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        文書檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)研究

        2021-07-04 08:15:52王靜靜
        科學(xué)與財富 2021年13期
        關(guān)鍵詞:文書檔案管理信息化建設(shè)研究

        王靜靜

        摘? 要:文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。隨著信息化時代到來,傳統(tǒng)的文書檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)?;诖?,以下對文書檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)進(jìn)行了探討,以供參考。

        關(guān)鍵詞:文書檔案管理;信息化建設(shè);有效策略要點(diǎn);研究

        引言

        文書檔案管理工作對促進(jìn)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展,具有非常重要的指導(dǎo)意義,不僅能夠準(zhǔn)確記錄企業(yè)的變遷和發(fā)展歷史,還能夠確保企業(yè)良好的發(fā)展趨勢。對于加強(qiáng)企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化,主要是從加強(qiáng)文書檔案管理工作的信息化和體系建設(shè)、注重文書檔案管理人才和隊(duì)伍建設(shè)以及構(gòu)筑健全的文書檔案管理體系和制度等多個角度入手,確保了企業(yè)文書檔案管理工作的合理性、規(guī)范化,在此基礎(chǔ)上推動了企業(yè)的快速成長。

        1信息化時代文書檔案管理優(yōu)化概述

        近年來社會管理水平不斷提高,為文書檔案信息管理社會化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)不斷提高社會信息化管理水平,充分利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段,促進(jìn)區(qū)域檔案信息整合,增強(qiáng)檔案服務(wù)工作水平。信息化時代,文書檔案管理優(yōu)化是對社會文書檔案信息集成整合,我國文書檔案信息分散保存在不同系統(tǒng)機(jī)構(gòu),現(xiàn)行檔案館接收范圍僅接收所屬一級機(jī)構(gòu)檔案,很多二三級機(jī)構(gòu)檔案無法進(jìn)館,未充分體現(xiàn)檔案信息時效性。信息化時代檔案管理優(yōu)化,是以社會信息需求為導(dǎo)向,集成整合社會檔案信息,以檔案網(wǎng)站等數(shù)字信息服務(wù)平臺為基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)社會檔案信息類聚,提供面向公眾的文書檔案信息服務(wù)。信息化時代文書檔案管理優(yōu)化體現(xiàn)檔案管理特殊性,是對檔案實(shí)體信息的多重關(guān)注,有助于實(shí)現(xiàn)檔案管理功能拓展。文書檔案管理優(yōu)化并非僅利用信息管理手段技術(shù),忽視對檔案實(shí)體保管保存。信息化下文書檔案管理優(yōu)化,是在各類檔案管理機(jī)構(gòu)充分履行職能基礎(chǔ)上,利用共同平臺改變以往預(yù)測方式開展服務(wù)方向,以政府信息公開為契機(jī),以信息技術(shù)為手段拓展服務(wù)渠道范圍,滿足社會公眾的檔案信息利用需求,建立覆蓋全面的檔案資源體系,完善確保檔案安全保密的安全體系。傳統(tǒng)檔案管理理念僅重視對檔案實(shí)體的保存,忽視檔案信息的時效性。公眾利用檔案信息為就近到館利用,無法突破時間地域限制。信息化下檔案管理優(yōu)化是在做好檔案實(shí)體保管基礎(chǔ)上,改變原有思維方式工作模式,調(diào)研公眾需求大的檔案信息,以信息技術(shù)為手段針對性實(shí)現(xiàn)檔案信息化。

        2文書檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點(diǎn)研究

        2.1從思想、組織、制度方面提升檔案管理質(zhì)量

        文書檔案管理工作質(zhì)量的提升需要從人員思想認(rèn)識、組織架構(gòu)和規(guī)章制度三個方面保障。首先應(yīng)提高思想認(rèn)識。要求文件起草人員、檔案管理人員,以及分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)都從思想上牢固樹立文書檔案質(zhì)量意識,把好文檔質(zhì)量關(guān),將質(zhì)量意識和質(zhì)量要求貫穿于文件制發(fā)、收發(fā)文管理、案卷立卷歸檔、文書檔案接收管理的全過程。重視影響文書檔案的細(xì)節(jié)之處,例如紙張的選用、行文的內(nèi)容等,要以高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求推動文書檔案質(zhì)量管理。其次是完善和落實(shí)組織架構(gòu)。文書檔案管理部門應(yīng)積極建議并組建文書檔案質(zhì)量管理領(lǐng)導(dǎo)小組,由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門和辦公室負(fù)責(zé)人,以及文件起草和具體檔案工作人員組成,并將文書檔案的質(zhì)量管理納入單位目標(biāo)績效考核,兌現(xiàn)相關(guān)的獎懲措施。再次是完善規(guī)章制度。根據(jù)文書檔案管理實(shí)際,既要認(rèn)真落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《文書檔案案卷格式》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定,結(jié)合單位自身實(shí)際,圍繞文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要,建立健全關(guān)于文書檔案質(zhì)量管理方面的規(guī)章制度。例如,制定實(shí)施《文書檔案管理制度》,編制使用《文件(合同)管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》等。這些制度和要求應(yīng)涵蓋文件起草、審核、發(fā)文等環(huán)節(jié),以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作內(nèi)容,通過完善的規(guī)章制度,保證文書檔案管理質(zhì)量的提升。

        2.2增強(qiáng)對文書檔案的重視

        信息化時代下,不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理,與文件歸檔相關(guān)的各個部門都需要重視文書檔案管理。企事業(yè)單位的各個部門需要充分認(rèn)識到文書檔案管理的價值。做好文書檔案工作的宣傳和動員,增強(qiáng)對各類文書檔案管理部門人員的培訓(xùn)和考核,優(yōu)化激勵機(jī)制,強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍的建設(shè),從思想上重視文書檔案,從根源上減少文書檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時也可以增強(qiáng)檔案管理人員的自主性和價值感,讓文書檔案管理人員更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

        2.3制訂完善的文書檔案信息化管理制度

        建立健全文書檔案管理體系制度,是對企事業(yè)單位切實(shí)推行文書檔案信息化管理的一個重要制度保證。文書檔案的管理任務(wù),不斷加大對文書檔案的信息化管理執(zhí)行力度。需要特別提醒的是,由于各企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r差異巨大,所以企事業(yè)單位制訂的文書檔案信息化管理制度應(yīng)該與本單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r相一致,這樣才能充分發(fā)揮文書檔案信息化管理的實(shí)效作用,更好地支持本單位其他工作的展開。其中主要包括兩個層次:一方面重點(diǎn)是單位內(nèi)部制度的建立,以落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)為依托而建立的相應(yīng)體系,主要是為了實(shí)現(xiàn)對電子檔案的管理目標(biāo)而提供支撐;另一方面針對我國檔案管理體系,為適應(yīng)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和檔案在執(zhí)行過程中管理的需求,檔案管理人員要按照單位實(shí)際情況,對現(xiàn)有制度的橫向與縱向做出改善,保障制度行之有效,不斷對現(xiàn)有管理體系進(jìn)行評審,針對存在的漏洞和缺陷做出改善,保障了該體系的完整性與效用。

        結(jié)束語

        信息化時代文書檔案管理優(yōu)化要經(jīng)歷漫長不斷發(fā)展的過程,需要國家對信息化建設(shè)工作重視,需要檔案行政管理部門等各相關(guān)方認(rèn)識檔案管理優(yōu)化的必要性和迫切性。文書檔案管理要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃原則,加強(qiáng)文書檔案工作信息化技術(shù)應(yīng)用,促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]紀(jì)媛媛.信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑[J].黑龍江檔案,2021(04):262-263.

        [2]楊玉獻(xiàn).文書檔案管理及其信息化應(yīng)用[J].現(xiàn)代農(nóng)村科技,2021(08):124.

        [3]晏靜.企業(yè)文書檔案信息化管理及利用分析[J].鐵路采購與物流,2021,16(07):60-62.

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