汪鵬濤 韓婧
加拿大檔案學者特里·庫克曾說:“我們需要把自我滿足的封閉式檔案界轉變?yōu)榕c當代社會同步、對社會有益、并具有活力的檔案界,否則就會在數字時代變成毫無用處的化石?!?20世紀中期,檔案載體形式發(fā)生了革命性的變化,產生了電子文件,繼而將具有保存價值進行歸檔的電子文件形成電子檔案,檔案工作的管理對象、管理方式發(fā)生了變化。
2010年6月,國家檔案局發(fā)布《數字檔案館建設指南》,全國數字檔案館建設開始沿著《指南》指引的方向規(guī)范發(fā)展,智慧檔案館的提出使用數字檔案館建設進入了新的階段。2018年4月20日,習近平總書記在全國網絡安全和信息化工作會議上強調:“信息化為中華民族帶來了千載難逢的機遇。我們必須敏銳抓住信息化發(fā)展的歷史機遇,發(fā)揮信息化對經濟社會發(fā)展的引領作用?!蓖瑯?,信息化為檔案工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。
從古至今,我國乃至世界對于檔案的存儲載體使用的主要介質就是紙張,紙質檔案在世界各國檔案館保存的館藏檔案中,仍占主要地位。電子檔案的出現,從存儲容量、共享程度等方面具有紙質檔案的不能達到的優(yōu)勢。但無論檔案保存的載體是紙質檔案還是電子檔案,最終的準則依然是檔案“收集、保存、管理、利用”。
一、檔案收集是檔案資源建設的基礎
“收”是檔案工作中極為重要的環(huán)節(jié),是檔案工作的起點,也是檔案資源建設的首要環(huán)節(jié)。無論是傳統(tǒng)管理的紙質檔案,還是電子檔案,二者只是所采用的載體不同,電子檔案的出現,改變了傳統(tǒng)檔案管理形式。紙質檔案從內容上有較高的安全性和真實性,而電子檔案有較大的存儲量和共享性的特點,優(yōu)勢與不足各有利弊,隨著社會信息化水平的不斷提高,電子檔案的高效性將逐步替代紙質檔案。但在檔案收集與整理的過程中,紙質檔案主要依靠傳統(tǒng)的方式進行收集、歸檔,而電子檔案的收集與整理利用管理系統(tǒng)平臺將電子文件通過在線進行歸檔,除要求真實可靠、齊全完整以外,還應有安全可用的要求。相比紙張檔案,電子檔案的信息資源更為豐富,所保存的信息更為全面。
二、檔案數字化到數據化的轉化
數字化,在網絡迅速發(fā)展的時代,得到了廣泛的應用,從某種程度上說是一種技術手段,主要更關注通過網絡進行交換的各種資源。而數據化,在當前的大數據時代更偏重于社會各類資源的數據化過程 ,通過整合各類數據,讓數據產生價值。而檔案數字化主要通過對文本、圖表、資料、聲像等等具有檔案“身份”的各類別內容進行數字化,通過有效的存儲,形成包括檔案目錄和檔案全文的數據庫。數字化的檔案數據只有數據化才能更大、更有效的發(fā)揮價值,而數字化又是檔案數據向數據化轉化的基礎,檔案數據的數量、質量、范圍等都必須滿足實現大數據時代數據化過程中“大”的要求。
三、檔案信息資源的整合與共享
在大數據背景下,檔案數字化產生的信息不能只是錄入檔案目錄和掃描全文。在傳統(tǒng)檔案管理模式下,對檔案工作的要求是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢毙畔?,在大數據時代,對檔案工作提出了更高的要求,那就是轉變思路,要從“數字化”向“數據化”轉變,通過OCR識別、檢索等多種方式結合技術手段,便于利用、便于檢索出合適的檔案信息,更為重要的是,數據化后的檔案信息,除了方便以外,信息將更為全面、層次更為清晰,在內容方面有了更大的拓展,更加社會化大眾化和多元化,從而不斷發(fā)揮通過整合后檔案數據對經濟社會發(fā)展的作用,最終滿足不同層次、不同方面利用者的利用需求。
四、檔案信息安全與人才隊伍建設
檔案信息安全與檔案實體安全同樣重要,檔案載體會因環(huán)境與人為因素遭到破壞,而檔案信息的丟失、泄露等安全問題始終是檔案工作的生命線和底線,構建檔案安全體系建設是檔案安全工作的首要任務。
建國后,我國一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式,隨著社會不斷發(fā)展,檔案管理方式發(fā)生轉變后,對檔案管理者提出了更高的要求,檔案管理者不僅要熟悉檔案管理的各項要求,還應了解如何運用檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮檔案部門的作用,熟知網絡安全建設等多面內容,單一的檔案專業(yè)人員已無法適應大數據時代檔案管理的新要求,而在大數據管理模式下檔案工作的重心,將需要更多的綜合性人才,做到收集齊全檔案信息、預防檔案安全風險、拓展檔案業(yè)務管理、挖掘檔案價值信息,讓大數據時代檔案信息服務適應社會發(fā)展需要。
檔案工作正在走向依法管理,走向開放,走向現代化。對檔案管理與服務實現思維創(chuàng)新,通過管理與服務模式的創(chuàng)新,充分發(fā)揮大數據優(yōu)勢,完善檔案管理機制,才能實現檔案價值最大化,不斷提升服務水平。
作者單位:圍場縣交通局 承德市檔案館