)意見(jiàn)信息后轉(zhuǎn)藥學(xué)部主任審批，藥學(xué)部主任審核通過(guò)后轉(zhuǎn)醫(yī)務(wù)科主任審批，同意后轉(zhuǎn)分管院長(zhǎng)審批，最后轉(zhuǎn)采購(gòu)員填寫(xiě)藥品相關(guān)信息，如生產(chǎn)廠家、供貨單位、供貨價(jià)等內(nèi)容，藥學(xué)部主任確認(rèn)同意后，由采購(gòu)員下單采購(gòu)，同時(shí)填寫(xiě)采購(gòu)進(jìn)度，供臨床隨時(shí)查詢。采購(gòu)?fù)瓿珊螅Y(jié)束流程并歸檔。OA系統(tǒng)中藥品臨購(gòu)審批流程步驟，見(jiàn)表1。該審批流程經(jīng)過(guò)信息科、藥學(xué)部、審計(jì)監(jiān)察科多次溝通，期間根據(jù)工作需要和強(qiáng)化監(jiān)督，增加醫(yī)務(wù)部門(mén)對(duì)臨床用藥必要性的審核，使流程更加規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。

表1 0A系統(tǒng)中藥品臨購(gòu)審批流程步驟

2.2 表格內(nèi)容完善 藥品臨購(gòu)的申請(qǐng)流程設(shè)置規(guī)范，表格設(shè)計(jì)合理，流程參與者可隨時(shí)查詢藥品采購(gòu)、出入庫(kù)情況，實(shí)現(xiàn)藥品臨購(gòu)的閉環(huán)管理。流程審批者主要審核申請(qǐng)單以下幾方面內(nèi)容：①藥品信息，包括藥品名稱、規(guī)格、申購(gòu)量等。②申購(gòu)理由，包括醫(yī)院現(xiàn)有藥物對(duì)該疾病治療效果的局限性；臨購(gòu)該藥對(duì)治療的價(jià)值等，審批者根據(jù)患者臨床診斷，結(jié)合藥品的適應(yīng)癥、有無(wú)超說(shuō)明書(shū)用藥及醫(yī)院是否有替代藥品等信息決定是否同意采購(gòu)。③患者信息，藥學(xué)部可根據(jù)臨購(gòu)申請(qǐng)單的患者信息進(jìn)入門(mén)診或住院醫(yī)師工作站對(duì)藥品采購(gòu)后患者用藥的合理性展開(kāi)追蹤審查，包括是否“專藥專人專用”、患者具體用藥情況，如用藥時(shí)間、用法用量等，保證患者用藥安全、合理、合規(guī)。④審批情況，已完成藥品臨購(gòu)流程審批的參與者可清楚地查看和了解流程審批的相關(guān)人員的審批意見(jiàn)。OA系統(tǒng)臨購(gòu)藥品申請(qǐng)界面具體情況見(jiàn)圖2。

圖2 OA辦公系統(tǒng)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)界面

2.3 系統(tǒng)權(quán)限分配 全院職工都有自己的OA系統(tǒng)賬號(hào)和密碼，均可提交藥品臨購(gòu)申請(qǐng)。臨床科室申請(qǐng)人可以清楚查看自己的臨購(gòu)申請(qǐng)各個(gè)審核過(guò)程和審批結(jié)果，臨床藥學(xué)科干事、藥學(xué)部主任、醫(yī)務(wù)科主任、主管院長(zhǎng)、采購(gòu)員具有審批和查看已處理的申請(qǐng)單審批情況的權(quán)限。

3 采用OA系統(tǒng)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批后的效果評(píng)價(jià)

3.1 可量化評(píng)價(jià)指標(biāo)

3.1.1 醫(yī)生滿意度 對(duì)臨購(gòu)需求較多的相關(guān)臨床科室進(jìn)行不記名滿意度調(diào)查，臨床醫(yī)生對(duì)利用OA系統(tǒng)進(jìn)行藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程滿意度普遍提高。醫(yī)生對(duì)于采用OA系統(tǒng)進(jìn)行藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程前后的滿意情況具體見(jiàn)表2。

表2 采用OA系統(tǒng)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批前后醫(yī)師滿意情況

3.1.2 臨床藥學(xué)干事投入時(shí)間 使用OA系統(tǒng)進(jìn)行藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程后，臨床藥學(xué)干事的工作效率明顯提高。原來(lái)藥學(xué)干事每月收到臨床藥品臨購(gòu)申請(qǐng)約38例，2020年國(guó)家新增了97種國(guó)家談判藥品，藥品臨購(gòu)數(shù)量激增，每月收到臨購(gòu)申請(qǐng)?jiān)黾又?5.6例，臨購(gòu)數(shù)量較前增加近一倍，但是由于采用OA系統(tǒng)進(jìn)行臨購(gòu)申請(qǐng)、審批，藥學(xué)干事的工作效率提升了370%。具體情況詳見(jiàn)表3。

表3 采用OA系統(tǒng)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批前后藥學(xué)干事工作效率情況

3.1.3 藥學(xué)監(jiān)控功能 本院原藥品臨購(gòu)審批模式采用紙質(zhì)申請(qǐng)，申請(qǐng)單超過(guò)一半出現(xiàn)內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范、修改等情況，使用OA系統(tǒng)進(jìn)行藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批后，未再出現(xiàn)內(nèi)容填寫(xiě)不規(guī)范情況。同時(shí)，不符合制度藥品臨購(gòu)申請(qǐng)（藥品每年臨購(gòu)超5次、本院藥品目錄有同類(lèi)藥品）能夠有效攔截。另外，為患者臨購(gòu)靶向藥須提供患者靶點(diǎn)檢查結(jié)果相關(guān)文件、抗菌藥物臨購(gòu)須抗感染臨床藥師評(píng)估添加意見(jiàn)后才能通過(guò)。具體情況見(jiàn)表4。

表4 藥品臨時(shí)采購(gòu)監(jiān)控情況

3.1.4 統(tǒng)計(jì)分析 信息科可隨時(shí)調(diào)取所有藥品臨購(gòu)的相關(guān)信息，如申請(qǐng)科室、申請(qǐng)人、藥品名稱、數(shù)量等信息進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)；也可根據(jù)需要調(diào)取某一段時(shí)間內(nèi)某個(gè)藥品的臨購(gòu)信息，對(duì)臨購(gòu)總量、科室、申請(qǐng)人、供貨單位等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而為本院藥事管理與藥物治療學(xué)委員會(huì)調(diào)整醫(yī)院藥品結(jié)構(gòu)提供參考和依據(jù)。把藥品臨購(gòu)審批、流程添加到OA系統(tǒng)后，所有文件都可及時(shí)存儲(chǔ)，醫(yī)院可定期對(duì)藥品臨購(gòu)信息和臨床用藥信息進(jìn)行收集、分析，根據(jù)信息分析結(jié)果為相關(guān)問(wèn)題的解決提供建議。使用OA系統(tǒng)遞交藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程前后相關(guān)指標(biāo)對(duì)比見(jiàn)表5。

表5 藥品臨購(gòu)審批流程引入OA系統(tǒng)前后相關(guān)指標(biāo)比較

3.2 非量化指標(biāo)

3.2.1 審批方式方便快捷 首先，因?yàn)槭褂冕t(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，上一流程審批者審核完成后，會(huì)立即有信息和手機(jī)短信通知下一流程審批者有待處理的流程，提醒審批者及時(shí)處理，極大地加強(qiáng)了員工之間的及時(shí)聯(lián)系及有效溝通，縮短審批流轉(zhuǎn)時(shí)間，提高辦公效率［9］。在審批過(guò)程發(fā)現(xiàn)的不合理之處，也可以第一時(shí)間聯(lián)系申請(qǐng)人進(jìn)行修改，審批信息中會(huì)帶有相關(guān)文件或批示意見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)臨購(gòu)藥品的高效流轉(zhuǎn)。通過(guò)電子化的手段控制整個(gè)申請(qǐng)流程，只有上一步完成以后，才能繼續(xù)開(kāi)展下一步的流轉(zhuǎn)，從而可以有效的避免采購(gòu)不及時(shí)或先口頭同意再補(bǔ)簽字等類(lèi)似不規(guī)范的情況的出現(xiàn)，保證臨購(gòu)的規(guī)范化［6］。同時(shí)隨時(shí)可以查看審批中所附帶的文件、附件、審批意見(jiàn)等資料，確保流程審批中所有相關(guān)信息的完整流轉(zhuǎn)。另外，通過(guò)電子化流程，藥品臨購(gòu)審批工作實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公模式，打破時(shí)間和空間的辦公限制，登陸手機(jī)iOffice APP即可隨時(shí)隨地進(jìn)行各流程審批工作，實(shí)現(xiàn)高效、快捷辦公［10］，極大地縮短了藥品臨購(gòu)申請(qǐng)的審批周期，實(shí)現(xiàn)藥品臨購(gòu)的快速流轉(zhuǎn)。再次，通過(guò)電子化審批流程，藥品管理部門(mén)與臨床科室間的溝通和協(xié)作更通暢，審批流程更高效，保證患者能及時(shí)用上藥，同時(shí)便于藥學(xué)部的藥品的管理和藥品的事后專項(xiàng)點(diǎn)評(píng)，促進(jìn)了患者用藥安全、有效、合理，提高了患者滿意度。

3.2.2 審批流程更規(guī)范第一，電子化的藥品臨購(gòu)申請(qǐng)流程清晰明了，所有信息資料填寫(xiě)規(guī)范，同時(shí)可進(jìn)行查證管理：所有流程參與者都清楚明了每一步流程的流程指向，并隨時(shí)都能查看；而且申請(qǐng)者的申請(qǐng)操作發(fā)起后，所有流程參與者都可及時(shí)收到相應(yīng)的短信通知，隨時(shí)隨地都可以及時(shí)對(duì)相關(guān)流程審批。第二，在該系統(tǒng)中，各個(gè)流程運(yùn)行階段都有審批處理的時(shí)間記錄，提醒流程參與者及時(shí)完成流程操作。第三，使用OA系統(tǒng)，杜絕了相關(guān)人員隨意涂改、漏填等信息填寫(xiě)不規(guī)范的工作習(xí)慣，規(guī)范醫(yī)院?jiǎn)T工工作模式和科室管理，促進(jìn)了醫(yī)院藥品臨購(gòu)規(guī)范化管理。

3.2.3 節(jié)約資源利用OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)藥品臨購(gòu)申請(qǐng)、審批流程無(wú)紙化，減少紙張浪費(fèi)，同時(shí)減少了印刷、筆墨、訂書(shū)釘?shù)绕渌k公用品消耗，減少科室成本支出，倡導(dǎo)綠色辦公。臨購(gòu)全流程科學(xué)化、規(guī)范化和信息化，提高信息傳送效率，增強(qiáng)內(nèi)部信息安全［11］。還避免主管醫(yī)生因遞交臨購(gòu)申請(qǐng)單來(lái)回等電梯，節(jié)省了醫(yī)生時(shí)間，提高了工作效率。

4 討論

醫(yī)院OA系統(tǒng)的應(yīng)用，規(guī)范和完善醫(yī)院管理部門(mén)的業(yè)務(wù)流程和管理模式，使需要多部門(mén)、多級(jí)別協(xié)同辦理的業(yè)務(wù)得到明顯優(yōu)化，減少出現(xiàn)“找人辦、等人辦”的現(xiàn)象。藥品臨購(gòu)審批流程合理應(yīng)用OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了工作流、信息流和資源流的聯(lián)合管理，使申請(qǐng)、審批、修改、使用等多項(xiàng)工作更加靈活，提高了醫(yī)院整體的工作效率和執(zhí)行力，符合三級(jí)甲等醫(yī)院的管理要求［12-13］。

OA系統(tǒng)還可提供藥品臨購(gòu)信息的統(tǒng)計(jì)分析功能，即根據(jù)需要對(duì)某一時(shí)間段內(nèi)藥品臨購(gòu)的申請(qǐng)科室、臨購(gòu)數(shù)量、金額和次數(shù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行排名與分析，反饋本院基本藥物供應(yīng)目錄的先進(jìn)性與完善性，為下一步藥事管理與藥物治療委員會(huì)的新藥引進(jìn)工作提供數(shù)據(jù)支持。

綜上所述，將藥品臨購(gòu)審批工作流程納入OA辦公系統(tǒng)中，簡(jiǎn)化藥品臨購(gòu)申請(qǐng)審批流程，縮短流程流轉(zhuǎn)時(shí)間，提高工作效率，同時(shí)藥學(xué)部與臨床科室、行政部門(mén)間的協(xié)同工作更流暢，更好地服務(wù)于臨床，促進(jìn)本院藥事管理工作的高效發(fā)展。