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        大數(shù)據(jù)時代檔案管理與服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變與挑戰(zhàn)

        2021-07-16 08:54:32汪鵬濤韓婧
        檔案天地 2021年4期
        關(guān)鍵詞:紙質(zhì)檔案館檔案管理

        汪鵬濤 韓婧

        加拿大檔案學(xué)者特里·庫克曾說:“我們需要把自我滿足的封閉式檔案界轉(zhuǎn)變?yōu)榕c當(dāng)代社會同步、對社會有益、并具有活力的檔案界,否則就會在數(shù)字時代變成毫無用處的化石?!?20世紀(jì)中期,檔案載體形式發(fā)生了革命性的變化,產(chǎn)生了電子文件,繼而將具有保存價值進(jìn)行歸檔的電子文件形成電子檔案,檔案工作的管理對象、管理方式發(fā)生了變化。

        2010年6月,國家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》,全國數(shù)字檔案館建設(shè)開始沿著《指南》指引的方向規(guī)范發(fā)展,智慧檔案館的提出使用數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)入了新的階段。2018年4月20日,習(xí)近平總書記在全國網(wǎng)絡(luò)安全和信息化工作會議上強(qiáng)調(diào):“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機(jī)遇。我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機(jī)遇,發(fā)揮信息化對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的引領(lǐng)作用?!蓖瑯?,信息化為檔案工作帶來了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

        從古至今,我國乃至世界對于檔案的存儲載體使用的主要介質(zhì)就是紙張,紙質(zhì)檔案在世界各國檔案館保存的館藏檔案中,仍占主要地位。電子檔案的出現(xiàn),從存儲容量、共享程度等方面具有紙質(zhì)檔案的不能達(dá)到的優(yōu)勢。但無論檔案保存的載體是紙質(zhì)檔案還是電子檔案,最終的準(zhǔn)則依然是檔案“收集、保存、管理、利用”。

        一、檔案收集是檔案資源建設(shè)的基礎(chǔ)

        “收”是檔案工作中極為重要的環(huán)節(jié),是檔案工作的起點(diǎn),也是檔案資源建設(shè)的首要環(huán)節(jié)。無論是傳統(tǒng)管理的紙質(zhì)檔案,還是電子檔案,二者只是所采用的載體不同,電子檔案的出現(xiàn),改變了傳統(tǒng)檔案管理形式。紙質(zhì)檔案從內(nèi)容上有較高的安全性和真實(shí)性,而電子檔案有較大的存儲量和共享性的特點(diǎn),優(yōu)勢與不足各有利弊,隨著社會信息化水平的不斷提高,電子檔案的高效性將逐步替代紙質(zhì)檔案。但在檔案收集與整理的過程中,紙質(zhì)檔案主要依靠傳統(tǒng)的方式進(jìn)行收集、歸檔,而電子檔案的收集與整理利用管理系統(tǒng)平臺將電子文件通過在線進(jìn)行歸檔,除要求真實(shí)可靠、齊全完整以外,還應(yīng)有安全可用的要求。相比紙張檔案,電子檔案的信息資源更為豐富,所保存的信息更為全面。

        二、檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化

        數(shù)字化,在網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的時代,得到了廣泛的應(yīng)用,從某種程度上說是一種技術(shù)手段,主要更關(guān)注通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行交換的各種資源。而數(shù)據(jù)化,在當(dāng)前的大數(shù)據(jù)時代更偏重于社會各類資源的數(shù)據(jù)化過程 ,通過整合各類數(shù)據(jù),讓數(shù)據(jù)產(chǎn)生價值。而檔案數(shù)字化主要通過對文本、圖表、資料、聲像等等具有檔案“身份”的各類別內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化,通過有效的存儲,形成包括檔案目錄和檔案全文的數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)只有數(shù)據(jù)化才能更大、更有效的發(fā)揮價值,而數(shù)字化又是檔案數(shù)據(jù)向數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化的基礎(chǔ),檔案數(shù)據(jù)的數(shù)量、質(zhì)量、范圍等都必須滿足實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)化過程中“大”的要求。

        三、檔案信息資源的整合與共享

        在大數(shù)據(jù)背景下,檔案數(shù)字化產(chǎn)生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統(tǒng)檔案管理模式下,對檔案工作的要求是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢毙畔?,在大?shù)據(jù)時代,對檔案工作提出了更高的要求,那就是轉(zhuǎn)變思路,要從“數(shù)字化”向“數(shù)據(jù)化”轉(zhuǎn)變,通過OCR識別、檢索等多種方式結(jié)合技術(shù)手段,便于利用、便于檢索出合適的檔案信息,更為重要的是,數(shù)據(jù)化后的檔案信息,除了方便以外,信息將更為全面、層次更為清晰,在內(nèi)容方面有了更大的拓展,更加社會化大眾化和多元化,從而不斷發(fā)揮通過整合后檔案數(shù)據(jù)對經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用,最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求。

        四、檔案信息安全與人才隊伍建設(shè)

        檔案信息安全與檔案實(shí)體安全同樣重要,檔案載體會因環(huán)境與人為因素遭到破壞,而檔案信息的丟失、泄露等安全問題始終是檔案工作的生命線和底線,構(gòu)建檔案安全體系建設(shè)是檔案安全工作的首要任務(wù)。

        建國后,我國一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式,隨著社會不斷發(fā)展,檔案管理方式發(fā)生轉(zhuǎn)變后,對檔案管理者提出了更高的要求,檔案管理者不僅要熟悉檔案管理的各項(xiàng)要求,還應(yīng)了解如何運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮檔案部門的作用,熟知網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)等多面內(nèi)容,單一的檔案專業(yè)人員已無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新要求,而在大數(shù)據(jù)管理模式下檔案工作的重心,將需要更多的綜合性人才,做到收集齊全檔案信息、預(yù)防檔案安全風(fēng)險、拓展檔案業(yè)務(wù)管理、挖掘檔案價值信息,讓大數(shù)據(jù)時代檔案信息服務(wù)適應(yīng)社會發(fā)展需要。

        檔案工作正在走向依法管理,走向開放,走向現(xiàn)代化。對檔案管理與服務(wù)實(shí)現(xiàn)思維創(chuàng)新,通過管理與服務(wù)模式的創(chuàng)新,充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢,完善檔案管理機(jī)制,才能實(shí)現(xiàn)檔案價值最大化,不斷提升服務(wù)水平。

        作者單位:圍場縣交通局 承德市檔案館

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