李源 楊澤石 徐瑞

摘要：企業(yè)現(xiàn)有的以公文處理和信息交互為主的傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，已無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和監(jiān)控的要求，需要通過(guò)統(tǒng)一督辦管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)督辦的規(guī)范化管理及考核評(píng)價(jià)體系量化。該文在分析企業(yè)督辦管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)督辦管理系統(tǒng)建設(shè)的信息化方案，對(duì)督辦流程進(jìn)行了梳理及閉環(huán)管理，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)模型的建立，采用J2EE開(kāi)發(fā)平臺(tái)和技術(shù)體系，遵循MVC的設(shè)計(jì)模式實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的體系架構(gòu)，集成Activiti工作流引擎，實(shí)現(xiàn)了督辦流程的快速開(kāi)發(fā)及維護(hù)。該系統(tǒng)的應(yīng)用有效地解決督查業(yè)務(wù)實(shí)踐中普遍存在的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了對(duì)督辦事項(xiàng)進(jìn)度和質(zhì)量的量化考核。

關(guān)鍵詞：督辦管理;Activiti;工作流引擎;SSH框架

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）13-0229-02

1 引言

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜多變，提高企業(yè)管理執(zhí)行力、加強(qiáng)企業(yè)決策推動(dòng)能力成為企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力之一，企業(yè)協(xié)同辦公能力在信息化建設(shè)中亦成為關(guān)鍵指標(biāo)。企業(yè)現(xiàn)有的以協(xié)同辦公、文件下發(fā)和信息處理為主的傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，已無(wú)法滿足企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和監(jiān)控的更高需求，因此，需要通過(guò)統(tǒng)一督辦管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，分析梳理督辦流程，完善督辦管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)、部門(mén)級(jí)、科室級(jí)各類(lèi)督辦事項(xiàng)和督辦業(yè)務(wù)的管理，包含督辦流程的設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、變更、發(fā)起、執(zhí)行、監(jiān)控、評(píng)價(jià)和考核的全流程閉環(huán)管理。通過(guò)該督辦管理系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)決策落實(shí)情況的監(jiān)督和反饋，加強(qiáng)重點(diǎn)工作辦理過(guò)程中的監(jiān)控和檢查。

2 企業(yè)督辦管理現(xiàn)狀

1）督辦管理不規(guī)范

企業(yè)未形成規(guī)范的督辦管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)重點(diǎn)關(guān)注的工作事項(xiàng)、會(huì)議指示、工作批示、專(zhuān)題工作會(huì)指導(dǎo)意見(jiàn)等事項(xiàng)的督辦未建立標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行流程，已有的督辦工作也未能按照標(biāo)準(zhǔn)流程辦理。

2）缺少督辦推進(jìn)工具

督辦事項(xiàng)在流程中缺少過(guò)程預(yù)警和監(jiān)控，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)對(duì)流程各階段執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)里程碑節(jié)點(diǎn)也未形成規(guī)范化管理及推進(jìn)，只能以流程最終完成節(jié)點(diǎn)對(duì)進(jìn)行督辦事項(xiàng)監(jiān)控。在督辦事項(xiàng)臨近時(shí)間節(jié)點(diǎn)時(shí)不能進(jìn)行有效預(yù)警及提示，未達(dá)成事項(xiàng)督辦的意義，同時(shí)也不能及時(shí)對(duì)工作節(jié)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)整。

3）未形成量化考核制度

對(duì)于督辦事項(xiàng)的評(píng)價(jià)、量化考核制度不夠完善，缺少對(duì)于督辦事項(xiàng)完成效果的有效評(píng)價(jià)方法，督辦事項(xiàng)的考核結(jié)果無(wú)法直接進(jìn)行量化，在考核時(shí)不能對(duì)各督辦事項(xiàng)完成情況進(jìn)行公平合理評(píng)分，因此不能對(duì)各部門(mén)績(jī)效考評(píng)形成有效支持。

4）外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成

企業(yè)管理、科研及生產(chǎn)各事項(xiàng)的流程及事務(wù)處理數(shù)據(jù)分散于項(xiàng)目管理平臺(tái)、協(xié)同辦公OA平臺(tái)及綜合信息平臺(tái)等多個(gè)信息系統(tǒng)中，各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)架構(gòu)及數(shù)據(jù)平臺(tái)各不相同，需要對(duì)多源數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集成至統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)中。目的是在督辦流程中能快速準(zhǔn)確地獲取督辦事項(xiàng)的數(shù)據(jù)，同時(shí)能夠快捷的在各跨平臺(tái)系統(tǒng)中獲取督辦事項(xiàng)關(guān)聯(lián)資料，以提高督辦執(zhí)行效率。

3 系統(tǒng)建模

針對(duì)目前企業(yè)在督辦管理中存在的問(wèn)題，對(duì)企業(yè)督辦執(zhí)行流程梳理，建立了督辦管理體系，基于面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)方法，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行建模。

1）督辦流程

督辦事項(xiàng)：包含具體的事項(xiàng)內(nèi)容信息、督辦類(lèi)型、督辦發(fā)起人、督辦生成時(shí)間、督辦要求完成時(shí)間、督辦辦結(jié)時(shí)間、督辦結(jié)果評(píng)價(jià)、關(guān)聯(lián)若干督辦流程節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)用戶(hù)。

督辦流程節(jié)點(diǎn)：包含當(dāng)前督辦節(jié)點(diǎn)承辦人、節(jié)點(diǎn)開(kāi)始時(shí)間及完成時(shí)間。

督辦節(jié)點(diǎn)類(lèi)型：包含審批節(jié)點(diǎn)、執(zhí)行節(jié)點(diǎn)、確認(rèn)節(jié)點(diǎn)等。

督辦節(jié)點(diǎn)用戶(hù)：當(dāng)前督辦節(jié)點(diǎn)執(zhí)行用戶(hù)信息，包括決策者、管理者、督辦專(zhuān)員及督辦事項(xiàng)執(zhí)行人。

督辦節(jié)點(diǎn)單位：當(dāng)前督辦節(jié)點(diǎn)承辦單位信息，包括督辦發(fā)起單位、督辦承辦單位、督辦協(xié)辦單位及督辦評(píng)價(jià)單位。

督辦類(lèi)型：包括工作事項(xiàng)、會(huì)議指示、工作批示、專(zhuān)題指導(dǎo)意見(jiàn)。

2）督辦評(píng)價(jià)與考核

考核項(xiàng)管理與配置：對(duì)督辦流程建立考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)不同督辦類(lèi)型提出具體考核內(nèi)容，針對(duì)具體督辦事項(xiàng)進(jìn)行考核項(xiàng)配置。

考核評(píng)價(jià)：根據(jù)具體督辦事項(xiàng)配置的相關(guān)考核項(xiàng)，進(jìn)行考核評(píng)價(jià)得分。

4 督辦業(yè)務(wù)流程及閉環(huán)管理

企業(yè)督辦的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。由督辦管理部門(mén)根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行流程設(shè)計(jì)生成流程模型，系統(tǒng)根據(jù)BPMN2.0規(guī)范自動(dòng)解析業(yè)務(wù)流程。在流程的應(yīng)用場(chǎng)景中，由企業(yè)管理部門(mén)對(duì)年度工作事項(xiàng)、會(huì)議指示、工作批示、專(zhuān)題指導(dǎo)意見(jiàn)等發(fā)起督辦事項(xiàng)，用以支撐各類(lèi)督辦事項(xiàng)的立項(xiàng)與部署，同時(shí)實(shí)現(xiàn)督辦與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成實(shí)現(xiàn)工作自動(dòng)化關(guān)聯(lián)。由督辦專(zhuān)員對(duì)督辦工作逐級(jí)分解與細(xì)化，建立考核項(xiàng)及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)督辦流程至督辦事項(xiàng)執(zhí)行人，由督辦事項(xiàng)執(zhí)行人承辦業(yè)務(wù)流程中的具體事項(xiàng)。當(dāng)督辦事項(xiàng)辦結(jié)后，由督辦事項(xiàng)執(zhí)行人對(duì)業(yè)務(wù)流程結(jié)果進(jìn)行反饋，并由系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)督辦進(jìn)展的及時(shí)監(jiān)控，形成過(guò)程化反饋及跟蹤報(bào)告。當(dāng)執(zhí)行過(guò)程中需要對(duì)督辦事項(xiàng)的節(jié)點(diǎn)、執(zhí)行人、任務(wù)內(nèi)容進(jìn)行變更時(shí)，可發(fā)起調(diào)整流程，由督辦專(zhuān)員確認(rèn)后重新下發(fā)。督辦事項(xiàng)執(zhí)行完成后由督辦專(zhuān)員對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)考核通過(guò)則辦結(jié)該督辦流程。管理部門(mén)根據(jù)考核項(xiàng)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，實(shí)現(xiàn)考核評(píng)價(jià)體系的量化，為企業(yè)績(jī)效考核提供數(shù)據(jù)支持。通過(guò)發(fā)起、下發(fā)、執(zhí)行、調(diào)整、評(píng)價(jià)及考核，對(duì)業(yè)務(wù)督辦流程即可實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。在流程的全生命周期中，可以實(shí)時(shí)監(jiān)控流程節(jié)點(diǎn)執(zhí)行情況，分析各部門(mén)督辦流程執(zhí)行進(jìn)展，同時(shí)對(duì)各臨近時(shí)間節(jié)點(diǎn)的流程進(jìn)行預(yù)警及提示。

5 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

1）Activiti工作流引擎

Activiti 是一種開(kāi)源的、輕量級(jí)、可嵌入的業(yè)務(wù)流程管理軟件和工作流系統(tǒng)引擎，其核心結(jié)構(gòu)是基于jBPM 組件的工作流引擎，能夠?qū)崿F(xiàn) BPMN2.0 中的執(zhí)行語(yǔ)義解釋和圖元定義，面向業(yè)務(wù)人員強(qiáng)調(diào)流程服務(wù)的可嵌入性和可擴(kuò)展性。企業(yè)督辦管理系統(tǒng)中的核心功能就是督辦事項(xiàng)流程的規(guī)范設(shè)計(jì)和流程引擎的實(shí)現(xiàn)，同時(shí)能夠滿足流程需求的靈活多變，解耦開(kāi)發(fā)人員和實(shí)施人員，提高系統(tǒng)的維護(hù)效率。

Activiti包含了6個(gè)核心組件，其體系結(jié)構(gòu)如圖2所示。核心功能組件為運(yùn)行態(tài)下的Activiti Engine流程引擎組件，實(shí)現(xiàn)基于BPMN2.0 規(guī)范的流程解析、執(zhí)行、創(chuàng)建、管理和查詢(xún)等功能。在建模部分使用Activiti Modeler組件實(shí)現(xiàn)基于 Web 的流程建模器，使用Activiti Desiger實(shí)現(xiàn)基于Eclipse插件的流程設(shè)計(jì)，使用Activiti Kickstar進(jìn)行可視化建模，實(shí)現(xiàn)了多種方式的流程構(gòu)建。在管理部分Activiti Explorer提供了基于 Web 的管理控制臺(tái)，同時(shí)提供了Activiti REST 服務(wù)接口與Spring框架集成。

2）技術(shù)方案

企業(yè)督辦管理系統(tǒng)采用J2EE開(kāi)發(fā)平臺(tái)和技術(shù)體系，遵循MVC的設(shè)計(jì)模式;整合SSH框架，即使用Struts2、Spring、Hibernate的集成框架。在表現(xiàn)層使用JSP、JQuery、MiniUI等前端技術(shù)實(shí)現(xiàn)頁(yè)面數(shù)據(jù)處理傳輸及滿足用戶(hù)操作需求，使用MiniUI框架整合前端資源提供豐富的界面和快速的頁(yè)面相應(yīng)速度。在控制層使用Struts實(shí)現(xiàn)邏輯控制，用戶(hù)產(chǎn)生請(qǐng)求時(shí)，調(diào)用業(yè)務(wù)邏輯層組件響應(yīng)，由響應(yīng)結(jié)果跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)的請(qǐng)求頁(yè)面顯示處理結(jié)果。在業(yè)務(wù)邏輯層使用Spring框架，通過(guò)其JavaBean類(lèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)象的創(chuàng)建和操作方法，以此分離業(yè)務(wù)邏輯與系統(tǒng)級(jí)服務(wù)。以Spring框架為樞紐集成Activiti流程引擎，使用Activiti流程建模器完成流程設(shè)計(jì)，形成BPMN2.0規(guī)范流程，由Activiti Engine流程引擎進(jìn)行解析與執(zhí)行。在數(shù)據(jù)持久層使用Hibernate對(duì)象關(guān)系映射框架，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)象的管理及數(shù)據(jù)庫(kù)持久化操作方法的封裝。系統(tǒng)體系架構(gòu)如圖3所示。

6 系統(tǒng)應(yīng)用與建設(shè)成效

該系統(tǒng)在使用SSH框架的基礎(chǔ)上，整合Activiti工作流引擎，實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)的信息化技術(shù)方案，形成了流程管理規(guī)范，提高了復(fù)雜流程的開(kāi)發(fā)效率，在流程靈活多變的需求基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)了流程的快速構(gòu)建能力。通過(guò)督辦管理系統(tǒng)的使用及時(shí)、有效地對(duì)年度工作事項(xiàng)、會(huì)議指示、工作批示、專(zhuān)題指導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行監(jiān)督執(zhí)行，并能及時(shí)掌握各項(xiàng)工作落實(shí)情況。對(duì)企業(yè)各部門(mén)實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理并且在督辦流程上實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和常態(tài)化管理，切實(shí)提高各部門(mén)的工作效率和質(zhì)量。提升了數(shù)據(jù)信息采集的實(shí)時(shí)性、靈活性、便捷性，不斷提高企業(yè)各部門(mén)的工作效率，有效地解決督查業(yè)務(wù)實(shí)踐中普遍存在的問(wèn)題，并將考核體系從原來(lái)的定性評(píng)價(jià)變?yōu)榱炕u(píng)分，實(shí)現(xiàn)了督辦事項(xiàng)的進(jìn)度和質(zhì)量的多節(jié)點(diǎn)量化考核。

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