王靜靜

摘? 要：文書檔案是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結(jié)等。隨著信息化時代到來，傳統(tǒng)的文書檔案管理也面臨著新的挑戰(zhàn)?；诖?，以下對文書檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點進行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理;信息化建設(shè);有效策略要點;研究

引言

文書檔案管理工作對促進單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展，具有非常重要的指導意義，不僅能夠準確記錄企業(yè)的變遷和發(fā)展歷史，還能夠確保企業(yè)良好的發(fā)展趨勢。對于加強企業(yè)文書檔案管理工作的規(guī)范化，主要是從加強文書檔案管理工作的信息化和體系建設(shè)、注重文書檔案管理人才和隊伍建設(shè)以及構(gòu)筑健全的文書檔案管理體系和制度等多個角度入手，確保了企業(yè)文書檔案管理工作的合理性、規(guī)范化，在此基礎(chǔ)上推動了企業(yè)的快速成長。

1信息化時代文書檔案管理優(yōu)化概述

近年來社會管理水平不斷提高，為文書檔案信息管理社會化發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案管理機構(gòu)應(yīng)不斷提高社會信息化管理水平，充分利用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)手段，促進區(qū)域檔案信息整合，增強檔案服務(wù)工作水平。信息化時代，文書檔案管理優(yōu)化是對社會文書檔案信息集成整合，我國文書檔案信息分散保存在不同系統(tǒng)機構(gòu)，現(xiàn)行檔案館接收范圍僅接收所屬一級機構(gòu)檔案，很多二三級機構(gòu)檔案無法進館，未充分體現(xiàn)檔案信息時效性。信息化時代檔案管理優(yōu)化，是以社會信息需求為導向，集成整合社會檔案信息，以檔案網(wǎng)站等數(shù)字信息服務(wù)平臺為基礎(chǔ)，實現(xiàn)社會檔案信息類聚，提供面向公眾的文書檔案信息服務(wù)。信息化時代文書檔案管理優(yōu)化體現(xiàn)檔案管理特殊性，是對檔案實體信息的多重關(guān)注，有助于實現(xiàn)檔案管理功能拓展。文書檔案管理優(yōu)化并非僅利用信息管理手段技術(shù)，忽視對檔案實體保管保存。信息化下文書檔案管理優(yōu)化，是在各類檔案管理機構(gòu)充分履行職能基礎(chǔ)上，利用共同平臺改變以往預測方式開展服務(wù)方向，以政府信息公開為契機，以信息技術(shù)為手段拓展服務(wù)渠道范圍，滿足社會公眾的檔案信息利用需求，建立覆蓋全面的檔案資源體系，完善確保檔案安全保密的安全體系。傳統(tǒng)檔案管理理念僅重視對檔案實體的保存，忽視檔案信息的時效性。公眾利用檔案信息為就近到館利用，無法突破時間地域限制。信息化下檔案管理優(yōu)化是在做好檔案實體保管基礎(chǔ)上，改變原有思維方式工作模式，調(diào)研公眾需求大的檔案信息，以信息技術(shù)為手段針對性實現(xiàn)檔案信息化。

2文書檔案管理信息化建設(shè)有效策略要點研究

2.1從思想、組織、制度方面提升檔案管理質(zhì)量

文書檔案管理工作質(zhì)量的提升需要從人員思想認識、組織架構(gòu)和規(guī)章制度三個方面保障。首先應(yīng)提高思想認識。要求文件起草人員、檔案管理人員，以及分管檔案工作的領(lǐng)導都從思想上牢固樹立文書檔案質(zhì)量意識，把好文檔質(zhì)量關(guān)，將質(zhì)量意識和質(zhì)量要求貫穿于文件制發(fā)、收發(fā)文管理、案卷立卷歸檔、文書檔案接收管理的全過程。重視影響文書檔案的細節(jié)之處，例如紙張的選用、行文的內(nèi)容等，要以高標準、嚴要求推動文書檔案質(zhì)量管理。其次是完善和落實組織架構(gòu)。文書檔案管理部門應(yīng)積極建議并組建文書檔案質(zhì)量管理領(lǐng)導小組，由分管檔案工作的領(lǐng)導、檔案部門和辦公室負責人，以及文件起草和具體檔案工作人員組成，并將文書檔案的質(zhì)量管理納入單位目標績效考核，兌現(xiàn)相關(guān)的獎懲措施。再次是完善規(guī)章制度。根據(jù)文書檔案管理實際，既要認真落實《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《文書檔案案卷格式》《電子公文歸檔管理暫行辦法》《電子檔案移交與接收辦法》《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合單位自身實際，圍繞文書檔案管理的現(xiàn)實需要，建立健全關(guān)于文書檔案質(zhì)量管理方面的規(guī)章制度。例如，制定實施《文書檔案管理制度》，編制使用《文件（合同）管理記錄目錄》《文件檔案移交目錄》《檔案移交清單表》《檔案借閱審批單》《檔案分類編號表》等。這些制度和要求應(yīng)涵蓋文件起草、審核、發(fā)文等環(huán)節(jié)，以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化等工作內(nèi)容，通過完善的規(guī)章制度，保證文書檔案管理質(zhì)量的提升。

2.2增強對文書檔案的重視

信息化時代下，不僅檔案管理部門需要重視文書檔案的管理，與文件歸檔相關(guān)的各個部門都需要重視文書檔案管理。企事業(yè)單位的各個部門需要充分認識到文書檔案管理的價值。做好文書檔案工作的宣傳和動員，增強對各類文書檔案管理部門人員的培訓和考核，優(yōu)化激勵機制，強化檔案人員隊伍的建設(shè)，從思想上重視文書檔案，從根源上減少文書檔案不規(guī)范的可能性。這樣同時也可以增強檔案管理人員的自主性和價值感，讓文書檔案管理人員更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

2.3制訂完善的文書檔案信息化管理制度

建立健全文書檔案管理體系制度，是對企事業(yè)單位切實推行文書檔案信息化管理的一個重要制度保證。文書檔案的管理任務(wù)，不斷加大對文書檔案的信息化管理執(zhí)行力度。需要特別提醒的是，由于各企事業(yè)單位的實際發(fā)展狀況差異巨大，所以企事業(yè)單位制訂的文書檔案信息化管理制度應(yīng)該與本單位的實際發(fā)展狀況相一致，這樣才能充分發(fā)揮文書檔案信息化管理的實效作用，更好地支持本單位其他工作的展開。其中主要包括兩個層次：一方面重點是單位內(nèi)部制度的建立，以落實領(lǐng)導職責為依托而建立的相應(yīng)體系，主要是為了實現(xiàn)對電子檔案的管理目標而提供支撐;另一方面針對我國檔案管理體系，為適應(yīng)當前經(jīng)濟社會的發(fā)展和檔案在執(zhí)行過程中管理的需求，檔案管理人員要按照單位實際情況，對現(xiàn)有制度的橫向與縱向做出改善，保障制度行之有效，不斷對現(xiàn)有管理體系進行評審，針對存在的漏洞和缺陷做出改善，保障了該體系的完整性與效用。

結(jié)束語

信息化時代文書檔案管理優(yōu)化要經(jīng)歷漫長不斷發(fā)展的過程，需要國家對信息化建設(shè)工作重視，需要檔案行政管理部門等各相關(guān)方認識檔案管理優(yōu)化的必要性和迫切性。文書檔案管理要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃原則，加強文書檔案工作信息化技術(shù)應(yīng)用，促進檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展。

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