董佳

【摘? 要】論文針對企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀，提出了借助大數(shù)據(jù)技術(shù)建立人員信息數(shù)據(jù)庫的方案，確定了人事檔案信息數(shù)據(jù)的分類錄入內(nèi)容和方法，分析了電子化管理在數(shù)據(jù)檢索、統(tǒng)計(jì)分析、借閱管理等方面的優(yōu)勢，并提出了保障電子化信息安全的措施。

【Abstract】In view of the current situation of personnel archives management in enterprise， this paper puts forward the scheme of establishing personnel information database with the help of big data technology， determines the content and methods of classified entry of personnel archives information data， analyzes the advantages of electronic management in data retrieval， statistical analysis， borrowing management， and puts forward measures to ensure the safety of electronic information.

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù);企業(yè)人事檔案;檔案電子化;信息安全

【Keywords】big data; enterprise personnel archives; electronic archives; information security

【中圖分類號】G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2021）10-0037-03

1 引言

隨著大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)的充分應(yīng)用，人事檔案的信息需求量不斷增大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已無法適應(yīng)信息共享的發(fā)展趨勢，這就給人事工作帶來了新的挑戰(zhàn)。如何迅速地給出信息需求者最需要的、最大的信息量，是每個(gè)檔案管理人員都應(yīng)思考的問題。

2 人事檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前企業(yè)的人員檔案多數(shù)以紙質(zhì)檔案為主，電子檔案為輔，實(shí)行雙套制保存。以鐵路人事檔案為例，電子檔案僅實(shí)現(xiàn)初級電子化管理，在人事檔案系統(tǒng)中，多數(shù)以條目式的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。

紙質(zhì)版人事檔案的優(yōu)點(diǎn)是物理上易于保存，在規(guī)定的保存條件下，可以實(shí)現(xiàn)長期保存的目的，但是紙質(zhì)化保存檔案的缺陷也顯而易見：一是安全系數(shù)不高，任何管理上的疏忽或者不到位，都會造成無法挽回的損失;二是在信息化管理的大背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)為載體的檔案管理模式，工作量大，步驟煩瑣，且難以對已歸檔的材料進(jìn)行信息提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至是浪費(fèi)。

在各類數(shù)據(jù)都實(shí)現(xiàn)信息化管理高速發(fā)展的今天，人事檔案管理仿佛成為了“綠皮車”，受限于紙質(zhì)載體，限制了人事資源信息的價(jià)值最大化發(fā)展。人事檔案的電子化可以使信息資源實(shí)現(xiàn)區(qū)域性流轉(zhuǎn)，提升職工的滿意度，創(chuàng)造最佳社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，意義重大。人事檔案管理系統(tǒng)基于紙質(zhì)版人事檔案，但通過對基本個(gè)人信息、入職后信息、各類獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)類信息等的輸入，可作為員工在企業(yè)中晉升提職的重要依據(jù)，如何能夠?qū)崿F(xiàn)員工信息快速檢索，安全保存是本文的重點(diǎn)研究方向。

3 人事檔案電子化管理流程

圖1所示流程圖按照檔案整理的基本流程進(jìn)行繪制。將檔案在收集、整理、錄入、歸檔、借還、編研、注銷等進(jìn)行全生命周期的管理，同時(shí)提供借還申請、借還登記、提醒等事項(xiàng)，讓檔案可以充分發(fā)揮其作用和借鑒性。

檔案電子化管理的前期基礎(chǔ)為收集檔案，必須保證人事檔案的完整性，這就要求我們嚴(yán)格按照人事檔案材料收集歸檔規(guī)定（中組發(fā)〔2009〕12號）文件要求，對屬于歸檔范圍內(nèi)的材料進(jìn)行及時(shí)歸檔管理。初次進(jìn)行電子化的人事檔案信息量較大，所以材料的完整性至關(guān)重要。

電子檔案系統(tǒng)功能是否足夠強(qiáng)大，能否快速建立人員檔案信息，是企業(yè)能夠邁入數(shù)字化創(chuàng)新的正確方式。按照歸檔材料的規(guī)定，對個(gè)人履歷材料、學(xué)歷學(xué)位材料、培訓(xùn)材料、職業(yè)（任職）資格材料、評（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料、表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料等10種類別的材料進(jìn)行收集、整理，形成完整版的紙質(zhì)人事檔案后，可著手進(jìn)行電子化管理工作。

4 人事檔案信息錄入

人事檔案信息錄入工作是一項(xiàng)工作量大且煩瑣的工作，需要檔案管理人員專職進(jìn)行，在信息錄入階段，可將檔案進(jìn)行基本信息的分類，建立起全屬性數(shù)據(jù)庫，并由檔案管理人員對各類資料進(jìn)行甄別。對于需要進(jìn)行圖像管理的檔案，如晉升、提職提級等人事命令，以及獎(jiǎng)勵(lì)、懲罰等獎(jiǎng)懲信息，采用掃描儀等設(shè)備進(jìn)行圖像化處理，掃描上傳后，可進(jìn)一步保證檔案的完整性及真實(shí)性。

4.1人員信息數(shù)據(jù)錄入

檔案管理人員應(yīng)對整體人員信息數(shù)據(jù)庫（見圖2）進(jìn)行維護(hù)，對共同類信息數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)性輸入。人員信息數(shù)據(jù)包括人事檔案的基本類信息（公司名稱、人員基本屬性等）、級別類信息、職稱類信息、獎(jiǎng)懲類信息等，檔案管理人員在進(jìn)行信息錄入時(shí)應(yīng)進(jìn)行級別劃分，其中數(shù)據(jù)庫的基本類信息維護(hù)要完整、詳細(xì)，既可減少人員信息輸入時(shí)的工作量和出現(xiàn)錯(cuò)誤信息的概率，又可在之后的統(tǒng)計(jì)功能中，準(zhǔn)確、迅速地檢索信息。在人事檔案數(shù)據(jù)庫的選擇上，應(yīng)首先注重?cái)?shù)據(jù)庫的穩(wěn)定性和安全性，同時(shí)兼顧存儲量的大小。

基本信息完成輸入后，應(yīng)可形成人員基本簡歷表，簡歷表應(yīng)盡量簡明、扼要，一目了然，能夠直觀反映基本人員信息。基本類信息應(yīng)可實(shí)現(xiàn)整體修改、刪除。

4.2 圖像類信息錄入

需要進(jìn)行圖像類信息上傳的數(shù)據(jù)，包括履歷材料、學(xué)歷學(xué)位材料、反映科研學(xué)術(shù)水平材料、政審材料、獎(jiǎng)懲類材料等，此類材料應(yīng)以實(shí)際紙質(zhì)版作為佐證，通過掃描和解析功能，高效地將大量紙質(zhì)版檔案材料轉(zhuǎn)為電子版檔案信息，這是保證人事檔案的完整性及真實(shí)性的最有力證據(jù)。

在上傳掃描的過程中所選數(shù)據(jù)庫應(yīng)可實(shí)現(xiàn)批量上傳、圖像清晰度調(diào)整、優(yōu)化等功能，同時(shí)應(yīng)可對數(shù)據(jù)進(jìn)行批量輸入、修改、上傳。具體而言圖像類信息應(yīng)滿足以下幾點(diǎn)要求：一是圖像化處理的清晰度問題，融合軟件應(yīng)可對圖像進(jìn)行清晰度處理，因紙質(zhì)版資料存在年代久遠(yuǎn)問題，部分紙張出現(xiàn)模糊、字跡不清等問題，如圖像清晰度無法保證，將無法對資料的真實(shí)性進(jìn)行保證，也將會出現(xiàn)一系列的問題;二是應(yīng)具有對圖像進(jìn)行優(yōu)化的功能，可對紙張上的污漬、噪點(diǎn)等進(jìn)行處理;三是應(yīng)實(shí)現(xiàn)批量上傳的功能，以減少工作量;四是應(yīng)支持PDF等文件整體格式，因部分資料屬于整體性資料，頁數(shù)較多，應(yīng)支持整體上傳。

5 電子化檔案整理入庫與利用

建立一級檔案目錄，按照符合歸檔要求的材料進(jìn)行分類，一級目錄下建立二級目錄，二級目錄需要更加詳實(shí)地對材料信息進(jìn)行記錄，目前的鐵路干部人事管理系統(tǒng)中需要人工甄別，手動(dòng)輸入材料所屬檔案類別，存在工作量大及查找時(shí)類別不明顯等問題。在基本數(shù)據(jù)庫維護(hù)時(shí)，提前將檔案目錄類別信息進(jìn)行維護(hù)，設(shè)計(jì)為下拉框式可選擇的樣式，提交時(shí)按照目錄信息進(jìn)行歸檔，添加索引，使得檔案信息清晰、一目了然，需要檢索人員信息是可直接到相應(yīng)目錄下查找，實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化布局。

提交歸檔后，一份完整的人員檔案即形成。之后的工作就是進(jìn)行日常維護(hù)，歸檔入庫后，每一份人員檔案都應(yīng)有其自己的電子檔案編號，同時(shí)應(yīng)設(shè)立電子標(biāo)簽，電子標(biāo)簽可按部門或者分專業(yè)設(shè)立，以便進(jìn)行歸檔之后的檔案應(yīng)用工作。

5.1 電子化檔案的利用

電子系統(tǒng)的建立首先要滿足的就是檢索功能，按照不同需求檢索的信息，可最快、最直觀地實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)的分析。按照鐵路行業(yè)的特殊性，可設(shè)計(jì)分類檢索功能。

①按專業(yè)進(jìn)行檢索分類。在輸入人員檔案信息時(shí)，如職工屬于專業(yè)技術(shù)人員，可設(shè)置專業(yè)技術(shù)職務(wù)所屬類別下拉框選項(xiàng)，如鐵路運(yùn)輸、鐵道機(jī)務(wù)、鐵道車輛、鐵道工務(wù)、鐵道電務(wù)、鐵道供電、鐵道建筑、安全類、信息技術(shù)、機(jī)械電子類、管理類、經(jīng)濟(jì)類、統(tǒng)計(jì)類、審計(jì)類以及其他類別。

②按年齡區(qū)間進(jìn)行檢索分類。可設(shè)計(jì)為20～30歲、30～40歲、40～50歲以及50歲以上，可實(shí)現(xiàn)公司人員信息的基本分類，快速定位人員信息，獲取相關(guān)內(nèi)容。

③按職務(wù)級別進(jìn)行檢索分類?？稍O(shè)計(jì)為按照職級的劃分，以鐵路現(xiàn)有職級進(jìn)行劃分。

④按照學(xué)歷結(jié)構(gòu)進(jìn)行檢索。以大專、本科、研究生、博士生及以上進(jìn)行劃分。

5.2 人員信息統(tǒng)計(jì)分析

本項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作，可以最直觀地完成公司內(nèi)部所需人員構(gòu)成結(jié)構(gòu)的分析工作，以最直接的柱形圖、扇形圖、線形圖等，按照所進(jìn)行檢索的內(nèi)容，形成分析圖表，圖表可導(dǎo)出，以便于研究公司整體人員構(gòu)成，如下一階段是否需要儲備高素質(zhì)人才、公司是否出現(xiàn)年齡斷層、針對公司下一步的發(fā)展目前人員是否能夠滿足要求等一系列的問題。

5.3 人事檔案的借閱管理

①本項(xiàng)功能主要完成的是人事檔案借閱、歸還、提醒等數(shù)據(jù)的管理工作。按照《關(guān)于進(jìn)一步規(guī)范干部檔案查借閱工作的通知》要求，明確了借閱范圍、查借閱事由、查借閱程序。以紙質(zhì)版查借閱審批表為范本，完成借閱流程后，進(jìn)行借閱功能的輸入，因紙質(zhì)版上信息已整理完畢，所以可簡化輸入項(xiàng)目，只要便于簡述和記錄即可，本項(xiàng)功能中最重要的信息為借閱時(shí)間與歸還時(shí)間。完成借閱時(shí)間與歸還時(shí)間輸入，提交信息后，應(yīng)顯示查閱紀(jì)律，提示查閱人嚴(yán)格遵守相關(guān)紀(jì)律和要求。

②啟動(dòng)相應(yīng)的時(shí)間提醒功能，在到期前3天應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行提示，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系借閱人員，提醒其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成歸還動(dòng)作。

③如進(jìn)一步按照檔案規(guī)定的借閱人員要求執(zhí)行借閱工作，可設(shè)置權(quán)限，在姓名輸入后，對整體檔案庫的人員信息進(jìn)行檢索，符合條件后，方可借閱，否則執(zhí)行拒絕不通過程序。

④歸還檔案后，應(yīng)形成一條借閱記錄，在數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行累加，可增加顯示及導(dǎo)出借閱記錄功能，以便加強(qiáng)檔案管理的安全性及規(guī)范性。

5.4 數(shù)據(jù)移交與備份

本項(xiàng)功能主要是完成退休人員檔案處理工作，按照目前退休人員檔案在退休第二年即按照規(guī)定移交至地方檔案館進(jìn)行集中保存，紙質(zhì)版檔案移交后，電子版檔案就尤為珍貴，可以在有需要的情況下，提供相應(yīng)佐證類信息。但考慮數(shù)據(jù)庫整體數(shù)據(jù)量，可設(shè)置數(shù)據(jù)保存年限，對于超出保存年限的退休職工，可按照規(guī)定程序，對數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。

6 保障電子化檔案信息安全性的措施

電子人事檔案因存儲介質(zhì)及環(huán)境因素的影響，也存在諸多問題。電子檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞，一旦被篡改或刪除，造成的損失是無法估量的。同時(shí)因網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備的互聯(lián)性，安全保密的問題就顯得尤為突出?，F(xiàn)有的防火墻技術(shù)，面對日益更新的互聯(lián)網(wǎng)黑客技術(shù)，也受到嚴(yán)重的威脅。多舉措提高職工電子檔案信息的安全性，尤為重要。

①建立一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。職工檔案的電子化管理基礎(chǔ)在人，從輸入到維護(hù)工作，都需要一支專業(yè)水平高、擁有計(jì)算機(jī)、人事檔案管理等多元化知識的人才隊(duì)伍，實(shí)行專人專管，有計(jì)劃地推進(jìn)人事檔案電子化進(jìn)程，建立起復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。

②實(shí)行電子檔案庫備份。數(shù)據(jù)庫的備份工作在整個(gè)人事檔案電子化推進(jìn)過程中，占有主導(dǎo)地位。預(yù)先將基本數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份，在完成全體人員信息輸入后，整體備份，以及在之后維護(hù)的過程中，常態(tài)化定期備份。實(shí)行雙機(jī)備份制度，當(dāng)一臺電腦發(fā)生問題時(shí)，不會影響整體職工人事電子檔案庫的運(yùn)行，為數(shù)據(jù)庫的安全性加上雙保險(xiǎn)。

③提前介入。在人事電子檔案系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，就應(yīng)將檔案管理人員納入系統(tǒng)設(shè)計(jì)支持團(tuán)隊(duì)，由管理人員針對檔案的特性及安全性提出針對性的設(shè)計(jì)，提前介入可以將控制手段放入最前端，盡可能將每個(gè)功能的實(shí)現(xiàn)都在設(shè)計(jì)階段予以考慮，以功能合理、安全性高作為系統(tǒng)的先決條件。

7 結(jié)語

論文提出了將人事檔案電子化并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理，以期提高企業(yè)的人事管理水平，為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支撐。但是受到現(xiàn)階段人事檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容、檔案資源管理人員水平、上級單位管理方式以及相關(guān)技術(shù)手段等條件限制，企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化和大數(shù)據(jù)管理都必須分步實(shí)施。

【參考文獻(xiàn)】

【1】宋榮軍.企業(yè)人事檔案管理存在的問題及對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：150.

【2】吳英.事業(yè)單位紙質(zhì)檔案及電子檔案規(guī)范化統(tǒng)一管理策略[J].中小企業(yè)管理與科技，2021（09）：4-6.

【3】朱珠.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機(jī)與契機(jī)[J].人力資源管理，2017，13（6）：350-351.

【4】劉玲.現(xiàn)代檔案管理中的聲像檔案管理分析[J].蘭臺內(nèi)外，2021（19）：22-24.

【5】吳端玲.試論大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的人事檔案規(guī)范化管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，02（13）：130-132.

【6】馬艷秋.基于大數(shù)據(jù)時(shí)代下的電子檔案管理研究[J].數(shù)字通信世界，2017，2（10）：167-170.

【7】梁丹.企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2018（17）：48-49.

【8】吳薇.現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理研究[J].蘭臺內(nèi)外，2021（19）：25-27.