杜利娥 李子強(qiáng)

摘要：針對(duì)目前我國(guó)高校大學(xué)生缺乏長(zhǎng)文檔編輯技能的現(xiàn)狀，提出在現(xiàn)代信息技術(shù)課程教學(xué)中增加一個(gè)長(zhǎng)文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容，來(lái)提高學(xué)生長(zhǎng)文檔的編輯技巧與能力。該文以畢業(yè)論文為例來(lái)演示長(zhǎng)文檔的編輯操作過(guò)程，通過(guò)多級(jí)列表和樣式來(lái)實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容的格式和次序的一致性、通過(guò)分節(jié)符的使用實(shí)現(xiàn)各個(gè)編輯內(nèi)容的獨(dú)立與聯(lián)系、通過(guò)引用來(lái)完成圖、表、腳注、尾注、目錄、表目錄等的插入，最終實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)文檔的編輯操作，通過(guò)更新域來(lái)同步目錄與文檔內(nèi)容的一致性變化。學(xué)生不僅掌握了長(zhǎng)文檔編輯的技能，而且還提高了課程學(xué)習(xí)的興趣，改善了課堂教學(xué)效果。

關(guān)鍵詞：多級(jí)列表;樣式;題注;目錄

中圖分類號(hào)：G642? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）14-0094-02

1 背景

現(xiàn)代信息技術(shù)課程是高職院校面向非計(jì)算機(jī)專業(yè)開設(shè)的一門公共基礎(chǔ)課，要求學(xué)生能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用的基本技能和相關(guān)辦公自動(dòng)化軟件。其中Word字處理軟件是辦公軟件中非常重要的一部分，在學(xué)習(xí)及今后的工作中的應(yīng)用也非常的廣泛，因此，學(xué)生學(xué)習(xí)并掌握好文檔編輯的操作技巧至關(guān)重要。但由于課程教學(xué)課時(shí)的限制，本章的教學(xué)內(nèi)容學(xué)時(shí)較少，一般安排8學(xué)時(shí)，并且要求教師要將Word的窗口組成、頁(yè)、節(jié)、頁(yè)眉頁(yè)腳、模板、版式、樣式、邊框、底紋、圖文混排、表格制作等諸多知識(shí)點(diǎn)一一介紹講解。知識(shí)點(diǎn)多而碎，課時(shí)緊張，老師辛苦，學(xué)生也累。經(jīng)過(guò)8課時(shí)的理論學(xué)習(xí)與操作，學(xué)生雖然掌握了一定的Word基本操作技巧，也可以進(jìn)行一些短文檔的輸入及編輯操作，但到了畢業(yè)之際，需要編輯幾十頁(yè)的長(zhǎng)文檔、還包含圖片、表格等內(nèi)容時(shí)，很多學(xué)生則束手無(wú)策。大腦一片空白，如果還是按照短文檔的編輯方法去一個(gè)標(biāo)題、一個(gè)段落、一張圖片、一個(gè)表格的處理方法去編輯，往往效率低下、顧此失彼，完全達(dá)不到理想的編輯效果。因此，教師可以將一些Word的常規(guī)知識(shí)點(diǎn)以微課的短視頻的形式讓學(xué)生在課前進(jìn)行預(yù)習(xí)，而教師在課堂上則可以快速介紹常規(guī)知識(shí)點(diǎn)，將有限的課堂教學(xué)時(shí)間預(yù)留出來(lái)增加長(zhǎng)文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容，來(lái)鞏固和提高長(zhǎng)文檔編輯技巧，為今后長(zhǎng)文檔的編輯，做好準(zhǔn)備，打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2 長(zhǎng)文檔編輯介紹

WORD長(zhǎng)文檔是指字?jǐn)?shù)、段落數(shù)及頁(yè)面比較多的文檔，一般幾十頁(yè)、幾百頁(yè)甚至更多，其中還可能包含很多圖片、表格等內(nèi)容。長(zhǎng)文檔不僅章節(jié)多，而且要求連續(xù)編號(hào)，如第1章、第2章[1]……第18章……，1.1、1.2……18.1、18.2……，章號(hào)、小節(jié)號(hào)都應(yīng)該相對(duì)應(yīng)而且連續(xù);不僅其章節(jié)內(nèi)容的字體、段落格式統(tǒng)一，而且章節(jié)名稱、小節(jié)名稱格式也要一致;還要求長(zhǎng)文檔正文內(nèi)容的編號(hào)要連續(xù)，從第一章第一節(jié)第1頁(yè)直至最后一章的最后一小節(jié)的最后一頁(yè)的頁(yè)碼;長(zhǎng)文檔中各個(gè)章節(jié)可能有的多張圖片、多個(gè)表格等則也需要連續(xù)的編號(hào);長(zhǎng)文檔中各個(gè)章節(jié)應(yīng)該還有其對(duì)應(yīng)章節(jié)的頁(yè)眉，一般用章節(jié)名稱作為各章節(jié)的頁(yè)眉;有些長(zhǎng)文檔還有尾注、腳注等標(biāo)識(shí)，也需要連續(xù)的編號(hào)等。最后，長(zhǎng)文檔在按照上述要求編輯完成后，就可以提取各類目錄，比如章節(jié)目錄、圖目錄、表目錄等。

長(zhǎng)文檔的編輯有一套約定的規(guī)范，包括多個(gè)樣式、多級(jí)編號(hào)、節(jié)、引用、頁(yè)眉頁(yè)腳、紙張方向、頁(yè)面設(shè)置的規(guī)范[2]，長(zhǎng)文檔編輯的這些規(guī)范若采用短文檔的編輯方法是注定無(wú)法完成的，長(zhǎng)文檔編輯是Word中的高級(jí)操作，需要使用到的知識(shí)點(diǎn)和操作技能比較多，還有許多需要注意的細(xì)節(jié)問(wèn)題。目前高職院校大學(xué)生動(dòng)手操作能力差，不善于長(zhǎng)文檔編輯，為此，針對(duì)學(xué)生在寫畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)時(shí)無(wú)法完成長(zhǎng)文檔編輯的現(xiàn)狀，提出在現(xiàn)代信息技術(shù)課程中增加長(zhǎng)文檔編輯的教學(xué)內(nèi)容的建議，主要通過(guò)畢業(yè)論文的編輯來(lái)講解其相關(guān)的理論知識(shí)點(diǎn)及其在實(shí)際操作過(guò)程中的應(yīng)用方法。

3 長(zhǎng)文檔編輯的主要理論知識(shí)點(diǎn)

3.1 多級(jí)列表

為了使長(zhǎng)文檔更加美觀，我們不僅需要對(duì)文檔各章節(jié)添加編號(hào)，并且每個(gè)級(jí)別的編號(hào)標(biāo)題格式要相同。對(duì)文檔要從第一章直至最后一章要進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，還要對(duì)該章下的各二級(jí)節(jié)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，如1.1、1.2……;2.1、2.2……，以此類推，擴(kuò)展到多級(jí)小節(jié)中[1]，這樣的要求正好可以通過(guò)多級(jí)列表來(lái)實(shí)現(xiàn)。多級(jí)列表就是用來(lái)設(shè)置各個(gè)級(jí)別的章節(jié)編號(hào)格式、編號(hào)樣式、編號(hào)位置及級(jí)別鏈接的樣式等。通過(guò)多級(jí)列表的設(shè)置和應(yīng)用可以從整體上實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)文檔章節(jié)格式和次序上的一致性。

3.2 樣式

長(zhǎng)文檔中的正文內(nèi)容除了章節(jié)號(hào)標(biāo)題外，具體的內(nèi)容都是一個(gè)個(gè)段落，這些段落也需要具有同樣的字體及段落格式，比如字體、字號(hào)、段落縮進(jìn)、段落間距、段前段后距等也需要一樣，這樣的要求可以通過(guò)樣式來(lái)完成。根據(jù)文檔編輯要求設(shè)置一個(gè)新的樣式，滿足文檔編輯的字體及段落格式，然后應(yīng)用于文檔中的段落。例如：對(duì)于章節(jié)的編號(hào)格式的設(shè)置，可以通過(guò)多級(jí)列表來(lái)完成;對(duì)于長(zhǎng)文檔各個(gè)章節(jié)中段落的一致性，可以通過(guò)樣式的設(shè)置與應(yīng)用來(lái)完成。

3.3 引用

長(zhǎng)文檔中會(huì)有大量的圖、表、公式等，也需要連續(xù)的編號(hào)，不可能手動(dòng)給它們加入編號(hào)，這樣格式、序號(hào)容易產(chǎn)生錯(cuò)誤，另外手動(dòng)加入的編號(hào)也不能生成圖表目錄，這個(gè)要求正好可以用引用來(lái)完成。引用中的插入題注就是給圖片、表格等進(jìn)行連續(xù)的編號(hào)。長(zhǎng)文檔中可能不同的章節(jié)都有圖片、表格等，對(duì)其插入題注設(shè)置時(shí)，在題注對(duì)話框中，題注編號(hào)設(shè)置時(shí)應(yīng)選擇包含章節(jié)號(hào)，根據(jù)圖片、表格所在的章節(jié)選擇相應(yīng)的章節(jié)對(duì)應(yīng)的標(biāo)題級(jí)別，則生成的圖表目錄中也包含相應(yīng)的章節(jié)號(hào)。引用中還有一個(gè)功能叫交叉引用，是對(duì)長(zhǎng)文檔中其他位置的內(nèi)容的引用 [3]。畢業(yè)論文中如果需要對(duì)題注再引用則可以使用交叉引用。

在應(yīng)用多級(jí)列表、樣式之后，應(yīng)用引用中的插入目錄、表目錄，可以對(duì)長(zhǎng)文檔中的章節(jié)、圖、表、公式等生成相應(yīng)的目錄。目錄有超鏈接的功能，想要修改哪部分的內(nèi)容，只要點(diǎn)擊目錄中相應(yīng)的章節(jié)號(hào)、圖、表等題注名稱即可跳轉(zhuǎn)到長(zhǎng)文檔中相應(yīng)的部分;同樣當(dāng)文檔中的內(nèi)容修改了之后，可以采用更新域的操作更新其對(duì)應(yīng)的目錄，從而實(shí)現(xiàn)目錄與文檔中內(nèi)容的一致性。

3.4 分節(jié)符

節(jié)是Word文檔中的一個(gè)重要的編輯單位，在一個(gè)節(jié)中，可以單獨(dú)進(jìn)行頁(yè)面、頁(yè)眉頁(yè)腳等設(shè)置。首次創(chuàng)建的Word文檔默認(rèn)為一節(jié)，不適合長(zhǎng)文檔不同部分的獨(dú)立設(shè)置。因此對(duì)于長(zhǎng)文檔不同部分進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置時(shí)，則可以通過(guò)頁(yè)面布局→頁(yè)面設(shè)置→分隔符→分節(jié)符→下一頁(yè)命令的使用將不同部分劃分為一個(gè)獨(dú)立的節(jié)。比如目錄、圖目錄、表目錄、正文等需要設(shè)置不同的頁(yè)眉頁(yè)碼等格式時(shí)，則需要通過(guò)分節(jié)符在兩部分內(nèi)容分界點(diǎn)將他們分成獨(dú)立的四部分內(nèi)容來(lái)進(jìn)行設(shè)置，四個(gè)獨(dú)立的部分則需要三個(gè)分節(jié)符來(lái)實(shí)現(xiàn)。

4 以畢業(yè)論文為例介紹長(zhǎng)文檔編輯的實(shí)際操作步驟

畢業(yè)論文是高校學(xué)歷教育畢業(yè)前的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，要求學(xué)生根據(jù)選題開展獨(dú)立性的思考、實(shí)踐后撰寫。內(nèi)容撰寫完成后在提交之前還需要排版，高校一般都規(guī)定了畢業(yè)論文的格式要求，包括論文的標(biāo)題、目錄、正文、圖片、表格等[4]。然而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，為數(shù)不少的同學(xué)在畢業(yè)論文排版技術(shù)方面存在很大欠缺。下面將以畢業(yè)論文為例介紹長(zhǎng)文檔的編輯操作。

4.1 多級(jí)列表的設(shè)置及應(yīng)用

光標(biāo)放置在要應(yīng)用多級(jí)列表的第一個(gè)章節(jié)所在的段落中，找到開始→段落→多級(jí)列表→定義新的多級(jí)列表的命令，對(duì)于長(zhǎng)文檔畢業(yè)論文則光標(biāo)應(yīng)該在第1章問(wèn)題的定義所在的段落中。在定義新的多級(jí)列表的對(duì)話中，主要設(shè)置章號(hào)的級(jí)別為第1級(jí);編號(hào)格式為第X章，對(duì)應(yīng)的編號(hào)樣式X為阿拉伯?dāng)?shù)字;編號(hào)對(duì)齊位置為居中對(duì)齊;級(jí)別鏈接樣式為標(biāo)題1。其次設(shè)置節(jié)號(hào)的級(jí)別為第2級(jí);格式為X.Y，對(duì)應(yīng)的編號(hào)樣式Y(jié)為阿拉伯?dāng)?shù)字;編號(hào)對(duì)齊方式為左對(duì)齊;級(jí)別鏈接樣式為標(biāo)題2。如果小節(jié)中還需要分節(jié)，則依次設(shè)置。

多級(jí)列表設(shè)置后，則章節(jié)進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)題樣式的應(yīng)用。例如：對(duì)于所有的章號(hào)則全部應(yīng)用標(biāo)題1樣式;對(duì)于第2級(jí)別的節(jié)號(hào)全部應(yīng)用標(biāo)題2的樣式;如果有更多級(jí)別的節(jié)號(hào)則應(yīng)用相應(yīng)的標(biāo)題樣式。對(duì)于畢業(yè)論文則第1章、第2章、第3章……應(yīng)用標(biāo)題1樣式;1.1、1.2……2.1、2.2……。應(yīng)用標(biāo)題2樣式。如果小節(jié)中還有分節(jié)，則依次應(yīng)用。

4.2 樣式的設(shè)置及應(yīng)用

如果對(duì)標(biāo)題樣式中的字體、段落等格式有要求，則可以在相應(yīng)的樣式標(biāo)題名稱上點(diǎn)擊右鍵進(jìn)行修改，則長(zhǎng)文檔中應(yīng)用過(guò)該樣式的內(nèi)容的字體及段落格式會(huì)相應(yīng)變化。對(duì)于長(zhǎng)文檔中除了章節(jié)號(hào)之外的正文內(nèi)容，可以通過(guò)新建樣式，來(lái)定義字體、字號(hào)以及段落格式并應(yīng)用其樣式，來(lái)實(shí)現(xiàn)除章節(jié)號(hào)的正文內(nèi)容的格式一致性。

4.3 引用中目錄及圖表目錄應(yīng)用

多級(jí)列表設(shè)置好，標(biāo)題樣式應(yīng)用之后，則可以通過(guò)菜單引用中的插入目錄命令，生成目錄表，應(yīng)用過(guò)標(biāo)題級(jí)別的所有章節(jié)號(hào)都會(huì)出現(xiàn)在目錄中。

對(duì)于長(zhǎng)文檔中的圖、表等可以通過(guò)引用中的插入題注命令：通過(guò)題注標(biāo)簽、題注編號(hào)的設(shè)置等實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范且連續(xù)的編號(hào)。然后再聽過(guò)插入表目錄命令，則可以對(duì)所有的圖片生成一個(gè)圖目錄、對(duì)所有的表格生成表目錄等。

4.4 分節(jié)符的應(yīng)用

目錄及圖表目錄生成后，各自自成一頁(yè)，而且與正文內(nèi)容的頁(yè)碼一般要求不連續(xù)，頁(yè)眉也與正文內(nèi)容的頁(yè)眉不一樣，可以使用分節(jié)符來(lái)實(shí)現(xiàn)。對(duì)于畢業(yè)論文，則可以在第1章的第字前面插入一個(gè)分節(jié)符，前面兩頁(yè)目錄與正文內(nèi)容成為獨(dú)立的兩節(jié)。在第1章所在的頁(yè)眉頁(yè)腳處雙擊，找到頁(yè)眉頁(yè)腳工具→導(dǎo)航→鏈接到前一條頁(yè)眉命令并單擊，取消該命令，則兩節(jié)的頁(yè)眉頁(yè)碼可以進(jìn)行獨(dú)立設(shè)置。頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置完成后，則可以在目錄及圖表目錄中單擊右鍵更新域，更新目錄及圖表目錄中的頁(yè)碼。

5 總結(jié)

近幾年，通過(guò)在現(xiàn)代信息技術(shù)課程中增加了長(zhǎng)文檔編輯的操作實(shí)踐后，學(xué)生畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)的排版、編輯水平得到 了很大提高，文檔排版越來(lái)越美觀、整齊。在課堂教學(xué)中，增加了實(shí)用性強(qiáng)的長(zhǎng)文檔編輯操作訓(xùn)練項(xiàng)目，調(diào)動(dòng)了學(xué)生學(xué)習(xí)的興趣和積極性，保障了學(xué)生在學(xué)習(xí)中的主體地位，教學(xué)效果得以提升[5]。在今后的課程教學(xué)中，應(yīng)繼續(xù)堅(jiān)持長(zhǎng)文檔編輯的教學(xué)。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 岳云艷.文檔編輯中提升Word字處理軟件使用水平的策略[J].信息與電腦（理論版），2020，32（21）：98-100.

[3] 黃玲.利用Microsoft Word編輯與保存書評(píng)長(zhǎng)文檔的方法與技巧[J].現(xiàn)代情報(bào)，2004，24（11）：152-153.

[4] 安海寧，孫洪溥，倪志宏.“WORD長(zhǎng)文檔排版技術(shù)——畢業(yè)論文排版”精品實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與實(shí)踐[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2018，14（31）：202-203.

[5] 孟金紅.Word長(zhǎng)文檔編排在微課設(shè)計(jì)中的應(yīng)用[J].福建電腦，2020，36（6）：156-157.

【通聯(lián)編輯：謝媛媛】