河南省南陽(yáng)市醫(yī)學(xué)會(huì) 河南 南陽(yáng) 473062

目前來(lái)看，我國(guó)醫(yī)學(xué)科技社團(tuán)組織有著較快的發(fā)展速度，目前中國(guó)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)管理的專(zhuān)科學(xué)社已經(jīng)超過(guò)二十多個(gè)，這是根據(jù)《中國(guó)科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)年鑒》，于二零一七年所出具的數(shù)據(jù)所了解的。對(duì)于學(xué)會(huì)來(lái)說(shuō)，市級(jí)省級(jí)學(xué)會(huì)共有五十個(gè)，這一數(shù)據(jù)是由中華醫(yī)學(xué)會(huì)組織管理部所提供的。醫(yī)學(xué)社團(tuán)在產(chǎn)生過(guò)程中，關(guān)于其檔案內(nèi)容，不僅包括我國(guó)醫(yī)學(xué)科技發(fā)展的實(shí)際情況以及科學(xué)衛(wèi)生事業(yè)的真實(shí)管理情況，同時(shí)也涉及到多個(gè)方面內(nèi)容，包括法律政策、法律法規(guī)等。一些專(zhuān)家的學(xué)術(shù)思想和意見(jiàn)，被記錄下來(lái)，形成了原始記錄，這些都是我國(guó)十分寶貴的檔案資料。這些資料具備思想的權(quán)威性和學(xué)術(shù)的權(quán)威性，同時(shí)也能幫助我國(guó)在制定衛(wèi)生行業(yè)法律法規(guī)時(shí)，提供更多的依據(jù)。目前來(lái)看，衛(wèi)生部門(mén)在開(kāi)展改革過(guò)程中，已經(jīng)對(duì)其進(jìn)行深入的研究，并且利用醫(yī)學(xué)社團(tuán)，使得政府職能得到轉(zhuǎn)移，同時(shí)也能增加自身相關(guān)的工作項(xiàng)目。目前，檔案管理作為其中當(dāng)中一個(gè)必不可少的子系統(tǒng)，如何在新形勢(shì)下，對(duì)于檔案管理工作所出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)，成為人們當(dāng)前必須解決的新問(wèn)題。

一、醫(yī)學(xué)社團(tuán)檔案管理所面對(duì)的問(wèn)題

(一)工作人員綜合素質(zhì)呈現(xiàn)參差不齊的情況。因?yàn)獒t(yī)學(xué)有著較為寬泛的分類(lèi)，無(wú)論醫(yī)學(xué)社團(tuán)當(dāng)中所涉及到的職能發(fā)生什么樣的變化，檔案管理當(dāng)中所涉及到的職能都不會(huì)出現(xiàn)改變。作為醫(yī)學(xué)社團(tuán)檔案管理人員，其工作態(tài)度、綜合素質(zhì)等，也會(huì)對(duì)于檔案工作真實(shí)的管理水平造成影響，同時(shí)也影響著管理效率。在日常生活中，大部分檔案管理人員都不是本專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生，而是選擇半路出家方式，未能接受系統(tǒng)的檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，這就使得其在管理過(guò)程中，呈現(xiàn)出先天不足的情況。除此之外，因?yàn)槿狈∪淖月蓹C(jī)制，難以提高檔案管理的綜合水平，所以就會(huì)使得檔案管理工作在發(fā)展時(shí)受到極大的影響。

(二)缺乏健全的檔案管理設(shè)施與相關(guān)機(jī)構(gòu)。一是在進(jìn)行檔案管理時(shí)，并不能為社會(huì)帶來(lái)更加直接的經(jīng)濟(jì)效益或者收入，這就使得各個(gè)單位認(rèn)為，檔案管理工作是單位工作的末梢，未能對(duì)其引起高度的重視，所以出現(xiàn)缺乏編制等情況。二是醫(yī)學(xué)社團(tuán)職能發(fā)生極大的改變，但是作為管理者，仍保留陳舊的思想理念，這就難以拓展檔案管理工作。除此之外，作為檔案人員，其工作積極性難以被調(diào)動(dòng)起來(lái)，最終為后期如何提高檔案服務(wù)質(zhì)量埋下更多的隱患，同時(shí)也制約其發(fā)展。三是檔案管理設(shè)備缺乏良好的發(fā)展空間，未能對(duì)于檔案進(jìn)行有效的管理，同時(shí)使得檔案在管理時(shí)面對(duì)更多的危機(jī)。四是存在制度老化情況，因?yàn)闄n案管理制度有著較為久遠(yuǎn)的年限，因此未能與當(dāng)前醫(yī)學(xué)社團(tuán)職能變化與發(fā)展處于一個(gè)緊密聯(lián)系的狀態(tài)，同時(shí)也呈現(xiàn)出滯后情況。比如檔案上存在不健全、不規(guī)范等問(wèn)題，這就會(huì)歸結(jié)于檔案管理發(fā)生漏洞，比如被拖延歸檔時(shí)間，不按照相應(yīng)制度完成歸檔工作，一些重要的檔案直接未能經(jīng)允許，就被帶出本部門(mén)，這就會(huì)導(dǎo)致本單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)出現(xiàn)系統(tǒng)紊亂、管理分散等問(wèn)題。所有的制度就如同虛設(shè)一般，這也是當(dāng)前檔案管理工作必須解決的問(wèn)題。

(三)存在較為淺薄的管理意識(shí)。一些醫(yī)學(xué)社團(tuán)未能對(duì)檔案工作引起高度的重視，同時(shí)未能將其確定在良好的位置上，很多人認(rèn)為檔案管理工作并不重要，這就會(huì)導(dǎo)致單位整體對(duì)于檔案工作缺乏較高的了解與認(rèn)識(shí)。除此之外，一些檔案人員未能清楚地了解到檔案所具備的價(jià)值，以及檔案良好保存對(duì)于工作本單位日后工作所帶來(lái)的意義，這就使得檔案管理工作被不斷地淡化。在活動(dòng)與工作中，因?yàn)槿藗兇嬖谳^為淺薄的意識(shí)，這就導(dǎo)致一些重要事件、重要活動(dòng)未能形成完整的記錄或者原始記錄，最終使得檔案從源頭上被丟失。

二、醫(yī)學(xué)社團(tuán)檔案管理有效方法

(一)建立完善的管理制度。建立與完善檔案工作管理制度，成為當(dāng)前一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容，同時(shí)也是能夠有效提高檔案工作質(zhì)量的先決條件。因?yàn)楣芾碇贫扰c管理方法存在較高的可操作性，這就會(huì)對(duì)醫(yī)學(xué)社團(tuán)檔案日后工作開(kāi)展起到監(jiān)督與指導(dǎo)作用，同時(shí)也能保證醫(yī)學(xué)社團(tuán)在開(kāi)展檔案管理工作中，更加有秩序。檔案管理被認(rèn)為是一項(xiàng)重要的管理職能，所以必須加強(qiáng)從制度角度出發(fā)，加強(qiáng)建設(shè)。在建立與完善制度過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)保證制定的內(nèi)容更加細(xì)致化，以此可以杜絕與避免，因人為因素所帶來(lái)的檔案收集不完整，或者損毀等問(wèn)題，這樣也能避免在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)的盲目性，保證整個(gè)檔案管理工作從最開(kāi)始的人治朝著制治方向不斷過(guò)渡。

(二)對(duì)于管理責(zé)任進(jìn)行明確，確保檔案質(zhì)量得到有效的提高。想要提高檔案管理整體工作質(zhì)量，那么就需要工作人員轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ鲬B(tài)度，從制度角度入手，將制度作為保障。在這一過(guò)程中，需要從收集范圍、文件歸類(lèi)、檔案整理方法、裝釘成冊(cè)、問(wèn)題劃分、保管期限、確定合并文件、歸檔文件排列等入手，確保圖片格式和形式統(tǒng)一，并且將有效的標(biāo)注內(nèi)容加入其中，這樣才能保證檔案管理工作更加的規(guī)范化，保證檔案分類(lèi)更加的清楚，在查找時(shí)更加便利，由此才能提高工作效率。在制定管理制度標(biāo)準(zhǔn)和管理方法過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)將切實(shí)可行的制度作為原則，確保所有工作能夠落實(shí)到位，同時(shí)也需要保證檔案與檔案之間有著相應(yīng)的關(guān)系，由此能夠準(zhǔn)確且完整地反映出某一工作或者某一事物的實(shí)際情況，為管理工作和檔案管理相互銜接，提供必要的理論依據(jù)，同時(shí)也能確保檔案在管理工作當(dāng)中，將科學(xué)管理方式貫穿其中，保證提高辦案管理工作質(zhì)量。

(三)提高工作人員檔案管理意識(shí)。檔案意識(shí)作為人們對(duì)于檔案工作以及檔案所具備的認(rèn)識(shí)程度和客觀反映，同時(shí)也是確保檔案工作更好發(fā)展賴(lài)以存在的基礎(chǔ)。作為想要成為一名優(yōu)秀且上進(jìn)的檔案工作管理者，如果自身未能對(duì)于檔案進(jìn)行充分的認(rèn)識(shí)，或者出現(xiàn)知識(shí)匱乏的情況，那么就會(huì)導(dǎo)致在收集重要檔案過(guò)程中缺乏完整性，或者難以具備良好的質(zhì)量，這就會(huì)使得整個(gè)檔案工作面臨著難以挽回的損失，而這一損失必然會(huì)為本單位帶來(lái)極大的打擊，所以要求檔案人員必須具備較高的檔案意識(shí)。作為新時(shí)代管理人員，要對(duì)檔案進(jìn)行良好的管理，同時(shí)也需要承擔(dān)起指導(dǎo)員、宣傳員等主要責(zé)任，保證檔案事業(yè)發(fā)展更加順利。

(四)對(duì)于突發(fā)事件檔案進(jìn)行完整的收集。突發(fā)公共事件檔案主要指的是社會(huì)在應(yīng)對(duì)、預(yù)防、妥善處理各種對(duì)公共安全造成危害，且具有保存價(jià)值的檔案，在這時(shí)利用不同形式或者載體的歷史記錄，同時(shí)也是人們與各種災(zāi)害進(jìn)行斗爭(zhēng)的真實(shí)寫(xiě)照。從客觀角度來(lái)看，突發(fā)公共事件檔案作為一項(xiàng)具有獨(dú)立性的門(mén)類(lèi)，它自身所存在的特殊性，包括收集、形成、管理等，都與傳統(tǒng)的科技檔案、文書(shū)檔案有著極大的不同，這主要表現(xiàn)在下述幾個(gè)方面：一是因突發(fā)事件的發(fā)展，而受到時(shí)間和空間變化所帶來(lái)的影響，所以能夠收集到較少的檔案資料。二是在突發(fā)事件發(fā)展的初期階段，相關(guān)職能部門(mén)因?yàn)槭艿酵饨缫蛩厮鶐?lái)的干擾，所以難以保證記錄處于同步的狀態(tài)，這就會(huì)導(dǎo)致檔案當(dāng)中一些關(guān)鍵的資料出現(xiàn)丟失或者空擋的情況。三是檔案在留存過(guò)程中，存在較高的機(jī)緣性，所以只有對(duì)于檔案收集范圍進(jìn)行擴(kuò)大，保證檔案管理人員從中篩選出有價(jià)值的文件資料，才能保證將損失控制在一個(gè)最小化的狀態(tài)。在收集突發(fā)公共事件檔案過(guò)程中，作為檔案管理者，必須保證親力親為的思想，并且主動(dòng)承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，檔案管理人員需要將眼光投向更長(zhǎng)遠(yuǎn)的地方，對(duì)于任何直接或者間接與檔案工作相關(guān)的事時(shí)，做好關(guān)注工作，樹(shù)立完善的服務(wù)理念。在檔案工作當(dāng)中，服務(wù)作為其本質(zhì)屬性，同時(shí)也是檔案工作永恒不變的主題，在檔案工作中占據(jù)著不可撼動(dòng)的地位。所以落實(shí)好服務(wù)工作，也是檔案部門(mén)未來(lái)努力的方向。如何對(duì)于檔案工作的服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，如何能夠不斷提高醫(yī)學(xué)社團(tuán)當(dāng)中的各種社會(huì)現(xiàn)象，確保醫(yī)學(xué)社團(tuán)當(dāng)中的檔案，對(duì)于傳承與發(fā)展醫(yī)學(xué)文化有著不可中不可替代的作用。這些都需要新時(shí)代檔案管理人員在日常管理工作中通過(guò)提供完善的檔案，由此實(shí)現(xiàn)檔案自身的價(jià)值。所以在提供檔案過(guò)程中，需要將為利用者提供服務(wù)作為宗旨，這樣才能產(chǎn)生更多的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案作為醫(yī)學(xué)社團(tuán)當(dāng)中寶貴的財(cái)富，它的出現(xiàn)也直接影響到醫(yī)學(xué)社團(tuán)的發(fā)展與生存情況，作為新時(shí)代檔案管理人員，需要將提供與利用檔案放在工作的優(yōu)先位置，對(duì)于本社團(tuán)檔案服務(wù)需求進(jìn)行深入的了解，并且考慮到利用者的相關(guān)需求。在利用者和檔案管理者之間主動(dòng)架起橋梁與紐帶，提高管理者的綜合素質(zhì)，在開(kāi)展檔案管理工作中，作為檔案管理人員，需要不斷的學(xué)習(xí)新理念、新思想、新知識(shí)，由此可以更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展所呈現(xiàn)出的多元化情況。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，我們能夠發(fā)現(xiàn)醫(yī)學(xué)社團(tuán)檔案管理工作直接與醫(yī)學(xué)社團(tuán)發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，所以作為檔案管理人員，需要主動(dòng)突破原有的工作模式和工作理念，將新方法、新途徑、新思路加入其中，有效解決社會(huì)發(fā)展中所出現(xiàn)的各項(xiàng)問(wèn)題，并且避免檔案工作發(fā)展受到影響。在國(guó)家各項(xiàng)方針政策和檔案的指導(dǎo)之下，將創(chuàng)新精神加入其中，保證檔案管理能力和管理水平得到充分的提高。