文·莊志鳳

山東省膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程是黨中央、國務(wù)院和省委、省政府決策實施的遠距離、跨流域、跨區(qū)域大型水資源調(diào)配工程，是山東“百”字型骨干水網(wǎng)的重要組成部分。該工程線路全長482㎞，其中利用引黃濟青工程既有輸水線路172㎞，新辟輸水線路310㎞。該工程2003年開工建設(shè)， 2013年底完成綜合調(diào)試及試通水，2019年完成竣工驗收，這一宏偉工程的建成通水有效解決了膠東半島地區(qū)的用水需求，有力支撐了受水區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展。工程歷經(jīng)16年的建設(shè)與運行，形成了紙質(zhì)檔案16092卷、18489件，照片資料39017張，光盤資料8967盤，竣工圖紙19727張，完整記錄了工程從立項到竣工驗收全過程涉及的建設(shè)管理、財務(wù)、施工、設(shè)備、科研、監(jiān)測、檢測、服務(wù)、運行等各門類資料。數(shù)據(jù)內(nèi)容龐大，對日常管理、使用提出了很高的要求。隨著時代的發(fā)展，以信息技術(shù)為代表的新業(yè)態(tài)、新模式、新技術(shù)等不斷更迭，同時，工程建設(shè)檔案管理工作也面臨新問題、新需求，迫切需要緊跟時代步伐，加大信息技術(shù)應(yīng)用范圍和投入力度，同步提升檔案管理和服務(wù)水平。

一、工程建設(shè)檔案信息化管理的重要意義

（一）適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)要求

當前，社會發(fā)展信息化、智慧化趨勢日益凸顯，為適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，國家檔案管理部門已把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，提出了檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需求。膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程在建設(shè)之初，即確立檔案工作采用現(xiàn)代化管理方法，充分利用新技術(shù)，開展工程檔案數(shù)字化工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，努力實現(xiàn)“一流工程，一流檔案，一流管理”的目標，并得到主管部門充分肯定，在檔案專項驗收中評定為優(yōu)良。

（二）提高工程檔案的準確性，實現(xiàn)檔案收集的時效性

根據(jù)工程建設(shè)管理要求，工程檔案的收集與歸檔須與工程建設(shè)同步完成。但在工程實際建設(shè)過程中，普遍存在重進度、輕檔案，以及初期趕進度、后期補檔案的情況，因未及時將過程資料進行整理和記錄，后期補的檔案普遍存在資料不全、時間邏輯錯誤、無法真實反映施工過程等問題，增加了檔案管理的難度和工作量。通過在膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以根據(jù)工程建設(shè)進度，自動將工程建設(shè)過程資料提取至工程檔案管理系統(tǒng)中，保證檔案信息的收集、歸檔與工程建設(shè)進度同步，在有效貫徹工程建設(shè)管理要求的同時，確保工程檔案資料的真實性、準確性、完整性。

（三）提高工程檔案保管的安全性

檔案資料作為寶貴的信息資源是工程建設(shè)內(nèi)涵的重要組成部分，檔案管理的首要工作就是要確保檔案資料的安全性、完整性、連續(xù)性，其壽命周期一般應(yīng)遠長于工程實體的運行存續(xù)周期。與紙質(zhì)載體的檔案保存方式相比，信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢更加明顯。以紙張為載體的檔案保存要求極高，如遇治安、安全、濕度、溫度等環(huán)境因素的變化影響，極易出現(xiàn)檔案損壞、丟失等問題，有可能造成不可估量的損失。且由于時間跨度大、管理人員更迭等原因，使用過程中極易造成檔案借閱未還、丟失等問題，不利于保持檔案的完整性。通過建設(shè)信息化的工程建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，可以充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢，對檔案資料進行電子化保存，且可實現(xiàn)異地的容災(zāi)備份，不僅提高了檔案的保存時間，也大大提高了工程建設(shè)檔案的安全性。

（四）為工程建設(shè)提供準確、快捷的數(shù)據(jù)，有效提升辦公效率

傳統(tǒng)檔案管理，基于紙質(zhì)材料記錄工程數(shù)據(jù)，需要耗費大量的人力和物力，不僅工作成本高，投入的時間也多，通過數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供的多種功能，可以更好地輔助完成工程建設(shè)檔案管理工作，包括原始數(shù)據(jù)以及圖紙資料的輸入、生成管理報告、對需要的資料信息進行及時的查詢、及時修改檔案資料中存在的錯誤、需要紙質(zhì)檔案時直接打印等，還能對檔案進行分類、統(tǒng)計，有效提高工作效率。同時，隨著信息化技術(shù)在膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)中的應(yīng)用，可將工程建成初期的參數(shù)指標與工程啟動及試運行獲取的數(shù)據(jù)作對比，通過數(shù)字化檔案的計算與比較，能夠直觀的反映出差異，速遞給運管人員分析研究，以便采取相應(yīng)的工程與管理措施，降低時間與人力成本。若單靠手工操作，耗時長，耗資大，還需投入大量精力，影響工作效率，應(yīng)用信息化技術(shù)能有效地改善這種狀況。

二、信息化技術(shù)在膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案管理中的應(yīng)用

（一）電子化檔案采集，形成信息化檔案管理基礎(chǔ)

檔案信息化管理的基礎(chǔ)，首先要將檔案以電子文件的形式采集至信息系統(tǒng)中，并將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)采集入庫。通過高速掃描、OCR識別等技術(shù)，對引黃調(diào)水工程的歷史檔案資料進行梳理和歸并，按照信息化系統(tǒng)管理的模式進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)和導入，以確保原始測量資料的完整。膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)管理對象特點和工作實際，保留泵站、閘站等各控制建筑物和輸水渠道的原始數(shù)據(jù)以及竣工圖紙、主要控制節(jié)點和水位檔案等。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的一體化、智能化的實體檔案管理

膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案采用實物檔案和電子檔案并重的管理模式，基于實體檔案管理對環(huán)境的高標準要求，通過為檔案柜安裝溫度、濕度、煙感等物聯(lián)網(wǎng)感知設(shè)備，實時監(jiān)測檔案柜的環(huán)境信息，并可將數(shù)據(jù)實時回傳管理平臺，供管理人員查看和分析，當環(huán)境變化超出警戒閾值時，可自動發(fā)送預警信息并進行聲音報警，便于管理人員及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，有效確保了實體檔案資料的安全。

（三）基于RFID標簽技術(shù)的便捷檢索和智能盤點

膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案資料時間跨度長、工程內(nèi)容多、參建單位多，眾多的實體檔案，難免造成存放次序錯亂等問題，造成實體檔案檢索困難，也為檔案盤點工作帶來了額外的工作量。通過RFID標簽技術(shù)，為檔案柜、檔案盒貼上RFID標簽，形成唯一的“身份證號”，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)，配合掃碼器等盤點設(shè)備，可以快速定位檔案位置，并實現(xiàn)一鍵盤點，可自動將盤點數(shù)據(jù)回傳檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動比對，還可自動生成統(tǒng)計報表，形成盤點記錄和盤點報告，有效提升檔案盤點工作效率，同時也降低了檔案管理人員的工作量。

（四）基于管理流程的在線借閱管理

在檔案日常管理工作中，檔案資料的查閱和使用是經(jīng)常事務(wù)，建設(shè)膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程檔案管理系統(tǒng)，通過建立電子化借閱工作流程，實現(xiàn)借閱申請、審批、歸還、超期預警等在線操作，既提高了檔案借閱管理效率，也可有效防止檔案遺失。

（五）基于水印技術(shù)的電子檔案防泄漏

針對電子檔案在流轉(zhuǎn)過程中可能存在的泄漏、泄密等問題，膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案管理系統(tǒng)通過智能水印技術(shù)，對已歸檔的電子檔案進行水印處理機制，可自動在電子檔案背景中添加檔案單位信息、安全提醒信息及第一次打開文檔操作人員的信息，可有效防止檔案資料泄漏，也便于發(fā)生泄密事件時啟動追責便于追責。

（六）“兩地三中心”的電子檔案容災(zāi)備份安全機制

針對電子檔案的數(shù)據(jù)安全要求，膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案管理系統(tǒng)配套建設(shè)了“兩地三中心”的數(shù)據(jù)安全保障，建設(shè)了主數(shù)據(jù)機房和備用數(shù)據(jù)機房，進行電子檔案數(shù)據(jù)的存儲。主數(shù)據(jù)機房采取“雙活”存儲機制，形成2個文件存儲中心，并可實時同步，同時利用備用機房的災(zāi)備存儲，實現(xiàn)異地的文件存儲，有效的保障了檔案資料存儲的安全性。

（七）基于全文檢索技術(shù)，助力檔案價值挖掘

工程檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的初衷，就是要更好的挖掘檔案資料的價值，變檔案信息為知識資源，變歷史數(shù)據(jù)為工程資源。膠東地區(qū)引黃調(diào)水工程建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，通過信息化手段和全文檢索技術(shù)，可以穿透電子檔案文件，直至檔案文字內(nèi)容，直接對檔案實質(zhì)性需求內(nèi)容進行檢索，而不僅僅局限于案卷題名、檔號等表面信息，可以更加直觀、便捷的檢索到需要查詢的全部信息，并通過對這些歷史數(shù)據(jù)采集與對比分析，自動生成發(fā)展趨勢曲線圖、柱狀圖等。以實際工作場景為例，要想掌握渠系、建筑物、設(shè)備等高程、水位、過境流量、老化深度、電器參數(shù)等情況以及這些歷史數(shù)據(jù)的變化趨勢，需要通過設(shè)計、建設(shè)、運行管理等各歷史過程中記錄和歸檔的相關(guān)數(shù)據(jù)進行行進規(guī)律與警戒參數(shù)進行對比分析，通過這些分析，可以發(fā)現(xiàn)原工程方案中不適宜現(xiàn)階段需求的情況，發(fā)現(xiàn)建筑物或設(shè)備變形、老化等安全隱患，對工程的建設(shè)、大修、改造提出優(yōu)化建議。

三、工程建設(shè)檔案管理工作中的幾點思考

（一）推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理信息化是智慧水利建設(shè)的重要組成部分，有關(guān)部門及相關(guān)工作人員要樹立正確觀念，加強對工程檔案管理信息化的重視，積極響應(yīng)“‘十四五’規(guī)劃建議”，在工程建設(shè)中引入信息化技術(shù)。作為法人單位的工程檔案管理部門，可以通過構(gòu)建工程檔案信息化管理系統(tǒng)，為各單位開通檔案提報端口，實現(xiàn)檔案在線遠程報送，解決檔案報送的時間和空間限制問題，便捷檔案資料錄入，有效減輕建設(shè)與運行管理單位工作量，降低參建單位工作成本，同時提高檔案管理、服務(wù)與開發(fā)利用水平。

（二）加強檔案管理人才隊伍培訓

檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在于對檔案管理人才的培養(yǎng)，要充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息化工程建設(shè)檔案管理中的作用，就需要加強對檔案管理工作人員信息技術(shù)的能力培訓。水利工程建設(shè)與運行領(lǐng)域，涵蓋項目法人、代建、設(shè)計、監(jiān)理、施工、設(shè)備生產(chǎn)、運管、代維、質(zhì)量檢測與評定等眾多單位，根據(jù)工程建設(shè)管理規(guī)定，各單位均需按要求提交工程檔案，要加強參建單位檔案管理人員的信息化技能培訓，使檔案管理工作人員既具備檔案管理的技能，又具備熟練的計算機操作能力，同時熟悉工程檔案管理信息化系統(tǒng)的使用要求，以適應(yīng)時代發(fā)展對檔案管理工作的新要求。

（三）提升工程檔案管理、服務(wù)能力和水平

工程檔案管理工作的目的，是要更好地為工程建設(shè)服務(wù)。在積極開展檔案信息化建設(shè)的同時，要適應(yīng)新技術(shù)、新模式的發(fā)展步伐，不斷更新管理制度，規(guī)范管理流程，積極推進檔案信息化標準建設(shè)，提高檔案接收、保管、利用等各環(huán)節(jié)的完成質(zhì)量。檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，提升服務(wù)能力和水平，為工程建設(shè)及運行人員提供更加便捷的查詢、借閱、數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計和分析等功能，促進檔案資料發(fā)揮更大的作用。

四、結(jié)語

信息化技術(shù)是智慧化水利建設(shè)的重要支柱之一，為調(diào)水工程的發(fā)展提供了強大的工作優(yōu)勢，實現(xiàn)工程檔案管理的現(xiàn)代化離不開信息技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用。為實現(xiàn)工程建設(shè)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化和程式化，需要建立覆蓋完善、標準統(tǒng)一、流程便捷的工程建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)。同時，加強有關(guān)部門與相關(guān)管理工作人員對工程建設(shè)信息化檔案管理的重視程度，使工程檔案管理信息化更好地發(fā)揮作用，提高工程檔案管理的質(zhì)量與運用效能。