張 林 余 霞 王洪彬 中國工程物理研究院激光聚變研究中心

信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一個重大趨勢，信息技術(shù)的迅猛發(fā)展給國家?guī)砹朔旄驳氐淖兓?，并起到了至關(guān)重要的作用。我院也在全力推進(jìn)信息化建設(shè)，其中包含了院固投管理綜合平臺和BIM管理等系統(tǒng)，固定資產(chǎn)投資管理的信息化已然成為項目管理發(fā)展的必然趨勢。

本文將從用戶需求和期望進(jìn)行分析，梳理現(xiàn)狀的痛點以及難點，論證具體解決措施，構(gòu)建一個與流程互動的自我完善的知識庫，從根本上提升建設(shè)管理效率，旨在為今后的信息化工作順利開展提供支持。

一、知識庫運(yùn)用的需求分析

在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)時代，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了各個領(lǐng)域，用google也好，用百度也好，用語音也好，一定是你說你能形成一個關(guān)鍵詞，但是很多時候是形不成關(guān)鍵詞的或者是形成錯誤的關(guān)鍵詞，還有一種是我不會做，我也不知道查什么。我們對知識的掌握有四種狀態(tài)：知道自己知道，知道自己不知道，不知道自己知道，不知道自己不知道；我們希望達(dá)到：我知道你知道，大家都知道。

(一)知識庫運(yùn)用典型情景

通過以下幾個運(yùn)用場景來展望一下知識的力量。

1.任務(wù)流無縫對接(屬性管理)

期望典型情景：2020年12月29日，在OA上張某接到一個簽訂設(shè)計合同的任務(wù)，知識庫對應(yīng)彈出了一個下表。

①合同簽訂時間(合同文本評估)：3周，②報批周期：4周...9 周 期是 □ 否 □10 成 果 ①項目建議書；②論證材料... 是 □ 否 □ 檔案要求11 外 協(xié)①招投標(biāo)；②競爭性談判③單一源...是 □ 否 □12 報 批 外協(xié)形式、提前啟動需要報批 是 □ 否 □13 統(tǒng) 籌 考慮可研、初步設(shè)計 是 □ 否 □14 分 工①所級負(fù)責(zé)人；②工藝部門；③任務(wù)牽頭部門...是 □ 否 □15 驗 收①驗收形式；②驗收時間；③驗收標(biāo)的...是 □ 否 □16 接 口 任務(wù)下一級：可研 是 □ 否 □17 廉 政 采購方式... 是 □ 否 □18 工作機(jī)制 例會制... 是 □ 否 □19 XXX 納入要素管理 是 □ 否 □ 待補(bǔ)充

通過對任務(wù)屬性管理，明確了任務(wù)涉及到方方面面，利用系統(tǒng)思維將任務(wù)管理到位，避免出現(xiàn)“這個沒有考慮”、“那個資料不全”等現(xiàn)象，確保任務(wù)推進(jìn)“一次成功”，從而提高工作效率。

2.表單內(nèi)容全是選擇題(標(biāo)準(zhǔn)管理)

期望典型情景：2020年12月30日，在OA上張某在接到一個簽訂設(shè)計合同的任務(wù)之后，開始填寫申請表，知識庫對應(yīng)彈出了一個下表。

表2 XXXXX項目采購申報表

(1)申報單位：點擊空白處，自動彈出備選單位，進(jìn)行勾選。

(2)申報人：點擊空白處，縮小到申報單位的人員名單，進(jìn)行勾選。

(3)聯(lián)系電話：點擊空白處，自動填寫申報人的座機(jī)號/手機(jī)號。

(4)采購事項名稱：點擊空白處，優(yōu)先彈出待完成的任務(wù)清單，進(jìn)行勾選或重新填寫任務(wù)名稱。

(5)項目編號：點擊空白處(后臺依據(jù)采購事項名稱進(jìn)行檢索和識別)，優(yōu)先彈出項目編號，進(jìn)行勾選。

(6)采購依據(jù)：點擊空白處，優(yōu)先彈出項目批復(fù)，進(jìn)行勾選，并彈出批復(fù)內(nèi)容的相應(yīng)檢索，進(jìn)行確認(rèn)；再彈出近期例會紀(jì)要或請示等，進(jìn)行勾選，并彈出會議紀(jì)要等文件的相應(yīng)檢索，進(jìn)行確認(rèn)；最后人工填寫，彈出相應(yīng)檢索，進(jìn)行確認(rèn)。

(7)需求時間：點擊空白處，自動彈出備選時間，進(jìn)行勾選。對任務(wù)來源的時間，以及后續(xù)合同簽訂時間、驗收時間的統(tǒng)一約定，避免事后補(bǔ)充，時間邏輯錯誤。

(8)經(jīng)費科目：點擊空白處，優(yōu)先彈出項目批復(fù)，進(jìn)行勾選。

(9)預(yù)算：點擊空白處，彈出項目批復(fù)的經(jīng)費，以及已實施經(jīng)費和待實施經(jīng)費，同時備選項：彈出該筆費用測算的依據(jù)文件和公式，進(jìn)行核實和確定。

(10)形成資產(chǎn)：點擊空白處，彈出資產(chǎn)的定義，同時根據(jù)前面所需項，提出備選方案，進(jìn)行勾選。

(11)采購內(nèi)容：點擊空白處，彈出項目批復(fù)的內(nèi)容；同時備選項：彈出該任務(wù)相似業(yè)績的填寫內(nèi)容共參考。

(12)采購方式：點擊空白處，彈出項目批復(fù)的內(nèi)容(包括項目批復(fù)以及請示等文件內(nèi)容)；同時備選項：依據(jù)采購辦法根據(jù)經(jīng)費體量等彈出采購方式的備選方案，進(jìn)行勾選。

(13)零星基建：點擊空白處，依據(jù)定義進(jìn)行勾選。

(14)建議供方：點擊空白處，彈出從事類似業(yè)績的單位；同時備選項：依據(jù)資格要求等彈出供貨商的備選方案，進(jìn)行勾選。

(二)知識庫運(yùn)用需求的小結(jié)

實際上知識運(yùn)用的地方還有很多，實現(xiàn)無紙化辦公不是夢，比如簡單的電子化就能提高工作效率，例如合同文本電子化，不用每次支付經(jīng)費，還要去借合同文本(數(shù)量有限，不可能每個崗位都有一份)；還有合同模板化，表單標(biāo)準(zhǔn)化等等。

二、知識庫運(yùn)用的現(xiàn)狀分析

一個好的知識庫，其核心是有人用，然而經(jīng)調(diào)研：51%企業(yè)內(nèi)知識庫文檔的打開數(shù)量是小于10次的，寫的人看一遍，發(fā)布的人看一遍，審核的人看一遍，就沒人看了，真的是這么一個狀況。為什么會出現(xiàn)這種狀況呢？使用方覺得不好用，是個負(fù)擔(dān)，對工作沒有實質(zhì)性促進(jìn)，只會增加額外的工作量，長此以往，知識庫的運(yùn)用越來越少，最后就不了了之。

下面從知識庫的定位以及知識運(yùn)用的深度、廣度兩個方面介紹知識運(yùn)用的現(xiàn)狀。

(一)知識庫定位應(yīng)進(jìn)一步提升

總體上，當(dāng)前的知識庫定位主要是為數(shù)據(jù)的合集，并沒有與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行強(qiáng)關(guān)聯(lián)，響應(yīng)使用方的訴求不足，從而導(dǎo)致利用率偏低。

案例再現(xiàn)：2020年1月8日，張某收到外單位的請款申請，啟動辦理支付流程，完成填寫經(jīng)費支付審批表，并打印出來走審批程序，結(jié)果到支付環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)填寫的合同總額與簽訂合同的總額不對應(yīng)，經(jīng)核實外單位提交申請時，寫錯了合同總額，張某抄錄的是外單位的請款報告上的數(shù)據(jù)。重新填寫審批表，重新打印，重新簽字，程序完成之后，比預(yù)計晚了三天。

分析一下：該審批表所需填寫內(nèi)容的共15項，審批的共4項；填寫內(nèi)容全部與合同有關(guān)，張某需要借閱合同文本，抄錄合同的信息，包括合同支付條款，合同金額以及收款單位等信息，同時要核對是否滿足合同支付條款，相關(guān)證據(jù)材料是否齊套。如果填寫錯誤，打印填寫簽字，程序走完，多出兩三天！按照現(xiàn)在基建要求，每個月都需要支付合同進(jìn)度款，大部分時間都在簡單重復(fù)的工作量上。

(二)知識體系深度應(yīng)縱向到底

在知識庫實際運(yùn)用過程中，尤其是固投項目，其實施流程總體上一致，現(xiàn)在每個項目之間知識借鑒比較少，知識沉淀以及開發(fā)深度不夠，只是將結(jié)果(數(shù)據(jù)/信息)記錄下來，對其他任務(wù)而言，可利用或使用的知識較少，從而使用知識庫頻次降低。

案例再現(xiàn)：2019年11月9日，張某接到招標(biāo)文件審查任務(wù)，對“投標(biāo)人資格要求：3.1本次招標(biāo)要求投標(biāo)人須具備：①獨立企業(yè)法人；②營業(yè)執(zhí)照經(jīng)營范圍包括園林綠化相關(guān)內(nèi)容資格資質(zhì)，投標(biāo)人需提供近三年(2016年1月1日至今)完成不少于3個類似項目業(yè)績，類似項目業(yè)績是指：單項合同金額不少于100萬元的園林綠化工程或景觀工程類似項目業(yè)績，并在人員、設(shè)備、資金等方面具有相應(yīng)的施工能力”。其中“近三年業(yè)績(2016年1月1日至今)”是否合適，嚴(yán)格計算不夠三年，針對該問題經(jīng)溝通主管部門以及查閱相關(guān)資料，最終認(rèn)定該寫法可行，比預(yù)計晚了兩天。

分析一下：項目業(yè)績時間無實質(zhì)影響，但是最佳寫法應(yīng)為“投標(biāo)前三個月反推三年”。在所有工程招標(biāo)文件中，都含有此條信息，可是以前似乎沒有太關(guān)注，一旦關(guān)注起來，需要查證該信息的上位法，以及咨詢主管部門的意見，耗時耗力。

(三)知識庫廣度應(yīng)橫向到邊

固投項目涉及面比較廣，專業(yè)領(lǐng)域也較多，其知識分布較廣，相互關(guān)聯(lián)性較差，經(jīng)常會信息不對稱，形成信息孤島；現(xiàn)在保證信息的準(zhǔn)確性都有困難，何談效率。

案例再現(xiàn)：2019年11月11日，張某接到編報某項目的下一年投資計劃，張某梳理某項目合同清單，核實每個合同進(jìn)度以及經(jīng)費支付和結(jié)算情況；查詢已采購審批情況以及后續(xù)工作安排；同時對管理開支進(jìn)行預(yù)判。一周完成了投資計劃初稿的編制，隨后組織評審生效程序。最終完成該任務(wù)花費了兩周時間。

分析一下：項目投資數(shù)據(jù)分散在需求部門、實施管理部門以及財務(wù)部門，合同數(shù)據(jù)狀態(tài)也分審批金額、已簽合同金額、已支付金額、合同結(jié)算金額等，管理性開支分為已用金額，預(yù)留金額，可用金額等?，F(xiàn)在采用EXCEL進(jìn)行統(tǒng)計，每次更新比較費時，同時也容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)引用錯誤。

痛點分析：針對投資經(jīng)費以及任務(wù)進(jìn)度等重要核心數(shù)據(jù)應(yīng)建立了全周期管控手段，具備實時更新掌控，為后續(xù)決策提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)；目前已有財務(wù)系統(tǒng)對支付進(jìn)行了信息化，如果按照項目全周期投資數(shù)據(jù)進(jìn)行管控，效果會更好。知識庫廣度應(yīng)涵蓋固投項目所有環(huán)節(jié)以及相關(guān)方，建立信息基準(zhǔn)，形成信息統(tǒng)一口徑，確保信息完整性和系統(tǒng)性，從而做到真正的信息共享。

三、知識庫的構(gòu)建

在數(shù)據(jù)驅(qū)動的信息化時代，如何深度融通業(yè)務(wù)價值鏈體系，整合單位內(nèi)外部數(shù)據(jù)，為創(chuàng)新賦能，最終建成智慧企業(yè)，是我們共同努力的方向。知識管理是單位、組織長久發(fā)展之大計，功在當(dāng)代，利在千秋；但其所包含的內(nèi)容廣、可深可淺，無法一蹴而就。當(dāng)知識管理已作為必然的發(fā)展戰(zhàn)略，只有“制度 + 文化+ 平臺”有機(jī)結(jié)合，才能從思維到行為，真正激發(fā)員工之間的知識合作、協(xié)同意識；打通單位內(nèi)部知識從采集、加工、整合、存儲到管理、服務(wù)及應(yīng)用的全鏈條，源源不斷地為單位的創(chuàng)新發(fā)展提供動力。

針對平臺的建設(shè)其中重點內(nèi)容就是知識庫構(gòu)建，堅持“需求牽引、分布實施”的原則，以使用方的需求為關(guān)注點，結(jié)合我中心實際情況，尤其是我所固投項目管理模式以及內(nèi)控制度，努力打造一個“好用”的固投項目知識庫，為我所信息化建設(shè)添磚加瓦。

(一)電子化構(gòu)建知識庫，做到可用

未來應(yīng)加強(qiáng)對固投項目知識庫與外界軟件或信息接入的綜合考慮，原則上應(yīng)無縫對接，自動關(guān)聯(lián)到知識庫，適時更新知識庫內(nèi)容，保障知識的及時性和準(zhǔn)確性。知識庫的更新主要來自五個方面：一是平臺系統(tǒng)通過接口和自動抓取等方式，自動實時采集內(nèi)部系統(tǒng)知識進(jìn)行更新；二是外購知識資源，第三方按時更新；三是在機(jī)構(gòu)內(nèi)部業(yè)務(wù)開展過程中，所產(chǎn)生的知識內(nèi)容及時按照制度要求存儲到知識庫中進(jìn)行更新；四是針對特定群體設(shè)置專職或兼職的知識管理員，定期對特定領(lǐng)域的知識進(jìn)行更新；五是用戶個人自主上傳相關(guān)知識。

通過該步驟，將知識庫的素材進(jìn)行融合，解決了知識的來源以及渠道，保障了知識庫的輸入暢通無阻，從而知識庫內(nèi)確實有信息，解決知識的有無問題，實現(xiàn)知識庫的可用。

(二)標(biāo)準(zhǔn)化構(gòu)建知識庫，做到有用

知識的標(biāo)準(zhǔn)化工作主要是對知識進(jìn)行深度挖掘，深到“認(rèn)知共識”程度，從而保證知識的有用性和精準(zhǔn)度，主要內(nèi)容包括對知識體系(要素)的標(biāo)準(zhǔn)化以及知識內(nèi)容(屬性)標(biāo)準(zhǔn)化等。知識體系主要是構(gòu)建知識框架，描述知識的要素，對知識進(jìn)行分門別類處理，比如按照項目前期策劃(規(guī)劃論證等)、項目建議書、項目可行性研究、項目初步設(shè)計、施工圖設(shè)計、組織施工建設(shè)、試運(yùn)行及驗收等板塊對固投項目知識庫進(jìn)行領(lǐng)域板塊分類；對知識內(nèi)容主要按照其屬性進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，比如按照項目、時間、經(jīng)費、質(zhì)量、涉密、接口、成果、程序、職責(zé)、驗收等方面，建立多級分層的類別庫，比如項目庫、法規(guī)庫、標(biāo)準(zhǔn)文本庫、案例庫、流程庫、經(jīng)驗共享庫等一級庫，同時對項目等庫進(jìn)行分解，比如分解成規(guī)劃項目庫、已完成項目庫和在建項目庫；對庫的內(nèi)容進(jìn)行質(zhì)量、計劃、經(jīng)費等多維度標(biāo)簽識別。

(三)系統(tǒng)化構(gòu)建知識庫，做到好用

科學(xué)決策離不開數(shù)據(jù)的支撐。知識的系統(tǒng)化整合主要是瞄準(zhǔn)總體以及系統(tǒng)層面，主要解決知識的分散性(信息孤島)問題。通過技術(shù)，快捷、高效地整合知識庫的相關(guān)知識，直接采用相應(yīng)的統(tǒng)計分析方法，實現(xiàn)人、業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、知識的實時動態(tài)匯聚，根據(jù)需要建立靜態(tài)或者動態(tài)的報表，構(gòu)建“管理”儀表盤，從而幫助決策者從宏觀和微觀全方位掌控業(yè)務(wù)工作情況，進(jìn)行決策參考和業(yè)務(wù)指揮，提高決策的科學(xué)性。以項目竣工驗收業(yè)務(wù)為例，它是項目建設(shè)全過程的最后一個環(huán)節(jié)；該業(yè)務(wù)流程中所需知識，可以整合項目庫的相關(guān)知識(主要是數(shù)據(jù))，實現(xiàn)數(shù)據(jù)報告的適時更新；可以整合案例庫的相關(guān)知識，挖掘出新的知識，如項目竣工驗收中最容易出現(xiàn)的影響驗收的問題分析，各個項目的共性與特性分析，為項目綜合審計順利開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

“流程管道，知識活水”，知識豐富、管道通暢，才能及時將知識之水源源不斷地輸送到業(yè)務(wù)流程管道每個節(jié)點的人員身上，為其提供創(chuàng)新的養(yǎng)分。作為固投事業(yè)的從業(yè)者，針對固投項目的信息化建設(shè)根本解決之道，從自身經(jīng)歷以及看到的行業(yè)現(xiàn)狀、變化進(jìn)行了系列思考和研究，提出了構(gòu)建知識庫的設(shè)想，希望對未來固投信息化系統(tǒng)的建設(shè)有所幫助。