陳秋月

摘要：伴隨著信息技術的不斷發(fā)展，5G互聯(lián)時代已經全面到來，在5G互聯(lián)時代下，檔案管理工作都迎來了新的發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)。當前檔案管理部門在檔案管理工作推進過程中，應將檔案標準化建設作為檔案管理工作的重要方面，全面了解檔案標準化建設內外部環(huán)境出現(xiàn)的新變化和新情況，并以此作為依據(jù)，明確當前檔案標準化建設的重點和難點，引進現(xiàn)代信息技術，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，制定更為完善的檔案標準體系，完善制度機制，提升檔案標準化建設水平，更好地服務檔案管理工作。

關鍵詞：數(shù)字化;檔案數(shù)字化管理;對策

中圖分類號：G647：文獻標識碼：A

1 數(shù)字檔案管理的特點

數(shù)字檔案是依托信息技術存在的電子化、數(shù)字化、信息化檔案統(tǒng)稱。除了一般信息記錄價值以外，還可以依托網(wǎng)絡媒體使用數(shù)字檔案，并且表現(xiàn)出有別傳統(tǒng)檔案的特征。例如，數(shù)字檔案的存儲密度更高，可以將極大體量的檔案存儲在較小的載體上。數(shù)字檔案載體與信息可以分離，能夠運用信息技術將數(shù)據(jù)信息提取出來使用。而且，數(shù)字檔案具有易復制的特征，如果無其它標準限制，數(shù)字檔案的原件并非唯一性。數(shù)字檔案易修改，可以采用不同載體多次讀寫。作為一種傳遞更加高效，存儲形式更加多樣的檔案形式，數(shù)字檔案管理的難度更大，安全風險隱患更高。數(shù)字檔案是信息技術快速發(fā)展的產物，對于各行業(yè)的發(fā)展起到了重要的支撐作用。

2 數(shù)字化檔案管理中信息通信技術的應用

2.1 采取統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式

統(tǒng)一檔案數(shù)字化標準建設模式也是檔案數(shù)字化建設過程中重要的技術路線之一。借助于檔案管理資料最優(yōu)化管理模式，需要采取統(tǒng)一的管理標準，確保規(guī)范化管理的流程要求。單位要充分理解國家頒布的相關技術標準與規(guī)范要求，結合本單位檔案管理的實際需要對流程與內容進行優(yōu)化、升級，做好發(fā)展技術規(guī)范與標準化構建，切實滿足檔案管理體系的構建需要，這樣才能夠更好滿足整體建設的目標，推動檔案數(shù)字化建設工作的順利開展。

2.2 建立健全檔案數(shù)據(jù)庫

大數(shù)據(jù)庫作為檔案信息存儲的重要載體，也是檔案標準化建設的重要基礎。如果沒有檔案數(shù)據(jù)庫就無法實現(xiàn)對數(shù)字檔案信息的全面收集和整理，檔案標準化建設就會迷失方向，缺少對象。因此，新時期在檔案標準化建設過程中應將檔案數(shù)據(jù)庫建設作為重要方面，切實保障檔案數(shù)據(jù)收集的全面性、系統(tǒng)性和完整性。一是要重視標準化檔案數(shù)據(jù)庫建設。要結合檔案數(shù)據(jù)庫建設的實際需要，完善檔案數(shù)據(jù)庫的相關準入標準、運行標準、流程標準、開發(fā)標準、共享標準等等，切實保障大數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一性，為后續(xù)檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造有利條件。二是結合大數(shù)據(jù)庫建設實際需要完善數(shù)據(jù)庫前后臺操作系統(tǒng)。要通過檢索技術引入、優(yōu)化系統(tǒng)功能，在保障數(shù)據(jù)輸入準確性和完整性的基礎之上，進一步提升大數(shù)據(jù)庫檔案運行效率。三是要主動地引進現(xiàn)代信息技術，為檔案數(shù)據(jù)庫標準化建設提供完善的技術保障。一方面，要充分認識到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能技術對當前檔案管理工作產生的深刻影響，將現(xiàn)代信息技術與檔案標準化建設和大數(shù)據(jù)庫建設有機結合，為大數(shù)據(jù)庫建設提供更為先進的技術保障，進一步提升大數(shù)據(jù)庫建設質量。另一方面，要主動地樹立數(shù)據(jù)安全意識，要求檔案管理人員在檔案管理過程中要嚴守保密原則，切實保障大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全，為后續(xù)標準化建設和相關工作開展奠定基礎。

2.3 加強檔案數(shù)字化管理宣傳

在企業(yè)不定期舉辦檔案數(shù)字化展覽、開辟有關檔案數(shù)字化的專欄、利用企業(yè)微信公眾號等多種方式加強檔案數(shù)字化工作的宣傳，真正做到讓檔案數(shù)字化管理意識深入人心。一是將檔案數(shù)字化工作明確到崗位，將責任落實到工作中的每一位成員。二是要不斷增強工作管理人員對檔案數(shù)字化的服務意識。要從服務人民群眾的宗旨出發(fā)，不斷嘗試為人民群眾服務的方法，真正做到對數(shù)字化檔案進行合理化地利用，不斷了解人們的需要，進而為廣大的人民群眾提供最為高效的檔案數(shù)字化管理服務，提高檔案數(shù)字化管理人員的責任意識與事業(yè)感，真正地為人們解決實際中出現(xiàn)的問題，排除他們工作中的后顧之憂。三是做好信息化方面的安全建設，國企可以結合自身的情況，如果體量相對較小，且信息的重要程度不高，可以讓相關的人員購置市面上常見的一些安全軟件等，維護當前數(shù)字化檔案的安全。如果本身的重要程度較高，且體量較大，最好是可以聯(lián)系網(wǎng)絡安全公司，定制符合自身情況的安全信息防火墻，從而保證自身的安全，實現(xiàn)對國企信息安全的維護。

2.4 加強技術人才的激勵

首先，加強數(shù)字檔案安全管理人員的專業(yè)培訓，著力發(fā)揮現(xiàn)有安全保障技術人才的積極作用，建立數(shù)字檔案人員定期繼續(xù)教育的工作機制，增加數(shù)字檔案從業(yè)者的知識儲備。積極開展專業(yè)知識培訓，要求相關管理人員掌握數(shù)字檔案安全的專業(yè)知識，熟悉信息系統(tǒng)的操作方法，具備進行數(shù)字檔案安全風險評估的能力。新時代數(shù)字檔案管理日趨復雜，還要組成復合型的數(shù)字檔案管理隊伍，實現(xiàn)各方面人才的緊密配合，提高數(shù)字檔案安全防控的效率。著力建立人員績效獎懲的機制，激發(fā)數(shù)字檔案安全管理人員的工作積極性，引導相關人員從事檔案安全的技術開發(fā)研究工作，通過改善薪資待遇達到吸引人才從事數(shù)字檔案安全工作目標。

2.5 建立健全數(shù)字化管理相關規(guī)章制度

持續(xù)對檔案管理制度進行完善，積極開展整理、存儲等各環(huán)節(jié)的有效管理工作，進而保障規(guī)范化開展管理工作。積極開設獎懲機制，對服務質量高、管理工作到位的個人和部門予以獎勵。進而使其主動性不斷被激發(fā)，與檔案管理在數(shù)字化方向發(fā)展的趨勢契合，最終達到增強檔案管理質量的目標。

3 結束語

綜上所述，伴隨著數(shù)字化技術的應用與推廣，檔案數(shù)字化建設逐漸成為檔案管理領域重要的發(fā)展趨勢。為了進一步改善檔案數(shù)字化建設現(xiàn)狀，需要充分考慮到數(shù)字化建設標準制訂的問題，通過數(shù)字化資源共享等方式來改善建設現(xiàn)狀、優(yōu)化組織架構、提升人員隊伍建設水平，更好適應工作環(huán)境需求與發(fā)展需要，為確保檔案數(shù)字化建設質量創(chuàng)造良好條件。

參考文獻

[1] 葛新.數(shù)字化檔案管理中信息通信技術的應用[J].中國新技術新產品，2020（23）：117-119.50CC1B01-33B2-4EF6-8C18-981B8176E054