孫春利

（深圳市利誠(chéng)檔案服務(wù)有限公司，廣東 深圳 518000）

組織沿革的體例主要有編年法、系列法、階段法、問(wèn)題法等四種。本文就以上四種編寫方式進(jìn)行分析和研究，總結(jié)如何編制脈絡(luò)清晰的組織沿革來(lái)滿足廣大檔案閱覽者的需求。

1 編年法

編年法,是以時(shí)間為主線，按年度順序，逐年列出本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員任免等情況，即采用“年度-系列（組織機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)成員）的形式。通過(guò)編年法來(lái)編制組織沿革類似于大事記的形式，首先設(shè)定時(shí)間軸，標(biāo)記好年度，然后根據(jù)時(shí)間順序依次編入信息，并簡(jiǎn)短注明變更的原因和信息所依據(jù)憑證，檔案閱覽者在查閱時(shí)可以通過(guò)時(shí)間軸的時(shí)間查閱對(duì)應(yīng)的變革情況。在編寫過(guò)程中要依據(jù)原有檔案信息，且時(shí)間要準(zhǔn)確無(wú)誤，避免造成閱覽者查閱信息有誤的情況。編年法具有直觀性特點(diǎn)，便于查到某一年的全部機(jī)構(gòu)情況，但不便于查到某一內(nèi)部機(jī)構(gòu)歷年系統(tǒng)情況。這種方法適用于內(nèi)部機(jī)構(gòu)經(jīng)常調(diào)整和領(lǐng)導(dǎo)成員變動(dòng)頻繁的單位，比如：信托公司、保險(xiǎn)公司、銀行分行等。

2 系列法

系列法，是以單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)為主線，將每一機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員的變化作為一個(gè)系列，每個(gè)系列下，按年度順序記載或編寫，即采用“系列（內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)）-年度”的形式編寫。系列法能夠比價(jià)清楚地反映出一個(gè)單位整個(gè)組織體系和每一個(gè)機(jī)構(gòu)及其主要領(lǐng)導(dǎo)成員的變化情況，適用于組織機(jī)構(gòu)比較穩(wěn)定的單位，比如：八大黨派市委會(huì)、總工會(huì)、仲裁委員會(huì)、公積金中心、會(huì)展中心、醫(yī)院等。以應(yīng)急管理局為例，在將歷史劃分為兩個(gè)階段的基礎(chǔ)上，對(duì)每個(gè)階段劃分為不同系列，分別為機(jī)構(gòu)變更系列和領(lǐng)導(dǎo)任免系列。

1）機(jī)構(gòu)變更系列。機(jī)構(gòu)變更系列主要是對(duì)單位及其下屬部門的成立、合并、更名和撤銷等情況的變化進(jìn)行記述。機(jī)構(gòu)變更系列可以采用二維圖表的形式來(lái)編寫，編寫中分別設(shè)置主表和附表，共同記述機(jī)構(gòu)發(fā)生變的情況。以應(yīng)急管理局第一階段的機(jī)構(gòu)變更為例，首先列出本身機(jī)構(gòu)變化情況，按照同樣的方法也可以列出內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的變化情況，見表1主表：從表1主表可以看出一維是單位的名稱，另一維是其存在的時(shí)間。表中的檢索號(hào)是主表對(duì)應(yīng)附表中能夠查詢到該機(jī)構(gòu)的具體變化情況。

表1 附表：機(jī)構(gòu)沿革表

從表2附表可以查詢到具體的變革情況，包括名稱、形式、變更時(shí)間、憑證和檔案號(hào)。變更時(shí)間是機(jī)構(gòu)發(fā)生變更的時(shí)間，用短日期的形式來(lái)表示，變更的憑證是變革時(shí)簽發(fā)的正式文件，檔號(hào)為該文件的庫(kù)藏檔案號(hào)。

當(dāng)然在進(jìn)行組織沿革編寫過(guò)程中可能遇到一些歷史較為悠久的單位，在某些年份中變動(dòng)較為頻繁，變化原因和憑證等具有一定的復(fù)雜性。遇到這樣的特殊情況時(shí)可以在附表中標(biāo)注加以說(shuō)明，用文字?jǐn)⑹龅男问秸f(shuō)明機(jī)構(gòu)變化的具體情況，讓閱覽者能夠理解清楚即可。

2）領(lǐng)導(dǎo)任期變更系列。領(lǐng)導(dǎo)任期變更系列主要依據(jù)單位歷任局長(zhǎng)、部室負(fù)責(zé)人變更情況進(jìn)行編寫。以一階段歷任局長(zhǎng)變更為例，依次列出歷任局長(zhǎng)的任期和變化，包括任免時(shí)間、任免文號(hào)、檔號(hào)（文件庫(kù)藏檔案號(hào)）等。在編寫過(guò)程中領(lǐng)導(dǎo)免職時(shí)間會(huì)與實(shí)際時(shí)間有偏差，主要是部分領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)調(diào)整、升職或機(jī)構(gòu)調(diào)整對(duì)干部進(jìn)行重新任命等原因造成。編寫人員須了解領(lǐng)導(dǎo)的離任具體原因，以推斷出領(lǐng)導(dǎo)具體的免職時(shí)間。關(guān)于領(lǐng)導(dǎo)調(diào)離時(shí)間可參考檔案流轉(zhuǎn)通知書，退休人員可參考退休干部審批表，也可參考新上任人員的到任時(shí)間。如果確實(shí)難以找到相關(guān)資料推斷離任時(shí)間的可以在備注欄進(jìn)行注釋，以說(shuō)明其任期尚未結(jié)束。例如表2：

表1 主表 機(jī)構(gòu)沿革表

表2 歷任局長(zhǎng)任免情況一覽表

3 階段法

階段法，將本單位歷年發(fā)展變化的情況劃分為若干自然階段，在每個(gè)階段內(nèi)采用以單位內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)為主線的方法進(jìn)行編寫，這種方法是編年法和系列法的有機(jī)結(jié)合。階段法體系的組織沿革一般由總題名、總序、目錄、正文、附圖（表）五個(gè)部分內(nèi)容構(gòu)成，適用于機(jī)構(gòu)沿革階段性明顯的單位，比如：學(xué)校、財(cái)政局、街道辦事處等。以暨南大學(xué)為例，按照成立至今的重大變革和檔案庫(kù)藏的分類特點(diǎn)，將暨南大學(xué)的組織沿革劃分為三個(gè)階段。如表3：

表3 暨南大學(xué)歷史簡(jiǎn)表

4 問(wèn)題法

問(wèn)題法，將單位自身各方面的嚴(yán)格情況分別列為一個(gè)個(gè)問(wèn)題，然后再一個(gè)問(wèn)題一個(gè)問(wèn)題地加以記述，即以問(wèn)題作為安排組織沿革正文結(jié)構(gòu)的基本線索和首要依據(jù)。問(wèn)題法有較強(qiáng)的靈活性和針對(duì)性，可以根據(jù)單位自身沿革的實(shí)際特點(diǎn)和讀者的實(shí)際需要，靈活地選擇應(yīng)該加以記述和反映的問(wèn)題。問(wèn)題法適用于機(jī)構(gòu)調(diào)整情況復(fù)雜，名稱、職能、隸屬關(guān)系等方面變化較多的單位，比如：深圳市第三職業(yè)技術(shù)學(xué)校（曾名深圳市職工學(xué)校、深圳市職工中等專業(yè)學(xué)校、深圳市工會(huì)成人中等職業(yè)學(xué)校、深圳市職工繼續(xù)教育學(xué)院）。

5 總結(jié)

組織沿革編寫時(shí)除選用適宜的體例外，多采用圖文并用的形式進(jìn)行編寫可以提高利用率。圖文并用的形式編寫組織沿革更具直觀性，同時(shí)減少組織沿革的篇幅，作為檔案參考資料利用起來(lái)更加便捷。檔案閱覽者可以通過(guò)組織沿革研究和了解一個(gè)機(jī)構(gòu)的歷史發(fā)展情況，可以對(duì)本機(jī)構(gòu)的歷史聯(lián)系進(jìn)行檢索，是通過(guò)機(jī)構(gòu)及部門直接的關(guān)系來(lái)檢索檔案的特殊方式。組織沿革編寫并普及應(yīng)用，不僅能夠提高檔案資料的利用效率，同時(shí)也是主動(dòng)提供服務(wù)的表現(xiàn)，也使檔案管理工作更加科學(xué)化。