楊秋
摘 要:在新的時(shí)代與背景下,基層供電企業(yè)也需要對(duì)辦公室管理工作,進(jìn)行創(chuàng)新與改革,才能保障辦公室工作的實(shí)效性、精準(zhǔn)性,滿(mǎn)足各項(xiàng)工作的實(shí)際需求。因此在今后的工作中,就需要將精益化理念,貫穿落實(shí)到辦公室管理中,且從工作環(huán)境、方式、制度、人員等方面,進(jìn)行完善與優(yōu)化,從而提高辦公室工作質(zhì)量與水平,為基層供電企業(yè)帶來(lái)更多的價(jià)值與效益。
關(guān)鍵詞:基層;供電企業(yè);辦公室;管理;精益化
引言
現(xiàn)階段,很多基層供電企業(yè)的辦公室管理工作,都存在著一些問(wèn)題。如方法缺乏創(chuàng)新、能力有待提升、管理不夠規(guī)范等,導(dǎo)致工作效率低下,阻礙了基層供電企業(yè)的良性持續(xù)發(fā)展。因此就要針對(duì)問(wèn)題的根源,展開(kāi)具體探討與分析,然后提出切實(shí)可行的解決措施,發(fā)揮辦公室部門(mén)的價(jià)值。
1、基層供電企業(yè)辦公室管理存在的問(wèn)題
1.1方法缺乏創(chuàng)新
在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下,基層供電企業(yè)的辦公室工作方法,將直接影響著供電企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力,以及能否獲得良性持續(xù)發(fā)展。然而現(xiàn)階段,卻存在著工作方法陳舊的問(wèn)題,為后續(xù)工作帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)。其一,很多基層供電企業(yè),在辦公室管理中,仍舊沿用傳統(tǒng)的模式方法,與時(shí)代發(fā)展嚴(yán)重脫節(jié)。既無(wú)法精準(zhǔn)、及時(shí)獲取企業(yè)內(nèi)外部信息資料,又無(wú)法高效參與到企業(yè)的決策發(fā)展中,導(dǎo)致大量資源的浪費(fèi)。其二,缺乏現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用,導(dǎo)致工作效率低下。比如資料信息的收集,仍舊以人為方式進(jìn)行收集;在資料信息的整理與保存中,仍舊使用傳統(tǒng)的平臺(tái)方式,以紙質(zhì)方式保存,無(wú)法為會(huì)議、決策等工作,提供有力的參考依據(jù)。
1.2能力有待提升
能力有待提升,是指基層供電企業(yè)辦公室工作人員的能力較低,還需要不斷提升,才能滿(mǎn)足實(shí)際工作的需求。其一,在辦公室工作人員招聘中,過(guò)于注重專(zhuān)業(yè)技能、工作經(jīng)驗(yàn)的考核,忽視了心理素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的考核。導(dǎo)致很多工作人員在復(fù)雜、繁瑣以及突發(fā)性任務(wù)時(shí),無(wú)法及時(shí)、高效解決,影響工作效率[1]。其二,基層供電企業(yè),為辦公室工作人員提供的培訓(xùn)深造機(jī)會(huì)較少,且形式單一。如過(guò)于注重企業(yè)內(nèi)部的理論學(xué)習(xí),忽視外出實(shí)踐技能培訓(xùn);重視業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn),忽視心理素質(zhì)、團(tuán)隊(duì)合作、創(chuàng)新能力的培訓(xùn)等。
1.3管理不夠規(guī)范
基層供電企業(yè),是為基層客戶(hù)群體提供服務(wù)的單位,是保障電力資源優(yōu)化配置、平穩(wěn)供應(yīng)的關(guān)鍵。要想提高服務(wù)與工作質(zhì)量,就需要做好辦公室管理工作,從而保障各個(gè)部門(mén)的相互協(xié)調(diào),各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。然而在實(shí)際管理中,還存在著管理不夠規(guī)范的問(wèn)題。其一,很多基層供電企業(yè),對(duì)于辦公室管理工作不夠重視,缺乏管理制度的優(yōu)化與完善[2]。比如管理制度滯后、片面,缺乏剛性約束力,導(dǎo)致整個(gè)管理工作流于形式與表面。其二,基層供電企業(yè)雖然認(rèn)識(shí)到管理制度的缺失,但是投入的資金、人員較少,很難加快管理制度體系的建設(shè)。導(dǎo)致辦公室部門(mén)獨(dú)立存在,與其他部門(mén)的互動(dòng)聯(lián)系較少,無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的交流與共享,影響管理工作的效率與質(zhì)量。
2、基層供電企業(yè)辦公室管理精益化措施
2.1創(chuàng)新工作方法
辦公室管理工作的精益化,需要先通過(guò)工作方法的創(chuàng)新,然后保障各項(xiàng)工作的有序開(kāi)展。第一,基層供電企業(yè)的管理層,要與辦公室人員,保持密切的互動(dòng)交流。且及時(shí)了解其想法,滿(mǎn)足其需求,給予其幫助,建立和諧的上下級(jí)管理,營(yíng)造良好的工作氛圍。第二,鼓勵(lì)全體辦公室工作人員,積極借鑒國(guó)內(nèi)外優(yōu)秀的、先進(jìn)的管理模式,然后結(jié)合企業(yè)內(nèi)部實(shí)際情況,進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整。還可以與企業(yè)部門(mén)人員,相互交流與探討優(yōu)秀的工作方法,保障精益化管理的有效落實(shí)。第三,基層供電企業(yè),還要加大各項(xiàng)投入力度,實(shí)現(xiàn)內(nèi)部各項(xiàng)工作的信息化、數(shù)字化,從而突破各部門(mén)之間的壁壘,加強(qiáng)基層群眾與工作人員的互動(dòng)。比如搭建信息化工作平臺(tái),及時(shí)、全面、精準(zhǔn)收集相應(yīng)的資料信息,然后進(jìn)行整理、分析、保存,從而為領(lǐng)導(dǎo)決策、會(huì)議等,提供堅(jiān)實(shí)可靠的參考依據(jù)。此外,還要定期進(jìn)行軟件的升級(jí)殺毒,硬件的檢修維護(hù),從而保障信息化工作平臺(tái)的高效平穩(wěn)運(yùn)行,加強(qiáng)辦公室與各部門(mén)之間的密切互動(dòng)。
2.2提升人員能力
在基層供電企業(yè)辦公室管理精益化背景下,還需要不斷提升人員的工作能力,從而提高工作效率與水平。第一,基層供電企業(yè)要為全體辦公室工作人員,提供多元的培訓(xùn)深造方式。如內(nèi)部研討、外出培訓(xùn)、線(xiàn)下交流、線(xiàn)上學(xué)習(xí)等,要求全體工作人員根據(jù)自身的需求,自主選擇學(xué)習(xí)時(shí)間、內(nèi)容、方式,從而不斷提高自身的綜合能力。第二,通過(guò)學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的建設(shè),實(shí)現(xiàn)精益化理念的融入。在學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)的組建中,需要由辦公室負(fù)責(zé)人帶頭,調(diào)動(dòng)辦公室其他工作人員的主動(dòng)參與。然后選拔經(jīng)驗(yàn)豐富、資質(zhì)高強(qiáng)的優(yōu)質(zhì)人員,擔(dān)任團(tuán)隊(duì)的小組長(zhǎng),進(jìn)行學(xué)習(xí)計(jì)劃、目標(biāo)、方式的制定。并且定期開(kāi)展各種學(xué)習(xí)交流活動(dòng),鼓勵(lì)小組成員密切溝通、踴躍交流,提出工作的疑難問(wèn)題,發(fā)表自身的看法觀點(diǎn),分享自身的經(jīng)驗(yàn)方法,提高全體工作人員的工作能力。第三,基層供電企業(yè)還要搭建線(xiàn)上學(xué)習(xí)平臺(tái),每月、每季度開(kāi)展線(xiàn)上辦公室管理交流活動(dòng),鼓勵(lì)全體成員大膽發(fā)言,提出自身的建議。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員,要給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)與表?yè)P(yáng)。
2.3完善管理制度
通過(guò)完善管理制度,不僅可以有效規(guī)范與約束辦公室工作人員,而且可以突破部門(mén)的壁壘,保障各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)性。第一,基層供電企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層,要認(rèn)識(shí)到辦公室工作的重要性。并且積極將精益化管理方式,貫穿落實(shí)到整個(gè)辦公室工作中,保障實(shí)際工作的高效性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層,可以借助會(huì)議、官網(wǎng)、宣傳欄等方式,進(jìn)行精益化管理重要性的宣傳,及時(shí)轉(zhuǎn)變?nèi)w人員的思想觀念,引起其高度重視,主動(dòng)協(xié)調(diào)并參與到辦公室工作中[3]。第二,基層供電企業(yè),還要基于現(xiàn)階段的辦公室管理制度,進(jìn)行不斷優(yōu)化與完善。如基于企業(yè)實(shí)際情況,市場(chǎng)發(fā)展動(dòng)態(tài),找出管理制度中的問(wèn)題,然后借鑒優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)與方法,進(jìn)行完善與調(diào)整。在管理制度完善后,還要加大基層工作人員的培訓(xùn),要求全體人員明確、熟知各項(xiàng)制度規(guī)范,且嚴(yán)格遵循與落實(shí)。第三,通過(guò)崗位責(zé)任制的建立,要求每一位工作人員明確自身職責(zé),清楚自身使命,做好自身本職工作。且主動(dòng)與其他部門(mén)人員,保持密切的協(xié)調(diào)溝通,實(shí)現(xiàn)信息內(nèi)容、文件資料的及時(shí)收集、精準(zhǔn)分析、實(shí)時(shí)傳遞等。第四,通過(guò)績(jī)效考核制度的建立,將辦公室工作人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)、信息化操作能力等,都納入到考核標(biāo)準(zhǔn)中,引起全體工作人員的高度重視。
3、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,基層供電企業(yè)辦公室管理的精益化,是提高供電企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力的關(guān)鍵舉措,更是加快供電企業(yè)高速發(fā)展的有效途徑。因此在今后的實(shí)際工作中,就需要通過(guò)創(chuàng)新工作方法、提升人員能力、完善管理制度三個(gè)方面,實(shí)現(xiàn)辦公室管理的精益化、高效化、規(guī)范化,提高實(shí)際工作水平與效率。
參考文獻(xiàn):
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[3]趙程鵬.探討基層供電企業(yè)辦公室管理精益化的實(shí)現(xiàn)[J].中國(guó)管理信息化,2020,16(2):62-63.