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        河北省檔案館2020年 檔案利用數(shù)據(jù)分析

        2021-07-16 04:22:15趙宇辰張雅蘭高雪娜
        檔案天地 2021年4期
        關(guān)鍵詞:民生利用

        趙宇辰 張雅蘭 高雪娜

        2020年,河北省檔案館以“業(yè)務(wù)提升年”為契機(jī),夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ),拓寬利用途徑,推進(jìn)資源共享,提升利用效率,充分利用檔案數(shù)字化成果,不斷推出新的查檔方式,如電話咨詢查檔、檔案郵寄服務(wù)、京津冀跨館利用、建立電子利用室等,以適應(yīng)后疫情時代信息化進(jìn)程,提供更為方便、快捷、安全的檔案利用服務(wù)。2020年檔案利用基本情況和各項(xiàng)數(shù)據(jù)分析如下:

        一、檔案利用基本情況

        其中,接待人次包括窗口接待、電話咨詢、檔案郵寄、電子利用的全部人次,實(shí)際利用人次統(tǒng)計(jì)以實(shí)際調(diào)卷人次為準(zhǔn),有效服務(wù)人次指查到所需材料的人次,統(tǒng)計(jì)以實(shí)際摘抄復(fù)印人次為準(zhǔn)。

        二、檔案利用數(shù)據(jù)分析

        (一)2020年度數(shù)據(jù)分析

        2020年,利用室共接待2506人次,摘抄840頁,復(fù)印4112頁,蓋章834個,調(diào)卷3595卷,1293件,拍攝163頁,電話咨詢775人次,來函來信查詢1人次,電子利用157人次,檔案郵寄49人次。實(shí)際利用(有調(diào)卷行為的)938人次,占總接待人次的37.4%,有效服務(wù)(有摘抄或復(fù)印行為的)512人次,占總接待人次的20.4%,電話咨詢775人次,占總接待人次的30.9%。

        由數(shù)據(jù)可見,實(shí)際利用人次占總接待人次不到一半比例。分析原因主要有以下幾點(diǎn):1.反復(fù)多次得以查得。一是部分利用者在利用過程中往往先電話咨詢?nèi)舾纱?,確定好所需材料在館內(nèi)后再入館查閱取件。二是由于所查單位存檔不規(guī)范導(dǎo)致利用者在利用過程中目錄檢索不順利。三是由于利用者自己不明確查詢內(nèi)容,線索較為模糊,查找費(fèi)時費(fèi)力。四是有相當(dāng)一部分檔案由于沒有數(shù)字化或者沒有鑒定,不能電子檢索查閱,只能翻閱手工目錄,導(dǎo)致檢索效率較低耗時較長。2.館藏限制。許多利用者對我們的館藏范圍并不了解,認(rèn)為只要是與檔案相關(guān)的內(nèi)容都屬于省館業(yè)務(wù)范圍,事實(shí)上,一些企業(yè)的檔案、普通個人檔案等不是我館的館藏范圍,近十幾年的省直機(jī)關(guān)的檔案也尚未移交,導(dǎo)致一些利用者無法在我館獲得自己需要的材料。3.歸檔不全。比如同樣是調(diào)動介紹信,有的單位將干部及工人的調(diào)動介紹信都進(jìn)行了存檔,有的單位則只將干部的調(diào)動介紹信存檔,這就導(dǎo)致一部分利用者的無效查閱。再比如,有的檔案資料并未存檔(如各高校的招生簡章,因每年有所變化保存價值不大沒有存檔),但由于政策變化,導(dǎo)致近期大量民眾需要查閱此類資料作為佐證材料,這也會導(dǎo)致部分利用者無功而返。4.權(quán)限不足。一是我館無權(quán)提供,如中央或國家部委發(fā)布的各類文件等。二是利用者無權(quán)調(diào)取,如檔案尚未開放,或者檔案涉密尚未解密,利用者沒有介紹信或者沒有定密單位的解密函都是無權(quán)調(diào)取的。5.其他原因。部分利用者將其他部門的職能范圍誤認(rèn)為是我館業(yè)務(wù)范圍,如有的民眾以為我們是存放個人檔案的人才市場要求查閱畢業(yè)生分配檔案,或者混淆了辦事流程,要求我們幫助辦理學(xué)歷認(rèn)證等。

        (二)歷年利用數(shù)據(jù)對比分析

        1.查閱用途

        我館檔案查閱的用途主要分為工作參考、民生需求、文化需求和其他四大類。文化需求具體包括編史修志、建館辦展、機(jī)構(gòu)沿革、學(xué)術(shù)研究、撰寫回憶錄等。2020年文化需求513人次,占比20.47%,其中,編史修志271人次,占文化需求類的52.8%,學(xué)術(shù)研究143人次,占文化需求類的27.9%。2020年文化需求同比增長180.3%,編史修志超越了2019年文化需求類第一位的學(xué)術(shù)研究,成為2020年文化需求類第一位。民生需求具體包括法律參考、學(xué)歷認(rèn)證、補(bǔ)充檔案、落實(shí)待遇、土地確權(quán)、房產(chǎn)過戶等。2020年民生需求1319人次,占比52.63%,其中辦理退休235人次,占民生需求類的17.8%,補(bǔ)充檔案169人次,占民生需求類的12.8%,2020年民生需求同比增長257.5%。工作參考具體包括土地糾紛、辦案取證、案件訴訟、規(guī)范文件、查找依據(jù)、審計(jì)對賬、上市審批等。2020年工作參考573人次,同比增長354.8%。

        從以上數(shù)據(jù)可以看出,民生需求連續(xù)兩年位于查閱用途主導(dǎo)地位,2020年工作參考、民生需求和文化需求人次都比2019年有了大幅提升,分析原因,一是2020年我們規(guī)范了原始利用數(shù)據(jù)錄入體系,盡可能全面的對利用者進(jìn)行登記,減少了登記遺漏的數(shù)量。二是民眾對檔案查閱的認(rèn)知度越來越高,檔案意識不斷增強(qiáng),在遇到工作查考、撰寫論文、編史修志等各類需求時第一時間會想到檔案利用。三是各個政府機(jī)構(gòu)辦事流程越來越科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn),政策不斷改進(jìn)要求提供的佐證材料也需要通過查閱檔案獲得。比如民眾辦理退休、接續(xù)工齡等都需要完整連續(xù)的個人檔案資料,如有缺失則需要查閱其單位文書檔案尋找相關(guān)佐證,從我們的數(shù)據(jù)中也可以看到,辦理退休已經(jīng)成為民生需求類占比第一位。

        2.查閱主體

        2020年,省館共計(jì)接待2506人次,其中單位利用者892人次,占比35.6%,個人利用者(含學(xué)生135人次)1614人次,占比64.4%。對比2019年,2020年單位利用者同比增長114.9%,個人利用者同比增長342.2%,從數(shù)據(jù)可以看出,2020年個人利用者無論從數(shù)量還是占比都有了一個較大的提升,再次印證了檔案服務(wù)社會、服務(wù)人民的基本屬性,也說明了社會民眾的檔案意識得到了進(jìn)一步增強(qiáng)。

        3.查閱途徑

        為了更好的為利用者服務(wù),對比2019年,2020年省館新增了電話咨詢利用、檔案郵寄服務(wù)、電子利用室利用、京津冀跨館利用四種利用途徑。電話咨詢利用及檔案郵寄是我館為了更好的在疫情期間服務(wù)利用者而增設(shè)的利用服務(wù)類型。除了普通的來電咨詢外,利用者可以通過來電溝通需要查閱的檔案資料,由工作人員幫助查閱到相關(guān)資料并復(fù)印好,再聯(lián)系利用者到館自取,這樣一來減少了疫情期間的人員聚集,也滿足了利用者需求。檔案郵寄主要是招生底冊的郵寄,由利用者電話聯(lián)系提供相關(guān)信息后,將招生底冊郵寄給利用者,極大的方便了外地利用者。電子利用室是2020年省館新建成的,提供的是已經(jīng)數(shù)字化的檔案,隨著省館檔案數(shù)字化工作的不斷推進(jìn),(下轉(zhuǎn)53頁)(上接50頁)數(shù)據(jù)在源源不斷地導(dǎo)入。目前河北省紅色檔案目錄、現(xiàn)行檔案已鑒定35萬條案卷級目錄、220萬條文件級目錄、已撤銷察哈爾省檔案20萬條文件級目錄、革命歷史檔案6.7萬條原文、政府公開信息6.3萬條原文已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)了利用者自助自主查閱;為推進(jìn)民生類檔案資源共建共享,京津冀三省市檔案館建立了民生類檔案異地跨館利用平臺,向利用者提供基于館藏的婚姻登記、學(xué)籍等民生類檔案?,F(xiàn)階段,省館主要提供的是招生底冊檔案利用。

        三、優(yōu)化措施及建議

        一是繼續(xù)做好查檔常識普及。通過檔案日、微視頻、公眾號、宣傳單、明白紙等多種方式,做好我館館藏范圍、提供權(quán)限、利用流程及注意事項(xiàng)等查檔常識普及。二是繼續(xù)加快檔案數(shù)字化進(jìn)程。對標(biāo)先進(jìn)省市檔案館,電子利用和線上利用已成為主流趨勢,數(shù)字化工作是以上一切的基礎(chǔ)。三是探索檔案鑒定的更高效渠道。2021年1月1日新修訂的《檔案法》正式實(shí)施,檔案開放年限從30年縮短為25年,各館檔案鑒定工作壓力驟然增大,可探索人力鑒定輔以人工智能鑒定,提高效率。四是探索省市縣跨館查詢的可行性。借鑒京津冀跨館利用的成功經(jīng)驗(yàn),探索省市縣三級跨館查閱,打通省內(nèi)民生檔案資源共享通道,方便民眾利用。

        作者單位:河北省檔案館

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