李喆 曾靜怡 邱杰峰

摘? 要：本文通過話語轉(zhuǎn)向、研究趨熱、實踐倒逼等三個維度獲取企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據(jù)，進(jìn)而提出企業(yè)文檔智能化管理的躍遷的四個方向，包括“雙重生命周期”管理、文檔數(shù)據(jù)細(xì)粒度與知識化聚合、“人工智能”新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、企業(yè)文檔智能服務(wù)模式并將其總結(jié)為企業(yè)文檔智能化管理躍遷的“一線雙核多應(yīng)用”技術(shù)路線，以提供企業(yè)實踐轉(zhuǎn)化的路徑參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文檔;文檔智能化;文檔管理;人工智能;檔案管理

Abstract： This paper obtains the basis for the transition of enterprise records intelligent management through the three dimensions of discourse turn， research trending， and practice to force. And then proposes four directions about the transition of enterprise records intelligent management， including 'Dual life cycle' management， fine-grained and knowledge-based aggregation， new infrastructure construction of 'artificial intelligence'， enterprise records intelligent service mode. The above could be summarized as 'first-line dual-core multi-application' technical route of enterprise records intelligent management， so as to provide a reference for the transformation of corporate practices.

Keywords： Enterprise records; Records intelligence; Records management; Artificial intelligence; Archive management

2017年7月，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》發(fā)布，人工智能上升為國家戰(zhàn)略高度。人工智能技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用備受學(xué)界、業(yè)界關(guān)注。在理論和實踐層面都取得了可觀的進(jìn)展。[1]

然而，分析發(fā)現(xiàn)，相較于綜合檔案館使用人工智能技術(shù)的應(yīng)用目的還是為了實現(xiàn)資源的長久保存與開發(fā)利用，主要解決的是檔案第二價值[2]的問題，幾乎不涉及前期業(yè)務(wù)。企業(yè)文檔管理對業(yè)務(wù)支撐要求更高，智能化需求更強(qiáng)，主要以實現(xiàn)檔案第一價值[3]為最終目標(biāo)。

因此，隨著人工智能技術(shù)的深入應(yīng)用，企業(yè)在從文檔信息化到文檔智能化躍遷過程中表現(xiàn)出“雙重智能”的趨勢，即業(yè)務(wù)智能要求文檔智能、文檔自身要求智能。對此，亟須厘清企業(yè)文檔智能化管理躍遷的依據(jù)、方向與路徑，為文檔支撐業(yè)務(wù)尋找智能化切入點。

1 企業(yè)文檔智能化管理躍遷依據(jù)探析

1.1 話語轉(zhuǎn)向——以檔案信息化為核心的現(xiàn)代化。近5年來，“逐步實現(xiàn)以檔案信息化為核心的現(xiàn)代化”逐漸發(fā)展成為全國檔案工作政策話語體系的中心，有關(guān)新一代信息技術(shù)應(yīng)用的提法數(shù)目迅速增長。2016年5月，《全國檔案事業(yè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃》明確提出“在2020年初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化”。

2020年5月15日，中央辦公廳主任丁薛祥出席中央檔案館國家檔案局主要負(fù)責(zé)同志調(diào)整宣布會議并作重要講話，提出加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，抓好數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，逐步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。

2020年10月29日，《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和二〇三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)的建議》出爐，明確提出要加快數(shù)字化發(fā)展，加強(qiáng)數(shù)字社會、數(shù)字政府建設(shè)，提升公共服務(wù)、社會治理等數(shù)字化智能化水平。從國家層面的“十四五”規(guī)劃中也可看出未來企業(yè)檔案信息化數(shù)字化、智能化的未來趨勢。

1.2 研究趨熱——關(guān)注人工智能等新一代信息技術(shù)的應(yīng)用場景。近年來，文件檔案管理相關(guān)研究越發(fā)注重人工智能技術(shù)等新興技術(shù)對電子檔案管理的智能化提升與優(yōu)化，取得了很多研究成果。

項目方面，關(guān)于人工智能等新一代信息技術(shù)應(yīng)用主題的國家檔案局科技項目立項數(shù)目逐年增多，據(jù)不完全統(tǒng)計，2019年度87項立項項目中高達(dá)15項;2020年度擬立120項項目中區(qū)塊鏈占14項，人工智能技術(shù)等占14項。

理論層面，學(xué)者們主要關(guān)注人工智能嵌入檔案管理的邏輯[4]并試圖探索人工智能應(yīng)用于檔案管理各項業(yè)務(wù)的愿景，包括人工智能在檔案工作中的應(yīng)用如網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源智能收集、數(shù)字檔案信息資源智能分類與檢索、智能化檔案價值鑒定、智能化檔案安全管理和智能化檔案提供利用服務(wù)等。[5]

應(yīng)用層面，開展了檔案庫房智能管理機(jī)器人建設(shè)探討，[6]“大云物移智”5大類技術(shù)的適用范圍分析和應(yīng)用場景分析，[7]新一代文檔相關(guān)信息技術(shù)架構(gòu)和應(yīng)用場景探索，[8]文件智能化分發(fā)系統(tǒng)與個性化推薦系統(tǒng)，[9][10]以及檔案智能挑選、檔案智能鑒定劃控、智能音視頻檔案管理和智能審核等功能實現(xiàn)方案方面的研究。[11]

1.3 實踐倒逼——業(yè)務(wù)智能要求文檔智能。近年來，業(yè)務(wù)層面的數(shù)字化、智能化建設(shè)不斷倒逼、促使文檔管理向智能智慧改革，以有效支撐智能業(yè)務(wù)的發(fā)展。

2015年5月，國務(wù)院印發(fā)《中國制造2025》中提出由制造大國向制造強(qiáng)國轉(zhuǎn)型以來，智能制造已經(jīng)成為我國現(xiàn)代先進(jìn)制造業(yè)新的發(fā)展方向。其中，核電領(lǐng)域作為國家智能制造的重點領(lǐng)域之一進(jìn)展明顯。

2017年7月，國家能源應(yīng)用技術(shù)研究及示范項目“智慧核電運營系統(tǒng)研究及示范項目”建設(shè)內(nèi)容納入了《能源技術(shù)創(chuàng)新“十三五”規(guī)劃》，在這一規(guī)劃中，提出重點研究核電智慧運營基礎(chǔ)架構(gòu)。

2017年7月，《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》[12]發(fā)布，人工智能上升為國家戰(zhàn)略高度，提及發(fā)展支撐核電安全運營的智能保障平臺。

2018年，國家發(fā)改委、國家能源局、生態(tài)環(huán)境部、國防科工局聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)核電運行安全管理的指導(dǎo)意見》，[13]明確要求“推進(jìn)信息化、智能化、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)在核電運行安全管理中的應(yīng)用”。

2019年，葉其蓁院士在訪談時提出特別提及核電在人工智能領(lǐng)域的發(fā)展分三個階段：基礎(chǔ)建設(shè)、構(gòu)架建立、應(yīng)用開發(fā)，現(xiàn)在核電站已經(jīng)有了數(shù)字化的測量系統(tǒng)，但是如何把分散系統(tǒng)的智能集成統(tǒng)一的大智能，需要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)+和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，[14]高度認(rèn)可了核電文檔數(shù)據(jù)的價值。

2019年，福清核電公司信息處文檔處開發(fā)了文檔機(jī)器人，首次將機(jī)器人、人工智能技術(shù)與文檔管理業(yè)務(wù)成功結(jié)合，通過人臉、語音、圖像識別技術(shù)，結(jié)合智能分析手段，實現(xiàn)了核電廠區(qū)文檔智能服務(wù)全覆蓋;[15]2020年11月25日，核工業(yè)大數(shù)據(jù)基地——核電信息中心建設(shè)項目在秦山核電基地開工建設(shè)。[16]此前，秦山核電站已經(jīng)在大數(shù)據(jù)平臺上進(jìn)行了很多探索。

2 企業(yè)文檔智能化管理躍遷方向思考

2.1 面向企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要的“雙重生命周期”管理。在企業(yè)信息化建設(shè)的推動下，信息系統(tǒng)成為保障企業(yè)業(yè)務(wù)連續(xù)性的重要載體，采取新建系統(tǒng)與信息安全并重的模式。 [17]

但是，企業(yè)對于信息系統(tǒng)過多的“關(guān)注”卻不可避免導(dǎo)致了“信息煙囪”“數(shù)據(jù)孤島”的出現(xiàn)，文檔數(shù)據(jù)難以打通，難以充分發(fā)揮文檔數(shù)據(jù)的巨大價值，不利于企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。而孵化于數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的數(shù)字連續(xù)性思想剛好提供了問題解決的思路，雖然數(shù)字連續(xù)性的認(rèn)識目前尚無統(tǒng)一定義，但從本質(zhì)上，可以認(rèn)為，數(shù)字連續(xù)性是指確保信息完整、可獲得以及可用，構(gòu)建在任何時候、任何地點可以想要的形式獲得數(shù)字信息的能力。[18]

數(shù)字連續(xù)性面向業(yè)務(wù)發(fā)展，覆蓋業(yè)務(wù)開展的全流程，以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動力，與業(yè)務(wù)需求緊密結(jié)合，以業(yè)務(wù)驅(qū)動開識別數(shù)字連續(xù)性的對象、目標(biāo)范圍、布局框架和具體計劃。[19]對于企業(yè)而言，實施數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略已經(jīng)成為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然選擇。

文檔部門也應(yīng)抓住企業(yè)實施數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略實施的機(jī)遇，爭取主導(dǎo)優(yōu)勢，主動將文檔全生命周期與業(yè)務(wù)生命周期進(jìn)行掛接，實現(xiàn)雙周期映射，即構(gòu)建文檔與業(yè)務(wù)“雙重生命周期”管理，以強(qiáng)化其對業(yè)務(wù)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督，使檔案部門從下游走向上游，由被動保管變?yōu)橹鲃右龑?dǎo)，在信息生成端提前規(guī)劃，確保全生命周期中信息質(zhì)量的一致性。[20]從而，為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供戰(zhàn)略支撐。

2.2 面向數(shù)據(jù)價值實現(xiàn)的文檔數(shù)據(jù)細(xì)粒度、知識化聚合。2020年4月9日，中共中央國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場化配置體制機(jī)制的意見》，提出要“加快培育數(shù)據(jù)要素市場”。數(shù)據(jù)成為新型生產(chǎn)要素，如何加快數(shù)據(jù)價值化進(jìn)程成為學(xué)界業(yè)界的研究熱點。其中有兩個核心要點，什么數(shù)據(jù)有價值？如何發(fā)現(xiàn)并發(fā)揮數(shù)據(jù)價值？值得指出的是，與絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源“價值總量高、價值密度低”的特性相比，檔案數(shù)據(jù)相對分散、單一種類檔案數(shù)據(jù)價值密度高、數(shù)據(jù)可靠性與保真性高。[21]因此，在全行業(yè)全力推動數(shù)據(jù)價值化進(jìn)程的背景下，文檔部門應(yīng)該自信文檔數(shù)據(jù)的“富礦”[22]價值，加速文檔數(shù)據(jù)價值化進(jìn)程。

從數(shù)據(jù)屬性看，在眾多的數(shù)據(jù)中，檔案是業(yè)務(wù)性數(shù)據(jù)、原始性數(shù)據(jù)、歷史性數(shù)據(jù)，區(qū)別于外購性、加工性、實時性的數(shù)據(jù);在概念上包含所有可能的信息形式：結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化、文字、表格、音頻、視頻，靜態(tài)和交互式等，但是在實際解決方案中，數(shù)字檔案大多以非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化文檔的方式存在。[23]因此，加速文檔數(shù)據(jù)價值化進(jìn)程，首要就是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)“卷件級別”“粗粒度”的開發(fā)利用方式，深入到檔案內(nèi)容層面，對非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化文檔進(jìn)行結(jié)構(gòu)化解析，以獲取規(guī)范化的文檔細(xì)粒度數(shù)據(jù)，并基于知識組織思想對其進(jìn)行知識化聚合，為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供數(shù)據(jù)支撐。

2.3 面向文檔智能服務(wù)的“人工智能”新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。近兩年，我國已在多個場合明確提出要加快新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)發(fā)展步伐。2020年4月20日，國家發(fā)改委在新聞發(fā)布會上首次明確了新基建的范圍，提出“新基建”是以新發(fā)展理念為引領(lǐng)，以技術(shù)創(chuàng)新為驅(qū)動，以數(shù)據(jù)為核心，以信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，面向高質(zhì)量發(fā)展需要，提供數(shù)字轉(zhuǎn)型、智能升級、融合創(chuàng)新等服務(wù)的基礎(chǔ)設(shè)施體系，“新基建”立足于高新科技，更注重新一代信息技術(shù)和數(shù)據(jù)的應(yīng)用，目前最受關(guān)注的主要包括7大領(lǐng)域：5G基站建設(shè)、特高壓、城際高速鐵路和城市、軌道交通新能源汽車充電樁、大數(shù)據(jù)中心、人工智能、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)。[24]其中，“人工智能”“數(shù)據(jù)中心”與文檔智能化管理密切相關(guān)。文檔“新基建”怎么建成為學(xué)界業(yè)界研究的熱點問題。[25]

如前所述，人工智能目前在企業(yè)文檔領(lǐng)域已經(jīng)做了很多的探索，取得了很多應(yīng)用成果，但是，現(xiàn)有對于人工智能技術(shù)的智能建設(shè)應(yīng)用一方面呈現(xiàn)零落現(xiàn)象，缺乏集約化思維;另一方面，場景都是單一的，缺乏融合與創(chuàng)新。從長遠(yuǎn)來看，人工智能應(yīng)用效益降低，并且極有可能產(chǎn)生新型“AI煙囪”，亟須站在較高層面重新籌劃面向文檔智能服務(wù)的“人工智能”等新型基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供技術(shù)支撐。[26]

2.4 業(yè)務(wù)場景導(dǎo)向的企業(yè)文檔智能服務(wù)模式實現(xiàn)。文檔智能化管理的最終目的應(yīng)是提供智能服務(wù)，而未來的智能服務(wù)關(guān)鍵在于業(yè)務(wù)場景的精準(zhǔn)匹配。[27]2020年4月7日，國家發(fā)展改革委、中央網(wǎng)信辦研究制定了《關(guān)于推進(jìn)“上云用數(shù)賦智”行動培育新經(jīng)濟(jì)發(fā)展實施方案》，提出企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型簡單來說就是“上云”“用數(shù)”“賦智”。其中，“用數(shù)”“賦智”立足于利用層面，關(guān)注數(shù)據(jù)如何賦能賦智，以促進(jìn)業(yè)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。[28]

對于企業(yè)而言，傳統(tǒng)環(huán)境下，業(yè)務(wù)場景既可以落腳到具體的業(yè)務(wù)程序，如工程制造業(yè)中的維修業(yè)務(wù)、或是金融業(yè)中的信用卡業(yè)務(wù)等;也可以從項目管理的角度進(jìn)行考慮，如企業(yè)與項目業(yè)主方或是承總包方三方之間的場景。[29]但在數(shù)字環(huán)境下，業(yè)務(wù)場景發(fā)生了很多變化。

2020年，新冠肺炎疫情加速了“數(shù)智”時代的到來，催發(fā)了很多新場景、新業(yè)態(tài)、新模式的產(chǎn)生，如何以新業(yè)務(wù)場景為導(dǎo)向，快速面向需求提供精準(zhǔn)智能服務(wù)，成為“數(shù)智”時代企業(yè)重構(gòu)核心競爭力的關(guān)鍵。[30]因此，需要以業(yè)務(wù)導(dǎo)向進(jìn)行前瞻性思考，設(shè)計企業(yè)文檔智能服務(wù)模式，以為企業(yè)文檔智能化管理躍遷提供服務(wù)支撐。

本文系國家檔案局科技項目“核電文檔AI中臺建設(shè)研究”（項目編號：2020-X-044）的研究成果之一。

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（作者單位：李喆，福建福清核電有限公司信息文檔處;曾靜怡，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院;邱杰峰，福建福清核電有限公司 來稿日期：2021-01-10）