葛福江

【摘 要】文章探討整合互聯(lián)網(wǎng)資源，應(yīng)用SAAS云服務(wù)提出江蘇中小服務(wù)型企業(yè)實(shí)施信息化的一般模型，進(jìn)而提出協(xié)助校之友超市實(shí)施ERP系統(tǒng)的完整信息化解決方案，并結(jié)合研究說(shuō)明江蘇中小服務(wù)型企業(yè)通過(guò)云服務(wù)開展企業(yè)資源計(jì)劃可以實(shí)現(xiàn)永續(xù)經(jīng)營(yíng)、協(xié)同合作、信息安全管控、數(shù)據(jù)活用及管理整合等目標(biāo)。

【關(guān)鍵詞】中小服務(wù)型企業(yè);信息化解決方案;SAAS云服務(wù);ERP系統(tǒng)

【中圖分類號(hào)】TP393.4 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2021）03-0054-03

0 前言

中小服務(wù)型企業(yè)主要是指零售、旅游、餐飲、住宿、居民服務(wù)和其他服務(wù)業(yè)中符合中小企業(yè)劃型標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的一類企業(yè)。據(jù)江蘇省經(jīng)濟(jì)和信息化委員會(huì)2017年2月發(fā)布的江蘇中小企業(yè)年度數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，江蘇省中小服務(wù)型企業(yè)約87.5萬(wàn)家，服務(wù)業(yè)企業(yè)占全省中小企業(yè)總數(shù)的比重提升至36.9%。實(shí)現(xiàn)總產(chǎn)值2 814億元，占全省總產(chǎn)值的20.41%。中小服務(wù)型企業(yè)對(duì)江蘇省經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)做出了很大貢獻(xiàn)[1]。我們通過(guò)實(shí)地調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前江蘇中小服務(wù)型企業(yè)信息化嘗試涉獵一些互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用，例如建立官方網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、官方微博、App應(yīng)用、BtoC網(wǎng)店或者購(gòu)買搜索引擎推廣等，但是應(yīng)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)尚處在起步階段，大部分企業(yè)主和員工還難以理解新概念并接受相應(yīng)的工作方式，由于企業(yè)傳統(tǒng)信息化費(fèi)用預(yù)算過(guò)大，同時(shí)缺乏掌握系統(tǒng)科學(xué)的互聯(lián)網(wǎng)新技術(shù)規(guī)劃與應(yīng)用能力的信息化人才，導(dǎo)致中小服務(wù)型企業(yè)信息化升級(jí)舉步維艱。

在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的市場(chǎng)環(huán)境中，企業(yè)為了永續(xù)經(jīng)營(yíng)，需要掌握經(jīng)營(yíng)狀況和預(yù)測(cè)未來(lái)。通過(guò)企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)的實(shí)施，供貨商與客戶間的數(shù)據(jù)可以實(shí)時(shí)傳輸，在最短時(shí)間內(nèi)完成預(yù)測(cè)、下單、供貨，并可以實(shí)時(shí)取得外部市場(chǎng)變化的數(shù)據(jù)資料，對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)有相當(dāng)大的幫助。ERP系統(tǒng)可以提高運(yùn)營(yíng)效率和組織效益，滿足企業(yè)內(nèi)各種功能的需求，成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)必備的基礎(chǔ)平臺(tái)?；谠贫思軜?gòu)下的軟件即服務(wù)（Software as a Service，SAAS），即服務(wù)提供商通過(guò)虛擬主機(jī)管理系統(tǒng)連接互聯(lián)網(wǎng)，提供遠(yuǎn)程服務(wù)器，使用者不用自己搭建主機(jī)服務(wù)器和操作系統(tǒng)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)租用虛擬主機(jī)平臺(tái)，可以彈性、靈活地進(jìn)行個(gè)性化配置。SAAS云服務(wù)可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)（any time）、隨地（any where）、使用任何裝置（any devices）存取各種服務(wù)，因此可以解決以往江蘇中小服務(wù)型企業(yè)信息化預(yù)算不足及缺乏專業(yè)信息人員的困境。本文結(jié)合SAAS云服務(wù)新技術(shù)幫助案例企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)，中小服務(wù)型企業(yè)主只有看到了這些新技術(shù)的商業(yè)應(yīng)用價(jià)值和具體解決方案，才有可能將其更深層次地應(yīng)用到企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)領(lǐng)域，甚至覆蓋整個(gè)企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程當(dāng)中[2]。

1 中小服務(wù)型企業(yè)信息化實(shí)施模型

本文提出中小服務(wù)型企業(yè)信息化實(shí)施的一般模型如圖1所示，可分為7個(gè)階段。

（1）初始評(píng)估：評(píng)估企業(yè)是否適合使用ERP系統(tǒng)，評(píng)估運(yùn)用SAAS云服務(wù)實(shí)施ERP系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性及產(chǎn)生的企業(yè)效益，評(píng)選ERP系統(tǒng)服務(wù)提供商。

（2）企業(yè)藍(lán)圖規(guī)劃：不僅要以企業(yè)目前的需求進(jìn)行規(guī)劃，還要針對(duì)未來(lái)企業(yè)組織與經(jīng)營(yíng)流程的發(fā)展預(yù)先進(jìn)行應(yīng)對(duì)和確認(rèn)。

（3）系統(tǒng)架構(gòu)：該階段最主要是確定藍(lán)圖中的作業(yè)流程和企業(yè)組織，與企業(yè)溝通協(xié)調(diào)完成系統(tǒng)個(gè)性化設(shè)置部分，建立系統(tǒng)雛形。系統(tǒng)中的界面、作業(yè)流程、報(bào)表和窗體都應(yīng)符合企業(yè)的需求。

（4）系統(tǒng)上線規(guī)劃：進(jìn)行系統(tǒng)軟硬件測(cè)試、撰寫軟件使用手冊(cè)、規(guī)劃用戶培訓(xùn)和幫助用戶熟悉系統(tǒng)等。

（5）系統(tǒng)上線：常見的上線方式有平行運(yùn)作和立即切換。平行運(yùn)作方式風(fēng)險(xiǎn)較小，如果新系統(tǒng)或流程有問(wèn)題，企業(yè)還有舊系統(tǒng)可以使用，但缺點(diǎn)是耗費(fèi)人力，必須在兩套系統(tǒng)中都輸入數(shù)據(jù)資料，還要花費(fèi)人力檢查新舊系統(tǒng)輸出數(shù)據(jù)資料的差異。立即切換方式節(jié)省人力但風(fēng)險(xiǎn)較高，如果系統(tǒng)發(fā)生嚴(yán)重錯(cuò)誤，可能導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)生異常狀況并影響數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確性。

（6）持續(xù)改善：針對(duì)用戶的問(wèn)題進(jìn)行改善，使系統(tǒng)達(dá)到最佳狀態(tài)。

（7）定期維護(hù)：開展定期維護(hù)，保證數(shù)據(jù)資料的準(zhǔn)確度，系統(tǒng)穩(wěn)定之后，就要考慮更新與升級(jí)的問(wèn)題。

2 南京校之友百貨超市有限公司超市信息化解決方案

南京校之友百貨超市有限公司（簡(jiǎn)稱校之友超市）是一家依托南京經(jīng)營(yíng)百貨零售的連鎖企業(yè)，擁有6個(gè)大型學(xué)校超市。校之友超市目前經(jīng)營(yíng)的商品有1.5萬(wàn)多種，公司沒(méi)有獨(dú)立的官方網(wǎng)站，OA辦公方面僅建立了QQ群用于溝通與交流，只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)。此次信息化項(xiàng)目為全面重新升級(jí)企業(yè)信息化，應(yīng)用SAAS云服務(wù)技術(shù)實(shí)施ERP系統(tǒng)，將系統(tǒng)應(yīng)用拓展到公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，主要包括基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、辦公、財(cái)務(wù)等[3]。

2.1 信息化實(shí)施模型在案例公司中的應(yīng)用

實(shí)施ERP系統(tǒng)涉及的不只是企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換，更牽涉企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程的改變，因此事前要進(jìn)行需求分析、可行性評(píng)估和系統(tǒng)評(píng)選。

2.1.1 需求分析

案例公司目前只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)，雖然公司成立不久，但是各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)已經(jīng)走上正軌。目前，公司的目標(biāo)顧客絕大多數(shù)是大學(xué)城里的在讀學(xué)生，涉及寒暑假的經(jīng)營(yíng)間斷周期，并且隨著各大專院校招生規(guī)模的擴(kuò)大，公司的經(jīng)營(yíng)前景看好，因此急需尋求全面的企業(yè)經(jīng)營(yíng)變革解決方案，希望通過(guò)本案例研究協(xié)助解決問(wèn)題。

2.1.2 可行性評(píng)估

ERP實(shí)施初期需要有實(shí)施顧問(wèn)的協(xié)助，從組織層面、經(jīng)濟(jì)層面、技術(shù)層面與操作層面評(píng)估其可行性。

（1）組織層面：案例公司組織簡(jiǎn)單，員工人數(shù)只有16人，管理制度尚未建立，企業(yè)主認(rèn)同即可實(shí)施，沒(méi)有企業(yè)文化變革問(wèn)題。

（2）經(jīng)濟(jì)層面：SAAS云服務(wù)能大幅度降低信息化建設(shè)和維護(hù)成本，對(duì)新創(chuàng)中小服務(wù)型企業(yè)幫助大。合理的投資成本有利于中小服務(wù)型企業(yè)提升信息化層級(jí)。

（3）技術(shù)層面：“金蝶”作為國(guó)內(nèi)知名的ERP系統(tǒng)提供商，經(jīng)驗(yàn)豐富，具有品牌優(yōu)勢(shì)。通過(guò)云端提供服務(wù)具有價(jià)格優(yōu)勢(shì)。通過(guò)學(xué)校信息管理師資的幫助，可以順利進(jìn)行ERP平行測(cè)試轉(zhuǎn)換。

（4）操作層面：“金蝶”ERP系統(tǒng)界面友好，易于操作，開放式設(shè)計(jì)與其他品牌管理系統(tǒng)的兼容性高。

2.1.3 系統(tǒng)評(píng)選

公司近期規(guī)劃大規(guī)模擴(kuò)張開店，因此作業(yè)流程模塊化及找尋符合需求的ERP系統(tǒng)成為公司首要考慮的問(wèn)題。中小服務(wù)型企業(yè)選擇ERP系統(tǒng)時(shí)要考慮以下3個(gè)層面的問(wèn)題。

（1）技術(shù)層面：一般ERP系統(tǒng)可分為兩種，一種是定制化，配合客戶需求進(jìn)行設(shè)計(jì);另一種是軟件包，客戶需配合系統(tǒng)調(diào)整經(jīng)營(yíng)流程?！敖鸬盓RP系統(tǒng)介于兩者之間，70%的系統(tǒng)功能都可以調(diào)整參數(shù)，能輕松提供定制化服務(wù)。此外，有許多特色功能，如全面集成業(yè)務(wù)、查詢產(chǎn)生工具、在線預(yù)警審核批示、靈活實(shí)用的客戶關(guān)系管理等。

（2）管理層面：“金蝶”作為國(guó)內(nèi)知名的ERP系統(tǒng)提供商，專業(yè)性高，能協(xié)助與培訓(xùn)使用者了解其系統(tǒng)特性，不會(huì)因?yàn)閷?duì)系統(tǒng)產(chǎn)生錯(cuò)誤認(rèn)知而影響系統(tǒng)的實(shí)施效果。通過(guò)系統(tǒng)的最佳模式可以迅速幫助中小企業(yè)開展流程合理化工作并建立企業(yè)管理制度。

（3）成本層面：企業(yè)信息化系統(tǒng)投資建設(shè)及實(shí)施由購(gòu)買改為租賃能大大降低成本，通過(guò)遠(yuǎn)程云服務(wù)，日后的維護(hù)及人員費(fèi)用也可大幅度減少。

2.1.4 系統(tǒng)上線規(guī)劃

公司之前只有基本的進(jìn)銷存系統(tǒng)，這次全面革新實(shí)施ERP企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)，是采用平行逐步式引入的。同時(shí)，建立正式數(shù)據(jù)檔案并安排系統(tǒng)培訓(xùn)實(shí)施計(jì)劃，為系統(tǒng)上線做好準(zhǔn)備。公司組織架構(gòu)簡(jiǎn)單，分部門實(shí)施教育培訓(xùn)，每個(gè)部門的培訓(xùn)時(shí)間為2～4 h。

2.1.5 系統(tǒng)上線

“金蝶”ERP系統(tǒng)是為中小型企業(yè)設(shè)計(jì)的，實(shí)施顧問(wèn)大多由一人全權(quán)承擔(dān)，需要10～20個(gè)工作日就可完成。當(dāng)系統(tǒng)正式上線后，需要通過(guò)實(shí)際運(yùn)行發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，當(dāng)有問(wèn)題時(shí)可以通過(guò)遠(yuǎn)程云服務(wù)幫助解決。

2.1.6 持續(xù)改善

“金蝶”ERP系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定，如有問(wèn)題，客戶提出后，可遠(yuǎn)程通過(guò)云端由實(shí)施顧問(wèn)協(xié)助解決。處理天數(shù)視問(wèn)題的急迫性及困難程度判定，例如影響報(bào)價(jià)、交貨的問(wèn)題就需要馬上處理，如果是報(bào)表修訂則需要3～5個(gè)工作日。

2.1.7 定期維護(hù)

系統(tǒng)上線后，實(shí)施顧問(wèn)會(huì)到公司進(jìn)行3～4次訪談，并且設(shè)定每日備份數(shù)據(jù)資料，如有需要還可以采用異地遠(yuǎn)程方式處理。目前，“金蝶”ERP系統(tǒng)所采用的云端服務(wù)架構(gòu)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)分享資源，企業(yè)不但可以用租賃的方式使用IT軟、硬件設(shè)施，而且后續(xù)的維護(hù)及實(shí)施顧問(wèn)費(fèi)用可以用分?jǐn)偤头謺r(shí)方式達(dá)到節(jié)省開支的目的。

2.2 案例實(shí)施效果

本文從IT技術(shù)幾大關(guān)鍵層面總結(jié)案例公司信息化建設(shè)效果。

（1）永續(xù)經(jīng)營(yíng)。案例公司引入ERP系統(tǒng)后，配合系統(tǒng)規(guī)劃，由實(shí)施顧問(wèn)協(xié)助重新梳理公司業(yè)務(wù)規(guī)則，建立合理化的工作流程，并通過(guò)“金蝶”云端中心進(jìn)行遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)集中管理及異地備援等服務(wù)。實(shí)時(shí)一致的信息除了可以降低錯(cuò)誤率及風(fēng)險(xiǎn)外，還可以逐步累積公司的商業(yè)智慧，有利于日后決策參考。系統(tǒng)具備多國(guó)語(yǔ)言接口，有助于案例公司未來(lái)的海外布局，提升服務(wù)質(zhì)量。

（2）協(xié)同合作。透過(guò)SAAS軟件云服務(wù)進(jìn)行員工協(xié)同合作及通信整合，將資源的效益最大化，可取得長(zhǎng)期的成本優(yōu)勢(shì)。案例公司在引入“金蝶”Cloud云平臺(tái)后，運(yùn)營(yíng)信息可以共享，讓所有相關(guān)人員都能迅速、準(zhǔn)確地取得所需的信息，節(jié)省了時(shí)間成本。

（3）數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)安全方面，ERP系統(tǒng)有權(quán)限功能，能夠設(shè)置案例公司管理使用者的數(shù)據(jù)資料獲取范圍?？蛻粢部梢詫⑵錂C(jī)密的數(shù)據(jù)資料部分進(jìn)行切割后采取內(nèi)部管理。例如，案例公司可將進(jìn)貨成本部分信息分離，自行管控，不納入云服務(wù)范圍內(nèi)。

（4）數(shù)據(jù)靈活應(yīng)用。“金蝶”ERP系統(tǒng)不需要通過(guò)系統(tǒng)開發(fā)就可以在操作接口上進(jìn)行調(diào)整，因此案例公司經(jīng)過(guò)培訓(xùn)后，不需要額外聘請(qǐng)實(shí)施顧問(wèn)或者信息管理人員就能自行完成自定義字段、查詢和自定義報(bào)表等彈性調(diào)整工作。報(bào)表生成只要一天就能完成，提升了整體操作效率并節(jié)約成本。案例公司人員只要對(duì)操作流程有概念和使用幾個(gè)按鈕，就能做到資料搜集和進(jìn)行客戶群體分析的工作。可自主完成數(shù)據(jù)追溯的功能，使得管理變得更加靈活、效率更高。

（5）管理整合?！敖鸬盓RP系統(tǒng)的每項(xiàng)操作記錄都有跡可循，不會(huì)漫無(wú)章法，因此當(dāng)要追查錯(cuò)誤或流程時(shí)，只要按照系統(tǒng)提供的商業(yè)邏輯和規(guī)則，而不需要被動(dòng)地等待他人提供數(shù)據(jù)，就可以自行查詢，提升了公司的運(yùn)營(yíng)績(jī)效和信息的準(zhǔn)確度。通過(guò)云服務(wù)“金蝶”ERP系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)集中管理及信息整合，改善了案例公司的內(nèi)部溝通模式，也提升了與供貨商的溝通效率。

3 結(jié)論與展望

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，全球企業(yè)經(jīng)營(yíng)形態(tài)的改變及商業(yè)環(huán)境的快速變遷，江蘇中小服務(wù)型企業(yè)勢(shì)必加速其信息化的腳步，充分發(fā)揮產(chǎn)業(yè)價(jià)值，運(yùn)用云運(yùn)算技術(shù)以低成本、高效率的方式，達(dá)成和客戶及供應(yīng)商業(yè)務(wù)往來(lái)的信息交流。這種新型商業(yè)模式正在蓬勃發(fā)展，希望未來(lái)能盡快出臺(tái)開放統(tǒng)一的數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)，使云服務(wù)更加穩(wěn)定和可靠，能提供簡(jiǎn)捷而智能的管理模式，幫助江蘇中小服務(wù)型企業(yè)實(shí)現(xiàn)永續(xù)經(jīng)營(yíng)。ERP系統(tǒng)并非企業(yè)生存的靈丹妙藥，但是引入ERP系統(tǒng)，整合所有業(yè)務(wù)已經(jīng)是企業(yè)能否永續(xù)經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵條件。本文雖然完成了案例企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的相關(guān)分析，但是不同行業(yè)的中小服務(wù)型企業(yè)的差異較大，因此建議未來(lái)可選擇不同業(yè)態(tài)、領(lǐng)域的多個(gè)案例進(jìn)行比較研究，可獲得更加客觀、詳細(xì)的結(jié)果。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王榮.江蘇中小企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及存在問(wèn)題分析[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014（6）：28-29.

[2]尹小明.基于價(jià)值網(wǎng)的云計(jì)算商業(yè)模式研究[D].北京：北京郵電大學(xué)，2009.

[3]姚立.基于云計(jì)算的中小型企業(yè)知識(shí)管理案例研究[J].軟件工程師，2013（12）：23-24.