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        企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升路徑

        2021-06-17 12:31:18張立萍
        河北畫報 2021年4期
        關(guān)鍵詞:檔案管理資源服務(wù)

        張立萍

        海南省三亞市煙草專賣局

        現(xiàn)階段,檔案開發(fā)利用工作受到了越來越多的關(guān)注與重視,作為企業(yè)經(jīng)營管理活動形成的客觀材料,檔案材料資源對企業(yè)未來的發(fā)展表現(xiàn)出非常大的價值與作用?;ヂ?lián)網(wǎng)時代的來臨也讓企業(yè)檔案的價值得以進(jìn)一步挖掘,唯有真正從思想認(rèn)識上重視檔案開發(fā)利用工作,才可以讓檔案真正成為企業(yè)發(fā)展的重要助推力量。

        一、企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用的重要意義

        第一,基于企業(yè)經(jīng)營決策的角度而言。促進(jìn)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升能夠確保企業(yè)經(jīng)營管理水平的提升。在各項經(jīng)營活動過程中,管理人員進(jìn)行決策時必須要參考大量信息資料,檔案材料屬于其中非常重要的內(nèi)容,企業(yè)管理者能夠借助于檔案材料來全面掌握企業(yè)的發(fā)展歷程,能夠?qū)ζ髽I(yè)未來的經(jīng)營目標(biāo)予以準(zhǔn)確把控。通過對檔案資源的有效開發(fā)利用,可以給企業(yè)管理人員進(jìn)行各項決策帶來充分依據(jù),確保企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃的科學(xué)性。第二,檔案資源的開發(fā)利用有助于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作。企業(yè)所參與的各項經(jīng)營活動,在發(fā)展過程中的相關(guān)情況都被客觀記錄于檔案材料之內(nèi),從而形成了企業(yè)知識體系,對文化建設(shè)工作帶來有力支持?,F(xiàn)代企業(yè)要得以持續(xù)健康發(fā)展必須要依靠優(yōu)秀的企業(yè)文化作為基礎(chǔ),檔案資源的開發(fā)利用有助于企業(yè)文化的形成與完善,促進(jìn)企業(yè)市場競爭力的提升。第三,檔案資源開發(fā)利用效率的提升可以在很大程度上促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高。檔案材料中囊括了方方面面的內(nèi)容,可以真正反映出企業(yè)的現(xiàn)實情況,深入推進(jìn)檔案資源的開發(fā)利用,可以為投標(biāo)競標(biāo)、科研生產(chǎn)等各項工作帶來更多支持,促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營管理水平的不斷提升,內(nèi)控管理機(jī)制的日益完善。能夠看出,檔案資源開發(fā)利用工作對企業(yè)未來的持續(xù)健康發(fā)展表現(xiàn)出非常重要的意義[1]。

        二、企業(yè)檔案材料資源開發(fā)利用效率的提升路徑

        (一)明確開發(fā)利用方向

        檔案材料資源的開發(fā)利用工作必須要依靠更加完善的開發(fā)利用服務(wù)機(jī)制,應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的實際情況,緊緊抓住檔案開發(fā)利用工作重點,明確工作目標(biāo)和開發(fā)利用方向,主動探尋新的出路。如借助于檔案資源開發(fā)利用來促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營效益提升,為企業(yè)經(jīng)營管理服務(wù)作為主要目標(biāo),基于檔案信息化建設(shè),推動檔案資源開發(fā)利用的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型,另外依托于網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、優(yōu)化創(chuàng)新和流程再造等活動來探索檔案開發(fā)利用的新渠道?,F(xiàn)階段已經(jīng)有越來越多的企業(yè)開始重視檔案資源的開發(fā)利用工作,也相繼取得了顯著成績,利用現(xiàn)代化技術(shù)來推進(jìn)構(gòu)建檔案管理+開發(fā)利用+檔案服務(wù)的一體化工作模式,該模式的構(gòu)建不但能夠能夠助力企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平的提升,還可以對數(shù)字化檔案信息資源予以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化收集歸檔,確保檔案材料資源可以更加完整地保存下來,為檔案開發(fā)利用工作打下堅實基礎(chǔ)。

        (二)強(qiáng)化主動服務(wù)意識

        企業(yè)檔案管理工作人員必須要強(qiáng)化主動服務(wù)意識,真正挖掘出檔案資源的開發(fā)利用價值,為企業(yè)各項經(jīng)營管理活動服務(wù)。我們知道,過去的檔案管理模式難以適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展的需求,因此應(yīng)當(dāng)盡快把檔案開發(fā)利用工作的重心放在服務(wù)上。一是應(yīng)當(dāng)不斷提升服務(wù)意識,真正做到檔案開發(fā)利用工作支持企業(yè)經(jīng)營管理決策,服務(wù)各部門各崗位,面向基層一線,要能夠做到企業(yè)需要什么,檔案就可以帶來什么,促進(jìn)檔案資源有效傳輸與共享,為管理決策、生產(chǎn)經(jīng)營帶來更大的保障和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù);二是要積極朝著信息化服務(wù)邁進(jìn),轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案管理服務(wù)模式,依托于云計算、大數(shù)據(jù)等相關(guān)技術(shù),對企業(yè)檔案資源實施數(shù)字化轉(zhuǎn)型與大數(shù)據(jù)分析,推動檔案管理的創(chuàng)新與轉(zhuǎn)型;三是應(yīng)當(dāng)積極提供主動服務(wù),轉(zhuǎn)變過去那種被動式服務(wù),檔案管理人員應(yīng)當(dāng)主動和企業(yè)各部門進(jìn)行溝通聯(lián)系,了解其實際需求,為他們帶來更加主動的服務(wù),不斷擴(kuò)展檔案開發(fā)利用的廣度與深度,促進(jìn)檔案服務(wù)效率的不斷提高[2]。

        (三)優(yōu)化檔案開發(fā)方式

        首先,打造多元化檔案材料收集平臺。過去在企業(yè)檔案管理工作中,檔案材料資源的獲取渠道較為有限,互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展讓信息技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理的各個環(huán)節(jié)得以普及應(yīng)用,數(shù)字化文件的接收與管理逐漸演變?yōu)槌B(tài)?;跈n案管理的角度著手,打造檔案信息收集平臺,對企業(yè)在參與各項經(jīng)營活動過程中形成的信息數(shù)據(jù)予以全面收集整理并實現(xiàn)自動歸檔,能夠有效處理好檔案資源分散的問題。其次,應(yīng)當(dāng)不斷創(chuàng)新檔案材料資源開發(fā)利用方式,借助于信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),促進(jìn)企業(yè)檔案材料資源的有效傳輸和共享,在很大程度上提升檔案材料的開發(fā)利用效率。另外依靠大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶檔案需求展開深入分析,掌握檔案利用規(guī)律,指導(dǎo)檔案開發(fā)服務(wù)工作創(chuàng)新,促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提升。再次,應(yīng)當(dāng)不斷豐富檔案材料資源的開發(fā)利用類型,比如說為管理決策服務(wù),能夠依靠對歷史檔案的分析,形成完善信息為管理者帶來參考,為企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)服務(wù),能夠?qū)n案材料實施挖掘形成數(shù)據(jù)庫,為各項業(yè)務(wù)的開展帶來有力支持,為企業(yè)員工服務(wù),能夠發(fā)揮出檔案資源在員工培訓(xùn)、知識檢索等方面的作用。最后,應(yīng)當(dāng)重視檔案編研工作。企業(yè)檔案編研必須要以戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)為中心,緊密結(jié)合經(jīng)營管理、生產(chǎn)研發(fā)、戰(zhàn)略決策等方面對檔案資源實施挖掘分析,不斷提升檔案編研的針對性與實用性。對檔案材料資源實施加工編排,最終得到系統(tǒng)化的成果,以更加客觀、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)信息,為企業(yè)發(fā)展帶來更加高層次的開發(fā)利用服務(wù)。

        (四)創(chuàng)新服務(wù)形式載體

        推進(jìn)檔案信息化建設(shè)是新時期下企業(yè)檔案管理的客觀要求,借助于現(xiàn)代信息技術(shù),不斷推進(jìn)企業(yè)檔案管理科學(xué)化水平的提升,確保檔案材料資源開發(fā)利用工作的高效開展。一是要盡快打造檔案自助服務(wù)平臺,合理運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),打造能夠提供主動智能服務(wù)的多功能平臺,打破時間和空間的局限,為檔案使用者帶來實時檔案查詢和利用服務(wù),促進(jìn)檔案服務(wù)便捷性的提升;二是打造網(wǎng)絡(luò)檔案資源論壇,企業(yè)建立檔案資源論壇能夠為使用者帶來更加細(xì)致的專題研討服務(wù),有助于開展檔案服務(wù)需求調(diào)研,同時可以實現(xiàn)在線意見反饋,在線咨詢等功能,不但能夠幫助檔案管理人員全面掌握檔案服務(wù)需求,提升檔案開發(fā)利用工作的針對性和實效性,還有助于拓展檔案服務(wù)形式;三是盡快構(gòu)建檔案資源信息化檢索系統(tǒng),借助于設(shè)置檔案數(shù)據(jù)庫,依靠大數(shù)據(jù)、超文本等技術(shù),形成一個覆蓋企業(yè)所有檔案資源且具備高效檢索功能的系統(tǒng),為檔案使用者帶來更加優(yōu)質(zhì)便捷的檔案查詢、檢索服務(wù),真正做到了檔案資源檢索的智能化,促進(jìn)檔案開發(fā)利用效率的提高;四是可以建立檔案展廳,針對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中形成的一部分較為珍貴的檔案材料,應(yīng)當(dāng)借助于設(shè)置檔案展廳的方式來深入挖掘其利用價值,可以有效提升企業(yè)文化宣傳效果,提高企業(yè)的市場競爭力[3]。

        (五)夯實開發(fā)利用基礎(chǔ)

        首先應(yīng)當(dāng)加大對檔案開發(fā)利用工作的軟硬件設(shè)施投入。在組織推進(jìn)檔案材料資源開發(fā)利用的過程中,必須要有更加完善的軟硬件設(shè)施作為支撐,比如說信息化管理所需要的計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備,軟件方面要盡快研發(fā)數(shù)字化檔案資源信息管理系統(tǒng)平臺,從而實現(xiàn)對企業(yè)檔案的全面高效收集歸檔,對數(shù)字檔案實施科學(xué)管理。另外企業(yè)還應(yīng)當(dāng)增加資金投入,做好軟硬件設(shè)備設(shè)施的維護(hù)工作。其次應(yīng)當(dāng)推進(jìn)構(gòu)建完善安全與標(biāo)準(zhǔn)體系,應(yīng)當(dāng)基于國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),積極建立一套符合企業(yè)實際情況的,從企業(yè)檔案材料資源采集、傳輸、歸檔、存儲到開發(fā)利用全過程的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。同時還需要通過各種技術(shù)手段來確保檔案信息資源的安全,構(gòu)建完善的檔案安全管理體系,促進(jìn)管理人員安全責(zé)任意識的提升。最后必須要加強(qiáng)檔案管理人員隊伍建設(shè),通過定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)、內(nèi)部人才培養(yǎng)、社會招聘等各種渠道來促進(jìn)企業(yè)檔案管理隊伍整體素質(zhì)能力的提升,以適應(yīng)新時期對檔案資源開發(fā)利用工作的要求。

        三、結(jié)語

        總而言之,在信息時代下企業(yè)各類檔案資源更加豐富,要求檔案管理人員必須要積極樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識,對檔案資源開發(fā)利用工作引起充分重視,進(jìn)一步推動檔案開發(fā)利用模式的創(chuàng)新,不斷優(yōu)化完善服務(wù)方式與載體,促進(jìn)檔案管理活動朝著主動開發(fā)、主動服務(wù)的方向邁進(jìn),更加深入地挖掘和利用好檔案資源的價值,為企業(yè)管理者做出科學(xué)決策,實現(xiàn)企業(yè)的長遠(yuǎn)健康發(fā)展帶來更多支持。

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