王精莉

摘 要：隨著科技的發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，必然會(huì)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作模式產(chǎn)生影響。因此，相關(guān)檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合時(shí)代大背景，積極擁抱新技術(shù)，與時(shí)俱進(jìn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行變革。本文詳細(xì)介紹了在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，辦公室所開展的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行創(chuàng)新，旨在為相關(guān)工作人員工作的優(yōu)化調(diào)整提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);辦公室檔案管理;共享檔案資源

引言：對(duì)于各個(gè)組織的平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)來(lái)說(shuō)，辦公室是其中連接各個(gè)部門和各個(gè)工作的樞紐，有著關(guān)鍵的橋梁作用，而檔案管理工作也是其中比較重要的工作內(nèi)容之一，但一味沿用固有的檔案管理模式無(wú)法充分同當(dāng)前時(shí)代背景下的新要求相適應(yīng)。而大數(shù)據(jù)與檔案管理工作的結(jié)合，能夠極大提升檔案管理的效率與質(zhì)量，能夠?qū)薮篌w量的檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類，極大地解放了人力資源，解決實(shí)際工作中效率的問(wèn)題，這對(duì)整個(gè)行業(yè)的發(fā)展都是十分重要的。

一、大數(shù)據(jù)對(duì)辦公室檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)對(duì)于辦公室檔案管理的影響除了工作環(huán)節(jié)外，還有信息來(lái)源與信息結(jié)構(gòu)。過(guò)去的辦公室管理是不同部門各司其職，根據(jù)管理責(zé)任與智能，將各種檔案在辦公室進(jìn)行匯總，并由辦公室進(jìn)行紙質(zhì)檔案的收集整理。這些檔案信息的來(lái)源在客觀上能夠確保管理體系的有效運(yùn)作，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，龐大的整理工作會(huì)嚴(yán)重拖慢辦公室的工作效率，甚至導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)也得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，其對(duì)于檔案信息的管理而言能夠帶來(lái)新的變化，也是一個(gè)創(chuàng)新的嘗試。在大數(shù)據(jù)的指導(dǎo)下，檔案信息的來(lái)源突破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)渠道，通過(guò)不同的互聯(lián)網(wǎng)存儲(chǔ)載體流轉(zhuǎn)與收集，從而提升檔案歸檔與整理的效率，避免出現(xiàn)遺漏與重復(fù)。

傳統(tǒng)的檔案收集流程一般是由專人依據(jù)相關(guān)職能要求，對(duì)各種檔案進(jìn)行定期、定時(shí)的匯總與收集，這一收集方式能夠保障各個(gè)部門的檔案工作能夠做到有序管理，確保各個(gè)部門在一定的時(shí)間范圍內(nèi)對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行有效整理，但在實(shí)際整理過(guò)程中相關(guān)工作往往會(huì)對(duì)相關(guān)部門的人員造成大量時(shí)間與精力的消耗，尤其是在面對(duì)復(fù)雜檔案的整理收集時(shí)，很容易出現(xiàn)遺漏與重復(fù)的狀況。但在大數(shù)據(jù)的幫助下，新時(shí)代的檔案管理工在保留傳統(tǒng)檔案管理中優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，也對(duì)檔案管理收集工作提出了切實(shí)的改革意見，通過(guò)創(chuàng)新方法進(jìn)行管理，提升檔案管理收集工作的效率。

在使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的合理收集的基礎(chǔ)上，需要合理運(yùn)用儲(chǔ)存過(guò)程。與收集不同的是，大數(shù)據(jù)的作用體現(xiàn)在儲(chǔ)存上。傳統(tǒng)的檔案管理往往需要耗費(fèi)一定的空間，對(duì)各種紙質(zhì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)分類，不僅大量占用辦公空間，因紙質(zhì)自身的原因還會(huì)在存儲(chǔ)過(guò)程中發(fā)生氧化現(xiàn)象，因此檔案管理對(duì)于大數(shù)據(jù)具有較高的依賴性。首先，在存儲(chǔ)過(guò)程中能夠通過(guò)大數(shù)據(jù)資源自動(dòng)整理檔案，并進(jìn)行排序，解決龐大檔案統(tǒng)一整理歸檔的問(wèn)題;其次，在存儲(chǔ)過(guò)程中可通過(guò)不同介質(zhì)和模塊整理并分析檔案內(nèi)容，以確保覆蓋整個(gè)存儲(chǔ)過(guò)程中的所有內(nèi)容;最后，大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)能夠規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)存儲(chǔ)中因時(shí)間而造成的諸如氧化等問(wèn)題。大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)檔案更為具象，對(duì)于辦公效率也能夠有效提升，實(shí)現(xiàn)檔案辦公的自動(dòng)化管理。

檔案管理工作在辦公室的日常管理中具有重要作用，不但能夠反應(yīng)辦公室日常管理的細(xì)致化與精細(xì)化，還能夠反應(yīng)辦公室日常管理的程序性和系統(tǒng)性。在檔案管理工作中，如何做好相關(guān)工作成為了辦公室檔案管理中的重點(diǎn)，需要將日常檔案進(jìn)行維護(hù)管理，細(xì)致的將日常檔案和保密檔案進(jìn)行分類管理，并快速找到所需檔案，因此，大數(shù)據(jù)在管理工作中發(fā)揮著重要作用。

二、大數(shù)據(jù)下辦公室檔案管理工作創(chuàng)新

（一）增強(qiáng)大數(shù)據(jù)檔案管理工作的意識(shí)和能力

現(xiàn)如今在辦公室所進(jìn)行的檔案管理工作中普遍面臨著工作人員意識(shí)不足的現(xiàn)象。大多數(shù)人員仍然沿襲傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作人員雖然熟練掌握檔案管理的知識(shí)，但是卻不懂得如何運(yùn)用技術(shù)。針對(duì)這種問(wèn)題，各單位應(yīng)該有意識(shí)地培養(yǎng)復(fù)合型人才，在懂得檔案整理工作的同時(shí)，還會(huì)應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，學(xué)會(huì)將技術(shù)融進(jìn)工作之中，起到事半功倍的效果。

首先，單位應(yīng)該定期舉辦講座，為員工科普大數(shù)據(jù)技術(shù)，使其能夠熟練將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)，并懂得相關(guān)的理論知識(shí)。這在一定程度上能夠避免員工懂知識(shí)卻不懂技術(shù)的尷尬局面。其次，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與時(shí)代的進(jìn)步，相關(guān)單位在招聘人才時(shí)應(yīng)該多方面考察，不僅要保證專業(yè)知識(shí)過(guò)關(guān)，還應(yīng)保證其掌握相應(yīng)的技術(shù)，能夠緊跟時(shí)代的變化，調(diào)整自身的工作方式[1]。最后，除了外部條件的介入之外，檔案管理人員自身也應(yīng)該轉(zhuǎn)變意識(shí)，積極主動(dòng)地了解單位發(fā)展的實(shí)際情況，將平時(shí)檔案的整理、分類、分析工作做好。除此以外，辦公室還應(yīng)當(dāng)注重提升檔案管理人員的法律和保密意識(shí)，并在日常的工作中學(xué)會(huì)通過(guò)對(duì)于大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行檔案分析，以便于提高檔案管理工作的信息化水平，并為信息的安全性提供保障。

（二）建立健全完善的大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)

相關(guān)工作人員若想進(jìn)一步在檔案管理工作中體現(xiàn)出大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用的實(shí)效性，便應(yīng)當(dāng)對(duì)其以往所使用的管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和升級(jí)，并搭建起覆蓋更廣、效率更高的新型大數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)，切實(shí)發(fā)揮出技術(shù)的優(yōu)勢(shì)作用支撐辦公室檔案管理工作的科學(xué)化和信息化發(fā)展。檔案信息能夠在某些方面充分地反映單位在一段時(shí)期內(nèi)的工作狀況，為未來(lái)工作的走向奠定基礎(chǔ)。許多單位發(fā)展飛速，檔案數(shù)量也在飛速增加，而大數(shù)據(jù)技術(shù)為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造了有利條件。因此，建立比較完善的檔案管理系統(tǒng)，會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)現(xiàn)代工作信息化，大幅度提升工作效率。一方面，完善檔案管理系統(tǒng)，是從宏觀層面規(guī)劃?rùn)n案管理工作，使相關(guān)人員在工作中有章可循。另一方面，在大數(shù)據(jù)背景下，分析檔案數(shù)據(jù)可以采用云計(jì)算的方式，這種方式所得出的結(jié)果也具有真實(shí)性、客觀性。同時(shí)，大數(shù)據(jù)能夠分析體量較大的數(shù)據(jù)，方便檔案數(shù)據(jù)的縱向、橫向?qū)Ρ龋瑥亩业綕撛诘囊?guī)律，利于相關(guān)人員進(jìn)行分析?？偠灾瑐鹘y(tǒng)背景下的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足當(dāng)下時(shí)代發(fā)展的需要，辦公室檔案管理應(yīng)該熟練運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)，使檔案管理實(shí)現(xiàn)分布式存儲(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行信息化處理[2]。

（三）大數(shù)據(jù)背景具備共享檔案資源的意識(shí)

雖然部分單位已經(jīng)初步具備大數(shù)據(jù)檔案管理的意識(shí)，但是仍然處于“相加”階段，并沒有做到“相融”。例如當(dāng)前所進(jìn)行的檔案管理大多呈現(xiàn)出較為分散的特點(diǎn)，存在著突出的條塊分割的問(wèn)題，無(wú)法充分落實(shí)信息共享。一些辦公室檔案管理部門墨守成規(guī)，不愿意進(jìn)行檔案資源共享，這往往會(huì)限制有關(guān)單位的發(fā)展。如果條塊分割的進(jìn)行管理，不但會(huì)加大管理的難度，還會(huì)造成檔案資源的浪費(fèi)，增加管理成本，不利于檔案發(fā)揮更大的價(jià)值。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，辦公室的檔案管理應(yīng)該具備資源共享的意識(shí)，建立統(tǒng)一開放平臺(tái)，挑選可以公開的檔案，將相關(guān)資料上傳至互聯(lián)網(wǎng)開放平臺(tái)，供其他單位的人參考查閱。值得注意的是，雖然倡導(dǎo)檔案資源共享，但并不是共享所有的檔案資源。基于此，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)加大力度對(duì)其現(xiàn)有的開放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行健全和完善，蔥粉結(jié)合公共資源的相關(guān)內(nèi)容，在保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上高效達(dá)到數(shù)字資源共享的實(shí)際效果，真正發(fā)揮出檔案信息應(yīng)有的價(jià)值提升服務(wù)質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)該制定嚴(yán)格的開放標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)立足公共資源的角度，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)的前提下適當(dāng)共享數(shù)字資源，利用檔案信息為社會(huì)提供服務(wù)，體現(xiàn)其社會(huì)責(zé)任感。

（四）大數(shù)據(jù)背景下促進(jìn)檔案業(yè)務(wù)流程重構(gòu)

在大數(shù)據(jù)背景下，要想進(jìn)一步創(chuàng)新辦公室檔案管理工作，應(yīng)該從根本上破除傳統(tǒng)落后的業(yè)務(wù)流程。首先，與傳統(tǒng)檔案管理的不同的是，大數(shù)據(jù)背景下要學(xué)會(huì)嘗試數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)。在相關(guān)關(guān)系法基礎(chǔ)上進(jìn)行預(yù)測(cè)是大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要功能。針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)而言，基于相關(guān)關(guān)系所開展的預(yù)測(cè)是不僅是其基本功能，同時(shí)還是其優(yōu)于其他技術(shù)的重要體現(xiàn)。對(duì)檔案管理工作不能僅僅只了解“是什么”，還要知道“為什么”，否則勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致工作人員陷入固步自封的境地。熟練運(yùn)用大數(shù)據(jù)對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行相關(guān)關(guān)系分析，可以使相關(guān)人員更好地了解周邊的環(huán)境。畢竟，檔案管理工作不僅要記錄歷史，還要展望未來(lái)，盡可能準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)未來(lái)的工作方向。同時(shí)還應(yīng)熟練運(yùn)用社交平臺(tái)，為大眾傳遞更加真實(shí)有效的信息，滿足大眾的知情權(quán)，真正做到“網(wǎng)上網(wǎng)下同心圓”，以此發(fā)揮辦公室檔案管理的社會(huì)功能，為民眾謀福祉，促進(jìn)辦公室檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)論：綜上所述，辦公室檔案管理工作一直以來(lái)都起著至關(guān)重要的作用，其記載的重要信息關(guān)乎單位發(fā)展的命脈，同時(shí)，具備重要的歷史參照價(jià)值。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，更應(yīng)該勇于創(chuàng)新，將新技術(shù)融入檔案管理工作之中，破除傳統(tǒng)的管理模式、更新思想觀念。這就需要相關(guān)管理人員擁有“壯士斷腕”的勇氣和樂(lè)于接受新事物的胸懷，使辦公室檔案管理工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。如今，大數(shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展已經(jīng)勢(shì)不可擋，作為傳統(tǒng)的檔案管理部門也應(yīng)不斷創(chuàng)新，使相關(guān)工作起到事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)：

[1]黎琪丹.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下辦公室檔案管理的改進(jìn)對(duì)策研究[J].農(nóng)家參謀，2020，（13）：207.

[2]阮麗.提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021，（30）：57-58.